Usealla alalla tarkan työajan määrittely on vaikeaa, erityisesti asiantuntijatyössä. Työ voi olla luovuutta vaativaa ajatustyötä, jolloin työn ja vapaa-ajan raja on häilyvä. Usein myös ajatellaan, että nykyisessä länsimaalaisessa ympäristössä kasvaneen ihmisen johtamiseen ei tepsi vanhanaikaiset autoritääriset johtamismallit eikä työajan tarkkailu. Lähtökohtaisesti ei olekaan tarkoituksenmukaista seurata työaikoja eikä erilaisia työtapoja, vaan työn tuloksia. On kuitenkin selvää, että tarve työajanseurannalle vaihtelee eri työtehtävien mukaan. Eikä työajanseuranta ja vapaat työajat ole välttämättä lainkaan ristiriidassa. Työajan seuraamisen hyödyissä on kokemukseni mukaan kaksi ulottuvuutta; kustannukset (sekä työnantajalle että työntekijälle) ja tiedon karttuminen.

Tiedon karttuminen auttaa yritystä kehittymään

Työaikatietojen karttuminen eri projekteissa on yritykselle keskeistä tietoa, jotta yritys voi kehittää toimintojaan. Kun nähdään, mihin ja kuinka paljon työaikaa on todellisuudessa käytetty, on esimerkiksi tuotteiden hinnoitteluun mahdollista puuttua. Lisäksi saadaan tietoa eri työntekijöiden tehokkuudesta. Erittäin monessa yrityksessä eri projektien suurin ja alkuperäisistä arvioista eniten muuttuva kustannus on työvoimakustannus. Työajanseuranta antaa valtavasti dataa yritykselle kehittää yrityksen toimintoja paremmiksi.

Kustannuksia sekä työntekijälle että työnantajalle

Kustannuksia voidaan tarkastella sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta. Ihmisillä on herkästi tapana vetää hieman kotiinpäin työtunteja ilmoittaessa, varsinkin jos työtunnit ilmoitetaan takautuvasti esimerkiksi viikon määrä kerrallaan. Jos kymmenen hengen yrityksessä jokainen työntekijä vetää kotiinpäin vaikkapa kymmenen minuuttia päivässä, kertyy tästä jo melko huomattava summa vuoden aikana yrittäjälle. Erityisesti kannattavuutensa kanssa painivalle yritykselle tällainen voi olla hyvin merkittävä ylimääräinen kustannus. Lisäksi, jos yritys tekee asiakkalleen lisätöinä laskutettavia tunteja kokonaisurakan päälle, on laskuttaminen huomattavasti helpompaa ja laskut tulee todennäköisemmin laitettua, jos on olemassa työkalu työajanseurantaan. Tuskin kukaan yrittäjä haluaa jättää laskuttamatta tunteja, joista on sovittu laskutettavan ja joista kuitenkin maksetaan työntekijälle.

Työntekijän näkökulmasta työtuntien seuraaminen on oikeudenmukaista työntekijöille itselleen, erityisesti jos saman projektin/työmaan kimpussa on useampi työntekijä. Tällöin nähdään selvästi, kuinka paljon työpanosta kukin on todellisuudessa projektille antanut. Lisäksi jos mietitään työtuntiseurantaa kuukausipalkkaisen työntekijän osalta, on työajanseuranta mielestäni oikeudenmukaista. Kuten useat kokemuksesta tietävät, käy herkästi niin, että työt saattavat venyä yli työsopimuksessa olevan kahdeksan tunnin useana päivänä viikossa ja iltatöitä saattaa tulla tehtyä silloin tällöin. Näistä kertyvät tunnit saattavat olla jo hyvin merkittäviä vuoden aikana, jolloin todellinen tunnille laskettava palkka pienenee huomattavasti.

 

Varaa maksuton etädemo

Etädemossa esittelemme teille Easoftin toiminnallisuudet ja käymme läpi miten Easoft voisi tehostaa teidän liiketoimintaanne.