Työajanseuranta – rakennusala ja urakointi, sovelluksien vertailu

Työajanseuranta on tietyillä aloilla kuten rakentamisessa, remontoinnissa, urakoinnissa ja ylipäänsä kaikenlaisessa asennusliiketoiminnassa, välttämätöntä useasta eri syystä:

1. Useasti näillä aloilla työntekijät ovat tuntipalkkalaisia, joten työajanseuranta – sovellus on helppo tapa ilmoittaa ja seurata palkanmaksun perusteena olevia tunteja
2. Lisäksi ylitöiden ja mahdollisten työntekijälle maksettavien urakoiden käsittely vie paljon aikaa, jos ne tehdään manuaalisesti. Huolehdi, että työajanseuranta – sovelluksessa löytyy ominaisuudet ylitöiden ja urakoiden käsittelyyn
3. Tuntiperusteisten töiden laskutus; jos yrityksesi tekee paljon tuntilaskutettavia töitä, helpottaa työajanseuranta huomattavasti näiden laskuttamista. Työajanseuranta – sovelluksessa olisi hyvä olla mahdollisuus saada laskutettavat tuntityöt suoraan tuntikirjauksesta laskulle.
4. Kuluseuranta; hyvin usein työntekijäkustannukset ovat projektien suurin kuluerä. Jos näitä kuluja ei saada automaattisesti kohdistumaan oikeille tilauksille vaan kohdistaminen pitää tehdä manuaalisesti, jää kohdekohtainen kateseuranta helposti tekemättä tai sen tekeminen vie runsaasti aikaa eli se on kallista
5. Yleinen työaikalaki velvoittaa siihen, että tehdyistä työtunneista pitää löytyä merkinnät ja tarvittaessa pitää jälkeenpäin työnantajalla pystyä näyttämään työntekijän palkanmaksun perusteena olevat tunnit (https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/tyoaika).
6. Työaikalaissa olevien velvotteiden löytyminen on yksi selkeä vaatimus, kun vertaillaan erilaisia työajanseuranta sovelluksia. Esimerkiksi jos on käytössä työajanliukuma, sovelluksesta on syytä löytyä esimerkiksi automaattinen työaikapankin laskenta.

Näillä aloilla työajanseurantaa tehdään lähes kaikissa yrityksissä. Osa tekee seurantaa vielä paperilapuille, jotka sitten toimitetaan työnantajalle. Isolla osalla on jo käytössään joku sovellus työajanseurantaan. Viimeisessä kappaleessa lisää siitä, miten koronavirus on vaikuttanut työajanseurantaan.

Mikä on hyvä työajanseuranta-sovellus?

Alla listattuna vaatimukset hyvälle työajanseuranta – sovellukselle

1. Helppokäyttöisyys on kaiken A ja O. Käytännössä työntekijät joutuvat tekemään kirjaukset usein työmaalla mahdollisesti likaisessa ympäristössä, ulkona pakkasessa jne. Jos kirjauksen tekeminen on vaikeaa, se tehdään viiveellä ulkomuistista tai se jää jopa kokonaan tekemättä.
2. Kuten jo aikaisemmin tuli ilmi, työajanseuranta – sovelluksesta on hyvä löytyä työaikalain vaatimat jutut, kuten vaikka automaattinen työaikapankki
3. Lisäksi huomaa selvittää esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia: automaattinen ylitöiden laskenta, ilta- ja yövuorolisien laskenta, päivärahojen ja kilometrien ilmoittamismahdollisuus tuntien ilmoittamisen yhteydessä
4. Mahdollisuus työtuntien ilmoittamiseen joko kirjauksella eli niin, että ilmoitetaan aloitus ja lopetus aika. Tai niin sanotusti leimauksella, jolloin nappia painamalla työskentely aloitetaan, jolloin aika lähtee juoksemaan ja nappia painamalla se sitten lopetetaan.
5. Työntekijä-ja urakkailmoitusten tekeminen verottajalle pitää onnistua järjestelmän kautta, mikäli toimit pääurakoitsijana
6. Näiden perusominaisuuksien lisäksi yritykselläsi voi olla erilaisia tarpeita, joten muista käydä ne läpi kun sovellusta valikoitte

Kokonaan oma juttunsa on se, että työajanseurannasta saadaan valtavasti lisää hyötyä, jos samasta sovelluksesta löytyy ominaisuudet muuhunkin projektien ja tilauksien hallintaan (tai jos työajanseuranta sovelluksesta on integraatio johonkin projektinhallinta järjestelmään).

Keskeisimmät hyödyt, jos työajanseuranta ja muu projektinhallinta on samassa järjestelmässä:

• Projekti/tilauskohtainen kateseuranta helppoa ja automaattista
• Tuntitöiden laskutus helppoa ja automaattista
• Työmaiden resursointi ja kalenterointi helpompaa
• Voidaan halutessa seurata ennustettuja ja toteutuneita asennusaikoja

Näkökulmia työajanseurantaan isommassa kuvassa

Onko työajanseuranta hyödyllistä ja kenelle? Tarvitaanko sitä edes? Tällaisia kysymyksiä tulee vastaan työajoista keskustellessa ja työajanseurannan tarpeellisuutta (varsinkin tietyillä aloilla) kyseenalaistetaan aika paljonkin. Työnteko on nykyään yhä monimuotoisempaa eikä työ välttämättä ole enää sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan. Työntekijällä on yhä enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa oman työskentelyynsä. Työ voi pitää sisällään luovuutta vaativaa ajatustyötä, jolloin työn ja vapaa-ajan raja on häilyvä. Mikä siis lasketaan työaikaan ja mikä ei.

Usein ajatellaan, että nykyisessä länsimaalaisessa ympäristössä kasvaneen ihmisen johtamiseen ei tepsi vanhanaikaiset autoritääriset johtamismallit kuten työajanseuranta. Lähtökohtaisesti ei kai olekaan tarkoituksenmukaista seurata työaikoja eikä erilaisia työtapoja, vaan työn tuloksia.

Päiväpulkka tehtyjen työpäivien laskuvälineenä ja palkanmaksun perusteena ei enää taivu nykyiseen, varsin monimuotoisen ja liikkuvan työn kirjausmenetelmäksi. Työnantajatkin haluavat tuntikirjauksella saada muutakin informaatiota kun puupalikkaan kaiverretun viivan merkkinä tehdystä työpäivästä.

Nykyään kun “päivä on pulkassa”, tarvitaan moderneja sähköisiä järjestelmiä siitä raportoimiseen. Sähköinen työajanseuranta lisäksi vähentää manuaalista työtä, kun tehdyt työtunnit ovat valmiiksi syötettynä ohjelmistoon, eikä enää viedä jonkun muun henkilön työaikaa kun työtunnit syötetään uudelleen kirjanpito-ohjelmaan.

Työajanseuranta; hyödyt työnantajalle

Työajanseuranta mahdollistaa yrityksen kehittymisen ja tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä, kun työajanseurannasta saatua dataa voidaan hyödyntää resursoinnissa ja toiminnan kehittämisessä. Kun nähdään kuinka paljon työaikaa on todellisuudessa kulunut ja mihin työvaiheisiin siitä on käytetty minkäkin verran aikaa, on helppo tarkastella hinnoittelun onnistuneisuutta. Mitä työkulujen jälkeen todellisuudessa jää viivan alle? Onko hinnoittelussa osattu huomioida todellinen työaika valmisteluineen ja lopputöineen?

Tämän lisäksi saadaan kerättyä hyvää tietoa työntekijöiden tehokkuudesta. Jos useampi ihminen tekee samansisältöistä työtä, voidaan tarkkailla, että käytetty työtunnit kulkevat suunnilleen samassa aikahaarukassa. Samalla saadaan seurattua, että asiakaslupaukset pidetään. Palvelu on tasalaatuista ja aikataulut pitää, riippumatta työn tekijästä. Samalla luotettavuus oman alansa osaavana toimijana kasvaa. Lisäksi tietenkin työn suunnittelu helpottuu, ja hyvällä aikataulutuksella saadaan parempia tuloksia ja tulosta. Jos työajassa on henkilötasolla suuria vaihteluita, voi olla paikallaan tarkastella esimerkiksi perehdytyksen onnistumista tai muita seikkoja, joiden vuoksi työ on henkilötasolla viivästynyt.

On tietenkin täysin toimialasta ja työn alla olevasta työvaiheessa riippuvaista se, millä mittakaavalla työtehokkuutta lasketaan. Mitataanko työtehokkuutta tunneissa, päivissä vai viikkotasolla. Lisäksi yrityksen kannattaa pohtia, mitkä ovat työajanseurannan tärkeimmät tavoitteet. Tarvitaanko vain merkintä, että työntekijä on ollut paikalla vai onko tarpeen saada käyttöön sellainen tuntikirjausjärjestelmä, jonka perusteella tehdyt työtunnit voidaan kirjata eri työvaiheille, esimerkiksi valmistelevat työt, varsinainen näkyviin jäävä työ ja loppusiivous.

Tiedon kerääminen vaatii pitkäjänteisyyttä

Tämän kaiken työaikaan liittyvän tiedon kerääminen ja sen hyödyntäminen käytännön työhön ei tapahdu hetkessä. Vaatii pidempiaikaista seurantaa, jotta osataan huomioida, kuinka kauan esimerkiksi uudet työntekijät keskimäärin kyseistä työvaihetta suorittaa tai onko esimerkiksi jokin sellainen ulkoinen seikka, joka työskentelynopeuteen merkittävästi vaikuttaa.

Kun tätä kaikkea tietoa on kerätty pidemmän aikavälin sisällä, on yrityksellä jo todella hyvät valmiudet suunnitella ja aikatauluttaa toimintaa tehokkaasti. Olennaista on myös saada työntekijät motivoitua tuntikirjaukseen siten, että kirjatut työtunnit ovat juuri niitä todellisuudessa tehtyjä työtunteja. Silloin myös kerätty tieto on paikkaansapitävää.

Ei sovi myöskään unohtaa rakennustyömaiden ilmoitusvelvollisuutta työntekijäilmoitusten osalta. Kun tehdyt työtunnit ja työmaalla työskennelleet henkilöt ovat kirjanneet työtunnit järjestelmään omilla tunnuksillaan on ilmoituksen täyttäminen sujuvaa ja tieto on päätoteuttajan helposti ja ajantasaisesti saatavilla.

Laskutus kuntoon tuntikirjauksella

Jos yritys tekee asiakkalleen lisätöinä laskutettavia tunteja kokonaisurakan päälle, on laskuttaminen huomattavasti helpompaa ja laskut tulee todennäköisemmin laitettua, kun on olemassa työkalu työajanseurantaan.

Tuskin kukaan yrittäjä haluaa jättää laskuttamatta tunteja, joista on sovittu laskutettavan ja joista kuitenkin maksetaan työntekijälle. Tuntikirjauksien perusteella laskun loppusumma on myös helpommin perusteltavissa asiakkaalle, kun voit kertoa mitä työtä on tehty minkäkin aikaa ja mistä laskun loppusumma on määräytynyt.

Asiakaskin varmasti mielellään maksaa sellaisen laskun, jossa on eriteltynä työn osuus ja mahdollisesti myös työskentelyaika tai tehty tuntimäärä.

Työajanseuranta – hyödyt työntekijälle

Usein saatetaan mieltää, että työajanseuranta on vain työnantajan tarve ja etu. Onko työajan seurannasta siis hyötyä työntekijälle itselleen? Miten minä yrityksen työntekijänä voin hyötyä tuntikirjauksesta? Tässä muutamia esimerkkejä:

1. Usein työpäivä voi venyä pidemmäksi kuin suunniteltu kahdeksan tuntia. Kun olen kirjannut tunnit ylös, saan ylitöistäni korvauksen
2. Tuntikirjauksella saan jäljen myös tehdystä “näkymättömästä” työstä. Esimerkiksi työtä varten tehdyt etukäteisvalmistelut, perehtyminen ja muut ennakkotyöt. Voi olla tilanteita, joissa esimiehesi ei välttämättä tiedä edes kaikkia tarvittavia työvaiheita, joita sinun kuuluu suorittaa. Hän ei siis välttämättä edes tiedä mihin kaikkeen työaika silloin kuluu. Esimerkiksi palaveriin valmistautuminen voi viedä rutkasti enemmän aikaa, kuin itse palaveri.
3. Jos projektin parissa työskentelee useampikin henkilö, saadaan tuntikirjauksilla näkyviin jokaisen henkilökohtainen työpanos.
4. Voit itse seurata omaa työtehokkuuttasi, ja pystyt johtamaan itse itseäsi entistä paremmin. Esimerkiksi asiantuntijatehtävissä työsi voi olla varsin liikkuvaa jahallittavia osa-alueita on paljon. Tuntikirjauksilla, erityisesti sellaisilla tuntikirjauksilla, missä voit eritellä käytetyn ajan työvaiheiden mukaan, voit seurata omaa tehokkutta ja tarkkailla pysytkö annettujen aikaraamien sisällä.
5. Mahdollisissa riitatilanteissa työnantajan kanssa, on molemmille parempi, jos työajat voidaan aukottomasti todeta järjestelmästä

Päivittäinen tuntikirjaus työpäivän päätteeksi ei vie loppupelissä yhtään enempää työaikaa kuin se, että kerralla merkitään ja muistellaan tehtyjä työtunteja esimerkiksi viikon ajalta. Tässä kohtaa voi myös miettiä ja kunnioittaa toiminnallaan sitä henkilöä; esimiestäsi tai palkanlaskijaa. Kun olet kirjannut tehdyt työtunnit kunnolla säästää se palkanmaksua hoitavan tahon työaikaa, kun siellä päässä ei tarvitse enää selvitellä esimerkiksi puutteellisia tuntikirjauksia

Uusi työaikalaki lisää vapauksia

Vuoden 2020 alussa tuli uusi lakimuutos työaikalakiin. Edellinen työaikalaki oli säädetty vuonna 1996, joten työelämä ja tavat ovat vuosien saatossa sen verran muuttuneet, että päivitykselle oli aihetta. Uuden työaikalain mukana tuomat uudistukset vaativat uudistumista myös työajanseurantajärjestelmältä. Laki velvoittaa työnantajaa työajan ja tuntikirjausten seurantaan. Seurantajärjestelmän on siten oltava sellainen, ettei se ole riippuvainen siitä, missä kyseinen henkilö kulloinkin työskentelee.

Nyt tulleen muutoksen myötä myös etätyöaika on virallista työaikaa. Aiemmin työaika on tarkoittanut työpaikalla tehtävää työtä, joten esimerkiksi työnantajan vakuutukset olivat voimassa vain työpaikalla. Nyt työnantajan vakuutus kattaa aina kun teet töitä, olit sitten kotona tai toimistolla.

Lisäksi muutoksia tehtiin esimerkiksi enimmäistyöajan laskentaan ja siihen, kuinka paljon ylitöitä voi enimmillään tehdä ja olla jemmassa. Työnantajan on seurattava, että riittävä viikkolepo toteutuu ja säännöllinen työaika pysyy annettujen tuntirajojen puitteissa. Lisäksi lakiin kirjattiin uusi työaikamuoto: joustotyöaika. Selkeä ja informatiivinen postaus tulleista muutoksista ja uudistuksista löytyy esimerkiksi Työsuojelu.fi -sivustolta. (https://www.tyosuojelu.fi/-/tyoaikalaki-uudistuu-tyosuojelu.fista-
loydat-joulukuussa-keskeisimmat-muutokset-selvennyksineen)

Koronavirus ja jatkuva etätyö pakottavat sähköiseen työajanseurantaan

Edelliset kaksi vuotta ovat muuttaneet työelämän käytäntöjä pysyvästi. Monet yritykset ovat siirtyneet kokonaan pois toimistolta ja yhteiset tapaamiset on asetettu minimiin. Ihmiset joutuvat olemaan kotikaranteenissa pitkiä aikoja eikä enää ole paluuta ”normaaliin” työelämään, jossa tavataan säännöllisesti koko yrityksen porukalla toimistolla ja voidaan toimittaa lippuja ja lappuja kädestä käteen.

Moni yritys on viimeistään tässä vaiheessa ollut pakotettu muuttamaan käytäntöjä ja digitalisoimaan yritystoimintaa. Etätyö on pitänyt pystyä mahdollistamaan ottamalla käyttöön uusia työkaluja. Tähän liittyy myös työajanseuranta. On helppo ymmärtää, että kun ihmiset tapaavat vähemmän, reaaliaikainen seuranta korostuu. Kun työtunnit kirjataan joka päivä omalla kännykällä, ei ole tarvetta ajaa toimistolle viemään tuntilappuja edes joka toinen viikko. Monesti tuntikirjausten yhteydessä tallennetut kommentitkin kertovat työn etenemisestä riittävästi eikä ole syytä lähteä paikanpäälle tarkistamaan työmaata niin usein.

Monessa yrityksessä asentajakin pystyy tekemään työtehtävänsä tapaamatta asiakasta, esimiestä tai kollegoitakaan fyysisesti. Tällöin kun käytössä on hyvät digitaaliset työvälineet, yritys pystyy toimimaan poikkeusoloissakin tehokkaasti ja kehittämään toimintaansa.