I denna artikel vill vi lyfta fram hur Easofts projekthanteringsfunktioner fungerar i praktiken. Att hålla ordning på uppgifter och projekt inom byggbranschen kan vara en utmaning, särskilt när många människor och rörliga delar är involverade. Det är här Easoft kommer in i bilden. Easoft erbjuder en smidig lösning för uppgiftshantering som hjälper företag att hålla reda på vad som behöver göras, av vem och när. Genom att använda Easofts uppgiftshanteringsverktyg kan företag minska stressen och öka effektiviteten i sitt dagliga arbete. Vidare är allt helt digitaliserat, så ni slipper registrera och utföra arbetsmoment i till exempel Excel-filer.
Projekthantering för alla former av projekt
Oavsett om det gäller att hantera en enkel uppgift eller att organisera ett stort byggprojekt med många delmoment, gör Easoft det enkelt att hålla ordning. I systemet kan du skapa arbetsuppgifter för enskilda medarbetare, specifika projekt eller till och med för särskilda kunder. Uppgifternas status kan enkelt följas och uppdateras, och du kan sätta upp påminnelser för att säkerställa att deadlines inte missas. Detta gör det möjligt att styra hela projektet från en central plats och säkerställa att alla inblandade vet vad som förväntas av dem.
Rätt man på rätt plats
Med Easoft kan du tilldela arbetsuppgifter till dig själv, en annan medarbetare eller till ett specifikt projekt. Som projektledare tilldelar du digitalt via din enhet arbetsuppgifter till olika projektintressenter, som sedan i sin tur får information om uppgiften i sina enheter. Detta gör att alla inblandade kan ha full koll på vad som behöver göras utan att behöva åka in till kontoret. Arbetsuppgifter som tilldelas en specifik medarbetare visas automatiskt på en personlig startsida i deras mobila enhet via Easofts gränssnitt, medan uppgifter som är kopplade till ett projekt är synliga för alla som har tillgång till det projektet. Detta säkerställer att alla har insyn i projektets status och vad som behöver göras för att driva det framåt.
Schemaläggning och påminnelser av arbetsuppgifter
Via systemet kan du även skapa olika former av påminnelser för telefonsamtal, möten eller uppföljning av offerter. Du kan till exempel ställa in att vissa uppgifter skapas automatiskt, som ett uppföljningssamtal till en kund efter att en offert har skickats. Uppgifter kan schemaläggas till en viss tidpunkt, och påminnelser kan skickas via e-post eller SMS när deadline närmar sig. Detta hjälper till att hålla alla på banan och säkerställer att inget viktigt faller mellan stolarna. Om det skulle ske ändringar i planeringen, till exempel att en deadline flyttas, kan uppgifterna enkelt justeras i systemet. Detta ger en flexibilitet som är avgörande i en bransch där förutsättningarna ofta kan ändras snabbt.
Så fungerar arbetsuppgiftstilldelning i praktiken
Att hantera uppgifter i Easoft är både enkelt och smidigt, oavsett om du arbetar från en dator eller en mobil enhet. Så här fungerar det:
- Skapa en arbetsuppgift: Tilldela den till dig själv, en kollega eller koppla den till ett specifikt projekt eller en offert.
- Beskriv uppgiften: Lägg till detaljer och nödvändig information i beskrivningsfältet för att klargöra vad som behöver göras.
- Schemalägg och sätt en deadline: Välj när uppgiften ska vara klar och om en påminnelse ska skickas till den som ansvarar för den.
- Följ upp uppgiften: Håll koll på uppgiftens status och gör justeringar vid behov. När uppgiften är klar kan den markeras som slutförd.
Allt detta utförs direkt via din digitala enhet, och medarbetaren får tillgång till uppgiften direkt när du skapat den. Smidigt och enkelt!
Praktiskt exempel för byggföretag
Ett byggföretag som renoverar ett stort bostadshus kan använda Easoft för att tilldela uppgifter till olika teammedlemmar. Projektledaren skapar en uppgift till sig själv för att beställa material till takläggning, med en deadline som säkerställer att allt är på plats innan takarbetet påbörjas. Samtidigt tilldelas en annan uppgift till företagets säkerhetsansvarige för att genomföra en säkerhetsinspektion av byggställningarna i rätt tid. Hantverkarna som ska utföra själva arbetet får egna arbetsuppgifter i systemet med tydliga instruktioner. När uppgifterna är utförda kan de markeras som slutförda i systemet, vilket ger projektledaren en tydlig överblick över projektets framsteg och säkerställer att inget viktigt missas. Vidare får dina övriga anställda tydliga instruktioner över när saker ska utföras och hur de ska utföras.
Praktiskt exempel för hantverkare
En snickare som driver ett litet hantverksföretag använder Easoft för att hantera sina dagliga arbetsuppgifter. När företaget får en beställning på att bygga en altan, skapar snickaren en arbetsuppgift för varje steg i projektet – från inköp av material till själva byggandet. Varje person som är involverad i projektet tilldelas uppgifterna via systemet. Dessa uppgifter schemaläggs och påminnelser ställs in för att säkerställa att inget steg glöms bort. Vid eventuella ändringar, som förseningar i materialleveransen, kan uppgifterna enkelt justeras i systemet. Detta gör att snickaren kan hålla alla sina projekt organiserade och leverera arbetet i tid, vilket leder till nöjdare kunder.
Vilka är fördelarna med systemet?
Med Easofts uppgiftshantering får byggföretag flera fördelar:
- Ni får bättre översikt över era projekt. Alla arbetsuppgifter samlas på ett ställe, vilket gör det lättare att planera och följa upp arbetet.
- Ni får minskad stress. Genom att automatisera och schemalägga uppgifter minskar risken för att något viktigt glöms bort.
- Klara och tydliga uppgifter som är kopplade till rätt personer och projekt gör att arbetet kan genomföras snabbare och mer noggrant.
- Ändringar kan snabbt och enkelt göras om förutsättningarna förändras, vilket ger större anpassningsförmåga i projekten.
Vill ni veta mer om vårt system?
Har du efter att du läst artikeln blivit intresserad av hur systemet fungerar i praktiken? I sådant fall är våran rekommendation att du bokar ett möte med en av våra säljare. Under mötet får du möjlighet att ställa frågor, få se hur systemet fungerar i praktiken och likaså även testa verktyget själv.
Boka gärna ett möte genom följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/