Dokumentointi kiinteistöalalla – vähemmän työtä ja virheitä
Etusivu / Easoft Asset / Ominaisuudet /
Mullista dokumenttien käyttö, tietojen välitys ja hyödyntäminen
Tietojen kirjaaminen on tärkeää, jotta tieto kulkee oikein henkilöltä toiselle, sovitut asiat voi tarkistaa ja asiakas saa mitä on sovittu. Dokumentointi, jos jokin, tulee olla siksi helppoa, sillä vain helposti löytyvä, paikkansapitävä tieto on arvokasta. Dokumenttien hallinta on helppoa, jos kaikki asiakkaaseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdestä paikasta ja ovat koko ajan saatavilla.
Easoft Asset on mobiilisti toimiva järjestelmä, jolla jokainen – roolistaan riippumatta – kirjaa ylös ja löytää oikeat tiedot helposti. Tällöin jokainen dokumentoi mielellään, asiakkaat kiittävät selkeästä viestinnästä ja kaikki laskuttamista myöten sujuu oikein ja ajallaan. Parhaimmillaan puhelinsoittojen määrä vähenee murto-osaan entisestä.
Dokumentointiominaisuudet tukevat koko liiketoimintaa myynnistä ja tilausten hallinnasta itse työn suorittamiseen ja laskutukseen.
Easoft Asset mobiilisti toimiva dokumentointi on avain:
- tiedonkulkuun
- toiminnan läpinäkyvyyteen
- asiakastyytyväisyyteen
- reklamaatioiden hoitoon
- liiketoiminnan kehittämiseen
Kolme syytä valita Easoft Asset sähköiseen dokumentointiin
Helppokäyttöinen ja toimintavarma sähköinen dokumentointi on ollut monelle asiakkaallemme yksi tärkeä syy ottaa Easoft Asset käyttöön. Kun dokumentointityökalut ovat osa kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmää, saat kaikkiin asiakirjoihin tietoja automaattisesti, mikä nopeuttaa niiden täyttöä:
1. Tieto välittyy kaikille automaattisesti
- Hoida kaikki tilauksista laskutukseen Easoft Assetilla
- Tieto ja tarvittavat kuvat siirtyvät tilauksen teon yhteydessä työn suorittajille automaattisesti.
- Seuraa töiden etenemistä ilman viiveitä.
- Jaa dokumentit helposti myös kaikille sidosryhmille, kuten tilaajalle, ja saavuta hyvä luottamus.
2. Tarpeelliset asiat tulee kirjattua ylös ja se on nopeaa
- Täytä valmiit dokumenttipohjat nopeasti kentältä.
- Käyttöliittymä optimoitu mobiilisti täytettäväksi.
- Hae dokumentteihin automaattisesti tietoja yrityksesi, tilauksen tai asiakkuuden tiedoista.
- Raportit kerralla valmiiksi: ei viimeistelyn tai tiedonsiirron tarvetta.
3. Työn laatu ja turvallisuus ovat tiedossa
- Kuvalliset virhe- ja puuteraportit sekä muut havainnot suoraan kohteesta.
- Seuraa helposti työn laatua haluamasi dokumenttien avulla.
- Kehitä työn laatua ja helpota sijaisia yksinkertaisten tsekkilistojen avulla.
Se on käytössä koko ajan – joka työssä. Joka ikinen keikka. Jos asiakas tulee ja ottaa hihasta huoltomiestä kiinni, niin myös se siirretään sitten loppupelissä sinne Easoftiin, että meillä jää sitten dokumentti sinne historiaan, että semmoista ja semmoista on tehty ja voidaan sitten myös se näyttää toteen. Oon ollu tyytyväinen, että sieltä löytyy asiakkaalle sellaiset raportit, joita he tarvitsevat ja joita he pyytävät.
Me saadaan sinne sitten jälki niistä kaikista, mitä siellä on kuka tehnyt milloinkin sen kiinteistössä. Pysytään siellä tiedossa kiinni, että mitä siellä on tapahtunut joskus aiemmin siellä kiinteistössä… saadaan kiinni siitä, jos on sama vika uudestaan.
Dokumentointityökalua käytetään huoltodokumenttien tekoon ja käyttöönottopöytäkirjojen tekoon, – ja myynti tekee asiakaskäyntien dokumentoinnin sinne. Me pyritään tekemään toimintaprosesit mahdollisimman henkilöriippumattomiksi ja näin ollaan pakotettu parantamaan toiminnan laatua – saadaan toiminnasta tehokkaampaa, laadukkaampaa ja tuottavampaa.
Näin dokumentointi kentällä tapahtuu
- Dokumentoi nopeasti millä tahansa laitteella, suoraan kentältä.
(Dokumenttikirjasto ja dokumenttieditori varmistavat, että käytössä on yrityksen näköiset, valmiit dokumentit.) - Tiedot tallentuvat automaattisesti.
- Tiedot näkyvät heti oikeille henkilöille.
- Ota tarpeelliset kuvat suoraan ohjelmaan täytön yhteydessä tai valitse galleriasta.
- Lisää havaintoja tai tee korostuksia piirostyökalulla.
Kiinteistöalan dokumenttikirjasto
Laaja pankki lain vaatimuksen mukaisia, valmiita dokumenttipohjia, jotka palvelevat sekä dokumentin täyttäjää että vastaanottajaa:
- Muokkaa dokumenttipohjat käyttöönoton yhteydessä yrityksesi brändin mukaiseksi. Logot ja väritys lisäävät yrityksen uskottavuutta.
- Pankki päivittyy jatkuvati asiakkaiden toiveiden mukaisesti. Asiantuntijamme huolehtivat, että dokumentit vastaavat myös lain tai verottajan vaatimuksia.
Eikö mikään pohja ole juuri sinulle sopiva? Mikäli tarvitsemasi dokumentti puuttuu kirjastosta, voit luoda sen helposti dokumenttieditorillamme. Voit helposti myös muokata valmiita pohjiamme.
Dokumenttieditori
Luo uusi dokumentti, jos tarvitsemasi dokumentti puuttuu dokumenttikirjastosta. Dokumenttieditori auttaa tekemään nopeasti siistin, helposti käytettävän ja yrityksen näköisen pohjan. Muokkaa myös kaikkia valmiita pohjia editorilla tarpeidesi ja yrityksesi brändi-ilmeen mukaan.
Dokumenttieditorilla luodut dokumenttipohjat sisältävät vain ne asiat, jotka ovat olennaisia teille, mikä palvelee sekä dokumentin täyttäjää että lukijaa. Työntekijät jaksavat tehdä dokumentoinnin oikein ja kunnolla kun luomasi dokumenttipohjan täyttäminen on helppoa!
Valmiit elementit nopeuttavat dokumentin luomista ja täyttäjän työtä:
- Valitse automaattisesti täyttyviä kenttiä, joihin järjestelmä hakee täytettäessä vastaukset itse (esim. asiakkuuden tiedot).
- Älykkään laskurit laskevat esim. käytettyjen tarvikkeiden määrän.
- Tekstikenttien lisäksi pohjiin saa monivalintoja, pudotusvalikoita, tarkastuslistoja, numerokenttiä ja kuvakenttiä.
Dokumenttien hallinta, jakaminen ja allekirjoitukset:
Visuaalisuus nopeuttaa käyttöä
Vaikuta visuaaliseen ilmeeseen valitsemalla personoitu kansikuva ja lisäämällä sopiva saateteksti
Jaa useille eri henkilöille
Yksittäistä asiakkuutta varten saatetaan tehdä lukuisia dokumentteja. Useiden eri henkilöiden ja tahojen tulee myös päästä dokumenttien äärelle ja niitä allekirjoittamaan. Jaa sekä sisäisesti, että muille:
- työntekijä
- aliurakoitsija
- tilaaja
Anna rooli vastaanottajalle käytön mukaan
Roolita riippuen siitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän ja näkevän:
- Katsoja voi lukea.
- Kommentoija voi lukea, allekirjoittaa ja kommentoida.
- Täyttäjä voi lukea, kommentoida, allekirjoittaa ja täyttää dokumentteja, sekä lisätä tiedostoja.
Rajoita yksittäisten dokumenttien näkyvyyttä, jotta varmistat, etteivät arkaluontoiset tiedot näy kuin niitä tarvitseville.
Kun jaat, lisää saateteksti vastaanottajaa varten
Aseta myös automaattisia sähköposti-ilmoituksia. Näin vastaanottaja saa tietää, kun kansioon on jaettu uusia dokumentteja.
Lisää alakansioita ja tunnisteita
Lisää järjestystä ja helpottaa dokumenttien näkyvyyden kontrollointia.
Sähköinen allekirjoitus
Nopeuttaa ja helpottaa muun muassa sopimusten tekoa.
Hallitse ja poista asiakastietoja
Asiakastietojan hallinta ei voisi olla yksinkertaisempaa! Kun kaikki tiedot on samassa kansiossa, tiedot on helppo ottaa ulos asiakkaan niin pyytäessä GDPR:n vaatimukset on helppo täyttää oikein. Voit myös poistaa kaikki tiedot parilla klikkauksella, asiakkaan niin pyytäessä.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.