Kiinteistöhuolto on liiketoiminnan hallinnan näkökulmasta haastava ala. Kun ollaan tekemisissä jatkuvasti satojen tai jopa tuhansien kotien asukkaiden kanssa, hallinnan tunne on erityisen tärkeää. Muuten stressitaso karkaa käsistä.
Kiinteistöhuoltoalan yrittäjät ovat erityisesti yrityksen alkuvaiheessa voimakkaasti kiinni ruohonjuuritason työssä. Työ on täynnä monesta suunnasta tulevaa tietoa, nopeaa reagointia ja kirjavan tehtävämassan hallintaa. Jo pelkästään alan luonne pitää ajatukset niin kiinni joka päiväisissä tehtävissä, että yrityksen kannattavuuden ja tulevaisuuden kannalta tärkeä “iso kuva” on helppo jättää liian vähälle huomiolle.
Tavoitteena saada kiinteistöhuolto kannattavaksi ja kehittyväksi liiketoiminnaksi? Tunnista ensin haasteet, jotka kasvun ja kehityksen tiellä ovat!
Tämä artikkeli antaa kiinteistöhuoltoalan yrittäjille työkaluja ja konkreetisia vinkkejä siihen, miten hallitset yritystoimintaa niin, että se pysyy kannattavana ilman liiallista stressiä ja jopa loppuunpalamisen uhkaa.
Liiketoiminnan hyvä hallinta mahdollistaa myös sen kasvattamisen – jopa yllättävän nopeasti.
Artikkelin sisältö:
Mitä ovat kannattavuuden ja kasvun haasteet kiinteistöhuoltoalalla?
Parhaat vinkit kannattavampaan kiinteistöhuoltoon eri kokoluokan yrityksille
Mitä asioita kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee?
Mikä on paras kiinteistöhuolto-ohjelma?
Kannattavuuden ja kasvun haasteet kiinteistöhuoltoalalla
Kiinteistöhuoltoalan asiakaskunta koostuu pääosin isännöitsijöistä sekä taloyhtiön asukkaista ja osakkaista. Asiakasmäärä on pienelläkin yrityksellä suhteellisen suuri ja kaikki voivat ottaa yhteyttä yritykseen 24/7.
Kiinteistön hoitoalan haastavuuden ydin onkin suuri asiakasmäärä ja se, että kassavirta muodostuu lukuisista eri tyyppisistä – usein myös hyvin pienistä töistä. Myös asiakkaiden intressit, haasteet ja pyynnöt ovat käsittämättömän monenlaisia. Jos ajaudut itse huolehtimaan kaikista yhteydenotoista, itse yritystoiminnan hoitamiseen ja kehittämiseen ei jää aikaa ollenkaan.
Olennainen kysymys on siis: Miten hallitset suurta asiakasmäärää, suurta ja eri tyyppisten töiden massaa sekä työntekijöitä mahdollisimman helposti?
Laaja määrä eri tyyppisiä ja ennalta-arvaamattomia tilanteita ja töitä vaatii järjestelmälliset toimintatavat ja oikeat työkalut. Tällöin kannattavuuden kannalta keskeiset seikat eli työt, asiakkaista ja työntekijöistä huolehtiminen sekä laskutus pysyvät hallinnassa.
Alla on vielä pureuduttu viiteen tyypilliseen, kiinteistöhuoltoalan yritysten arjessa näkyvään haasteeseen. Selätä haasteet artikkelin vinkkien avulla ja luo kasvu kestävälle pohjalle!
1. Yrittäjä on töissä 24/7/365
Yrittäjä joutuu kiinteistöhuoltoalalla hyvin äkkiä tilanteeseen, jossa hänellä ei ole vapaa-aikaa ollenkaan. Työn ja vapaa-ajan raja on ylipäätään hyvin hämärä, sillä erilaiset hälytystehtävät ja sääolosuhteet eivät kysy kellonaikaa.
Tämä näkyy erityisesti pienemmissä kiinteistöhuoltoalan yrityksissä, joissa osaaminen on voimakkaasti henkilöitynyt yrittäjään itseensä. Tällöin kaikki haluavat tavoittaa juuri sinut ja muun henkilökunnan määrä on vielä pieni. Sama haaste on valitettavan usein myös keskisuurissa yrityksissä, vaikka viimeistään siinä vaiheessa tilanne käy kestämättömäksi.
Mitä suurempi yritys, sen enemmän menee aikaa hallinnollisiin töihin. Jos taas näihin ei käytä aikaa, koko yritystoiminta sakkaa. Osaamisen sekä jo yrityksen brändin liika henkilöityminen on pidemmän päälle aina haaste: tämä kannattaa muistaa jo yrityksen perustamisvaiheessa.
Yrittäjän työtaakkaan ja pelkästään puheluiden määrään vaikuttaa merkittävästi se, onko yrityksessä hyvä toiminnanohjausjärjestelmä tai vastaava kiinteistöalalle sopivaa ohjelma käytössä töiden ja asiakkuuksien (parhaimmillaan koko yritystoiminnan) hallintaan.
Kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmä on yhä tärkeämpi tulevaisuudessa, sillä automaatio ja tiedon hallinta vain lisääntyvät alalla.
2. Asiakastyytyväisyys
Asiakkaiden odotukset ovat kasvaneet, ja he odottavat nopeaa reagointia huolto- ja korjauspyyntöihin. Runsas asiakasmassa aiheuttaa myös sen, että toiveita ja tarpeita on paljon ja niitä on monenlaisia. Kaikkien pitäminen tyytyväisenä ei siis ole helppoa.
Lisäksi asiakkaat haluavat yhä tarkemmin tietää, mitä kiinteistöhuolto tekee, milloin ja miksi. Tämä tuo yrittäjälle paljon niin sanottuja turhia puheluita ja reklamaatioita.
Läpinäkyvyyden vaade näkyy esimerkiksi niin, että asiakkaat soittelevat herkästi kiinteistöhuoltoyhtiöille vain varmistaakseen, milloin joku asia tehdään tai onko jotain asiaa hoidettu. Jos asiakas ei tiedä mitä huoltohenkilöt ovat tehneet, se aiheuttaa asiakkaissa epävarmuutta ja petetyksi tulemisen tunnetta, joka purkautuu tällaisina “turhina kyselyinä ja reklamaatioina”.
3. Töiden hallinta
Kun asiakkaiden ja asiakkuuksia koskevan tiedon määrä on suuri, syntyy tilanteita, että yrityksessä ei olla kartalla siitä mitä on tehty tai jätetty tekemättä. Kenelläkään ei välttämättä ole kokonaiskuva enään hallinnassa.
Epäselvyyksiä tulee aina kun työntekijöitä on esimerkiksi sairaana tai jää kokonaan töistä pois. Asioiden selvittelyyn, varmisteluun ja opastamiseen menee viikoittain tai jopa päivittäin runsaasti aikaa.
Myös sesonkityöt aiheuttavat haasteita, jos ei olla reagoitu ajoissa sesonkien tuomiin tarpeisiin.
Käytännössä eri tyyppisten töiden ja tilanteiden määrä on niin laaja ja arvaamaton, että jokaisesta tehdystä työstä tulisi jäädä jälki. Tämä on iso haaste, jos yrityksessä ei ole käytössä sopivaa järjestelmää toiminnan hallintaan.
Järjestelmien puute vaikuttaa myös siihen, että liiketoiminnan eri palveluiden kannattavuutta ei pystytä seuraamaan. Ilman sopivaa järjestelmää tämä on lähes mahdotonta, koska tieto tehdyistä töistä ei ole yhdessä paikassa.
4. Töiden laskutus
Jos kiinteistöhuollon töitä hallitaan lähinnä paperilappusten avulla tai käytössä on monta erillistä järjestelmää, töiden laskutus on haastavaa. Monet pikkuhommat jäävät kirjaamatta kokonaan ja lisätyöt jäävät laskuttamatta. Huoltohenkilöillä tulee myös olla tieto sopimuksen sisällöstä kunkin asiakkuuden osalta. Muuten tulee tehtyä ilmaista työtä, mikä on pois yrityksen kassavirrasta.
Tieto töistä tulisi kulkea automaattisesti laskutukseen asti. Jos laskutus ei tiedä, onko jokin huoltotyö tehty tai mitä tarvikkeita siihen on mennyt, asioiden selvittely vie aikaa ja tämä tekee laskutuksesta hidasta. Jos yhden laskun eteen joutuu soittamaan kymmenen puhelua, laskutuksesta tulee kallista.
Kun vielä laskutettavana on paljon erilaisia töitä, laskun muodostaminen itsessään on hyvin aikaa vievää syöden kannattavuutta tai vähintäänkin yrittäjän vapaa-aikaa.
Töiden hallinta sekä automaattisesti muodostuva, ajantasainen laskutus voidaan hoitaa helposti toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Ajansäästön kautta järjestelmä maksaa itsensä takaisin hyvin nopeasti.
5. Säännölliset kausityöt aiheuttavat kassavajetta
Työt, jotka tulee hoitaa vuosittain joka asiakkaalle, ovat yrityksen varmaa kassavirtaa. Kuitenkin, jos laskutusväli on pitkä tai epäsäännöllinen (esimerkiksi hiekotustyöt laskutetaan 1-2 kertaa talven aikana), yrityksessä voi tulla toistuvasti tilanne, ettei raha meinaa riittää edes palkkojen maksuun. Jos esimerkiksi hiekotussepelissä on rahaa kiinni yli 10 000 euroa, heijastuu tämä väistämättä yrityksen talouteen.
Parhaat vinkit kannattavampaan kiinteistöhuoltoon eri kokoluokan yrityksille
Eri kokoisilla yrityksillä kannattavuuden ja kasvun haasteet ovat osin eri tyyppisiä. Lue tästä kohdennetut vinkit eri koko luokan kiinteistöhuoltoalan yrityksille.
Pieni kiinteistöhuoltoalan yritys (liikevaihto 0,2-0,5 miljoonaa euroa)
- Ajattele kuten isompi yritys: Luo yritykseen alusta asti järjestelmälliset toimintatavat ja rutiinit, joita noudatat ja vaadit kaikkien työntekijöiden noudattavan niitä myös.
- Hoida laskutus säännöllisesti: Luo tähän itsellesi rutiinit, ja kalenteroi toimistoaikaa riittävästi, jotta saat laskutuksen rullaamaan. Ohjelmisto, joka muodostaa laskut automaattisesti työkirjausten perusteella, nopeuttaa tätä työtä valtavasti.
- Vältä yritystoiminnan henkilöitymistä itseesi: Siirrä vastuuta mahdollisimman paljon muille heti ensimmäisestä työntekijästä lähtien ja jaa osaamistasi muille. Totuta myös asiakkaasi siihen, ettet sinä ole ainut oikea henkilö palvelemaan heitä.
Yrityksen hallinnollisten asioiden hoitaminen ei ole häpeä. Vaikka kiinteistöhuoltoalalla ollaan totuttu toimimaan kädet savessa, ei yrityksellä ole tulevaisuutta, jos eivät paperiasiat, laskutusrutiineista kiinni pitäminen ja liiketoiminnan kehitys saa arvoa edes yrittäjän itsensä silmissä. - Ota käyttöön oikeat ohjelmat yrityksen pyörittämiseen: Myös pienemmät yritykset huomaavat usein, että hyvät ohjelmistot maksavat nopeasti itsensä takaisin. Käytä kuitenkin aikaa selvitystyöhön ja valitse viisaasti, jotta löydät hinta-laatu-tarve -näkökulmasta itsellesi sopivimmat ohjelmat.
Muista myös, että kun otat ohjelman käyttöön heti alussa, niin ohjelman käyttöönottokustannukset ja -työ pysyvät pieninä. - Hyvä kiinteistöhuollon toiminnanohjaus, siihen integroituva taloushallinto-ohjelmisto ja hyvä kirjanpitäjä ovat kullanarvoiset kumppanit yrittäjälle. Ota myös käyttöön sähköinen kirjanpito sekä verkkolaskut ostoon ja myyntiin.
Keskisuuri kiinteistöhuoltoalan yritys (liikevaihto 0,5-1 miljoonaa euroa)
- Tunnista piilokulut: Paljon erilaista sälää sisältävässä kiinteistöhuoltoliiketoiminnassa piilokulujen merkitys on iso. Autolla ja muilla koneilla ajoa on kiinteistöalalla paljon. Jokainen ylimääräinen kilometri on sekä polttoainekulu että vie työaikaa. Esimerkiksi hiekotuslenkeissä pystyy tekemään isoja säästöjä, kun miettii kartat tarkasti niin, että lenkit on mahdollisimman tehokkaita.
- Erota henkilökohtainen numerosi yrityksestä: Huolehdi, että henkilökohtainen numerosi on vain hyvin rajatun porukan tiedossa. Asiakkuuksia on nyt niin paljon, että oma työsi ja ajattelusi tukahtuu, jos joudut jatkuvasti vastaamaan puhelimeen. Tämä taas vaikuttaa negatiivisesti yrityksen pyörittämiseen. Sinä et ole yritys. Päivystys- ja toimistonumerot ovat asiakkaita varten.
- Luo rutiinit tiedottamiseen ja raportointiin: Taloyhtiöt kaipaavat tietoa huollon toiminnasta. Jos haluat välttää jatkuvan soittorumban ja kyselyt, lähetä kuukausiraportit hallitukselle tehdyistä töistä.
Myös esimerkiksi kvartaaleittain tehtävä sähköpostitiedote tulevasta helpottaa kiireaikoja, kuten joulua. Tiedotteessa voitte ohjata asiakkaita ilmoittamaan tulevista tarpeista ennakoiden esim. tiettyyn päivään mennessä. (Esim. jouluna kuuset, saunat, kranssit, jne.) - Varmista, että yrityksessä on osaava esimies. Yrityksen johtaminen käsittää sekä hallinnollisen puolen osaamisen että henkilöstöjohtamisen. Jos olet “kädet savessa” -tyyppinen yrittäjä, oma rooli on tietoisesti rakennettava uusiksi.
Yhdessä tekeminen vähenee ja delekointitaito on tärkeää. Kaikkien täytyy hyväksyä se, että toimistotöihin menee aikaa ja se on yrityksen parhaaksi. Jos konflikteja tulee, näistä kannattaa puhua avoimesti.
Jos esimiehenä oleminen tuntuu liian vieraalta tai hankalalta, käy koulutuksia tai pohtikaa, voisiko joku muu porukasta sopia paremmin esimiehen rooliin.
Kun henkilöstön määrä yrityksessä kasvaa, tulee toimitusjohtajan viimeistään pystyä luomaan selkeät käytänteet ja rutiinit sekä jalkauttaa ne työntekijöille. Hyvä johtaja osaa tiivistää jokaiselle työntekijälleen, mikä hänen rooli yrityksessä on, mitkä ovat tärkeimmät työt ja miten hänen toiminta / tiettyjen töiden laiminlyönti vaikuttaa muihin. Näin työntekijät tietävät oman merkityksensä yrityksessä ja tietävät, mihin hänen tulee keskittyä päivittäisessä työssään.
Myös kirjausten tekeminen on vaadittava jokaiselta työntekijältä, sillä vain silloin siitä on todella hyötyä. Helposti myös puhelimella käytettävä ohjelma on työntekijöille mielekästä käyttää, sillä puhelin on aina taskussa. - Ota viimeistään nyt käyttöön kunnon ohjelmat töiden ja yrityksen hallintaan sekä laskutukseen. Asiakkaiden ja hallittavan tiedon määrä on nyt niin suuri, että sitä on mahdoton hallita paperilla. Tässä vaiheessa tarvitaan sähköisiä työkaluja töiden hallintaan.
Työkalun tulee olla sellainen, että jokainen pysyy reaaliajassa kartalla siitä, missä mennään ja mitä töitä on tehtävänä.
Taloushallinto ja yrityksen ohjaaminen alkaa myös olla hyvin aikaa vievää, mikä on pois tuottavasta työstä. Sähköinen laskutusohjelma on tässä vaiheessa ehdoton, sillä töitä on pystyttävä laskuttamaan nopealla aikasyklillä, jotta kassavirta pysyy tasaisena ja palkat saadaan maksettua ajallaan.
Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä sisältää myös laskutusohjelman tai on integroitavissa sellaiseen. Toiminnanohjausjärjestelmä, josta löytyy integraatiot tarvittaessa muihin ohjelmistoihin onkin tässä vaiheessa perusta kannattavan ja etenkin kasvua tavoittelevan yrityksen toiminnalle.
Oikein valitut ja oikein käytettynä hyvät ohjelmat tehostavat sekä hallintoa että perustyötä niin paljon, että ohjelma maksaa kuukausissa itsensä takaisin.
Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa monen asian hallinnassa, sillä isommassa yrityksessä tavaraa ja tarvikkeita liikkuu koko ajan paljon kentällä, työtehtävien hallinnointi ja arkistoinnin tarve lisääntyy ja asiakkaiden kysymysten ja reklamaatioiden käsittelyyn menee yhä enemmän aikaa.
Ohjelman avulla kaikki tämä on paljon helpompaa, nopeampaa ja virheettömämpää.
Katso lisää: Mitä asioita kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee?
Suuri kiinteistöhuoltoalan yritys (liikevaihto 1-2 miljoonaa euroa)
- Pysy pois kentältä: Tässä vaiheessa viimeistään yrittäjän / toimitusjohtajan vastuu ja hallinnollisten töiden määrä on niin iso, että on osattava pysyä täysin toimistolla. Yrityksen menestys alkaa olla jo aika isosti siitä kiinni, miten yritystä johdetaan. Raportointi ja talouden hoito ja seuraaminen vie paljon aikaa. Vastuu on iso ja sen kantaminen on täyspäivätyötä.
- Panosta henkilöstönhallintaan ja -valintoihin: Henkilöstöä on nyt niin paljon, että jo yksin tuntien seuranta, poissaolot ja tuuraukset vievät paljon aikaa hallintopuolella.
Henkilöstön valinnoilla on merkitystä. Löytäisitkö esimerkiksi sellaisen henkilön toimiston puolelle, joka pystyy ratkaisemaan ongelmia mahdollisimman paljon puhelimen varresta, jolloin kohteissa kulkemiseen ei mene niin paljon aikaa? Entiset huoltomiehet voivat olla tähän hyviä vaihtoehtoja. - Pysy kartalla siitä, mihin rahaa menee: Tässä vaiheessa kaikki piilokulut kertaantuvat niin moninkertaisesti, että tulee järjestelmällisesti tehdä kehitystyötä eri osa-alueilla siten, että saadaan turhat polttoainekulut ja työtunnit minimiin.
Tämä ei tarkoita kyttäämistä vaan sitä, että kierrokset ja muut rutiinikäynnit on suunniteltu tarkkaan ja tämän suunnitelman mukaan myös lähtökohtaisesti mennään. - Tee tuloja lisätöillä: Sopimukset taloyhtiöiden kanssa ovat melko avoimia. Jos sinulla on hyviä ajatuksia ja ideoita, saatte palveltua asiakkaita kattavammin ja samalla parannettua kassavirtaa.
Oma prosessi tulee olla kunnossa, jotta tällaiseen ideointiin ja niiden toteuttamiseen on aikaa. Tämä tarkoittaa edelleen sitä, että rutiininomaiset kirjauskäytännöt ja hyvä toiminnanohjausjärjestelmä ovat kullanarvoisia. Kun asiat ovat ylhäällä, lisätöistä ollaan koko ajan kartalla ja ne saadaan myös laskutettua. Näistä pienistä puroista kasvaa kiinteistöhuoltopuolella helposti iso virta.
Mitä asioita kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee?
Jo pienessä kiinteistöhoitoalan yhtiössä toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa olla laajassa käytössä. Kannattavuus ja kasvun mahdollisuudet ovat sitä paremmin hallinnassa, mitä paremmin olet kartalla yrityksen asioista ja mitä jouhevammin yrityksen hallinto pyörii.
Tiivistetysti toiminnanohjausjärjestelmä vastaa tähän tarpeeseen.
7 esimerkkiä siitä, mitä hyötyjä toiminnanohjausjärjestelmä tai vastaava ohjelma kiinteistöhuoltoalalle tuo:
- Kaikki tieto kertyy yhteen paikkaan: Ei enään soittorumbaa, jatkuvia epäselvyyksiä ja moneen kertaan kirjaamista. Kun kaikissa eri rooleissa olevat ihmiset kirjaavat tiedot samaan järjestelmään (esim. työtiedot), asioihin voidaan helposti palata ja kaikki ovat reaaliajassa kartalla siitä, missä mennään. Tämä vähentää myös henkilöitymistä ja auttaa tieto-taitoa jakaantumaan helpommin yrityksen sisällä. Näin kriittiset tiedot eivät ole yrittäjän tai tietyn työntekijän varassa.
- Automaattiset kannattavuuslaskelmat: Kertyneen tiedon ansiosta saadaan ohjelmasta myös automaattisia kannattavuuslaskelmia eri palveluista ja asiakkuuksista. Näin yrittäjä oppii ymmärtämään, mitä palveluita oman yrityksen kannattaa tarjota, ja mitä asioita ja prosesseja tulisi kehittää.
- Asiat eivät ole muistin varassa: Jos esimerkiksi huoltokalenterityöt on kirjattu ohjelmaan, ohjelma voi ilmoittaa ja muistuttaa töistä automaattisesti sitten kun niiden aika on. Jos taas työntekijät kirjaavat ylös ja ottavat tarpeen mukaan myös kuvat suoraan ohjelmaan puhelimella käyntien yhteydessä, on seuraavana päivänä kenen tahansa helppo jatkaa siitä, vaikka työntekijä olisi sairaana.
- Asioita voi automatisoida: Kaikki automatisointi säästää aikaa ja rahaa. Miksi käyttäisit joka päivä 10 minuuttia johonkin, minkä ohjelma hoitaa automaattisesti ilman että sinun täytyy edes ajatella asiaa? Entä jos näitä 10 minuutin työtehtäviä onkin useita ja muutama muu henkilö yrityksessä säästää samoin aikaa esim. automatisoitujen prosessien, kalenteroinnin ja raportoinnin ansioista? Tällöin ajansäästö yrityksen sisällä on jopa useita työpäiviä kuukaudessa.
Lisäksi esim. automaattiset raportit asiakkaille vähentävät puheluihin vastaamisen tarvetta kun yrityksen toiminta on niin läpinäkyvää, että asiakkaiden harvoin tarvitsee kysellä perään. - Vakaata kassavirtaa helposti: Toiminnanohjausjärjestelmässä voi olla automaattiset sopimuslaskutukset kuukausittain taloushallintopuolelle ja sieltä eteenpäin. Näin kaikesta laskutuksesta ei tarvitse edes huolehtia vaan ohjelman avulla saadaan tietty määrä huoletonta, vakaata kassavirtaa kuukausittain.
- Laskutus on nopeaa ja lisätyöt tulee laskutetua oikein ja ajoissa: Iso määrä pieniä töitä tuo erityisen suuren haasteen laskutukseen. Jos koko liiketoimintaprosessi kaikkien tietoineen on samassa ohjelmassa ja asiat kirjataan suoraan työmaalta ohjemaan, ohjelma voi muodostaa automaattisesti laskut kullekin asiakkuudelle kuukausittain. Laskuttajan tehtäväksi jää vain tarkistaa onko kaikki ok ja painaa nappia.
- Kun kaikki data on yhdessä paikassa, sitä voidaan helposti hyödyntää tekoälyn avulla: Tekoäly tuo tiedon analysointiin merkittävästi helpotusta. Tekoälyltä voidaan kysyä kysymyksiä olemassa olevasta toiminnanohjausjärjestelmän datasta ja saada vastauksia sen pohjalta. Tekoäly helpottaa myös esimerkiksi huoltotöiden resurssoinnissa ja reittien suunnittelemisessa. Tekoälyominaisuudet tehostavat merkittävästi toimintaa ja rutiinitöiden tekemistä. Samalla se luo kilpailuetua sitä hyödyntäville yrityksille. Jos data ei ole yhdessä paikassa, tekoälyn hyödyntäminen on vaikeaa ja jopa mahdotonta.
Kiinteistöhuolto-ohjelma, kiinteistöhallintaohjelmisto vai toiminnanohjausjärjestelmä?
Kiinteistöala on täynnä eri ohjelmia, joilla on myös erilaisia nimiä. Tämä voi aiheuttaa hämmennystä. Mitkä siis ovat ohjelmistojen erot ja mikä ohjelma kannattaa valita?
Mikä on paras kiinteistöhuolto-ohjelma?
Käytännössä kiinteistöhallintaohjelmisto, kiinteistöhuolto-ohjelma ja kiinteistönhallintajärjestelmä viittaavat hyvin saman tyyppisiin ohjelmistoihin, jotka ovat nimen omaan kiinteistöhuoltoalan omia järjestelmiä.
Kiinteistönhallintajärjestelmät on suunniteltu tehostamaan kiinteistöjen ylläpitoa ja hallintaa, ja sisältävät tyypillisesti paljon hyödyllisiä työkaluja kuten asiakastiedot ja sopimusten hallinnan, tilausten hallinnan, huoltokalenterit, dokumenttien hallinnan, varastonhallinnan ja resurssienhallinnan.
Toisaalta niistä puuttuu yrityksen kokonaisvaltainen hallinta, joten kaikkia ongelmia pelkkä kiinteistöohjelma ei ratkaise. Todennäköisesti tarvitset rinnalle myös toiminnanohjausjärjestelmän. Lisäksi kiinteistöhuolto-ohjelmistojen ominaisuudet tietysti vaihtelevat, joten ohjelmiin kannattaa tutustua rauhassa.
Osa ohjelmista on vanhanaikaisia ja kankeita, eivätkä toimi kunnolla mobiilikäyttöliittymässä. Tällöin ohjelmiston käyttö ei tunnu mukavalta ja sen hyödyt jäävät vähäiseksi. Myös hinnoittelu vaihtelee, joten eri kokoisille yrityksille saattaa sopia eri ratkaisut.
Kiinteistöhuoltoalan toiminnanohjausjärjestelmä taas tuntuu olevan joidenkin keskuudessa lähinnä vitsi. On kiinteistöhuoltoalan ihmisiä, jotka kokevat, että toiminnanohjausjärjestelmä, joka on otettu käyttöön, ei vastaa kiinteistöhuollon tarpeisiin.
Mikä sitten oikeasti toimii?
Oikeanlainen toiminnanohjausjärjestelmä ja kiinteistöhuolto-ohjelma voivat yhdessä toimia melko hyvin, jos niiden välillä on integraatio eli ne toimivat saumattomasti yhdessä ja tieto siirtyy ohjelmien välillä automaattisesti tai vähintään helposti.
Eikö paras kiinteistöhuolto-ohjelma tai toiminnanohjausjärjestelmä kuitenkin olisi sellainen, joka on paitsi suunniteltu kiinteistöalan tarpeisiin, myös leikkaisi läpi kaiken yritykseen liittyvän toiminnan, myynnistä kiinteistöhuollon töiden hallintaan ja laskutukseen asti? Tällöin erillisiä ohjelmia ei tarvita.
Sitä varten Easoft Firasor on kehitetty.
Easoft Firasor – kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmä
Easoft Firasor on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka rinnalle et tarvitse erikseen muita ohjelmia, sillä sen avulla voit hoitaa kaiken liiketoimintaan, kiinteistöpuolen asiakkuuksien ja työntekijöiden hallintaan liittyvän suunnittelun, kirjaukset ja raportoinnin.
Lisäksi siitä on paljon integraatioita isännöitsijäpuolella ja taloyhtiöillä käytössä oleviin ohjelmiin. Siksi myös kirjaus- ja raportointivastuut toimeksiantajalle tai asiakkaalle sujuu yleensä näppärästi ilman tietojen siirtelyä eri ohjelmien välillä.
Easoft Firasor sopii myös isännöitsijöiden, taloyhtiöiden, kaupunkien, säätiöiden ja muiden kiinteistöalan toimijoiden käyttöön. Ohjelmasta voi ottaa käyttöön juuri ne osat, mitä omaan liiketoimintaan tarvitsee ja päivittää ohjelmaa, jos muutoksia tulee. Kokonaisvaltainen kiinteistönhallintaohjelma palvelee joustavasti eri tyyppisiä asiakkaita.
Mietitkö, sopiiko ohjelma teille tai onko se kallis? Olemme myös ottaneet huomioon, että yritykset, niiden koko ja tarpeet ovat erilaisia. Siksi ohjelma räätälöidään erikseen käyttöön jokaiselle asiakkaalle ja hinnoittelussa otetaan huomioon yrityksen koko. Meillä on tyytyväisiä asiakkaita jokaisesta kiinteistöalan kokoluokasta.
Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat tietää lisää!
