Kiirettä ja hikeä pukkaa jo valmiiksi, mutta asiakkaat vain soittavat ja tahtovat tilata palveluitasi lisää. Olisi kova tahtotila palvella kaikkia asiakkaita hyvin ja mahdollisimman nopeasti, mutta välillä se tuntuu vaikealta. On hankala sanoa asiakkaalle, milloin ehtii tulla tekemään, kun ei oikein tiedä aikatauluja ja vapaita resursseja. Tällaista arkea kokee monet yrittäjät (tai työnjohtajat ja työntekijät), eritoten jos on jollain sesonkipainotteisella toimialalla.
Joillakin yrityksillä asennukset ovat isoja ja pitkiä työmaita ja joillakin taas pieniä kohteita, joita saattaa olla päivä aikana kymmenenkin kappaletta. Tällaisissa tapauksissa resursointi ja asennusten hallinnointi on tietysti hyvin erilaista. Lisäksi eri aloilla on muitakin alakohtaisia asioita, jotka tuovat omat haasteensa asennusten hallintaan. Keräsimme tähän kuitenkin muutamia vinkkejä kokemuksiemme perusteella, jotka ovat yleisesti sovellettavissa eri tyyppisille aloille.
Ennakointi
- Palaa menneeseen. Kerää olennaiset raportit viime vuodelta/kuukaudelta, jotta voit valmistautua oikeilla toimenpiteillä tulevaan kiireeseen
- On tärkeää, että keräät mahdollisimman tarkkaa tietoa, koska ihmisen muisti huijaa helposti, vaikka olisit kuinka kokenut ammattilainen. Millaisia tilauksia tulee missäkin vaiheessa? Millaisissa työmaissa on eniten riskiä, että ne eivät pysy aikataulussa? Milloin kiireellä on tapana alkaa?
Jaottelu
- Jaa työmaat eri lokeroihin/tilaustyyppeihin. Kiireelliset/ei kiireelliset, pienet/isot, urakat/tuntityöt, tuottavimmat/vähiten tuottavat , asiakkaittain jne. Mikä onkaan järkevintä jaottelua teidän kannalta
- Muista kysyä aina asiakkaan aikataulu. Helposti saatetaan olettaa, että homma pitää hoitaa mahdollisimman nopeasti tai asiakas ei ole tyytyväinen. Useimmiten asiakas on kuitenkin tyytyväinen, jos voit ilmoittaa hänelle aikataulun vaikka se olisikin kauempana. ”Tehdään kun ehditään” tai ”soittele myöhemmin” ei ole mannaa kenenkään korville
- Joillakin toimii esimerkiksi sellainen malli, että työmaat jaotellaan heti tilauksen tullessa karkeasti jollekin viikolle/kuukaudelle. Tällä vältetään tietyn ajanjakson ns. ylibuukkaus. Tarkempi resursointi voidaan tehdä kalenteriin lähempänä asennusajankohtaa. Tällaisessakin mallista on tärkeää, että katsot menneisyydestä tarkasti, millaisia resursseja pitää varata eri tyyppisille kohteille
Jaa vastuuta resursoinnista
- Eihän käy niin, että tiedot tilauksista pyörivät useamman henkilön kautta, vaikka yksikin henkilö voisi hoitaa resurssoinnin. Voiko tilauksen vastaanottaja aikatauluttaa kohteen heti asennuskalenterin avulla? Voiko asentaja itse poimia tietynlaiset kohteet työlistalta? Voiko asentaja itse hoitaa homman laskutukseen asti, niin että joku yrityksessäsi vain tarkastaa enää laskun?
- Muista kysyä ja keskustella resurssoinnin haasteista jokaisen tason henkilön kanssa yrityksessäsi. Jokainen katsoo asioita omasta näkökulmastaan, joten eri tahoilta voi tulla hyvinkin yllättäviä havaintoja ja kehitysehdotuksia
