Asiakasrekisteri rakennusalalla – kuinka saat asiakasrekisteristä täyden hyödyn?

Väitetään, että asiakasrekisteri on yrityksen liiketoiminnan kulmakivi.

Asiakasrekisteri rakennusalalla on kuitenkin yleisimmin Excel-tiedosto sekä joukko sekalaisia, eri paikoissa olevia kansioita, joissa on tarjouksia ja muita dokumentteja.

Tähän liittyy vain yksi ongelma. Kukaan ei pysty tai ainakaan halua käyttää aikaansa Excel-tiedostojen ja kansioiden ylläpitoon. Eikä niistä löydä haluamiaan asioita helposti.

Pahimmillaan asiakasrekisteri sisältää sekaisin vanhojen ja olemassaolevien asiakkaiden tietoja – kirsikkana kakun päällä kampanjoiden aikana kertyneitä epämääräisiä nimiä kuten (heikkolaatuisia) liidilistoja.

Mitä hyötyä asiakasrekisteristä siis on? No… tässä tapauksessa ei kai oikein mitään.

Hyvin hallittu asiakasrekisteri rakennusalalla on kuitenkin arvokas työkalu yritykselle, koska se parantaa asiakaspalvelua ja siten asiakastyytyväisyyttä, tehostaa toimintoja ja tukee liiketoiminnan kasvua.

Tarvitsetko lisätietoa siitä, mikä asiakasrekisteri on ja mitä tietoja se voi sisältää? Lue myös artikkelimme: Asiakasrekisteri rakennusalalla

Miten ihmeessä tämä sitten oikein tehdään – helposti ja nopeasti, jotta se ei jää kiireellisempien asioiden jalkoihin?

Mennään siihen kohta. Ensin kuitenkin esittelen ajan tasalla olevan asiakasrekisterin hyödyt; siis jotain konkreettisempaa kuin väite asiakastyytyväisyyden paranemisesta tai mahdollisesta liiketoiminnan kasvusta. Sillä miksi haluaisit panostaa asiakasrekisteriin, jos et edes ole varma, kannattaako asialle uhrata aikaansa?

Tämän artikkelin sisältö:

• Mitä hyötyä on ajan tasalla olevasta asiakasrekisteristä?
• Näin hyödynnät asiakasrekisteriä rakennusalalla niin, että se tuottaa sinulle lisää asiakkaita ja voitollista liiketoimintaa.
• Miten asiakasrekisterin hyödyntäminen tehdään helpoksi?

Mitä hyötyä on ajan tasalla olevasta asiakasrekisteristä?

Aluksi kaksi tylsää, mutta sitäkin tärkeämpää syytä: 

1. Olet vastuussa keräämistäsi asiakastiedoista. Koska asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, on niiden haltija luonnollisesti vastuussa keräämistään tiedoista. Yrityksen on siis oltava perillä siitä, missä ja miten tietoja säilytetään. Kaikki vanhat henkilötiedot kannattaa myös poistaa tietyn ajan kuluttua, sillä henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin pystyt perustelemaan, mitä tiedoilla teet.
   
   Lue lisää tietosuojavaltuutetun toimiston sivulta >>
   
   Olemme aivan hiljattain lukeneet valitettavan monta tarinaa siitä, miten arkaluontoisia tietoja on päätynyt jonkin yrityksen tai instituution tietomurron mukana vääriin käsiin, vaikka asiakas on antanut tietonsa yli 10 vuotta sitten, eikä edes tiennyt niitä antaneensa. Et halua, että yrityksesi on se, jonka maine lokaantuu tietojen käsittelyn leväperäisyydestä johtuen.
   
2. Rekisteri- tai tietosuojaselosteen laatiminen onnistuu helpommin. Jokaisesta henkilötietoja sisältävästä rekisteristä on julkaistava vähintään rekisteriseloste, jossa kerrotaan, kuka rekisteriä pitää, kenen ja millaisia tietoja siihen tallennetaan, mitä tiedoilla tehdään sekä miten tiedot suojataan ja kenelle niitä luovutetaan.
   
   Merkittävin haaste yrityksille tietosuojaselosteen laatimisessa on, että asiakkaista kerätty tieto voi olla pirstaloitunut moneen eri paikkaan eikä yritysessä välttämättä olla edes varmoja siitä, mitä tietoa asiakkaista on kerätty tai missä kaikkialla tietoja on.
   
   Ajan tasalla oleva asiakasrekisteri sekä muu selkeä paikka kaikkien asiakastietoja sisältävien dokumenttien suhteen selkiyttää tämän velvoitteen hoitamista huomattavasti.

Seuraavaksi mennään positiivisiin syihin, eli niihin, jotka eivät liity riskien torjumiseen tai lain täyttämiseen, vaan jotka tuottavat puhdasta rahaa.

Näin hyödynnät asiakasrekisteriä rakennusalalla niin, että se tuottaa sinulle lisää asiakkaita ja voitollista liiketoimintaa.

Ensinnäkin: tieto on valtaa ja tieto on rahaa. Asiakasrekisteri rakennusalalla, kuten muuallakin, on pelkistetysti vain asiakkuuksista kerättyä tietoa.

Mitä järjestelmällisemmin yritys kerää asiakkaiden ja urakoiden tiedot, sitä helpompi tietoja on hyödyntää oman toiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen eli muuttaa tieto rahaksi.

On myös helpompi toimia ongelmatilanteissa kun asiat eivät ole muistin varassa, vaan teillä on selkeä data, jonka perusteella vastata reklamaatioihin tai perustella yrityksen sisäisiä päätöksiä.

Seuraavaan listaan on koottu erityisesti rakennus- ja remonttialan yrityksiä koskevia toimintoja sekä ideoita, joiden toteuttamista hyvä asiakasrekisteri helpottaa.

1. Asiakassuhteiden hallinta: Asiakasrekisteri auttaa pitämään kirjaa asiakkaiden tiedoista, kuten yhteystiedoista, hankkeista ja historiasta. Tämän avulla voit tarjota henkilökohtaisempaa palvelua ja ylläpitää hyviä asiakassuhteita.
2. Markkinointi ja myynti: Asiakasrekisterin avulla voidaan kohdentaa markkinointikampanjoita ja myyntityötä tarkemmin. Voit seurata potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteita ja tarjota juuri heille relevantteja palveluita tai tuotteita. Rakennusalalla kilpailu on kovaa, joten markkinoinnissa ja myynnissä todella kannattaa panostaa omiin vahvuuksiin asiakasrekisterin hyödyntämiseen.
3. Projektinhallinta: Selkeästä rekisteristä löytyvät asiakastiedot helpottaa rakennus- ja remonttipuolella projektinhallintaa huomattavasti. Kun kaikkien osapuolten yhteystiedot ja sopimustiedot ovat helposti saatavilla, vähenee tiedonkulun epävarmuus ja viivästykset. Nykyään järkevintä on hankkia toiminnanohjausjärjestelmä, jolloin yhteys- ja sopimustietojen lisäksi samasta paikasta löytyvät projekteihin liittyvät dokumentit. Tällöin kaikki tiedot ovat yhden järjestelmän alla ja niiden ylläpito ja hyödyntäminen on helppoa.
4. Raportointi ja analytiikka: Asiakasrekisteri mahdollistaa kattavien raporttien ja analyysien laatimisen. Voit seurata myyntien kehitystä, asiakastyytyväisyyttä ja tunnistaa trendejä, jotka voivat auttaa liiketoiminnan strategisessa suunnittelussa.
   
   Tähän tarvitaan tietysti ammattitaitoa tai sitten asiakasrekisterin sisältävän toiminnanohjausjärjestelmän, jolloin saat automaattisesti raportteja ja analyysiä, joiden avulla tehdä oikeita päätöksiä!
5. Asiakaspalautteen hallinta: Kerää ja tallenna asiakaspalautetta järjestelmällisesti. Tämä auttaa parantamaan palveluiden laatua ja kehittämään toimintaa asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
6. Laskutus ja maksut: Asiakasrekisteri helpottaa laskutusta ja maksujen seurantaa. Laskutukseen liittyvät tiedot, kuten laskutusosoitteet ja sopimusten ehdot, ovat helposti saatavilla ja ajan tasalla.
7. Huolto ja jälkipalvelut: Voit hallinnoida huolto- ja jälkipalveluita tehokkaasti. Asiakasrekisteristä löytyy tieto kaikista tehdyistä töistä ja huoltotoimenpiteistä, mikä auttaa suunnittelemaan tulevia huoltokäyntejä ja seuraamaan asiakkaiden tarpeita. Asiakkaat kiittävät ja saatte tehokkaammin kauppaa jo olemassa olevilta asiakkailta!
8. Viestinnän tehostaminen: Tallenna kaikki asiakasyhteydenotot ja viestit asiakasrekisteriin. Tämä helpottaa yrityksen sisäistä viestintää ja  parantaa yrityksen asiakaspalvelua. Mikä onkaan rasittavampaa kuin yritys, joka ottaa yhteyttä asiakkaaseen, eikä ole yhtään perillä tilanteesta? Nyt kaikki yrityksessä työskentelevät voivat helposti tarkistaa asiakkuuksien tilanteen eivätkä anna ristiriitaisia viestejä tai joudu tarkistelemaan asioita monelta eri henkilöltä.
9. Laadunvalvonta ja kehitys: Asiakasrekisteri rakennusalalla auttaa seuraamaan ja analysoimaan asiakaspalautetta ja reklamaatioita. Kun kirjaat myös näistä asioista tiedot järjestelmällisesti, pystytte tunnistamaan yrityksen ongelmakohdat ja parantamaan toimintaprosesseja.

Nyt sinulla on jotain tavoittelemisen arvoista asiakasrekisteriin liittyen. Mutta miten tämä kaikki tehdään riittävän helposti?

Kaiken eteen elämässä joutuu ponnistelemaan. Jos jatkat sillä vanhalla Excelillä, en lupaa sinulle helppoa tietä. Mutta on se tehtävissä!

Riittävästi sarakkeita ja välilehtiä vain Exceliin ja käyttöön tiukat rutiinit, jotka pakotetaan läpi koko yrityksen. Tämä ei tietysti ratkaise sitä ongelmaa, että laskut ovat laskutusohjelmassa, tarjoukset tietokoneella, dokumentit kolmannessa ohjelmassa… Ja miten sitten tieto vielä löydetään ja käytetään helposti, jos asiakkuuksia on oikeasti paljon?

On kuitenkin olemassa ratkaisu, joka kaiken asiakastiedon ylläpidosta ja hyödyntämisestä helppoa – auttaen myös saavuttamaan äsken mainitut asiakasrekisterin hyödyt lähes itsestään.

Miten asiakasrekisterin hyödyntäminen tehdään helpoksi?

Jos rehellisiä ollaan, en tiedä tähän mitään muuta vastausta kuin rakennusalalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä, jonka kautta suoritetaan kaikki yrityksen toiminnot aina tarjouksen tekemisestä dokumentointiin, tuntikirjauksiin ja laskutukseen.

Jos sinä tiedät paremman vaihtoehdon, kuulisin siitä mielelläni.

Me Easoftilla olemme lähteneet ratkaisemaan sitä isoa ongelmaa, joka rakennus- ja remonttialalla on: kokonaishallinta yrityksen ohjaamisesta puuttuu, merkittävässä roolissa olevien henkilöiden työajasta merkittävä osa kuluu tietojen etsimiseen ja tiedonkulun varmistamiseen ja kun urakka on ohi, kukaan ei tiedä oliko se kannattava ja jos oli, niin miksi.

Kuvaavaa on, että useat asiakkaamme ovat Easoftin käytön myötä kokeneet, että heidän keskeisten vastuuhenkilöiden työaikaa on yhtäkkiä vapautunut noin 30%.

Siinä sivussa, tuli luotua järjestelmä, joka on tietoturvallinen, rakennusalaa palveleva asiakasrekisteri, joka aidosti sisältää kaikki asiakkaita koskevat yhteystiedot, laskutustiedot, ostot, viestinnän ja dokumentit.

Asiakastietoihin voidaan siis kirjoittaa muistiinpanoja, liittää dokumentteja, tehdä tarjouksia ja tilauksia, luoda ja lähettää laskuja sekä hoitaa viestintää (sähköposti, tekstiviesti ja puhelut).

Sillä tämä järjestelmä on rakennettu siten, että sen kautta hoidetaan kaikki operatiiviseen liiketoimintaan liittyvät tehtävät.

Samalla ohjelma tallentaa ja järjestää tarpeelliset tiedot automaattisesti oikein.

Kun kaikki tieto on samassa ohjelmassa, tiedon hyödyntäminen on äärettömän helppoa:

• Jatkuvasti kehittyvän automatisaation ja tekoälyn ansiosta, ohjelma pystyy kertomaan sinulle, oliko urakka kannattava, ja mitkä tekijät kannattavuuteen vaikuttivat negatiivisesti ja mitkä positiivisesti.
  
• Laskutusprosessi helpottuu ja nopeutuu, sillä laskutustiedot ovat jo valmiina. Kirjanpidosta voidaankin vähentää reilusti resursseja Easoftin käyttöönoton myötä.
  
• Pystyt saavuttamaan kertanäkymällä kaikki asiakkaan tiedot, viestinnän sekä koko historian, mitä asiakkaan kanssa on tehty. Asiakkaan palveleminen on tällöin helppoa, luotettavaa ja nopeaa: Jos asiakas soittaa, että hänelle tulisi tehdä uusia töitä tai haluaisi dokumenttia tehdyistä töistä, kaikki tarpeellinen on parin klikkauksen takana – ja varmasti ajan tasalla.
  
• Kunkin asiakkuuden taakse voidaan luoda tehtäviä jotka voidaan automaattisesti myös kalenteroida ja asettaa niitä koskevia automaattisia muistutuksia.
  
• Easoftilla voit helposti seurata asiakkaiden kiinnostuksen kohteita ja valitsemaan tietyn asiakasryhmän syöttämällä ohjelmaan juuri sen seikan, minkä perusteella haluat ohjelman näyttävän tietyt asiakkaat (esim. asiakasryhmä, urakkatyppi tai myyntialueet). Näin myös markkinointia varten on helppo ajaa ERP:stä ulos tietty ryhmä, jolle markkinointi halutaan kohdentaa.
  
• Asiakasrekisteriin liittyvät lain vaatimukset tiedon säilyttämisestä on helppo täyttää: voit turvallisin mielin kirjoittaa tietosuojaselosteeseen että kaikki asiakkuuksiin liittyvät tiedot löytyvät toiminnanohjausjärjestelmästä. Ja jos asiakas haluaa omat tiedot poistettavan, kootusti olevat tiedot on helppo poistaa poistamalla koko asiakkuus.

Asiakasrekisteri rakennusalalla voi olla myös itsestäänselvyys, joka palvelee yritystä kaikilla osa-alueilla. Lue asiakkaidemme kokemuksia Easoftista täältä >>

Easoftin hinnoittelumalli palvelee kaiken kokoisia yrityksiä. Myös muutaman hengen yritykset ovat ottaneet Easoftin käyttöön jo yrityksen perustamisvaiheessa – ja olleet siitä kiitollisia kuukauden… vuoden… ja vuosien päästä. Usein näihin vuosiin on sisältynyt myös huikea kasvutarina!

Jos haluat tietää lisää Easoftista, lataa alta maksuton esittelyvideo tai ota yhteyttä!