”Onko teidän yrityksen asiakasrekisteri pitkä lista nimiä ja yhteystietoja Excelissä, joiden alkuperää ei enää pysty kukaan sanomaan?”
Vieläkö teillä on asiakasrekisteri Excelissä? Entä kuka asiakastietoja ylläpitää ja millä perustein?
Onko teidän yrityksen asiakasrekisteri pitkä lista nimiä ja yhteystietoja Excelissä, joiden alkuperää ei enää pysty kukaan sanomaan? Pelkkä listan näkeminen saa aikaan etovan olon ja ajatuksen: “Tämäkin pitäisi kai päivittää.”
Rakennusalalla on hyvin yleistä, että asiakastietoja ylläpidetään Excelillä, mutta käytännössä kukaan ei kanna vastuuta asiakastietojen ajantasaisuudesta. Pahimmillaan asiakasrekisteri sisältää sekaisin olemassa olevia ja vanhoja asiakkuuksia, kampanjoiden aikana kerättyjä liidilistoja sekä muita epämääräisiä nimiä.
Vaikka asiakasrekisterin sanotaan olevan yrityksen liiketoiminnan kulmakivi, tällaisesta listasta on hyvin hankala saada hyötyjä irti myyntiin ja kohdennettuun markkinointiin.
Tiesitkö, että asiakastietojen säilyttämiseen liittyy myös suuri vastuu?
Yritys on vastuussa sekä siitä, että henkilötiedot eivät missään tilanteessa vuoda yrityksen ulkopuolelle ja asiakkaalla on myös oikeus milloin tahansa tietää, mitä tietoja hänestä säilytetään tai pyytää kaikkien häntä koskevien tietojen poistamista. Tämä koskee myös tarjouksia, laskutusohjelmassa olevia tietoja sekä asiakasta koskevia muita dokumentteja.
Olisiko kenties aika päivittää asiakasrekisteri nykyaikaan ja saavuttaa tilanne, jossa:
- Tiedot ovat aina helposti löydettävissä, päivitettävissä ja poistettavissa.
- Myös muut asiakasta koskevat dokumentit ovat kaikki samassa paikassa.
- Tietosuoja-asetukseen liittyvät velvoitteet on helppo täyttää.
Tämän artikkelin sisältö:
Mikä on asiakasrekisteri?
Asiakasrekisteri tarkoittaa yrityksen asiakkaistaan keräämien tietojen kokonaisuutta. Asiakasrekisteri on yksinkertaisimmillaan vihko tai tiedosto (esim. Excel-taulukko), jossa on asiakkuuksien luomisen tai ylläpitämisen kannalta tärkeitä tietoja. Rekisteri voi olla myös esimerkiksi laskutusohjelmassa.
Asiakasrekisteri on välttämätön osa yritystoimintaa jo laskutuksen hoitamista ajatellen. Parhaimmillaan se on myös markkinoinnin kulmakivi. Tarkasti suunniteltu ja ajan tasalla oleva asiakasrekisteri sisältää arvokasta tietoa potentiaalisista asiakkaista ja tuo liiketoimintaan ennustettavuutta: onhan vanhoille asiakkaille myyminen monta kertaa helpompaa kuin täysin uusille.
Käytännössä jokainen yritys, jolla on asiakkaita ja työntekijöitä, sekä jonkinlainen systeemi heitä koskevien tietojen hallintaan, on asiakasrekisterin ylläpitäjä. Tällöin yritys on myös lain mukaan vastuussa keräämistään tiedoista ja velvollinen laatimaan niitä koskevan tietosuojaselosteen.
Mitä asiakasrekisteri voi sisältää?
Asiakasrekisteri sisältää niitä välttämättömiä tietoja, joita yritys asiakkaistaan tarvitsee, jotta voi asioida heidän kanssaan. Tyypillisiä rekisterin sisältämiä tietoja ovat:
- asiakkaan nimi
- yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
- asiakkuuden tyyppi (yksityinen vai yritys)
- Y-tunnus
- Alv-tunnus
- verkkolaskutusosoite
- linkki asiakkaalle tehtyyn tarjoukseen, tilaukseen, pöytäkirjaan tai laskuun
- tietolähde mistä asiakas on tullut rekisteriin (esim. lomake kotisivuilla)
- asiakkuuden vaihe (esim. tarjouspyyntö, tarjottu, tilaus tehty, kauppa)
- henkilötunnus esimerkiksi laskutukseen liittyvää luottotietojen tarkistusta varten
Miksi asiakasrekisterin ylläpito on tärkeää?
Ajan tasalla olevan ja helposti käytettävän asiakasrekisterin hyödyt liiketoiminnalle ovat kiistattomat. Laadukkaalla ja ajantasaisella datalla voidaan tehdä parempia päätöksiä, kasvattaa prospektoinnin tehoa, parantaa myynnin ja markkinoinnin tulosta ja sekä optimoida ajankäyttöä.
Asiakasrekisteri sisältää myös vastuuta, jonka laiminlyömisestä voi tulla merkittäviä seuraamuksia – jopa sakkoja. Tämä vastuu liittyy tietosuojalakiin.
Yritys käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja eli tietoa, joka voidaan liittää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja valokuva.
Vuonna 2018 voimaan tullut EU:n tietosuoja-asetus vaatii, että henkilötietojen käsittelyn tulee olla uuden tietosuojalain mukaista. Asiakkaista kerättyyn tietoon, sen käsittelyyn ja siitä tiedottamiseen liittyy siis lain asettamia velvollisuuksia. Yrityksen on näin ollen oltava perillä siitä, missä ja miten tietoja säilytetään.
Tietosuoja-asetuksesta käytetään usein nimitystä GDPR (General Data Protection Regulation) ja asetus on päivittänyt tietosuojasääntelyn nykyaikaan, nykyteknologian vaatimalle tasolle. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat lisää tietoa GDPR:n tarkoituksesta ja vaikutuksista helposti ymmärrettävässä muodossa.
Yritys on vastuussa keräämistään asiakastiedoista
Koska asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, on niiden haltija luonnollisesti vastuussa keräämistään tiedoista. Asiakasrekisteri voi sisältää muistivihossa, omalla koneella tai pilvipalvelussa – kunhan tietojen vuotaminen yrityksen ulkopuolisille henkilöille on estetty.
Vihko tai fyysinen tiedosto koneella ei ole paras vaihtoehto tietojen säilyttämiseen. Paperilla olevassa tiedossa tai koneessa on aina se vaara, että se hukkuu tai varastetaan. Siksi tietosuojattu pilvipalvelu on varmin tapa suojata asiakastiedot.
Täytyy myös muistaa, että asiakastietoja voi olla muuallakin kuin asiakasrekisterissä. Asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ovat mm. laskut, tarjoukset ja töitä koskevat dokumentit.
Asiakkaiden sisältäviä tietoja koskevia asiakirjoja ja dokumentteja saattaa olla hyvin monessa paikassa. Tällöin sekä niiden löytäminen että turvallinen säilyttäminen on haaste.
Helpointa on, jos kaikki tieto on yhdessä paikassa. Myös tähän haasteeseen kattava ERP-järjestelmä tuo helpon ratkaisun.
Jokaisen yrityksen tulee laatia tietosuojaseloste
Käytännössä merkittävin velvoite, jonka tietosuoja-asetus henkilötietojen käsittelyyn yrityksille tuo, on tietosuojaselosteen laatiminen. Velvollisuus tietosuojaselosteen laatimiseen koskee koskee rekisterinpitäjää eli esimerkiksi yritystä asiakas- ja työntekijätietojensa osalta.
Tietosuojaseloste on julkinen asiakirja, jossa kuvataan, mitä tietoja rekisteriin kerätään ja millaisin perustein. Lisäksi on kuvattava yleisellä tasolla, miten tietojen turvallisuus varmistetaan. Rekisterissä olevien henkilöiden on siis pystyttävä tarkistamaan itse, mitä tietoja ja miksi heistä kerätään, sekä miten niitä säilytetään.
Vaikka velvoite sinänsä on yksinkertainen, merkittävin haaste tietosuojaselosteen laatimisessa on, että yrityksen asiakkaistaan keräämä tieto voi olla pirstaloitunut moneen eri paikkaan eikä yritys välttämättä ole edes itse varma siitä, mitä tietoa asiakkaista on säilytetty tai missä se on.
Easoftissa asiakastiedot ovat turvassa ja aina samassa paikassa
Asiakastietojen ylläpito ja hyödyntäminen voi olla myös helppoa. Easoft-toiminnanohjausjärjestelmään on sisäänrakennettu asiakasrekisteri, jolloin kaikki asiakkuudet, asiakkaiden tiedot, dokumentit ja toiminta löytyvät samasta paikasta.
Kunkin asiakkaan kaikki tiedot löytyvät siis Easoft ERP -järjestelmästä suoraan asiakkuuden alta.
Kun kaikki tieto löytyy samasta paikasta:
- asiakkaan luottamus yritykseen kasvaa sillä hän saa halutessaan nopeasti ja luotettavasti tiedon kaikista omista tiedoistaan. Myös esimerkiksi tietojen poistaminen on sujuvaa ja varmaa.
- yrityksen henkilökunnan on helppo hyödyntää asiakkaaseen liittyvä tietoa kaikissa tehtävissä: asioihin on helppo palata jälkeenpäin ja tiedot välittyvät automaattisesti yrityksen eri henkilöiden välillä.
- markkinoinnin kohdentaminen on helppoa, sillä järjestelmästä voidaan seuloa tietyillä kriteereillä automaattisesti tietty ryhmä esimerkiksi uutiskirjettä varten.
- tietosuojaseloste on helppo laatia.
Miksi tämä on niin yksinkertaista?
Easoftin toiminnanohjausjärjestelmä on rakennettu siten, että järjestelmän kautta voi suorittaa kaikki operatiiviseen liiketoimintaan liittyvät tehtävät ja ohjelma tallentaa ja järjestää tarpeelliset tiedot automaattisesti. Kun kaikki toiminta tapahtuu saman järjestelmän kautta, myös kaikki asiakkuuteen liittyvät tiedot tallentuvat yhteen paikkaan.
Easoft ERP -järjestelmällä on hyvin helppo käsitellä tiettyyn asiakkuuteen liittyvä tietoa. Jokaisella asiakkaalla on oma sivu Easoftissa. Kun avaat asiakkuuden, ohjelma näyttää automaattisesti paitsi kaikki asiakkaan tiedot, myös koko historian, mitä asiakkaan kanssa ollaan tehty.
Mitä tietoja asiakkuudesta Easoftiin jää?
Tiedon tallentaminen asiakkuudesta alkaa jo siitä, kun ohjelmaan luodaan liidi tai liidi muodostuu automaattisesti esimerkiksi asiakkaan nettisivuille jättämien yhteystietojen perusteella.
Asiakkuuden muodostamisen jälkeen kunkin asiakkaan taakse voidaan:
- luoda tehtäviä
- kirjoittaa muistiinpanoja
- liittää dokumentteja
- tehdä tarjouksia
- tehdä tilauksia
- luoda ja lähettää laskuja
- hoitaa viestintää (sähköposti, tekstiviesti, puhelut)
Miten henkilötietojen turvallisuudesta huolehditaan Easoftissa?
Henkilötietojen näkökulmasta suurimmat turvallisuusriskit ovat fyysisten laitteiden tai dokumenttien varkaudet tai hukkuminen sekä tietomurrot. Easoft ERP on pilvipalveluna rakennettu järjestelmä, joten henkilötietojen turvallisuus ei riipu fyysisen laitteen sijainnista, sillä tiedot näkee vain kirjautumalla järjestelmään.
Asiakasrekisterin tiedot on myös suojattu tietomurroilta. Kaikki tiedot ovat suljetussa järjestelmässä, joka on yrityskohtainen. Easoft on ohjelmana hyvin suojattu ja käytössä on aina 2-vaiheinen tunnistus, jonka kyky estää väärän henkilön kirjautuminen on erinomainen.
