Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto mietityttää usein uusia ohjelmaa käyttöönottavia asiakkaita. Jotkut vaihtavat Easoftiin jostain toisesta järjestelmästä ja joillakin ei ole ollut mitään toiminnanohjausjärjestelmää aikaisemmin. Joillakin taas on ollut apuna exceleitä ja ehkä joku laskutusohjelma.
Eli toisin sanoen eri yritykset voivat vaihtaa ohjelmaa hyvinkin erilaisista lähtökohdista käsin. Tällöin mietityttää se, kuinka ohjelmiston tarjoaja osaa kouluttaa juuri meidän yrityksen ohjelman käyttöön. Lisäksi mietityttää, että kuinka löytää kiireisestä arjesta hetki ohjelman vaihtoon liittyviin toimenpiteisiin, vaikka uusi ohjelma toivottu ja haluttu olisikin.
Mielestämme käyttöönottovaihe on koko prosessin tärkein osa-alue ja siksi haluamme panostaa sen onnistumiseen. Myös asiakkaan on tärkeää tietää realistisesti millaisesta prosessista on kysymys ja mitä toimenpiteitä se asiakkaalta vaatii, että Easoft-toiminnanohjausjärjestelmä saadaan hyvin käyttöön ja vastaamaan asiakkaan omia tarpeita ja toiveita.
Kerromme tässä tekstissä omien näkemyksiemme lisäksi kahden asiakkaamme kokemuksista, miten tehdään onnistunut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. Jaakko Lehtola, Tasoitetalo Oy ja Jari Mäkelä, Ilmajoen kattomestarit Oy kommentoivat meille omia kokemuksiaan käyttöönottoprosessista. Tasoitetalo työllistää noin 30 henkilöä ja Ilmajoen Kattomestarit 6 henkilöä. Tasoitetalo siirtyi Easoftiin toisesta toiminnanohjausjärjestelmästä ja Ilmajoen Kattomestareilla ei ollut mitään varsinaista järjestelmää aikaisemmin.
Kaikki alkaa aloituspalaverista
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto alkaa aina aloituspalaverista, jossa käyttöönottaja ja asiakas kohtaavat ensimmäisen kerran. Tätä ennen asiakas on jo mahdollisesti lähettänyt käyttöönottajan pyytämät ennakkotiedot käyttöönottajalle, joita ovat esimerkiksi ohjelmiston käyttäjien tiedot, tuoteluettelot, asiakasluettelot ja tarjouslaskennan tarpeet. Nämä asiat käydään joka tapauksessa tarkemmin läpi aloituspalaverissa.
Aloituspalaverissa määritellään suuntaviivat ohjelmistolle. Käyttöönottaja perehtyy asiakkaan liiketoimintaan ja tarpeisiin. Tämän tiedon perusteella päätetään mitä toimintoja ohjelmaan tarvitaan ja millaisia ratkaisuja Easoftiin rakennetaan. Yhdessä käydään läpi erilaiset vaihtoehdot, kuinka ne voidaan ohjelmistossa toteuttaa ja valitaan sopivin vaihtoehto. Tärkeää on, että sinulla on tarjota meille tieto yrityksesi toimintatavoista, tavoitteista ja toiveista, jotta me voimme tarjota sinulle niihin ratkaisun.
”Olin käyttöönottajan kanssa samalla aaltopituudella, joten pystyimme hyvin ymmärtämään toisiamme ja siten järjestelmää, ja miettimään meille parasta ratkaisua.” – Jaakko Lehtola
Tämän palaverin pohjalta sitten ohjelmaa aletaan rakentamaan yksilöllisesti jokaisen yrityksen tarpeita vastaavaksi.
“Käyttöönottaminen vaati minulta muutaman illan aikaa keräillä tietoja, miettiä vähän mitä haluaa uudelta ohjelmalta ja minkälaisia valmiita tarjouspohjia haluan. Aikaa pitää vähän käyttää asiaan, mutta sen saa kyllä moninkertaisesti takaisin ohjelman myötä” – Jari Mäkelä
“Käyttöönottoa ennen meidän piti tarkastella omia prosesseja ja miettiä niitä uudesta näkökulmasta. Toiminnot Easoftissa olivat erilaiset, kuin meidän edellisessä toiminnanohjausjärjestelmässä. Ohjelman vaihtuessa piti miettiä, kuinka omat prosessimme tulevat myös muuttumaan. Kaikki tieto oli kuitenkin edellisessä ohjelmassa valmiiksi kerättynä, joten se ei työllistänyt meitä suuresti. Käyttöönottaja otti hyvin kopin meistä ja hoiti käyttöönoton todella mallikkaasti ja nopeasti. Jeesasi aina, kun tarve vaati” -Jaakko Lehtola
Koulutukset
Aloituspalaverin jälkeen käyttöönottaja rakentaa ohjelmiston sovittujen asioiden mukaan asiakkaalle sopivaksi. Varsinaisia koulututuspäiviä on yleensä 3 kappaletta. Ensimmäisessa koulutuspäivässä avainhenkilöiden kanssa käydään ohjelman käyttö läpi. Toinen koulutuspäivä pidetään parin viikon käytön jälkeen. Kolmas koulutuspäivä pidetään muutaman kuukauden jälkeen, jolloin katsotaan kaikki mahdollinen hyöty irti ohjelmasta. Tässä vaiheessa ohjelma on jo sen verran tuttu, että ohjelman käytössä voidaan hioa yksityiskohtia kuntoon.
Se, missä järjestyksessä ohjelma otetaan kenellekin henkilöille yrityksessä käyttöön, riippuu sekä yrityksen toiveista että käyttöönottajan suosituksista yrityksen luonteesta riippuen. Yleensä asentajat/peruskäyttäjät ottavat ohjelman hyvin nopeasti käyttöön sen jälkeen, kun avainhenkilö/avainhenkilöt ovat saaneet perushommat ohjelmasta haltuun. Asentajien versio mobiilissa on niin simppeli käyttää, että se on hyvin helppo ottaa heille käyttöön.
“Käyttöönottaja kertoi aina ennen kuin palaveri loppui, että mikä seuraavalla tapaamisella on tavoite ja mitä olisi hyvä itse miettiä jo valmiiksi. Käyttöönottaja oli hyvin ammattitaitoinen sekä tunsi hyvin toimialan ja jos ei kaikista asioista ei ollut hänellä aivan varmuutta niin kysyi ja varmisti asian.” – Jari Mäkelä
Miten toiminnanohjausjärjestelmä viety onnistuneesti käyttöön?
Käyttöönottaminen räätälöidään jokaiselle yritykselle loppu viimein yksilöllisesti, vaikka perusrunko on muodostunut satojen asiakaskeissien mukaan tietynlaiseksi. Yrityksen oma tahtotila kehittää omia prosessejaan ja halu helpottaa omaa liiketoimintaa on aina erittäin tärkeässä roolissa.
“Ensin käyttöönottokoulutus pidettiin esimiesten kesken, ja sen jälkeen työntekijöille. “Meillä kaikki työntekijät aloittivat ohjelmiston käytön samana päivänä. Koulutukset jaettiin niin, että ensin koulutettiin esimiehet ja toisena päivänä työntekijät. Mielestäni se oli hyvä ja selkeä juttu, ja esimiehenä helppo kun yhtenäinen toimintatapa kaikilla.” – Jaakko Lehtola
Käyttöönottoa on helppo myös palastella, jos yrityksen arjessa on paljon liikkuvia tekijöitä tai aika on kortilla. SIlloin voidaan lähteä liikkeelle niin, että otetaan ensin käyttöön muutamat simppelit toiminnot, jotka ovat yrityksen arjen kannalta tärkeimmät. Esimerkiksi laskutus, resursointi ja tuntikirjaukset. Kun ne ovat hallussa tai aika antaa paremmin myöten, opetellaan muutkin toiminnot ohjelmasta.
“ Ensin otin Easoftin käyttöön itselle ja päivää myöhemmin yhdelle asentajista. Se kertoi kokemuksista muutaman päivän käytön jälkeen, jonka jälkeen otettiin käyttöön jokaiselle asentajalle.” – Jari Mäkelä
On tärkeää kuitenkin muistaa, että ohjelmisto tehdään juuri Teitä ja yrityksenne tarpeita vastaaviksi, joten niin myös koulutukset suunnitellaan juuri yrityksen tarpeita vastaaviksi. Meille Easoftilla käyttöönottokoulutusten suurin tavoite on saada ohjelmisto hyvin käyttöön asiakkaalle. Toivomme, että jokainen asiakas saisi suurimman mahdollisen hyödyn yrityksensä arkea helpottamaan, minkä vain voi Easoftista saada irti.
Asiakkaiden vinkkejä uusille Easoftin käyttäjille:
Kysyvä ei tieltä eksy -asenne. “Kaikkea on voinut kysyä, ja parempi onkin kysyä, miten jokin toimii tai voisiko joku asia onnistua meidän toivomalla tavalla, kuin jäädä itsekseen miettimään tai antaa asian olla. Käyttöönottajan kanssa meillä on ollut todella hyvä meininki ja kaikkeen on kyllä saanut apua ja mietitty parasta mahdollista ratkaisua.” – Jaakko Lehtola
“Tuotteiden tiedot kannattaa keräillä huolellisesti ja varata kunnolla aikaa miettiä mitä tarjouspohjia haluaa, ettei niitä itse tarvitse muutella jatkuvasti” – Jari Mäkelä
“Varmaa semmoinen yleispätevä vinkki, että kaikki data jota on omasta liiketoiminnasta: tiedostot, hinnastot ja tuotteisiin liittyvät tiedot on taltioitu hyvin -> käyttööotto sujuu helposti” – Jaakko Lehtola
Uuteen ohjelmistoon siirtyessä tai kun vaihdetaan toisesta ohjelmasta Easoftiin, on hyvä paikka pohtia omia prosesseja. Mitkä ovat toimineet ja mitä seikkoja tulisi tarkastella uudelleen kun rakennetaan esimerkiksi tarjouslaskentaa? Onko aiemmassa tarjouslaskennassa kaikki ok ja siirretäänkö laskenta vain Easoftiin vai uudistetaanko laskentaa samalla? Millaisia raportteja haluttaisiin seurata jne. Easoftin tarkoituksena ei ole tarjota pelkkää ohjelmaa; haluamme olla parantamassa asiakkaidemme liiketoimintaa! Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on mahdollisuus isoon kehitysharppaukseen.
