Työmaan dokumentointi (ja muunkin dokumentointi) voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen, pakolliseen dokumentointiin (esimerkiksi työmaapäiväkirjat, lopputarkastuspöytäkirjat) ja vapaaehtoiseen dokumentointiin. Pakollisen dokumentoinnin vaatimukset voivat tulla esimerkiksi asiakkaalta, yhteistyökumppanilta tai laista. Tässä tekstissä pureudumme tarkastelemaan vapaaehtoista dokumentointia ja siitä saatavia hyötyjä.
Onko dokumentointi vain ajanhukkaa vai tehokas tapa hyödyntää käytettävissä olevaa työaikaa?
Vapaaehtoisen dokumentoinnin vaatimuksia:
- Helppoa, nopeaa ja vaivatonta, jotta se tulee olennaiseksi osaksi yrityksen arkea.
- Dokumenttien täyttämisestä tulee antaa yrityksessä selkeät ohjeet siihen, kuka täyttää, milloin ja missä tilanteissa. Kun vastuunjako dokumentoinnista on selvillä, tulee niitä myös täytettyä. Usein asia jää helposti hoitamatta, jos se ei ole kenenkään vastuulla.
- Olisi hyvä, jos dokumentoinnin voisi hoitaa samassa ohjelmassa kuin muutkin yrityksen toiminnot
Työmaan dokumentointi vähentää yrityksen sisällä tapahtuvaa turhaa viestittelyä, mikä vie työaikaa. On aina muusta tekemisestä pois, jos tarpeettomasti useampi henkilö käyttää työaikansa saman asian selvittelyyn. Lisäksi tällä saadaan selkeytettyä prosesseja, kun jokainen tietää mitä tulee dokumentoida ja miten, ja mistä tehdyt dokumentit löytyy. Niinpä esimerkiksi toimiston työntekijä voi puhelimen soidessa katsoa työmaahan liittyviä tietoja dokumenteista, ilman että hän soittelee useaan eri paikkaan selvittääkseen tarvitun tiedon.
Mitä on vapaaehtoinen työmaan dokumentointi?
Vapaaehtoinen dokumentointi tarkoittaa niiden asioiden taltioimista esimerkiksi kirjallisesti tai kuvina, joihin ei ole mitään laki- tai alakohtaista velvoitetta, vaan dokumentoinnin tarve on täysin yrityksen itse päätettävissä.
Vapaaehtoista dokumentointia on esimerkiksi ennen ja jälkeen kuvien taltioiminen työkohteissa tai tiettyjen työvaiheiden raportoiminen kirjallisesti. Vapaaehtoista dokumentointia voi tehdä myös erinäisissä tarkastusvaiheissa.
Esimerkiksi yritys tilaa huoneiston seinien tasoitus- ja maalaustyön aliurakoitsijalta ja kohteessa sovitaan jokin malliseinä, josta työn jälki käydään tarkastamassa ennen koko huoneiston pintakäsittelyn aloittamista. Malliseinän tarkastuksesta laaditaan kuvallinen dokumentti, mitä on tehty ja millä tavalla. Tämä dokumentti myös toimii kummankin yrityksen oikeusturvana, jos lopputuloksesta oltaisiin eri mieltä. Silloin on helppoa tarkistaa, mitä on sovittu tehtäväksi ja miten.
Laatu korvaa määrän
Työmaan dokumentointi on hyvä ja hyödyllinen juttu, kun dokumentointi on kohdistettu oikeisiin asioihin. Silloin niistä saatava tieto tulee myös hyödynnetyksi. Jos dokumentteja laaditaan liikaa ja vääristä asioista, ei kenelläkään ole työaikaa käydä niitä läpi. Silloin dokumentoinnille voi tulla työtehtävänäkin huono maine, se pakollinen paha joka tehdään vähän “vasurilla sutaisten”. Mikä tuskin on kenenkään yrittäjän tarpeen mukaista.
Kun dokumentoinnin suunnitteluun käytetään hetki aikaa, on lopputuloskin hyvä. Mitkä asiat ovat tarpeellisia dokumentoida ja miten, riittääkö pelkkä kuva ja päivämäärä vai tarvitseeko dokumentti enemmän selostusta. Riittääkö, että dokumentti liikkuu eri toimijoiden välillä sähköisesti vai onko esimerkiksi värityksen osalta huomioitava myös tulostustarve. Hyvä dokumentti on tärkeä yrityksen toiminnan ja kehittymisen kannalta ja se vastaa todettuun tarpeeseen.
Kun dokumentin täyttäjä tietää miksi kyseisen asian dokumentointi on tarpeellista ja millaisen hyödyn yritys siitä saa, tulee dokumentit täytettyäkin huolellisesti. Ja lisäksi, kun dokumentointikohteet ovat huolellisesti pohdittu, on niistä saatavan tiedon hyödyntämiseen silloin myös resursoitu työaikaa.
Työmaan dokumentointi sisäisen laadunvalvonnan välineenä
Vapaaehtoisella dokumentoinnilla voidaan suorittaa sisäistä laadunvalvontaa ja sitä myöten kehittää työskentelytapoja ja työn jälkeä.
Dokumentoinnin avulla pystytään valvomaan työskentelytapoja ja kiinnittämään huomiota toiminnan kehittämiseen.
Dokumentointi on hyvä väline vaikkapa tehtyjen työvaiheiden tarkisteluun. Esimerkiksi yrityksessä otetaan käyttöön uusi toimintamalli johonkin tiettyyn työvaiheeseen, liittyen asennustapaan tai vaikka käytettäviin materiaalehin ja aineisiin. Tämä työvaihe kuuluu dokumentoitaviin asioihin, ja täytettyjen dokumenttien pohjalta työnjohto tai muu vastaava toimija pystyy tarkkailemaan uudistuksen käytäntöön viennin onnistumista.
Tietynlainen dokumentointiprotokolla myös lisää työnjäljen tasalaatuisuutta. Tietyt asiat on siis dokumentoitava eli siten myös tehtävä, jotta voidaan laittaa vaikka kuvallinen dokumentti ennen ja jälkeen -työvaiheista. Etenkin yrityksissä, joissa työntekijät ja työkohteet sijaitsevat laajalla alueella, saadaan dokumentoinnista apua siihen, että työnjälki on silti tasaista kun tietyt asiat tulee dokumentoiduksi työkohteen maantieteellisestä sijainnista tai työntekijästä riippumatta. Tästä pääsemmekin näppärästi siirtymään asiakaslupauksien lunastamiseen ja tyytyväisiin asiakkaisiin.
Työmaan dokumentoinnin vaikutus asiakkuussuhteeseen
Kuten yllä kirjoitinkin vapaaehtoisesta dokumentoinnista on hyötyä myös asiakkaille ja tyytyväiset asiakkaat ovat juuri se ilmainen markkinointikanava, johon kannattaa panostaa.
Tyytyväiset asiakkaat varmasti suosittelevat yritystäsi tuttavillesi tai vaikka internetin keskustelupalstoilla. Ja tiedätkin varmaan myös sen, että jos asiakas on pettynyt saatuun palveluun ja tuotteeseen, myös se ääni kaikuu kauas. Asiakkaista on siis pidettävä huoli. Tyytyväinen asiakas myös palaa varmasti palveluidesi pariin myös jatkossa, jos tarve tulee.
Huolellinen dokumentointi esimerkiksi työvaiheista ja tehdyistä toimenpiteistä lisää luotettavuutta toimijaa kohtaan ja parantaa asiakastyytyväisyyttä, auttaa pitämään asiakaslupaukset. Kun lopputuloksen lisäksi käteen jää dokumentti tehdystä työstä, on varmasti suuremmat edellytykset saada tyytyväinen asiakas.
Esimerkiksi remontin jälkeen asiakas haluaa kiinnittää seinään hyllyn. Dokumentista hän voi tarkistaa vaikkapa sähköjohtojen sijainnit ja ottaa ne huomioon ennen kuin alkaa reikiä porailemaan.
Viimeisenä vinkkaamme vielä, että asiakkaalle menevän dokumentin lopussa oiva paikka laittaa lisäarvoa tuottavaa infoa asiakkaalle, esimerkiksi jatkohoito-ohjeet, takuutiedot tai vaikka yrityksen yhteystiedot reklamaatioita tai muita jatkokysymyksiä varten. Näin kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta.
