Dokumenttien täyttäminen

Sormet ovat kohmeessa, kynä on hukassa ja räntää tihuttaa, mutta lopputarkastuspöytäkirja tulisi täyttää ja dokumentointi suorittaa. Täytetty ja allekirjoitettu dokumentti pitäisi vielä muistaa toimittaa ja arkistoida asianmukaisesti, eikä se saisi jäädä pyörimään työlaukkuun tai auton lattialle.

Etusivu / Easoft Docs / Ominaisuudet / Dokumenttien täyttäminen

Sähköinenkään dokumentointi ei ole oikotie onneen, jos käyttöliittymä on huono ja dokumentin täyttäminen haastavaa.

PDF-tiedostot pienine präntteineen ja ahtaine tekstilaatikoineen tekevät dokumentin täyttämisestä turhauttavaa ja turhan vaikeaa. Kun dokumenttiin pitäisi vielä liittää kuva tai kun se pitäisi erikseen tulostaa allekirjoitettavaksi, työ jää herkästi kesken tai vajaaksi.

Easoft Docsin avulla dokumentointi tapahtuu kentällä kuin itsestään.Kaikki tarvittava tieto tulee kirjattua ylös, eikä yksikään olennainen tieto unohdu. Dokumentointi onnistuu millä tahansa laitteella, eikä vaikeiden lomakepohjien kanssa tarvitse taistella.

Dokumentointi alkaa dokumenttipohjan valitsemisella

Täytettävä dokumentti valitaan yrityksenne dokumenttipankista. Pankissa on dokumentteja, jotka olette poimineet valmiista dokumenttikirjastostamme tai luoneet helposti itse tarpeidenne mukaan dokumenttieditorilla. Dokumenttikirjastosta löytyy valmiita pohjia niin ilmalämpöpumpun asennuspöytäkirjaan, työmaapäiväkirjaan kuin esimerkiksi tulityölupaan.

Kaikki dokumentit, niin dokumenttikirjastosta valitut kuin itse luodut, voi muokata oman yrityksen ulkoasun mukaisiksi. Oikea väritys ja yrityksenne logo lisäävät dokumenttien vakuuttavuutta ja luotettavuutta.

Dokumentin täyttäminen on optimoitu mobiililaitteille

Varsinainen dokumentin täyttäminen on yksinkertaista. Mitään erillistä sovellusta ei tarvita, ja täyttäminen onnistuu helposti millä tahansa laitteella. Täyttönäkymä on kuitenkin optimoitu mobiilikäyttöön: painikkeet ovat riittävän suuria, ja kaikki toiminnot onnistuvat helposti puhelimella.

Kun työntekijä on valinnut sopivan dokumenttipohjan, hänelle avautuu dokumentin täyttönäkymä. Enää tarvitsee täyttää tekstikentät, klikata monivalinnat ja lisätä kuvat suoraan kuvanlisäyskenttiin. Kuvien lisääminen on yksinkertaista, kun järjestelmä antaa valita kuvan galleriasta tai ottaa kuvan laitteen kameralla kesken täytön. Kuviin voi myös lisätä havaintoja piirrostyökalulla.

Dokumentti täyttyy kuin itsestään, kun täyttäjä vastaa sen kysymyksiin ja liittää kuvia kohteesta ohjeiden mukaan.

Dokumentti ohjaa täyttäjäänsä, minkä ansiosta kaikki tarpeellinen tulee dokumentoitua tietyllä tavalla. Näin dokumentointi yhdenmukaistaa myynti- ja asennusprosesseja ja helpottaa laadunvalvontaa.

Kun dokumentti on täytetty, työntekijä merkitsee dokumentin valmiiksi ja pyytää siihen tarvittaessa sähköisen allekirjoituksen.

Dokumentin tallentaminen ja jakaminen

Mikäli dokumentti pitää allekirjoittaa, se onnistuu sähköisesti joko paikallisesti tai vahvalla tunnistautumisella. Tässäkään tapauksessa asiakirjoja ei tarvitse tulostella, skannailla ja postitella erikseen.

Valmis dokumentti tallentuu järjestelmään automaattisesti oikean asiakkaan alle, mistä sen löytää tarvittaessa helposti jälkikäteen. Tallennettuun dokumenttiin voi halutessaan lisätä tunnisteita, mikä helpottaa dokumenttien hallintaa. Valmiin dokumentin voi myös jakaa suoraan esimerkiksi sähköpostilla tai WhatsAppilla.

  1. Automaattinen tallennus: Valmis dokumentti tallentuu järjestelmään automaattisesti oikean asiakkaan alle, mistä sen löytää tarvittaessa helposti jälkikäteen. Dokumentit tallentuvat verkkoon, joten hävinnyt puhelin ei kadota tehtyä raporttiasi!
  2. Jaa viestillä: Valmiin dokumentin voit jakaa kätevästi suoraan pikaviestisovelluksellasi asiakkaalle, työnjohdolle tai kollegallesi.
  3. Lähetä sähköpostiin: Voit lähettää valmiin dokumentin suoraan asiakkaan tai työnjohdon sähköpostiin. Vastaanottajien osoitteet voidaan hakea suoraan yrityksen tiedoista.
  4. Hallinnoi tunnisteilla: Lisää dokumenteille haluamasi tunnisteet, jotta saat helposti haettua jälkikäteen haluamasi dokumentit. Tunnisteet voivat tulla automaattisesti dokumenttipohjakohtaisesti tai voit lisätä niitä manuaalisesti.

Esittelemme toiminnallisuudet maksutta

Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.

Varaa maksuton esittely

Tutustu muihin ominaisuuksiin: