1. Oman yrityksesi luonne ja toimintaympäristö
Järjestelmätoimittajaa valittaessa tulee yrityksen päättäjien tiedostaa itse, miksi ja mihin käyttötarkoitukseen toiminnanohjausjärjestelmä ollaan hankkimassa. Mitkä ovat olennaisimmat ominaisuudet, jotka tulee järjestelmästä löytyä? Järjestelmän hankinta ei itsessään auta yritystä tehokkaampaan toimintaan, jos ei tiedetä mitä prosesseja kehittämään järjestelmä on hankittu. Yrittäjät voivat olla itse hyvin tietoisia siitä, minkälaista järjestelmää tarvitaan.
Jos näin ei kuitenkaan ole, voi järjestelmän toimittaja perehtyä yrityksen toimintamalleihin ja ehdottaa oikeaa ratkaisua toiminnan tehostamiseen. Järjestelmää ei kannata ottaa käyttöön, jos ei ole varma sen positiivisesta vaikutuksesta yrityksen toimintaan.
2. Hankittavan järjestelmän referenssit ja järjestelmätoimittajan osaaminen
Jos hankinnassa oleva toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksellesi ja toimialallesi sopiva, on todennäköistä että joku muu/useampi saman alan toimija käyttää jo kyseistä järjestelmää. Perehdy siis järjestelmätoimittajan referensseihin. Jos olet rakennusalan yrittäjä, et todennäköisesti investoi esimerkiksi uusiin porakoneisiin, jos et tiedä että joku muu on jo todennut ne luotettaviksi työkaluiksi. Sama logiikka pätee myös toiminnanohjausjärjetelmä valinnassa.
Lisäksi järjestelmätoimittajan ymmärrys toimialasi liiketoiminnasta on keskeistä, jotta voidaan löytää oikeat ominaisuudet helpottamaan yrityksen toimintaa.
3. Toiminnanohjausjärjestelmä käyttöönotto ja järjestelmän kehittäminen
Käyttöönottoprosessiin kannattaa kiinnittää suurta huomiota jo tarjousta toimittajalta pyydettäessä. Käyttöönottoprosessin pitää olla jäsennelty ja selkeästi kuvattu. Mikäli käyttöönoton prosesseja ei ole hiottu, voi käydä niin että hyvänkin järjestelmän käyttäminen ei palvele yritystäsi niin kuin on alunperin suunniteltu. Tähän asiaan vaikuttaa merkittävästi jo edellämainittu toimittajan kokemus ja liiketoimintaymmärrys; järjestelmätoimittajan pitää tietää oikeat toimintatavat käyttöönotossa.
Mikään toiminnanohjausjärjestelmä ei ole koskaan lopullisesti valmis. Siksi on olennaista, että olet järjestelmää hankkiessa vakuuttunut siitä, että toimittajalla on halua ja valmiutta kehittää järjestelmää jatkuvasti. Eteenpäin katsovan toimittajan kanssa voit luottaa siihen, että yrityksesi pysyy kehityksen aallonharjalla kyseisen toimittajan kumppanina.
