Järjestelmän vaihdon tarkoituksena on luonnollisesti aina tehostaa yrityksen toimintoja ja tehdä tätä kautta liiketoiminnasta kannattavampaa. Kun toiminnanohjausjärjestelmä on valittu oikein ja käyttöönotto hoidettu kunnolla, näin tapahtuukin.
Panosta käyttöönottoon ja järjestelmäkumppaniin
Miksi sitten kuulemme tapauksista, joissa jonkin ohjelman käyttöönotto on tuonut harmaita hiuksia tai ohjelmaa ei käytännössä ole koskaan käytetty kunnolla, vaikka siitä onkin maksettu? Kaiken perusta toki on, että onnistutaan valitsemaan oikea kumppani ja yritykseen tarkoituksiin sopiva toiminnanohjausjärjestelmä. Oikea kumppani osaa kertoa oikeat stepit järjestelmän käyttöönottoon.
Riittävä valmistautuminen
Oikean järjestelmäkumppanin lisäksi, yritysjohdon asema on merkittävässä roolissa järjestelmän onnistuneessa vaihdossa/käyttöönotossa. Lyhyesti avattuna merkittävimmät asiat, joihin yritysjohdon tulee kiinnittää huomiota omien havaintojemme perusteella:
- Käyttöönottoon valmistautumiseen ja omien tarpeiden tunnistamiseen pitää paneutua riittävästi. Mitkä ovat keskeisimmät asiat, joihin haluamme parannusta ohjelman avulla? Mitkä kaikki asiat vaikuttavat tarjouslaskentaan meidän yrityksessä? Mitkä ovat meille keskeisiä raportteja, joita haluamme seurata? Hyväkään toiminnanohjausjärjestelmä ei itsessään korjaa yrityksen ongelmia; ongelmat korjaa hyvä ohjelma yhdistettynä yritysjohdon haluun kehittää yritystä.
- Työntekijöiden mukaan ottaminen koulutukseen ja heidän riittävä perehdytys. Vaikka ohjelmistontarjoaja antaakin ohjeet käyttöönottoprosessiin, on myös yrittäjän vastuulla huomioida ja olla herkällä siinä, että myös myyjät ja asentajat ja kaikki eri asemissa olevat työntekijät sisäistävät ohjelman käytön mahdollisimman hyvin.
- Muutosjohtaminen on keskeisessä roolissa, erityisesti jos yrityksessä ei ole aikaisemmin käytetty mitään järjestelmää. Yritysjohdossa tulee ottaa huomioon mahdollinen muutosvastarinta, vaikka yritysjohdolla itsellään ei olisi ongelmia muutoksessa. Kyseessä on usein pienten rutiinien muuttaminen esimerkiksi työtuntien kirjaamisen suhteen, mutta mikäli rutiinien muuttamista ei vaadita riittävän vahvasti heti alusta alkaen, menee rutiinien oppimiseen tarpeettomasti aikaa.
