Projektinhallinta rakennus- ja saneerausalalla

26.06.2020 | Blogi

projektinhallintatyökalu

Etusivu / Blogi / Projektinhallinta rakennus- ja saneerausalalla

Projektinhallinta on moniulotteinen asia. Se kysyy ammattitaitoa ja toimivia projektinhallintatyökaluja. Mitä ne ovat? Miten sinun yrityksesi voisi hoitaa työurakat tehokkaasti ja taloudellisesti kannattavasti? Voiko kaikkea työmaalla tapahtuvaa toimintaa ja tietoliikennettä ylipäätään hallita mielekkäästi?

Erityisen haastavaa projektinhallinta on ilman apuvälineitä, sillä projektihallinassa pitää kyetä ottamaan huomioon laajoja kokonaisuuksia, mutta myös yksityiskohtia. Tutustumme artikkelissa yleisimpiin projektinhallinnassa eteen tuleviin ongelmakohtiin ja haasteisiin. Miten ne vältetään ja miten ongelmat ratkaistaan? Perehdymme myös siihen, millaisia apuvälineitä, ohjelmistoja ja työkaluja on tarjolla projektinhallintaan.

  • Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia
  • Mitä on projektinhallinta?
  • Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?
  • Projektinhallintaohjelman keskeiset ominaisuudet – näillä onnistut!
  • Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

projektinhallintatyökalu

Ongelmia Projektinhallinnassa – ennakoi näitä tyypillisiä käytännön ongelmia

Projektinhallinta on parhaimmillaan helppoa ja pitkälle automatisoitua, jos yritykselläsi on käytössä oikeanlaiset työkalut. Miten tämä on mahdollista? Syvennytään aiheeseen seuraavaksi. Lähdetään liikkeelle haasteista ja siitä, kuinka ne otetaan hallintaan. Kun asioihin tutustuu annakolta, ne eivät pääse yllättämään ainakaan kovin pahasti.

Yksi oleellinen ongelma projektinhallinnassa liittyy työntekijöiden resursointiin. Missä kunkin kuuluu olla missäkin projektin vaiheessa? Miten työntekijöiden työt onnistutaan aikatauluttamaan viisaasti? Miten projektin työvaiheiden aikataulutus ja eteneminen hoidetaan kannattavasti?

Työmaalla saattaa on käytössä asioiden dokumentointiin ja raportointiin useita erilaisia järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Tietoa siirrellään järjestelmästä toiseen, mikä vie aikaa tärkeämmiltä töiltä ja kasvattaa virheiden mahdollisuutta huomattavasti.

Jos työmaalla tehdyt dokumentit ovat monissa eri lähteissä, dokumentointion tällöin helposti vajavaista ja sekavaa. Työmaiden tarjoukset, dokumentit ja pöytäkirjat ovat hajallaan eri laitteilla tai kokonaan hukassa. Laadunseuranta puuttuu, ja reklamaatiotilanteissa dokumentteja on vaikea löytää. Samoin myyntilaskutus ja palkka-aineistojen koostaminen on tällöin työlästä ja hankalaa. Myös tarjouslaskenta on hidasta eikä toteudu johdonmukaisesti.

Ilman toimivaa ohjelmaa ja hallintatyökalua töiden resursointi ja kalenterointi on hyvin haastavaa. Lisäksi dokumentointi tuottaa helposti haasteita, jos sitä ei hoideta automaattisesti. Paperilla tehty dokumentointi on jälkijättöistä ja usein sekavaa. Dokumentit ehtivät helposti mennä hukkaan projektin kuluessa, varsinkin jos projekti kestää pitempään. Tämä aiheuttaa turhaa stressiä ja hidastaa muutoksiin reagointia. Myös toiminnan ennakointi ja suunnittelu on vaikeaa.

Jos tietoa ei ole dokumentoitu sähköisesti ja järkevästi, projektinhallintaan liittyy olennaisesti henkilöriski. Nimittäin jos tieto on liikaa esimerkiksi yhden projektipäällikön päässä, tulee ongelmia, jos henkilö jostain syystä lopettaa työt eikä olekaan enää käytettävissä.

Ilman toiminnanohjausjärjestelmää ja hyvää projektinhallintaa myös laskuttaminen saattaa tuottaa ongelmia. Laskutuksen vaatimat tiedot kerätään useasta paikasta, minkä takia laskutus on työlästä ja vie turhaa aikaa.

Lisätöitä ja lisätarvikkeita jää helposti laskuttamatta, jos niitä ei ole kirjattu järjestelmään. Näin ollen myös luotettavan jälkilaskennan teko on lähes mahdotonta. Automaattinen kohdekohtainen kateseuranta puuttuu tai se tehdään manuaalisesti jälkikäteen, jolloin se taas vie aikaa.

Mitä on projektinhallinta?

Projektinhallinta koostuu suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta, lopetuksesta ja jälkiarvioinnista. Se on työn organisoimista ja hallintaa niin, että projektin lopussa voidaan todeta, että on pysytty aikataulussa, budjetissa ja että työn sisältö ja laatu ovat sitä, mitä on sovittu.

Jotta projektisi onnistuu, ota tästä talteen muistilistat asioista, jotka täytyy huolehtia eri vaiheissa.

Suunnittelu on kaiken perusta

  • Valitse projektinhallintatyökalu.
  • Määritelkää projektin keskeisimmille tavoitteille mittarit
  • Laadi aikataulut
  • Budjetoi työmäärä ja tarvittavat työntekijät.
  • Selvitä tarvittavien alihankkijoiden sopimukset
  • Huomioi riskit ja ota ne ennustettuun katelaskentaan mukaan
  • Huolehdi, että kaikki projektin vastuuhenkilöt varmasti tietävät tavoitteensa ja mittarit

Toteutus

  • Seuraan toteutumaa vs budjetti mutta hyväksy, että suunnitelmat saattavat muuttua projektin edetessä.
  • Ole valmis tekemään liikkuja alkuperäisestä suunitelmasta, mutta tee laskelmat mitä muutokset aiheuttavat

Seuranta pitää osapuolet ajan tasalla

  • Seuraa projektin toteutumista: Seuraa toteutuneita aikatauluja, kustannuksia ja muita tietoja projektinhallintatyökalusta
  • Käytä yhtä projektinhallintajärjestelmää, johon voi dokumentoida kaikki tiedot ja toteutukset.
  • Pidä tarvittavat seurantakokoukset oikeiden henkilöiden kanssa.

Lopettaminen sinetöi valmiin projektin

  • Laadi sovitut loppuraportit.
  • Luovuta projekti sille, joka sen on tilannut.
  • Pidä päätöspalaveri.
  • Kiitä kaikkia osapuolia, muista sidosryhmät, kumppanit ja omat työntekijäsi.

Jälkiarviointi tuo esiin onnistumiset ja haasteet

  • Jos mahdollista, lähetä palautekysely kaikille projektin osapuolille.
  • Kirjaa ylös kaikki onnistumiset ja epäonnistumiset.
  • Erityisesti kirjaa ylös haasteista ja onnistumisista nousseet kehitysideat.

Millainen on hyvä projektinhallintatyökalu?

Projektin aikana on erittäin tärkeää, että kaikki tieto ja ideat dokumentoidaan koko ajan samaan järjestelmään. Näin voidaan koko projektin ajan seurata, miten hyvin asiat saadaan hoidettua missäkin vaiheessa. Jos eteen tulee ongelmia, laadukkaan ohjelman ansiosta niihin osataan puuttua ajoissa. Kun asiat on hoidettu jo alusta asti hyvin, myös projektin lopetus ja jälkiarviointi on helpompi hoitaa.

Jos siis haluat onnistua projektinhallinnassa, hanki nykyaikainen projektinhallintatyökalu, jossa on myös hyvä mobiilikäytettävyys ja toimintaasi vastaavat referenssit. Kun valitset projektinhallintaohjelmaa, kysy alla olevat peruskysymykset. Jos niihin voi vastata myöntävästi, työkalu todennäköisesti sopii myös teille:

  • Saatko sisällytettyä projektin kaikki vaiheet samaan järjestelmään?
  • Onko ohjelmassa hyvä mobiilikäytettävyys?
  • Kestääkö ohjelma sen, että yrityksesi koko kasvaa?

Easoft tarjoaa sinulle nykyaikaisen projektinhallintatyökalun ja dokumentointisovelluksen. Mikä Easoft sitten käytännössä on?

Easoft on urakointi- ja asennusalan toiminnanohjausjärjestelmä projektinhallintaan. Se on yrityksille tarkoitettu nykyaikainen hallintatyökalu, joka tehostaa ja auttaa kehittämään liiketoimintaa. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, joten sitä voi käyttää milloin ja millä laitteella tahansa. Sen avulla teet muun muassa tarjoukset, aikataulutuksen, työajanseurannan, dokumentoinnin, laskutuksen ja jälkilaskennan.

Easoft-järjestelmän ansiosta paperityösi vähentyvät ja aikaasi vapautuu itsellesi oleellisimpiin töihin. Se auttaa hahmottamaan ja näkemään kokonaisuuksia, ja helpottaa näin projektinhallintaa.

Easoftilla tiedämme, mitä teemme. Olemme keskittyneet rakennus-ja remontointialaan, joten tunnemme alan ja sen haasteet kuin omat saappaamme. Järjestelmämme on kehitetty yhteistyössä alan yritysten kanssa helpottamaan yritysten arkea. Kehitämme järjestelmää jatkuvasti, jotta projektinhallinta olisi yrityksille aina vain helpompaa.

Projektinhallinta


Projektinhallinta

Projektinhallintatyökalun keskeisimmät ominaisuudet

Missä kaikessa Easoftin projektinhallintatyökalu käytännössä on apuna? Mitä niillä tarkkaan ottaen voi tehdä? Perehdytään ohjelmiin tarkemmin seuraavaksi.

Tarjouslaskenta

Tarjouslaskentaohjelman avulla hallitset tarjous- ja tilauskantaa. Ohjelman avulla tarjousten laskeminen on nopeaa ja täsmällistä. Eri yrityksille tarjouslaskennassa on tärkeitä eri asiat, joten tämä on huomioitu Easoftissa.

Osalle yrityksistä olennaisinta on, että tarjouslaskennassa saadaan tarkat materiaali- ja aikakustannusarviot. Toisille yrityksille taas tarjouslaskennan suurin vaatimus on, että tarjous on siistin näköinen ja se saadaan nopeasti ulos ilman tarkempia kustannusarvioita. Tästä syystä tarjouslaskenta räätälöidään aina yksilöllisesti vastaamaan yrityksesi tarpeita.

Tarjouslaskentaohjelman avulla sinulla on samassa paikassa kaikki tarjoukset ja työmaat sekä niihin liittyvä dokumentointi. Lisäksi tilausten järjestely, tiedonkulku ja aikataulutukset ovat vaivattomia toteuttaa.

Resursointi ja aikataulutus

Aikataulutus ja resursointi helpottavat työmaiden hallintaa. Tähän avuksi on kehitetty oma kalenteri ja resurssipankki. Kalenterissa on helppo aikatauluttaa niin pienet kuin isotkin työmaat eri henkilöille tai ryhmille. Aikataulutusta ja koko projektinhallintaa auttaa myös se, että Easoft on jo tarjouslaskentavaiheessa laskenut arvioidun asennusajan työmaalle.

Eteen mahdollisesti tulevat aikataulumuutokset on myös vaivatonta tehdä kalenteriin. Tämän lisäksi kalenterissa voi hyvin viestiä tehdyistä muutoksista asiakkaalle tai työntekijälle. Muutokset työmaalla välittyvät reaaliaikaisesti työntekijän projektiin. Näin ollen tiedonsiirtoon ei kuluteta turhaan aikaa. Toimiva kalenteri vähentää myös työnjohtoon kuluvaa aikaa. Lisäksi työajanseuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Easoft-järjestelmän avulla sekin onnistuu.

Raportointi ja dokumentointi

Easoftissa on hyvin laajat mahdollisuudet raportoida yrityksen eri toimintoja ja tehdä projektinhallintaa. Raportit antavat erinomaiset edellytykset myynnin, asennuksen ja kannattavuuden jatkuvaan seurantaan.

Koska eri yrityksissä on hyvin moninaiset tarpeet seurata eri asioita, Easoftissa on runsaasti erilaisia raportteja. Dokumenttien tallennus on tärkeää muun muassa reklamaatiotilanteissa. Easoftin avulla voit tehdä myös täysin muokattavia raporttipohjia, kuten työmaapäiväkirjoja, kunto- ja asennusraportteja.

Laskutus

Aikaasi säästää Easoft-järjestelmän helppo tapa laskuttaa työmaat ja niihin liittyvät lisä- ja muutostyöt. Se onnistuu joko suoraan Easoftissa tai rajapinnan kautta yleisimmistä laskutus- ja taloushallinto-ohjelmista. Ostolaskut voi siirtää suoraan myyntilaskulle halutulla kateprosentilla.

Laskutus onnistuu eri tavoin: Työmaiden laskuttaminen voidaan hoitaa maksuerien mukaan, toimitettujen määrien mukaan tai koko tilaus kerralla. Myös tarvikkeiden ja lisätöiden laskutus on jouhevaa ja nopeaa, kun työntekijä tekee tarvittavat laskurivit pääkäyttäjälle tarkistettavaksi automaattisesti.

Projekti- ja kustannusseuranta

Kaikki tehdyt dokumentit ja raportit tallentuvat Easoftin pilvipalveluun. Näin ollen jälkilaskenta on helppo tehdä. Ilman automatiikkaa jälkilaskennan teko on puuttellista ja aikaavievää.

Reaaliaikainen ja tilauskohtainen kateseuranta tapahtuu Easoft-ohjelmien avulla automaattisesti. Tuntikirjaukset ja ostot kohdistuvat oikeille tilauksille. Tehtyjen tilausten alta voit muun muassa seurata eri tuotteille tai työvaiheille käytettyä aikaa. Tämä auttaa pureutumaan myöhemmin projektin eri vaiheiden kannattavuuteen.

Kun työmaa on valmis, Easoftissa tehdyt raportit auttavat myöhemmin arvioimaan työmaan kustannuksia ja katetta – ja ylipäätään koko projektin onnistumista. Jälkilaskennan avulla voit tarkastella, miten kustannukset ovat kehittyneet ja mikä kate tehdyllä työllä on.

Katelaskelma

Edessä projektinhallintatyökalun valinta – huomioi seuraavat asiat!

Kun valitset sovellusta projektinhallintaan, kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

  • Millainen toimialatuntemus palvelua tarjoavalla yrityksellä on?
  • Millaiset referenssit yrityksellä ja sen tuotteella on?
  • Miten vakavarainen projektinhallintaa tarjoava yritys on?
  • Onko yritys ja sen sovellus kehittyvä?

Easoftissa aloitamme yhteistyön yrityksesi kanssa aloituspalaverilla, jossa tutustumme yrityksesi liiketoimintaan. Haluamme heti alussa kuulla myös odotuksesi ja toiveesi hyvästä toiminnanohjausjärjestelmästä projektinhallintaan.

Aloituspalaverin aikana käymme lisäksi läpi muun muassa myytävien tuotteiden ja palveluiden hinnoittelun sekä kartoitamme käyttäjäryhmät. Selvitämme dokumentointitarpeenne, teemme tarpeisiinne räätälöidyt dokumenttipohjat ja opastamme tarvittaessa alkuun. Päätarkoituksena on ymmärtää, mitä juuri sinun yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmältä tarvitsee.

Aloituspalaverin jälkeen järjestämme halutessasi itsellesi ja yrityksellesi koulutuspäiviä: pääkäyttäjäkoulutuksen, jatkokoulutuksen ja seurantakoulutuksen. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käymme läpi projektinhallintaan tarkoitetun toiminnanohjausjärjestelmämme peruskäytön ja asetukset. Tutustumme myös muun muassa käyttöoikeuksiin, asiakashallintaan, tarjouslaskentaan, tilausten tekemiseen ja dokumentointiin.

Jatkokoulutukseen voivat tulla mukaan pääkäyttäjien lisäksi mahdollisuuksien mukaan myös muita henkilöstöstäsi. Tutustumme tarkemmin muun muassa resursointiin, toimituskalenteriin, tuntikirjaukseen, kohdekohtaiseen kustannusseurantaan, laskutukseen ja viestintään. Vastaamme myös eteen tulleisiin kysymyksiisi.

Seurantakoulutuksessa käymme lisää läpi vastaan tulleita kysymyksiä ja huomioita. Tutustumme ohjelmaan syvemmin.

Tarjoamiemme koulutusten päätarkoitus on, että saatte projektinhallintaan tarkoitetusta toiminnanohjausjärjestelmästämme maksimaalisen hyödyn.

Voit tutustua huoletta tuotteisiimme: Maksuton etäpalaveri ei sido sinua mihinkään. Kehittämiemme ohjelmistojen avulla haluamme ohjata liiketoimintanne menestykseen. Tervetuloa mukaan – tehdään yrityksesi projektinhallinnasta kerralla onnistunutta!

Easoft Oy / Toiminnanohjausjärjestelmän valinta asennusliiketoimintaan - mitä ottaa huomioon?

OPAS TOIMINNANOHJAUS­JÄRJESTELMÄN VALINTAAN

Lataa maksuton opas!

Kirjoitimme oppaan siitä, mitä tulee ottaa huomioon toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa asennusliiketoimintaan. Laitoimme oppaan jakoon maksutta, lataa siis omasi ja vältä yleisimmät virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa!