Rakentamisen projektinhallinta ja henkilöstön resursointi ovat urakoitsijan kipupisteitä

Rakentamisen projektinhallinta on monimutkainen kokonaisuus, joka koostuu useista eri osa-alueista. Siihen liittyy niin kokonaisuuden, projektin laajuuden, aikataulujen, kustannusten, resurssien, henkilöstön, viestinnän, riskien kuin laadun hallintaa.

Projekteissa törmätään sen edetessä monenlaisiin haasteisiin ja ongelmiin. Projektinhallinnan tavoite on ennakoida mahdollisia ongelmia ja löytää ratkaisuja ongelmien välttämiseksi tai hallitsemiseksi.

Henkilöstön resursointi on merkittävä osa projektinhallintaa ja sen epäonnistuminen näkyy raa’asti kannattavuudessa sekä asiakkaiden ja oman henkilöstön tyytyväisyydessä.

”Rakennusalan yrityksissä koetaan, että projektien resursointi ja aikataulussa pysyminen ovat isoja haasteita.”

Tämä artikkeli avaa rakentamisen projektinhallinnan keskeisiä kipupisteitä ja keinoja niiden kehittämiseen. Vaikka yksittäistä selkeää ohjetta onnistuneeseen urakan toteuttamiseen ei ole, projektit on mahdollista saada kannattavaksi kun keskittyy oikeassa vaiheessa oikeisiin asioihin ja löytää sopivat työkalut asioiden hallintaan.

Rakentamisen projektinhallinta – 5 kompastuskiveä vinkit niiden selättämiseen

Työmaaurakoissa on paljon liikkuvia osia. Urakoista onnistuneesti suoriutuminen vaatii taitavaa projektinhallintaa. Mitä monimutkaisemmasta kokonaisuudesta on kyse, sitä enemmän projektinhallinta vaatii kokemusta ja ammattitaitoa.

Viisi yleistä kompastuskiveä projektinhallinnassa ovat vuorovaikutus, sopimuksen solmiminen, henkilöstön resursointi ja aikataulutus, työmaan ohjaus sekä kehitystyö.

1. Toimiva vuorovaikutus on projektinhallinnan ydin

Urakka on sen solmimisvaiheesta toteutukseen ja jälkipuintiin asti täynnä yhteistyötä eri ihmisten välillä. Onnistunut yhteistyö on ennen kaikkea toimivaa vuorovaikutusta. Siksi puutteellinen tai epäselvä vuorovaikutus on myös kompastuskivi, joka valitettavan usein haastaa projektien ja urakoiden onnistumista.

KESKITY VUOROVAIKUTUKSESSA SEURAAVIIN ASIOIHIN:

1. Sopimuksen solmimisvaiheessa valmistaudu huolella keskusteluihin, joissa sovitaan hanketta koskevista asioista. Voit myös auttaa vastapuolta vuorovaikutuksessa: kysy mitkä ovat heidän tavoitteet sekä millaisiin asioihin hankkeen edetessä halutaan vaikuttaa. Etukäteen on paljon helpompi keskustella siitä, mitkä velvollisuudet ja vastuut kuuluvat kenellekin, kuin hankkeen aikana tai jälkikäteen.
2. Säännölliset palaverit ovat projektin edetessä suunnittelun ja toimivan viestinnän kulmakivi. Palaverit eivät kuitenkaan ole itseisarvo vaan niillä täytyy olla selkeä tavoite ja niihin osallistuvilla käsitys sekä palaverin tavoitteesta että omasta roolista palaverissa. Palaverien oikea sykli tulee suhteuttaa käynnissä olevien projektien luonteeseen sekä organisaation kokoon.
3. Projektin johtajan on hyvä tiedostaa, että organisaatioissa tapahtuu usein tiedon suodattamista sekä ylös- että alaspäin kulkeutuvassa informaatiossa. Tähän vaikuttaa muun muassa se, että eri osapuolet eivät ole selvillä siitä, mikä tieto on muille tärkeää. Luo selkeät toimintamallit, joissa on mietitty joka portaan näkökulma.
4. Myös virallisten viestintäkanavien puute tai useat päällekäiset kanavat aiheuttaa sen, että kiireellinen asia ei kulkeudu riittävän nopeasti eteenpäin. Johtajalla on avaimet vaikuttaa siihen, miten, missä, mitä ja milloin kommunikoidaan. Kun viestintäkanavat on mietitty jokaisen työhön osallistuvan kannalta ja viestintään on luotu selkeät toimintamallit, tieto kulkee ja projektinhallinta on huomattavasti helpompaa.

Tiedon hallintaa sekä viestintää ja siihen liittyvien toimintamallien luomista helpottaa valtavasti, jos käytössä on toiminnanohjausjärjestelmä. Nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän suurimmat hyödyt viestinnän kannalta ovat, että kaikki kirjaukset dokumentointia myöten tehdään saman järjestelmään, viestintää voi automatisoida, uusin tieto päivittyy aina kaikille.

Lue konkreettinen kuvaus siitä, miten ERP-järjestelmä tiedonkulkua muuttaa ja mitkä vaikutukset sillä on urakoiden onnistumiseen.

2. Sopimuksen solmiminen luo edellytyksen urakan onnistumiselle

Rakentamisen projektinhallinta alkaa siitä, että tiedetään millaisia sopimuksia halutaan tehdä ja millaisia ei. Valitettavasti töitä saatetaan yrittää haalia “hinnalla millä hyvänsä”, jolloin realismi unohtuu sopimusta tehdessä.

Olennainen osa sopimusta on, millaiseen toteutus- ja urakkamuotoon sitoudutaan. Projektin toteutusmuodon sekä urakkamuodon valinnan ja siitä käytävien keskusteluiden tarkoitus on selkeyttää sopimussuhteita, velvollisuuksia ja vastuuta. Sopiva toteutusmuoto tukee hankkeelle asetettuja tavoitteita ja vähentää erilaisia häiriötilanteita. 

Rakennuttajan valitsema väärä toteutusmuoto tai urakoitsijan suostuminen heille epäsopivaan urakkamuotoon aiheuttavat usein repiviä erimielisyyksiä vastuista ja velvollisuuksista hankkeen aikana. Kun yhteistyössä on haasteita, aikataulut venyvät ja kannattavuus laskee.

Parhaat mahdollisuudet onnistumiselle luodaan sillä että yrityksellä on valmis toimintamalli ja sopimuspohja johon ei tarvitse tehdä juurikaan muutoksia. Tällöin ollaan turvallisilla vesillä onnistumisen suhteen.

Näin solmit urakkasopimuksen:

• Tiedosta yrityksesi ydinosaaminen, resurssit ja osaamisen rajat.
• Huomioi hankkeen aikataulu. Tee aikataulutuksesta huolellinen ja realistinen suunnitelma. Pohdi pystyttekö siihen.
• Onko kohde sellainen, joka vaatii teiltä erityisosaamista. Onko sellaista käytettävissä tai hankittavissa?
• Tiedosta eri toteutusmuotoihin liittyvät vastuut ja velvollisuudet. Oletteko mukana jo hanke-, luonnos- tai toteutussuunnittelussa vai pelkässä rakennustyössä?
• Toteutusmuodosta voi yrittää myös neuvotella, jos oma kokemus antaa siihen selkärankaa. Rakennuttajat valitsevat valitettavan usein toteutusmuodon tottumuksesta eikä aina niinkään järkevin perustein.
• Varmista, että molempien sopimuksen osapuolten vastuut ja velvollisuudet on selkeästi kirjattu sopimuspaperiin. Sopimukseen tulee myös sisällyttää tarvittavat hankinnat sekä määrittää aikataulut.

3. Projektin ja henkilöstön resursointi sekä aikataulutus

Projektin resursointi on työsuorituksiin sekä materiaaliin liittyvien tarpeiden tunnistamista ja niiden varaamista käyttöön.

Kun projektia aletaan suunnittelemaan tarkemmin, laaditaan aikataulu ja varataan vaadittavat resurssit projektin toteuttamiseksi. Jotta projekti voi onnistua, on oikeat materiaalit sekä tarvittavalla osaamisella varustetut henkilöt oltava oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Tyypilliset suunnitteluvirheet liittyvät virheellisiin työmääräarvioihin, ylioptimistisiin aikatauluihin sekä henkilöstön osaamisen arviointiin. Tämä aiheuttaa sekä lisäkustannuksia että pahoinvointia työyhteisöön. 

Henkilöstön resursointi on paitsi henkilöstön kykyjen arviointia, raamien antamista työntekijöille. Resursoinnin tavoitteena on henkilöiden käyttöasteen maksimointi. Henkilöstön alustava resursointi kannattaisi aloittaa jo siinä vaiheessa kun urakka myydään.

Henkilöstön resursoinnin tuloksena projektin johtajan tulee pystyä viestittämään työntekijöille selkeästi, mitä heiltä odotetaan projektiin liittyen sovitulla aikavälillä. Työntekijän vastuulle tulee luottaa yksityiskohtien hiominen sekä aikataulun että etenemistavan suhteen.

Henkilöstön resursointi vaikuttaa paitsi urakoiden aikataulun hallintaan myös henkilöstön hyvinvointiin. Jatkuva stressi tai muuten ylimitoitetut odotukset aiheuttavat pahoinvointia. Onnistuneen ja ajoissa tehdyn resursoinnin tuloksena taas on yksittäisen henkilön työkuorman tasainen jakautuminen ja projektien eteneminen halutussa aikataulussa.

Resursointiin panostaminen kannattaa, sillä onnistunut henkilöstön resursointi:

• tehostaa toimintaa ja parantaa tuottavuutta
• tuo lisää ennakoitavuutta
• mahdollistaa asiakas- ja projektikohtaisen kannatuksen ja työtuntikertymien seurannan
• parantaa henkilöstön hyvinvointia
• parantaa asiakastyytyväisyyttä ja näin myös lisämyynnin mahdollisuuksia.

Aikataulu on onnistuneen projektinhallinnan perusta ja kulmakivi. Kun työmaan vaiheet ja tehtävät on suunniteltu ajankäytön suhteen realistisesti, kokonaisuus pysyy hallinnassa ja projektia on helpompi seurata sekä saavuttaa sille asetetut tavoitteet. 

Onnistunut aikataulutus näkyy sekä kustannuksissa, laadussa että työturvallisuudessa. Aikataulutus on ensimmäinen askel sille, että resursseja on sopivasti kuhunkin tilanteeseen ja toiminta on kannattavaa. Alta voit lukea vinkit onnistuneen aikataulun toteuttamiseen.

NÄIN LAADIT URAKALLE ONNISTUNEEN AIKATAULUN:

• Valitse toteutus- ja urakkamuoto ennen aikataulun laatimista, sillä ne vaikuttavat siihen, miten eri vaiheita ja tehtäviä voidaan limittää. Tämä taas vaikuttaa merkittävästi hankkeen kokonaiskestoon.
• Resursoi henkilöstön työtunnit noin 75 prosenttisesti, niin todellinen toteuma lähentelee 100 prosenttia. Eli jätä kalenteriin 25% ajasta vapaaksi, jotta voit joustaa tarvittaessa nopeasti. Kun otat jo suunnitteluvaiheessa huomioon sairastumiset, työpaikanvaihdot ja esimerkiksi asiakkaista johtuvat viivästykset, kaikkien on helpompi joustaa.
• Kokoa tehtävät selkeisiin kokonaisuuksin ja nämä kokonaisuudet taas tarkemmin tehtäviin. Tehtävien järjestystä määrittelee toteutus- ja hankintajärjestys. Kun jaat työt pienempiin kokonaisuuksiin, resursseja on helpompi sijoittaa oikea-aikaisesti oikeaan paikkaan ja töitä limittää. Myös muutoksiin ja haasteisiin vastaaminen on helpompaa. Kokonaisuuksia voi muodostaa esim. rakenteellisesta, tuotannollisesta, sijainnin, hankintojen, vastuualueiden tai kustannusten näkökulmasta.
• Laadi aikataulu jokaiselle eri työvaiheelle. Laadi tämän jälkeen niiden perusteella kokonaisaikataulu. Ota tässä huomioon, miten eri vaiheet vaikuttavat toisiinsa: voiko joitakin vaiheita limittää? Entä mitkä vaiheet ovat ehdottomasti riippuvaisia jostakin toisesta vaiheesta?
• Varmista kriittisten materiaalien saatavuus ja toimitusaikataulut jo etukäteen. Mitä suuremmasta projektista on kyse, sitä tärkeämpää tämä on.
• Näe vaivaa selvitystyössä: onnistuneen aikataulun laatimisessa olennaista on, että eri vaiheisiin ja tehtäviin on riittävät tiedot.
• Pyri hallitsemaan epävarmuustekijöitä: tunnista hankkeeseen liittyvät ristiriidat etukäteen ja ota ne huomioon jo aikataulua laatiessa.
• Aikataulun laatiminen siinä pysyminen vaatii sitä syvempää rakennusalan ymmärrystä, mitä monimutkaisemmasta projektista on kyse. Hanki apua, jos olet epävarma oman ammattitaidon riittävyydestä.

4. Työmaan seuranta

Kun rakennustyömaa on käynnissä, on työmaan hallinnassa on kolme keskeistä osa-aluetta, joiden avulla varmistetaan, että urakkasopimuksessa määritellyt tavoitteet täyttyvät. Nämä ovat jatkuva suunnittelu, valvonta ja ohjaus.

Työmaiden puutteellinen seuranta aiheuttaa sen, että urakoiden etenemisestä ei ole selkeää kuvaa ja tieto projektikustannusten kehityksestä ja työntekijäresurssien käyttöasteesta puuttuu. Myös muutos- ja lisätyöt yllättävät ja ovat yleinen ristiriitatilanteiden syy.

Kun olet kartalla siitä, mitä työmaalla tapahtuu, pystyt myös urakan aikana ennakoimaan muutostyöt ja näin sopimaan niiden laskutuksesta tilaajalta hyvissä ajoin.

Suunnittelu ei lopu työmaan käynnistyessä. Rakentamisen projektinhallinta vaatii muuttuviin tilanteisiin vastaamista. Nämä muuttujat realisoituvat kunnolla vasta työmaan käynnistyttyä, mutta jatkuvan suunnittelun avulla muutoksetkin ovat hallinnassa.

Tarkempaa suunnittelua tulee tehdä joka vaiheessa. Esimerkiksi urakan resursointia ja aikataulua tulee aktiivisesti päivittää projektin edetessä.

Valvonnan ja ohjauksen tavoite on pystyä ennakoivasti johtamaan työmaata oikeaan suuntaan. Johtamisen kannalta on olennaista tietää koko ajan, miten ja missä kohtaa edetään suunnitelmiin nähden. Tällöin pystytään myös varmistamaan, että työmaalla toimivat tekijät tietävät koko ajan, miten ja milloin työt tulee toteuttaa.

Valvonnan avulla hankitaan tietoa työmaan etenemisestä. Kerättyä tietoa verrataan säännöllisesti suunnitelmiin ja raportoidaan havainnoista työmaan johdolle. Valvonta tulee kohdistua sellaisiin asioihin, joihin voidaan vaikuttaa. 

Ohjaus tapahtuu valvonnan perusteella. Ohjaus on ennakoivaa tai ongelmien havaitsemisen perusteella tehtyä viestintää ja käytäntöjen jalkauttamista. Näiden tavoite on varmistaa, että toiminta työmaalla edistää haluttuja tavoitteita oikeaan aikaan.

Valvonta ja ohjaus on helpointa, jos työmaalta saadaan koko ajan reaaliaikaista tietoa siitä missä vaiheessa työmaa on menossa. Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa tämän.

5. Kehitystyö

Projektin resursoinnin ja aikataulutuksen onnistumisessa yksi tärkeimpiä vaiheita on oppiminen ja kehittäminen.

Resursointi on vaativaa työtä, jossa onnistumisessa ei tulla valmiiksi. Mitä monimutkaisempi työmaa, sitä vaativampaa on aikataulutus ja resurssien hallinta on. Jokaisesta työmaasta on kuitenkin mahdollista oppia seuraavia varten.

Oppimisen ja kehittymisen edellytys on tieto. Jos yritys haluaa todella kehittyä, pitää urakoista kertynyttä tietoa pystyä käsittelemään ja vertailemaan keskenään sekä laskemaan eri tekijöiden vaikutuksia kannattavuuteen. Tämä vaatii systeemin, joka palvelee kyseisiä tavoitteita.

Jos tieto on pirstaloitunut moneen eri paikkaan tai järjestelmään ja on jatkuvasti hukassa, kehitystyöhön vaadittava energia on epäinhimillisen suuri. Konsultin avulla kertaluontoista kehitystä voi ostaa, mutta se on kallista eikä mahdollista jatkuvaa kehitystä.

Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää kaikki yrityksen johtamiseen tarvittavat ydintoiminnot, ratkaisee tämän ongelman. Näin kehitystyö on mahdollista tehdä tehokkaasti ja edullisesti sekä pienissä että suurissa yrityksissä. Parasta on, että järjestelmä tukee aidosti sekä päivittäistä tekemistä että jatkuvaa oppimista.

Miten toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa resursointia ja varmistaa aikataulussa pysymisen?

Rakennusalan yrityksissä koetaan, että projektien resursointi ja aikataulussa pysyminen ovat isoja haasteita, jotka vaikuttavat suoraan urakoiden kannattavuuteen.

Tunnistatko sinä seuraavat haasteet:

• Yrityksessä ei olla oikein selvillä, miten paljon aikaa ja resursseja käynnissä olevat projektit vaativat ja mitä uusia projekteja on jo myyty.
• Urakoihin liittyvät tiedot ovat hajallaan paperisilla lapuilla, sähköpostiviesteissä tai Excelissä.
• Urakoiden aikataulut venyvät.
• Työntekijät joutuvat jatkuvasti venymään.
• Urakoiden kustannukset eivät ole täysin hallinnassa.
• Työmaiden ja urakoiden johtajilla menee tolkuttoman paljon aikaa tietojen etsimiseen, asioiden varmistamiseen ja välittämiseen henkilöiltä toisille.

Vaikka oman yrityksen haasteet tunnistetaan, toimivien ratkaisujen löytäminen voi olla vaikeampi juttu. Ratkaisuja voi olla vaikea nähdä, jos ei osata pysähtyä tarkastelemaan yrityksen toimintoja ulkopuolisen silmin. Aina ei myös ole tietoa siitä, miten paljon yritysten johtamista tukevat järjestelmät ovat viime vuosien aikana kehittyneet.

Järjestelmien päivitys nykyaikaan voi olla projektinhallintaan yllättävän tehokas ja helppo ratkaisu. Monet yritykset ovat vielä Excel-ajassa tai käyttävät useita, osin päällekkäisiä järjestelmiä operativiseen johtamiseen. Tällöin tiedot projekteista pirstaloituvat ja oikea tieto ei ole helposti saatavilla.

“Easoft toiminnanohjausjärjestelmä sisältää kaikki yritykselle tarpeelliset toiminnot ja tekee automaattisesti kannattavuuslaskelmat.”

Kun kehitykseen tarvittava tieto ei ole helposti käsiteltävissä, on asioiden syy-yhteysseurausten selvittäminen hidasta ja monimutkaista. Eri tekijöiden vaikutuksia urakan kannattavuuteen on mahdotonta laskea luotettavasti tai se vaatii paljon manuaalista työtä. Tällöin kehitystyöhön ei jää aikaa ja jaksamista.

Nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä voi ratkaista monta projektinhallintaan liittyvää kipupistettä ja tuoda useita henkilötyövuosia vastaavat säästöt vuosittain. Tämä vaatii sitoutumista työkaluun, mutta sellaiseen työkaluun sitoutuminen on helppoa, joka helpottaa jokaisen työntekijän arkea.

Easoft toiminnanohjausjärjestelmä sisältää kaikki operatiiviseen johtamiseen tarvittavat ydintoiminnot, mutta on myös jokaisen työntekijän käytettävissä työmaalla suoraan puhelimelta. Kun kaikki käyttävät yhtä ja samaa järjestelmää, eri toiminnoista muodostuvaa tietoa pystytään hallitsemaan ja hyödyntämään helposti.

Toimintaa tehostaa huomattavasti se, että kaikki päällekkäinen kirjaaminen ja manuaalinen työ pystytään jättämään pois. Tiedot myös välittyvät automaattisesti oikeille henkilöille, jolloin kaikilla projektin parissa työskentelevillä on aina uusin tarvitsemansa tieto projektista tai omista työtehtävistään.

Tämä helpottaa projektien johtajan valvontatyötä, budjetin seuraamista ja päivittämistä sekä uusien suunnitelmien ja ennusteiden tekemistä. Kokonaiskuva eri urakoista on kattava ja aina ajan tasalla ja urakoiden kannattavuuden nostamiseen on hyvät edellytykset.

Easoft on toiminnanohjausjärjestelmä, joka on kehitetty alunperin rakennusalalle. Järjestelmä räätälöidään aina yrityksen kokoa ja tarpeita vastaavaksi, jotta käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa ja työkalu sujahtaa jokaisen työntekijän arkeen helposti.

Easoft toiminnanohjausjärjestelmän avulla:

• Pystytään suorittamaan kaikki operatiiviseen johtamiseen tarvittavat toiminnot.
• Hajallaan olevien työmaiden kokonaishallinta on helppoa.
• Viesti kulkee suoraan oikeille henkilöille, sillä järjestelmä on myös asentajilla käytössä suoraan työmaalla.
• Tiedot tehdyistä töistä, työtunneista, materiaaleista ja ostoista voidaan kirjata suoraan työmaalta ja tieto näkyy reaaliajassa kaikille, joita tieto koskee.
• Pystytään lisäämään helposti myös urakoita koskevat dokumentit ja kuvat projektin tietoihin.
• Urakoita voidaan budjetoida, seurata reaaliajassa ja ennustaa niiden kustannuksia.
• Urakoiden kannattavuutta voidaan helposti mitata sekä kokonaisuutena että eri tekijöiden vaikutuksia kannattavuuteen.