Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä maksaa itsensä takaisin alle vuodessa, miten tämä on mahdollista?
”Remonttialan toiminnanohjausjärjestelmä on meille liian kallis, ei meillä ole varaa investoida sellaiseen”. Tällaisen lauseen saattaa kuulla yrittäjän tai toimitusjohtajan suusta. Kerron tässä, miksi tämä väite ei yleensä pidä paikkansa.
Oletetaan, että meillä olisi remonttialan yritys, jonka liikevaihto on 1,2M€/vuosi. Heillä on 3 myyjää, 10 asentajaa, toimitusjohtaja, työnjohtaja sekä sihteeri.
- Yrityksen toimitusjohtajalla menee myyntilaskujen tekemiseen aikaa joka viikon perjantai 3 tuntia
- Sihteerillä menee tuntilappujen kautta tapahtuvaan työtuntien koostamiseen + palkka-aineiston muodostamiseen 2*4h kuukaudessa
- Myyjillä menee tarjouksen tekemiseen 30min/tarjous, tarjouksia tehdään 5 kpl/viikossa
- Työmaiden katekohtaista seurantaa ei ole
- Työmailla tulee välillä sovittuja lisätöitä, jotka tehdään. Näiden laskuttamiseen ja laskutusperusteiden selvittelyyn menee 4h/kk. Lisäksi 25% lisätöistä jää laskuttamatta. Lisätöitä tulee keskimäärin 4h/vko
Kun remonttialan toiminnanohjausjärjestelmä on otettu käyttöön, päästään seuraavaan lopputulokseen (esimerkki):
- Jatkossa myyntilaskut tulee automaattisesti tarjouslaskennan asiakastietojen ja hinnoittelun perusteella, tähän menee aikaa 30min/vko
- Palkka-aineisto muodostuu automaattisesti sähköisen tuntikirjauksen ansiosta, joten tuntilappujen koostamiseen ja palkka-aineiston muodostamiseen menee aikaa enää 2*30min/kk
- Myyjillä menee tarjouksen tekemiseen enää 5min/tarjous
- Kateseurannan avulla jätetään pois kannattamattomia kohteita tai korjataan syyt ja saadaan kohteista kannattavampia
- Lisätyöt tulee kaikki laskutettua. Niiden selvittelyyn ei mene enää aikaa ja kaikki lisätyöt tulee automaattisesti laskulle
Vuodessa:
- Sihteerin aikaa säästyy 84h (1638€)*
- Toimitusjohtajan aikaa säästyy 130h (5850€)*
- Myyjien aikaa säästyy yhteensä 325h (40625€:lla kauppaa lisää)*
- Lisätöiden laskuttamisesta säästyy aikaa 48h (936€)*, lisäksi liikevaihto kasvaa (puhdasta katetta) 3120€ kun kaikki tulee laskutettua
Yhteensä säästyy rahaa + tulee lisälaskutusta ilman kuluja 11274€, lisäksi kauppaa on saatu samalla työmäärällä 40 625€:lla lisää.
Keskimäärin Easoft toiminnanohjausjärjestelmän kustannus 1. vuoden osalta on 6440€ ja 2. vuoden osalta 4440€. Yritys säästää jo ensimmäisenä vuonna lähes 5000€ toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Lisäksi tiedonkulku sekä yrityksen koko liiketoiminta on paremmin hallinnassa. Paremman raportoinnin/dokumentoinnin sekä hallinnan kautta asiakas- ja työntekijätyytyväisyys kasvavat. Lisäksi toimintaa pystytään kehittämään edelleen. Näiden hyöty on todennäköisesti vielä suurempi kuin saavutetut kustannussäästöt.
*Oletetaan, että sihteerin palkka on 13€/h ja sivukulukerroin on 1,5. Myyjät tekevät keskimäärin 20 000€:lla kauppaa kuukaudessa eli 1000€/päivä (8h). Toimitusjohtajan työ olisi arvokkaampaa monessakin paikassa muualla, mutta ajatellaan maltillisesti, että hänen turha aikaa ”maksaa” 45€/h (sen verran hän loisi arvoa muualla).
Katso tästä video, mitä Easoftin asiakkaat sanovat toiminnanohjausjärjestelmän hyödyistä TÄSTÄ!
