Kirjoitin aikaisemmin jutun aiheesta Mitä asioita huomioida toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa? Kolme keskeistä pointtia. Tekstissä käsiteltiin lyhyesti kolme olennaista pointtia joihin järjestelmän valinnassa tulee huomiota kiinnittää – Oman yrityksesi luonne ja toimintaympäristö, hankittavan järjestelmän referenssit ja järjestelmätoimittajan osaaminen sekä järjestelmän käyttöönotto ja järjestelmän kehittäminen.
Pureudutaan nyt tarkemmin kohtaan yksi eli oman yrityksesi luonne ja toimintaympäristö. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että sinun tulee ymmärtää syvällisesti tarpeet ja ongelmakohdat liiketoiminnassasi. Jos keskeinen ongelmana on esim. lisätöiden laskutus, niin silloin pitää olla korkeana prioriteettina, että hankittavalla järjestelmällä on helppo toteuttaa lisätöiden laskutusta.
Tieto löytyy yrityksesi sisältä
Järjestelmää ei kannata ottaa käyttöön/vaihtaa, jos ei ole varma siitä, että se todella auttaa teitä kehittämään liiketoimintaanne. Eli on tehtävä tarkka analyysi, mitkä ominaisuudet ja toiminnallisuudet ovat teille ne kaikkien tärkeimmät. Analyysin jälkeen yrityksellä on oltava lista niistä ongelmakohdista, joihin ratkaisua haetaan sekä sellaiset asiat joita haluttaisiin jatkossa seurata tarkemmin.
Lähtökohtaisesti yrittäjä itse tietää parhaiten liiketoiminnan haasteet ja tarpeet. Analyysin teossa on tarpeen mukaan kuitenkin hyvä olla mukana henkilöitä eri tehtävistä yrityksessäsi. Myös järjestelmätoimittajan myyntihenkilön pitää pystyä tekemään yhdessä yrittäjän kanssa tarkka analyysi yrityksen nykytilasta ja tarpeista.
Mikäli tuntuu, että toimittaja ei ymmärrä liiketoimintaasi tarpeeksi eikä pysty analyysiä tekemään vakuuttavasti, niin silloin todennäköisesti hänen tarjoamansa järjestelmä ei ole teille sopiva.
Tyypillisiä ongelmakohtia
Esimerkkejä tyypillistä ongelmakohdista, jotka nousevat analyysissa esiin:
- Lisätöiden laskutus vaikeaa ja euroja jää laskuttamatta
- Tarjousten laskenta vie liikaa aikaa
- Tarjousten- ja tilausten hallinta sekavaa
- Pienten töiden aikataulutus vaikeaa
- Tiedonkulku asennuksen ja työnjohdon välillä ei toimi
- Urakoiden laskenta työntekijöille vaikeaa ja aikaavievää
- Projektikohtainen kateseuranta vaikeaa
- Työajanseuranta kohteittain vaikeaa
- Vaikea muodostaa raportteja tarvittavista asioista kuten laskutus alueittain, laskutus tuotteittain, avoin tarjouskanta jne.
Suurimpii ongelmakohtiin järjestelmän pitää pystyä tarjoamaan ratkaisu. Lisäksi analyysissä voi nousta esiin painotuksia, joita järjestelmältä/toimittajalta edellytetään.
Esimerkiksi:
- Helppokäyttöisyys asentajan/peruskäyttäjän näkökulmasta
- Muokattavuus
- Tuen saaminen tarvittaessa nopeasti
Jos tärkeimpiin ongelmakohtiin löytyy joltakin ratkaisu, niin silloin valinta on helppoa. Yksittäisen hyvän ominaisuuden perusteella ei kannata valintaa tehdä, vaan valinnan tulee perustua harkittuun kokonaisuuteen.
Käyttöönoton jälkeen
Hyvässä lähtöanalyysissä on myös se hyvä puoli, että jälkeenpäin on helpompi arvioida miten järjestelmä on palvellut suhteessa odotuksiin ja ovatko keskeiset tavoitteet täyttyneet. Mikäli jotkut tavoitteet ovat kokonaan tai osittain saavuttamatta, tiedät että näihin kyseisiin asiohin pitää vielä panostaa ja ne pitää hoitaa kuntoon.
