Rakennus- ja remonttialalla uusien kohteiden tarjouslaskentaan voi kulua aikaa jopa kokonaisia työpäiviä. Silti kustannusarviot eivät ole tarkkoja ja erot toteutuneiden ja arvioitujen kustannusten välillä ovat merkittäviä.
Todellisia, käytettyjä työtunteja ja materiaaleja ei ole välttämättä kohdistettu projektille, joten kukaan ei tiedä tarkasti tietyn urakan kannattavuutta.
Kuulostaako tutulta?
Tarjouslaskenta rakennusalalla on haastavaa, sillä tarjouskohteet ovat hyvin erilaisia keskenään ja muuttujia on paljon. Usein aikataulu tarjouksen tekemiseen on tiukka, jolloin paljon olennaisia asioita jää huomioimatta.
Rakennusalalla kilpailu on kuitenkin kovaa. Jos yrityksen prosessit eivät ole kunnossa, hengissä pysyminen käy ennemmin tai myöhemmin haastavaksi. Tarjouslaskennan ja tarjousprosessin sujuvoittaminen tarjoaakin merkittävän kilpailuedun niin pienille kuin suurille yrityksille.
3 tärkeintä syytä panostaa luotettavaan ja nopeaan tarjouslaskentaan:
- Lisää myyntiä. Läpinäkyvä, paikkansa pitävä ja ajallaan tehty tarjous johtaa huomattavasti useammin kauppaan ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
- Säästä merkittävästi aikaa, rahaa ja hermoja, kun tarjouslaskenta voidaan tehdä esimerkiksi yhden työpäivän sijaan yhdessä tunnissa.
- Vältä konkurssi. Epäluotettava tarjouslaskentatapa johtaa toistuviin virheisiin ja on yksi merkittävimpiä konkurssien syitä – erityisesti nykyään kun rakentamisen kustannukset saattavat elää voimakkaasti lyhyessäkin ajassa.
Tarjouslaskenta ja kannattavuuden seuranta voi olla myös helppoa ja nopeaa. Tarjouslaskennan haasteisiin voi vastata tehokkaasti yhtenäisten toimintamallien ja sähköisten järjestelmien avulla. Näiden puute näkyy erityisesti pk-yrityksissä.
Tämän artikkelin sisältö:
Tyypilliset haasteet rakennusalan tarjouslaskennassa
Virheelliset tarjoukset ovat rakennusalalla enemmän sääntö kuin poikkeus. Jos urakat lasketaan taulukkolaskentaa tai ruutuvihkoa käyttäen, jopa 90% sekä tarjouksista että kustannusarvioista sisältää virheitä.
Tarjous on kuitenkin sitova siitä hetkestä lähtien kun tilaaja on lukenut tarjouksen sisällön. Tarjouksen tekijällä on täysi vastuu sen sisällöstä ja tarjous voidaan vain harvoin perua. Virheen täytyy olla niin ilmeinen, että tilaajankin olisi se pitänyt helposti huomata.
Seuraavaan taulukkoon on koottu tyypillisiä sudenkuoppia, jotka aiheuttavat virheitä tarjouksiin:
| Kiire | Kiireen vuoksi asioita jää huomaamatta ja lopputulos kärsii. Epäkohtien ja kohteen erityisvaatimusten selvittäminen jää puutteelliseksi sekä tilaajan että tarjouksen tekijän osalta. Kiireessä korostuu laskijan ammattitaito: aloitteleva laskija keskittyy kiireessä herkästi vääriin tai epäolennaisiin asioihin. |
| Ylioptimistisuus | Yleiskuluja (esim. markkinointi-, auto-, toimistokulut) ei huomioida tarjouslaskennassa tai niiden määrä arvioidaan liian pieneksi. Myös optimistisuus työvoimakuluissa on tyypillistä. |
| Työvoimakustannukset | Työvoiman kustannukset ovat pääsääntöisesti arvioitua isommat. Lisäkuluja voi tulla palkan ja TES:n mukaisten sosiaalikulujen lisäksi työmaasta riippuen yllättävän paljon, kuten mm. päiväraha, matkakustannukset, matka-ajan palkat, majoitus, yöpymiskorvaus ja juhlapyhien kotimatkat. Lisäksi erityisesti suurilla työmailla korostuu todennäköisyys sairauspoissaoloille ja muille erityistilanteille. |
| Kulujen nousu | Vanhentunut tieto kuluista pienentää katetta ja voi hintojen vaihdellessa johtaa herkästi jopa täysin kannattamattomiin urakoihin. |
| Puutteelliset tai huonot suunnitelmat | Jos tarjouslaskentaa varten saadut suunnitelmat ovat puutteelliset, kustannukset kasvavat lähes aina. Tarkkojen määrien laskeminen on tällöin mahdotonta, ja moni asia ja yksityiskohta jää arvausten varaan tai täysin huomioimatta (esim. palokatkot, tai läpiviennit). Tällöin myös kustannusten jakautumisesta voi tulla kiistaa tilaajan ja urakoitsijan välillä. |
| Epäselvät tai poikkeukselliset urakkarajat | Tarjouslaskennan aikana ilmenevä “ei se meille kuulu” -ajattelutapa johtaa usein siihen, että epäselvät kokonaisuudet jäävät huomioimatta kokonaan. Tällaisia voivat olla esim. LVIS-töiden aputyöt, kuten läpivientien poraukset, tiivistykset, jne. Nämä aiheuttavat myös usein riitoja toteutuksen aikana. |
| Kokonaisuudet, jotka sisältävät aliurakoita | Lisääntynyt aliurakoitsijoiden käyttö lisää rakennushankkeen riskejä: – Aliurakoitsijalta saatu ennakkotarjous sisältää virheitä tai ei palvele kokonaisuutta riittävällä tasolla – Aliurakoitsija ei suoriudukaan tarjoamastaan työstä ja joudutaan ottamaan toinen urakoitsija jatkamaan. |
| Toteutukseen liittyvät aputyöt ja muut lisäkulut | Työn toteuttaminen sisältää vaiheita, joita ei ole otettu huomioon materiaali- ja työkustannuksissa. Esim. siivous ja jätteiden poisto, raudoittamisessa mahdolliset sidonnat, korokkeet ja tartunnat, tai korkealla tehtävissä töissä telineet ja niiden kokoamiseen ja purkamiseen kuluva aika. Useista pienistä lisäkuluista tulee äkkiä kokonaisuuteen merkittävä kuluerä. |
| Erityispiirteiden tuomat lisäkulut | Kohteen erityispiirteet ja rakentamisen ajankohta voivat tuoda merkittäviä lisäkuluja. Kuluihin vaikuttavat mm. poikkeavat rakenne- ja toteutusratkaisut, kohteen sijainti, sääolosuhteet ja poikkeuksellinen työaika. |
Miten tarjousprosessi saadaan sujuvaksi?
Tarjousprosessi on mahdollista saada sujuvaksi ja luotettavaksi myös rakennusalalla.
Rakennusalan tarjouslaskennan haasteita on kuitenkin mahdotonta hallita ilman huolellista toimintasuunnitelmaa ja oikeita välineitä.
Sekä tarjouslaskennan nopeus että virheiden määrä riippuu ennen kaikkea käsin tehtävän työn määrästä. Järjestelmällinen toimintatapa ja mahdollisimman automatisoitu prosessi on tehokkaan ja luotettavan tarjousprosessin ydin.
Seuraavilla toimenpiteillä varmistat yksinkertaisen, nopean ja tarkan tarjouslaskennan, joka varmistaa yrityksesi kilpailukyvyn:
- YHTENÄISTEN TOIMINTAMALLIEN LUOMINEN
Tarjouslaskentaprosessi kannattaa ehdottomasti kirjoittaa auki ja jalkauttaa yhtenäinen toimintatapa kaikille, jotka tarjouksia tekevät.
Toiminnan suunnitteleminen ja asioiden tarkempi dokumentointi ovatkin avainasemassa kaikessa kehitystyössä. Jäsennelty ja dokumentoitu prosessi ei ole niin haavoittuvainen henkilöiden vaihtuessa ja auki kirjoitettua mallia on helpompi kehittää, sillä se on näkyvä.
Myös jälkilaskenta tulee olla systemaattinen toimintatapa. Jälkilaskenta tarkoittaa, että valmistuneiden urakoiden kirjanpito käydään läpi. Näin nähdään, mitkä kuluerät ylittyivät ja miksi, tai mitä ei huomioitu tarjouslaskennassa lainkaan. - HINNOITTELUSTRATEGIAN LUOMINEN
Jokaisen yrityksen tulee tietää hinnoitteluperusteet omille urakoille. Jos tarjouksia lasketaan pelkästään kokemukseen ja omaan tuntumaan nojaten, ei hinnoittelu ole näkyvää ja johdonmukaista asiakkaalle eikä edes itselle.
Hinnoittelustrategian luomisella turvataan toiminnan johdonmukainen jatkuvuus ja mahdollistetaan kilpailukykyinen hinnoittelu. Kun perusteet hinnoittelulle tiedetään, pystytään hinnoittelua aidosti kehittämään ja on ylipäätään helpompi päättää, mihin projekteihin halutaan lähteä mukaan ja mihin ei.
Perusteet hinnoittelulle luodaan paitsi materiaalien ja työn kustannuksista, organisaation sisäiset tekijät sekä markkinatilanteen tekijät huomioiden. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen koko ja sijainti, sillä ne vaikuttavat mm. hallinnollisiin kuluihin sekä asiakkaiden saavutettavuuteen.
Kilpailukykyisempiä hintoja saavutetaan myös tunnistamalla oma ydinosaaminen ja luomalla järjestelmällinen suunnitelma osaamisen hyödyntämiseen. Tehokkuuden ja osaamisen taso eri tyyppisissä töissä vaihtelee, joten kannattavinta on keskittyä siihen, missä ollaan oikeasti hyviä. Tällöin voidaan myös helpommin kehittää työprosessi entistä tehokkaammaksi ja laskea työn hintaa saannin takaamiseksi saavuttaen silti parempia katteita.
Myös edellisen kappaleen tarjouslaskennan sudenkuopat kannattaa käydä läpi ja muodostaa niiden välttämiseksi tietyt toimintamallit. Esimerkiksi isommilla työmailla, joissa työntekijöitä on enemmän, työvoiman resursointiin liittyvää positiivista vinoumaa voi korjata kertomalla laskennan perusteella saatu työtuntien tarve esimerkiksi 1,25:lla, jolloin saadaan realistisempi lukema.
Lisää vinkkejä resursointiin ja urakoiden hallintaan saat halutessasi täältä. - SÄHKÖISTEN JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO
Ilman oikeita työkaluja sujuva ja yhtenäinen tarjousten tekeminen sekä kehitystyön tekeminen on vaikeaa – useissa rakennusalan yrityksissä jopa mahdotonta. Ihmisen on käytännössä mahdotonta huomioida kaikki kustannuksiin vaikuttavat tekijät virheettä ja suorittaa laskenta vielä nopeasti. Tätä varten on onneksi olemassa tietokoneohjelmat – ja nyt ei puhuta Excelistä.
Pk-yrityksissä tyypillinen tapa on, että tarjouslaskenta tehdään Excelillä tai muulla taulukkolaskentaohjelmalla. Erityisesti pienet yritykset suorittavat määrälaskentaa manuaalisesti paperipiirustuksista ja hinnoittelua tehdään jopa ruutupaperille. Itse tarjouspohja muodostetaan jollain toisella ohjelmalla (esim. Wordilla), siirretään sinne tarvittavat tiedot Excelistä ja muokataan pdf-muotoon.
Tällaisella tyylillä manuaalisen eli joka kerta vaihe vaiheelta toistettavan työn määrä on suuri, mikä on tolkuttoman hidasta ja lisää virheiden määrää.
Sähköinen tarjouslaskentaohjelmisto taas laskee asiat nopeasti ja luotettavasti sekä ohjaa käyttäjää huomioimaan ja muistamaan oikeat asiat.
Nykyään on tarjouslaskentaohjelmia, joiden käytön avulla tarjouslaskentaan käytetty aika voidaan pudottaa murto-osaan ja virheiden määrä minimioitua. Tehokkain ja parhaiten kehitystyön mahdollistava valinta on rakennusalalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä.
Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän (Easoft ERP) avulla:
- Sinun ei tarvitse muistaa itse, mitä asioita kohteen laskemisessa on otettava huomioon.
- Automaattiset laskurit suorittavat laskennan monimutkaisistakin kokonaisuuksista nopeasti ja luotettavasti ohjelmaan syötettävien tietojen perusteella (esim. lattia- ja seinäneliöt).
- Virheitä aiheuttavat asiat voidaan hallita ja virheet minimoida.
- Tarjouspohjaa ei tarvitse joka kerta erikseen luoda tai muokata, vaan se muodostuu automaattisesti myös pdf-muotoon ja lähtee asiakkaalle napin painalluksella.
- Tarjoukset ovat aina hyvän näköisiä ja saman tyylisiä.
- Tarjouskanta tallentuu automaattisesti helposti vertailtavaan muotoon, mikä mahdollistaa kannattavuuden seurannan ja kehitystyön.
- Jälkilaskenta on automaattista: ohjelma suorittaa kannattavuuslaskelmat sekä kokonaisuutena että eri tekijöiden vaikutukset kannattavuuteen.
Miten ERP voi helpottaa myyntiprosessia ja sujuvoittaa tarjouslaskentaa?
Toiminnanohjausjärjestelmällä tarjousten laskeminen on sekä nopeaa että tarkkaa. Ajan säästö tulee ennen kaikkea tietojen siirtoon ja etsimiseen sekä itse laskemiseen käytettävän ajan poistumisesta. Koko tarjousprosessi on valmiiksi jäsennelty, joten se myös toteutuu samankaltaisena henkilöstä riippumatta.
Easoft ERP on rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tarjouslaskentatyökalu räätälöidään yrityskohtaisesti vastaamaan yrityksen tarpeita. Tarpeista riippuen työkalun päätavoite vaihtelee. Joku haluaa saada näkyviin tarkat materiaali- ja aikakustannusarviot, toiselle riittää, että saadaan siistin näköinen tarjous ulos nopeasti.
Miten Easoft toiminnanohjausjärjestelmä toimii tarjouslaskennassa?
Käytännössä järjestelmään rakennetaan erilaisia tuotepaketteja, jolloin ohjelman sisältämät laskurit pystyvät arvioimaan tietyn tyyppisen urakan hinnan hyvin tarkasti esimerkiksi kylpyhuoneremontissa pelkkien lattia- ja seinäneliöiden perusteella.
Ohjelma laskee automaattisesti tarvike- ja työmäärät syötettyjen tietojen ja esimerkiksi kohteen vaikeusasteen perusteella. Ohjelma ottaa huomioon myös purkukustannukset sekä muut lisäkulut. Tarvikkeiden hinnat ovat aina ajan tasalla, sillä ne ladataan suoraan tavarantoimittajalta, jonka jälkeen ne on helppo päivittää muutamalla napin painalluksella.
Easoft ERP sujuvoittaa laskennan lisäksi koko tarjousprosessia. Tarjouksien lopullinen ilme muodostuu automaattisesti taustalla ja on milloin tahansa tarkasteltavissa ja lähetettävissä pdf-muodossa. Myös tarvittavat liitteet saa mukaan helposti. Kun kohde menee kaupaksi, tiedot ovat valmiina järjestelmässä ja näkyvät automaattisesti oikeille henkilöille.
Haluatko tehdä tarjouslaskennasta helppoa ja päästä muutenkin eroon ylimääräisestä tietokoneella istumisesta? Lue lisää Easoft ERP:in mahdollisuuksista täältä tai varaa aika esittelyyn.
