Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, CRM, projektien seurantaohjelma, tuntikirjausjärjestelmä. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Termien viidakko on melkoinen, mutta kyse on yksinkertaisesti sähköisestä työkalusta, jolla säilytät yrityksesi hallinnan ja voit nukkua yösi rauhassa.
Toiminnanohjausjärjestelmä tai englanniksi ERP (Enterprise Resource Planning) on sanahirviö, mutta kuvaa silti melko hyvin, mistä on kysymys. Järjestelmästä, joka ohjaa yrityksen toimintaa. Ohjaaminen tarkoittaa yleensä sitä, että kun tiedot kirjataan yhteen järjestelmään, niin tästä muodostuu arvokasta dataa, jota pystytään hyödyntämään kun yritystoimintaa kehitetään – siis ohjataan oikeaan suuntaan.
Onko ERP-järjestelmä pakollinen yritykselle?
Laissa ei lue, että toiminnanohjausjärjestelmä on pakollinen jokaiselle yritykselle. Kuitenkin laki asettaa tietyt velvoitteet yritykselle liittyen asiakastietojen säilyttämiseen ja työntekijätietojen käsittelyyn. Esimerkiksi työajanseuranta on pakollinen työntekijän turvan kannalta. Työntekijän pitää huolehtia myös työntekijän jaksamisesta ja seurata työaikoja, vaikka olisikin kiinteä kuukausipalkka tai urakkapalkka. Tämänhän voi tehdä myös paperilla, mutta viimeistään koronavuosi on näyttänyt sen, että papereita ei välttämättä ole kukaan vastaanottamassa toimistolla, joten käytännössä suurin osa yrityksistä käyttää jo jonkinlaista sähköistä työajanseurantaa.
Lisäksi pakollisuuden voidaan ajatella tarkoittavan sitä, että jos halutaan pärjätä kilpailussa niin toiminnan pitää olla hyvin johdettua ja tiedon pitää olla saatavilla – usein tämä ei ole mahdollista ilman kunnollista toiminnanohjausjärjestelmää, varsinkaan kasvavissa yrityksissä tai yli 10 hengen yrityksissä.
Nämä 5 asiaa kannattaa ottaa huomioon kun valitset yrityksellesi toiminnanohjausjärjestelmää:
- Ohjelma on helppokäyttöinen: jos ohjelma on vaikeaselkoinen, monimutkainen tai vanhanaikainen, niin koko henkilöstö ei ota sitä omakseen ja käyttö jää vähälle. Tällöin ei ole hyötyä parhaimmistakaan ominaisuuksista koska niitä ei saada käyttöön
- Ohjelmassa on riittävät ominaisuudet – tavoitteena, että yksi ohjelma riittää: Järjestelmän tulisi olla mukana teidän yrityksen toimitusprosessien kaikissa vaiheissa. Tarkistathan, että ohjelmasta löytyy esimerkiksi asiakkuuksien hallinta, tarjouslaskenta, tilausten kalenterointi, hyvät mobiilitoiminnot, työtuntien kirjaaminen projektien alle ja niiden laskutus, maksuerät, kuluseuranta ja ostolaskujen tuominen projekteille, työmaiden dokumentointi kännykällä ja myyntilaskujen muodostaminen sekä lähettäminen kirjanpitoon
- Ohjelman taustalla on vakavarainen ja kasvava yritys: Paraskaan ohjelma ei ole enää huomenna paras, jos ohjelmaa ei jatkuvasti kehitetä. Jos palveluntarjoajaa ei ole enää hetken päästä olemassa, ei palvelukaan voi kauaa pysyä pystyssä ja silloin investointinne on mennyt hukkaan. Huolehdi, että palveluntarjoajalla on selkeät kasvunäkymät tulevaisuudelle, he pystyvät investoimaan kasvuun ja henkilöstöön ja yritys tekee myös tulosta. Näin voit olla varma, että yhteistyö ja ohjelmisto kukoistavat vielä muutamankin vuoden päästä!
- Taustalla olevan yrityksen henkilöstö ymmärtää sinun yrityksesi toimintaa: Olet varmasti istunut joskus palaverissa, jossa sinulle yritetään myydä jotakin ilman, että myyjä ymmärtää ollenkaan sinun tarpeitasi tai yrityksesi toimintaa. Myyjien, käyttöönottavien ja tuotteen kehittämisestä vastaavien henkilöidenkin olisi hyvä olla teidän toimialan entisiä yrittäjiä, toimihenkilöitä tai muita vastuuhenkilöitä. Jos näin on, niin he varmasti puhuvat kanssasi samaa kieltä ja voivat kehittää ohjelmaa haluamaanne suuntaan myös tulevaisuudessa
- Taustalla olevalla yrityksellä on referenssejä teidän toimialalla ja he suosittelevat ohjelmaa: Kannattaa tarjota palveluntarjoajan referenssit, jutella muutaman asiakkaan kanssa ja varsinkin sellaisen, joka toimii samalla toimialalla kun teidän yritys. Asiakkaat kertovat yleensä omasta näkökulmasta, miten ovat kokeneet käyttöönoton ja ohjelman käytön ja onko lupauksille ollut katetta. Jos asiakas poistuma on suuri ja asiakkaat ovat pääasiassa tyytymättömiä, ei sellaiseen kelkkaan kannata hypätä!
Jos sait edelliseen listaan 5/5, niin kannattaa edetä asian kanssa. Hinta ei tässä tapauksessa ole tärkein mittari. Jokaisesta yllä mainitusta kohdasta kannattaa maksaa ja hyvä ohjelmisto säästää teille merkittävästi rahaa ja aikaa tulevaisuudessa. Lisäksi se parantaa asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.
