Dokumenttien hallinta ja jakaminen
Etusivu / Easoft Docs / Ominaisuudet /
Dokumenttien hallinta Easoft Docsissa säästä kaikkien aikaa ja hermoja
Nykyaikainen dokumenttienhallintajärjestelmä, jolla löydät ja jaat nopeasti oikeat tiedot. Hallitse dokumentteja missä ja milloin vain – puhelimella, tietokoneella tai tabletilla. Automaattinen asiakaskansioiden luonti varmistaa, että tiedot löytyvät aina ja niitä on helppo tarvittaessa tarkistaa tai vaikka poistaa.
Säästä satoja tai jopa tuhansia työtunteja vuodessa
Yrityksesi koosta riippuen Docsin käyttöönotto säästää tyypillisesti kaikkien keskeisten henkilöiden työaikaa useita työtunteja per viikko.
- Rutiinityöt nopeutuvat
- Tietojen etsimiseen ei mene aikaa.
Vähennä virheitä ja paranna palvelua
Kun henkilöstö löytää nopeasti oikeat tiedot, heidän työnsä on johdonmukaisempaa.
- Virheet vähenevät ja asiakaspalvelu parantuu ja nopeutuu.
- Laadunvalvonta helpottuu.
- Yhteistyökumppanit kiittävät.
Nuku yösi rauhassa
Easoft Docs on tietoturvallinen pilvipalvelu, jossa jokaisen dokumentin turvallisuus on taattu:
- Tiedot tallentuvat automaattisesti.
- Tiedot näkyvät vain asianosaisille, mutta jakomahdollisuudet ovat laajat.
- Sähköinen allekirjoitus (Easoft Sign)
- Asiakkaan kaikki tiedot on helppo poistaa tai tarkistaa.
Sähköinen dokumentointi helpottaa paperityötä – dokumenttien hallinta ja jakaminen pitää kuitenkin tehdä helpoksi
Sähköinen dokumentointi on luotu helpottamaan paperityötä. Easoft Docsin avulla olennaisten henkilöiden työaikaa säästetään useita työtunteja viikossa ja dokumentointi tulee tehtyä paremmin kuin koskaan.
Oletko kokeillut jotain sähköistä järjestelmää?
Onko käyttäjäkokemus huono? Järjestelmä voi myös olla kankea käyttää eikä palvele sinun tarpeitasi. Tieto ei siirry kerralla asianosaisille ja tietoturva voi vaarantua.
- Easoft Docs lupaa parhaan kokemuksen kaikille dokumentin käyttäjille.
- Myös tietoturva on huomioitu kaikissa vaiheissa.
Toimiva dokumentointi on pohja:
- toimivalle sisäiselle viestinälle
- asiakasviestinnälle
- laadunvalvonnalle
- reklamaatioiden hoitamiselle.
- johtamiselle ja kehitystyölle.
Hallitse ja käytä dokumentteja missä vain
Hallitse helposti
- Easoft Docs on mukanasi millä tahansa laitteella, missä tahansa eikä vaadi sovellusta. Puhelimella käyttö on tehty helpoksi!
Jaa dokumentit tai kansiot asianosaisille
- sähköpostitse (yhteen tai useampaan eri sähköpostiosoitteeseen)
- laitteessasi olevalla sovelluksella (esim. WhatsApp, Google Drive, Dropbox)
Käytä ja muokkaa valmiita dokumenttipohjia tai luo omasi
- valmis dokumenttipohja tallentuu automaattisesti järjestelmään oikean asiakkuuden alle – ja löytyy helposti uudelleen.
Automaattinen tallennus
- tiedot tallentuvat itsestään vaikka täyttö jäisi kesken.
Miksi asiakkaamme valitsivat dokumenttien hallintaan Easoft Docsin?
Easoft Docs lisää asiakkaamme ja meidän välistä luottamusta, sekä parantaa sisäistä tiedonkulkuamme. Myyntimme voi tuottaa työmaalta kartoitusraportin joka sisältää kaiken olennaisen tiedon kuvineen ja teksteineen. Docsilla saamme luotua ammattimaisia ja ulkoasultaan yhtenäisiä dokumentteja.
Easoft Docsin ansiosta olemme päässeet paperisotkuista eroon. Suosittelen Easoft Docsia huoltofirmoille ja talotekniikan aloille.
Selkeäkäyttöinen sovellus oli hankinnan kannalta tärkeä. Nykyään asiakkaamme tietävät tarkasti miten eri työvaiheet työmaalla on tehty. Voisin suositella Easoft Docsia myös muille maanrakennus yrityksille.
Näin dokumenttien hallinta Easoft Docsissa toimii:
- Visuaalisuus nopeuttaa käyttöä. Vaikuta visuaaliseen ilmeeseen valitsemalla personoitu kansikuva ja lisäämällä sopiva saateteksti.
- Jaa useille eri henkilöille (työntekijä, aliurakoitsija, tilaaja)
- Anna rooli vastaanottajalle riippuen siitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän ja näkevän:
- Katsoja voi lukea.
- Kommentoija voi lukea, allekirjoittaa ja kommentoida.
- Täyttäjä voi lukea, kommentoida, allekirjoittaa ja täyttää dokumentteja ja lisätä tiedostoja.
- Lisää saateteksti vastaanottajaa varten ja aseta automaattisia sähköposti-ilmoituksia: näin vastaanottaja saa tietää, kun kansioon on jaettu uusia dokumentteja.
- Lisää alakansioita ja tunnisteita: lisää järjestystä ja helpottaa dokumenttien näkyvyyden kontrollointia.
- Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa ja helpottaa muun muassa sopimusten tekoa.
- Asiakastietojen hallinta ja poisto ei voisi olla yksinkertaisempaa! Kun kaikki tiedot on samassa kansiossa, tiedot on helppo ottaa ulos asiakkaan niin pyytäessä GDPR:n vaatimukset on helppo täyttää oikein.
Tunnisteet helpottavat dokumenttien hallintaa
Haluatko, että asiakaskansiossa olevat dokumentit eivät ole kaikkien kansioon pääsevien saavutettavissa? Rajoita dokumenttien näkyvyyttä.
Dokumenttien hallinta on kuitenkin helpompaa, jos kaikki asiakkaaseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdestä paikasta.
Rajoita dokumenttien näkyvyyttä helposti
- Esimerkiksi “sisäinen”-tunnisteella asetat dokumentin nähtäväksi ainoastaan yrityksesi sisäisille käyttäjille.
- Dokumenttia ei näe kukaan yrityksen ulkopuolinen henkilö, vaikka hänellä olisi pääsy kansioon.
Käytä luovasti ja seuraa dokumenttien käyttöä
- Luo ja käytä tunnisteita vaikka laskutusta, jälkimarkkinointia sekä huoltoja ja määräaikaistarkastuksia varten.
- Luo pohjiin oletustunnisteita, jotka tulevat käyttöön automaattisesti, kun dokumentti täytetään.
- Kategorioiden ja tunnisteiden avulla myös dokumenttien seuraaminen on helppoa:
- reaaliaikaiset raportit siitä, miten eri tunnisteilla täytetään dokumentteja.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.