Dokumentointi kentällä
Etusivu / Easoft Docs / Ominaisuudet /
Ratkaisu on Easoft Docs -sähköinen dokumentointi – hoida helposti kaikki suoraan kentältä
Dokumentoi millä tahansa laitteella.
Työskentelet sitten ulkona, likaisissa töissä tai toimistossa, dokumentointi on aina:
- mahdollista
- helppoa
- nopeaa.
Dokumentti ohjaa täyttäjäänsä ja kaikki olennainen tulee talteen
- Vastaa kysymyksiin.
- Valitse valmiista vaihtoehdoista.
- Liitä kuvia kohteesta suoraan sovelluksella.
Luota tiedon siirtymiseen eteenpäin
- Automaattinen tallennus.
- Oikeat tiedot näkyvät heti oikeille henkilöille.
- Sähköinen allekirjoitus varmistaa, että paperia ei tarvita.
Näin asiakkaamme käyttävät Easoft Docsia
Kun myyjät menee asiakkaalle ne tekee dokumentit, joista näkee myös mihin tulis ne paneelit ja niin edelleen – eli tekee kartoitusraportin. Tämän jälkeen kun asentajat menee työmaalle ja tekee homman valmiiksi, niin me tehdään sinne mittauspöytäkirjat ja kuvat työn vaiheista ja valmiista kohteista.
Käytetään Docsia tallentamaan kaikki yritystoiminnan tärkeimmät dokumentit. Esimerkiksi maalarit tai työnjohtajat tallentaa sitä kautta lopputarkastuspöytäkirjan asiakkaan kanssa suoraan työmaalla, kun työmaa on valmistunut.
Pystytään dokumentoimaan meidän työn kulku ja näyttämään asiakkaalle miltä missäkin vaiheessa työtä on kokonaisuus näyttänyt. Me tiedetään päivittäin miten se työmaa etenee ja kokonaisuus pysyy hallinnassa. – Asentajat hyötyvät siitä, että tiedonkulku myynnin ja asennuksen välillä pelaa. Asentajilla on koko ajan reaaliaikainen tieto työmaasta saatavilla. Myös mobiilius eli se, että kännykän avulla pystyy hoitamaan hommat, helpottaa asentajia.
Näin täytät dokumentit Easoft Docsilla
1. Valitse dokumentti yrityksen dokumenttipankista
- Pankissa on valmiita dokumenttipohjia, jotka olette poimineet dokumenttikirjastostamme tai luoneet itse dokumenttieditorilla.
- Katso esim. ilmalämpöpumpun asennuspöytäkirja, työmaapäiväkirja, tulityölupa
2. Täytä helposti millä tahansa laitteella
Et tarvitse erillistä sovellusta. Täyttönäkymä on optimoitu myös puhelimella käytettäväksi:
- riittävän suuret painikkeet
- kaikki toiminnot onnistuvat helposti puhelimella.
3. Täytä nopeasti elementtien ansioista
- täytä tekstikentät
- klikkaa monivalinnat
- lisää täbit tarkistuslistoihin
- lisää oikeat tarvikemäärät niin laskuri hoitaa loput.
4. Lisää kuvat suoraan kuvanlisäyskenttiin
- Valitse kuva galleriasta tai ota laitteen kameralla kesken täytön.
- Lisää havaintoja piirrostyökalulla.
5. Merkitse valmiiksi – tieto on jo perillä
Kun dokumentti on valmis, tieto on jo työnjohdolla, laskutuksessa ja kaikilla, joilla haluatte tietojen näkyvän.
6. Pyydä sähköinen allekirjoitus
Pyydä tarvittaessa myös allekirjoitus saman tien sähköisesti.
Tutustu, miten sähköinen allekirjoitus toimii >>
Automaattinen laskenta helpottaa dokumentointia:
Anna laskurin laskea yhteen käytetyt varaosat ja niiden hinta. Varsinkin tilanteissa, joissa työmaa kestää kauan tai urakka on iso, automaattinen laskenta helpottaa kokonaisuuden hallintaa.
Laskentaominaisuudella voi suorittaa seuraavat laskutyöt:
- yhteen- ja vähennyslaskut
- kerto- ja jakolaskut
- neliöjuuri
- pyöristys
- erikoiskaavat
Käytännön esimerkkejä laskentaominaisuuden hyödyntämisestä
Kokonaiseen kerrostaloon käytetyt tarvikkeet
- Merkitään työn edetessä järjestelmään asuntokohtaisesti, mitä varaosia kussakin asunnossa on käytetty.
- Laskentaominaisuus laskee puolestasi kaikki käytetyt varaosat urakan kokoavaan dokumenttiin.
Ilmamäärien mittaus
- Mittauspöytäkirjan laskentaominaisuus laskee suunnitellun ja mitatun arvon erotuksen automaattisesti
- Lopputuloksen selvittäminen ei vaadi täyttäjältä erillistä työvaihetta, eli päässälaskua tai laskimen käyttöä.
Näin hallitset ja jaat valmiita dokumentteja
Dokumentit tallentuvat verkkoon itsestään
→ hävinnyt puhelin ei kadota kenenkään tekemää raporttia!
Ota sähköinen allekirjoitus paikan päällä tai vahvalla tunnistaumisella.
→ ei tulosta–skannaa–postita -rumbaa.
Valmiit dokumentit automaattisesti oikean asiakkuuden alla
→ Löydä tiedot helposti jälkeenpäin tai asiakkaan kysellessä perään.
Lisää dokumentteihin tunnisteita
→ Löydä dokumentit helpommin. Dokumenttipohjissa on automaattisia tunnisteita, mutta voit lisätä niitä myös itse.
Jakamisvaihtoehdot eivät rajoita
→ Valmis dokumentti näkyy sisäisesti kaikille sitä tarvitseville, mutta jakaa voi myös suoraan sähköpostilla tai vaikka WhatsAppilla.
Hae vastaanottajien yhteystiedot suoraan Easoft Docsista.
Mitä hyötyä on siitä, että dokumentointi on rutiini ja tehdään yhtenäisesti?
Edelläkävijät ovat dokumentoineet aina. Rutiinikirjaaminen on nyt helpompaa kuin koskaan, sillä kirjattujen tietojen säilytys ja jatkokäyttö on nopeaa.
Yhdenmukainen myynti- ja asennusprosessi – enemmän kauppaa ja tyytyväisemmät asiakkaat
Asiakaspalvelu nopeutuu ja paranee – työ on läpinäkyvää ja tiedot helposti löydettävissä.
Laadunvalvonta helpottuu – johto tietää reaaliajassa mitä kentällä tapahtuu
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.