Dokumenttieditori – valitse nopeus ja helppous
Etusivu / Easoft Docs / Ominaisuudet /
Luo yrityksen näköinen dokumenttipohja nopeasti Easoft Docs dokumenttieditorilla
Yli 200 valmiin, juridisesti pätevän pohjan lisäksi luot Docsissa uudet raportti- ja dokumenttipohjat omaan kirjastoon. Räätälöity dokumentti on yrityksenne näköinen, vakuuttava ja äänensävynne mukainen.
Luo helposti yrityksenne näköinen dokumentti
- Omiin tarpeisiin räätälöity raporttipohja palvelee sekä täyttäjää että lukijaa.
- Sisällytä vain olennainen. Säilytä selkeä, erottuva ulkoasu.
- Määritä brändi-ilme värityksen ja logon avulla.
Yhtenäistä yrityksesi dokumentointikäytänteet
- Kaikki työntekijäsi käyttävät yhtenäisiä dokumenttipohjia, jolloin työn laatu ja asiakasviestintä pysyvät yhtenäisinä.
- Luo ja tallenna tarvitsemasi pohjat dokumenttikirjastoon, josta hyödynnät niitä helposti myös jatkossa.
Laskurit ja valmiit elementit nopeuttavat
- Vedä dokumenttiin valmiit, käyttäjää nopeuttavat elementit ja laskurit.
- Automaattiset laskurit sekä elementit nopeuttavat asiakirjan täyttäjän työtä ja ehkäisevät virheitä.
Miksi asiakkaamme rakastavat Easoft Docsia ja editorityökalua?
Docsissa on mahdollista hyödyntää monivalintoja ja valmiita vastausvaihtoehtoja, jotka sujuvoittavat ja nopeuttavat dokumentin täyttämistä. Tämän ansiosta asennustiimimme on omaksunut nopeasti Easoft Docsin käytön.
Easoft Docs lisää asiakkaamme ja meidän välistä luottamusta, sekä parantaa sisäistä tiedonkulkuamme. Myyntimme voi tuottaa työmaalta kartoitusraportin joka sisältää kaiken olennaisen tiedon kuvineen ja teksteineen. Docsilla saamme luotua ammattimaisia ja ulkoasultaan yhtenäisiä dokumentteja.
Easoft Docsilla voimme toteuttaa tyylikkään ja kartoitusraportin kännykällä suoraan työmaalta. Suosittelen tätä notkeaa sovellusta myös muille korjausrakentamisen firmoille.
Luo dokumentit elementtien avulla
Hyödynnä valmiita elementtejä
Luo uusi dokumentti nopeasti valmiilla elementeillä.
- Valmis rakenne ja vaihtoehtovalikot helpottavat ja nopeuttavat myös täyttäjän työtä.
- Näet lopputulosen koko ajan samalla kun luot dokumenttipohjaa.
Automaattisesti täyttyvät kentät
Asiakastietoja on turha näpytellä dokumenttiin itse! Kun dokumenttia täytetään, järjestelmä hakee osan vastauksista itse:
- esim. asiakkaan ja raportin laatijan tiedot.
Laskurit
Easoftin laskentatyökalulla täyttö on nopeaa ja virheitä ei tule.
- Lisää laskentaelementti dokumentiin, niin järjestelmä laskee ja täyttää oikeaan kohtaan esimerkiksi käytettyjen tarvikkeiden määrän.
Monivalintaelementit
Minimoi täyttäjän kirjoittamisen määrä valmiilla vaihtoehdoilla
- Tarkastuslista, johon lisätään esimerkiksi tehdyt työvaiheet. Täyttäjä tarkistaa ja ruksittaa tehdyt asiat listasta.
- Pudotusvalikot: Listaa mahdollisuudet pudotusvalikkoon (esim. omakotitalo, rivitalo, kerrostalo, paritalo vai muu). Täyttäjä valitsee rakennuksen tyypin annetuista vaihtoehdoista
- Numerokentät: Nimeä esimerkiksi tarvikkeet valmiiksi ja käytä numerokenttiä määrien kirjaamiseen. Täyttäjä lisää vain numerot.
Kuvakentät
Lisää valmis tila kuvalle ja halutessasi myös kuvatekstit.
- Täyttäjä ottaa kenttään täytön yhteydessä kuvan kameralla tai valitsee galleriasta.
- Kuvaan liittyviä huomioita voi lisätä piirrostyökalulla.
Tekstikentät
Kun sanallinen kirjoittaminen on välttämätöntä, käytä avoimia tekstikenttiä.
- Useimmiten dokumentointi on sitä helpompaa ja yhdenmukaisempaa, mitä vähemmän täyttäjän tarvitsee kirjoittaa itse!
Muokkaa dokumentin ulkoasua
Ylä- ja alatunnisteet
Yhtenäistä dokumentin ulkoasu ylä- ja alatunnisteilla. Ylätunnisteessa on usein yrityksen logo ja alatunnisteessa yrityksen tiedot. Viimeistelty ulkoasu tekee dokumenteista yhtenäisiä ja helpottaa lukemista.
Marginaalit
Säädä elmenttien välisiä marginaaleja sekä sivumarginaaleja
Tekstityylit
Kaikki tärkeä yksilöllisen tyylin muodostamiseen:
- Valitse haluamasi fontti, fonttikoko ja väri.
- Kursivoi, boldaa tai alleviivaa.
- Tasaa vasempaan tai oikeaan reunaan tai keskelle.
Kuvat
Kuvien asettelu ja koko vaikuttaa merkittävästi dokumentin ulkoasuun.
- Säädä helposti kuvan maksimileveys ja -korkeus.
- Aseta kuva koko sivun taustakuvaksi.
- Säädä erikseen kansilehden ja sisältösivujen kuvat.
Kansilehti ja liitteet
Luo dokumentille kansilehti ja dokumentin loppuun vakioliitteitä. Tyypillisiä liitteitä:
- huolto-ohjeet
- sopimusehdot
- jälkikäteen saapuvat laboratoriotulokset.
Näin automaattinen laskenta helpottaa dokumentointia:
Dokumentointi on hidasta ja kömpelöä, kun samalla laitteella pitäisi yhtä aikaa täyttää dokumenttia ja tarkistaa, mitä varaosia tuli käytettyä ja kuinka paljon. Samalla pitäisi vielä käyttää laskinta tai ellei sitten halua laskea päässä. Virheidenkin vaara on tällöin suuri.
Anna laskurin laskea yhteen käytetyt varaosat ja niiden hinta. Etenkin tilanteissa, joissa työmaa kestää kauan tai urakka on iso, automaattinen laskenta helpottaa kokonaisuuden hallintaa.
Laskentaominaisuudella voi suorittaa seuraavat laskutyöt:
- yhteen- ja vähennyslaskut
- kerto- ja jakolaskut
- neliöjuuri
- pyöristys
- erikoiskaavat
Käytännön esimerkkejä laskentaominaisuuden hyödyntämisestä
Kokonaiseen kerrostaloon käytetyt tarvikkeet
- Merkitään työn edetessä järjestelmään asuntokohtaisesti, mitä varaosia kussakin asunnossa on käytetty.
- Laskentaominaisuus laskee puolestasi kaikki käytetyt varaosat urakan kokoavaan dokumenttiin.
Ilmamäärien mittaus
- Mittauspöytäkirjan laskentaominaisuus laskee suunnitellun ja mitatun arvon erotuksen automaattisesti
- Lopputuloksen selvittäminen ei vaadi täyttäjältä erillistä työvaihetta, eli päässälaskua tai laskimen käyttöä.
Vinkkejä dokumenttipohjien luomiseen – näin tuet nopeaan ja virheettömään dokumentointiin:
1. Mieti miten teet täyttämisestä mahdollisimman nopeaa
Dokumenttia luodessa kannattaa pyrkiä siihen, että dokumentin täyttäminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa.
- Easoftin valmiit elementit auttavat toteuttamaan nopeasti täytettävän dokumentin.
- Mobiilikäyttöisyys varmistaa, että täyttö on mahdollista missä ja milloin vain.
2. Käytä vaihtoehtovalikoita, jos mahdollista
- Minimoi kirjoittamisen määrän ja nopeuttaa.
- Täyttäjällä on vain tietyt vastausvaihtoehdot käytettävissä.
- Kerran huolella tehdyt vastausvaihtoehdot ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.
- Kirjoitusvirheet ja muut epäselvyydet jäävät pois.
3. Käytä oletustekstejä
Myös oletustekstien käyttö nopeuttaa ja ehkäisee virheitä.
4. Karsi turhat pois
Karsi dokumenttipohjasta kaikki turhat kentät ja jätä vain olennainen.
- Dokumentointi on tärkeää, mutta turhan tiedon kerääminen tai kysyminen vain vaikeuttaa dokumentin hyödyntämistä ja turhauttaa täyttäjää.
5. Lisää ohjeita
Lisää tarvittaessa täyttöohjeita ja valmiita vastausvaihtoehtoja.
- Dokumentti ohjaa täyttäjän työtä, eikä hänen tarvitse arpoa, mitä tietoja mihinkin kohtaan kuuluu syöttää.
6. Hyödynnä mahdollisimman paljon automaattisesti täyttyviä kenttiä
- Asiakastietoja on turha näpytellä dokumenttiin itse, kun järjestelmän voi laittaa hakemaan tiedot automaattisesti.
- Laskentaominaisuus laskee automaattisesti täyttäjän syöttämien tietojen perusteella – minimoi laskuvirheet ja vähentää edelleen täyttäjän työtä.
7. Pidä täyttönäkymä lyhyenä ja selkeänä
- Poista täyttönäkymästä kaikki, mitä ei ole täytettäessä pakko nähdä.
- Jos mahdollista, piilota näkymästä esim. automaattisesti täyttyvät kentät (kuten tilaajan tiedot) – näin ne näkyvät vasta valmiissa PDF-dokumentissa.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.