Sähköpostista tilaukseksi-Agentti
Etusivu / Easoft AI / Ominaisuudet /
Sähköpostista tilaukseksi-Agentti
Tilausagentti automatisoi verkkosivuilta ja muista digitaalisista kanavista tulevien tilausten ja tarjouspyyntöjen käsittelyn. Se tunnistaa asiakkaan lähettämät tiedot ja luo niiden perusteella automaattisesti oikeanlaisen tilauksen tai tarjouksen Easoft ERP:iin – ilman tietojen manuaalista kopiointia järjestelmästä toiseen.
Easoftin Sähköpostista tilaukseksi-Agentti kirjaa tilaukset puolestasi
Tilausagentti vastaanottaa esimerkiksi verkkosivujen lomakkeelta tulevan tilauksen tai tarjouspyynnön, tulkitsee asiakkaan antamat tiedot ja luo niiden perusteella automaattisesti tilauksen tai tarjouksen Easoft ERP:iin.
Asiakkaan nimi, yhteystiedot, tuotteet, määrät, toimitustiedot ja muut tarvittavat tiedot voidaan siirtää suoraan oikeisiin kenttiin Easoftissa. Yritys määrittelee agentille itse, mitä tietoja kerätään ja mihin Easoftin kenttiin ne tallennetaan.
Ilman automaatiota jokainen verkkosivuilta saapuva tilaus tai tarjouspyyntö täytyy käsitellä erikseen. Sähköposti avataan, tiedot tarkistetaan ja samat tiedot syötetään uudelleen toiminnanohjausjärjestelmään. Mitä enemmän tilauksia tulee, sitä enemmän aikaa kuluu työhön, joka ei itsessään tuota asiakkaalle lisäarvoa.
Sähköpostista tilaukseksi-Agentti poistaa tämän välivaiheen. Asiakas täyttää lomakkeen, ja tarvittavat tiedot siirtyvät automaattisesti Easoftiin jatkokäsittelyä varten.
Mutta milloin Tilausagentista tulee oikeasti kriittinen kilpailuetu?
Tilausagentti vie verkkotilaukset suoraan toiminnanohjaukseen
✅ Ei enää tilausten käsin kirjaamista
Henkilökunnan ei tarvitse kopioida tietoja sähköpostista järjestelmään. Tämä säästää merkittävästi aikaa ja poistaa tylsän rutiinityön jokaiselta työpäivältä.
✅ Nopeampi tilausten ja tarjousten käsittely
Tilauksen ei tarvitse odottaa sähköpostissa siihen asti, että joku ehtii käsitellä sen. Agentti vie tiedot Easoftiin automaattisesti heti niiden saavuttua, jolloin tilausprosessi ja samalla yrityksen kassavirta nopeutuu.
✅ Vähemmän virheitä tiedonsiirrossa
Manuaalinen kopiointi järjestelmästä toiseen altistaa kirjoitusvirheille ja puuttuville tiedoille. Kun tiedot siirretään automaattisesti ennalta määriteltyihin kenttiin, prosessi pysyy yhdenmukaisena tilauksesta toiseen.
✅ Agentti mukautuu yrityksen omaan tilausprosessiin
Jokaisen yrityksen lomakkeet ja tilausprosessit ovat erilaisia. AI Agentille voidaan määrittää, mihin Easoftin kenttään se kuuluu. Näin automaatio voidaan rakentaa yrityksen nykyisen prosessin ympärille. Agentti myös huomaa jos lomakkeella on tietoa jonka käsittelyyn sillä ei ole ymmärrystä.
Sähköpostista tilaukseksi-Agentti yhdistää verkkosivujen lomakkeet suoraan Easoft ERP:iin
Agentti voidaan liittää verkkosivujen lomakkeisiin ja muihin vastaaviin kanaviin, joista tilauksia tai tarjouspyyntöjä vastaanotetaan.
Yritys määrittelee itse, mitä tietoja lomakkeella kerätään ja miten ne viedään Easoftiin.
Agentti voi käsitellä esimerkiksi:
- asiakkaan ja yhteyshenkilön tiedot
- tilauksen tai tarjouspyynnön perustiedot
- tuotteet ja palvelut
- määrät ja muut tilaustiedot
- toimitukseen liittyvät tiedot
- projektin tai kohteen tiedot
- lomakkeen lisätiedot
- muut Easoftin tilaukselle tallennettavat tiedot
Tilausagentti tunnistaa saapuvasta viestistä tarvittavat tiedot, yhdistää ne yrityksen määrittelemiin Easoft-kenttiin ja muodostaa niiden perusteella uuden tilauksen tai tarjouksen järjestelmään.
Käytännössä prosessi tapahtuu hyvin nopeasti ja reaaliajassa:
Asiakas täyttää lomakkeen → tiedot saapuvat AI Agentin sähköpostiin → Agentti tulkitsee tiedot → tilaus tai tarjous muodostuu Easoftiin.
Näin yrityksen nykyiset verkkosivut ja lomakkeet voidaan yhdistää osaksi Easoftin automatisoitua tilausprosessia ilman, että työntekijöiden täytyy toimia järjestelmien välisenä tiedonsiirtäjänä.
Tilausagentti voidaan yhdistää myös muihin Easoft AI -agentteihin, jolloin koko prosessia ensimmäisestä yhteydenotosta toimitukseen voidaan automatisoida:
- Tarjous-Agentti muodostaa tarjouspyynnön perusteella valmiin tarjouksen
- Puhelin-Agentti vastaanottaa asiakkaiden yhteydenottoja puhelimitse ja vie tarvittavat tiedot Easoft ERP:iin
- Raportti-Agentti seuraa tilausten ja myynnin kehitystä ja lähettää raportit automaattisesti
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.