Puhelinraportti-Agentti
Etusivu / Easoft AI / Ominaisuudet /
Puhelinraportti-Agentti
Puhelinraportti-Agentti tekee työmaan raportoinnista mukavan puhelinkeskustelun. Työnjohtaja tai myyjä soittaa Agentille, valitsee kohteen ja raportin tyypin sekä kertoo havainnot omin sanoin. Agentti kysyy puuttuvat tiedot ja muotoilee vastauksista selkeän dokumentin.
Easoft Puhelinraportti-Agentti auttaa kirjaamaan työmaan tapahtumat puhumalla
Työmaalla tapahtuu paljon sellaista, mikä pitäisi dokumentoida heti: päivän työvaiheet, tarkastushavainnot ja turvallisuuteen liittyvät huomiot. Kirjaaminen voi kuitenkin jäädä myöhemmäksi, jos raportin täyttäminen vaatii erillistä aikaa tietokoneen ääressä.
Puhelinraportti-Agentille asiat voi kertoa heti, kun ne ovat tuoreessa muistissa. Agentti tunnistaa oikean työmaan, selvittää millainen raportti on kyseessä ja käy keskustelussa läpi juuri sen dokumentin tarvitsemat tiedot.
✅ Raportointi onnistuu puhumalla
Työnjohtaja voi kertoa työmaan tilanteesta omin sanoin. Agentti jäsentää puhutut tiedot raportin kenttiin sopiviksi vastauksiksi.
✅ Oikea työmaa löytyy nopeasti
Agentti hakee soittajan puhelinnumeron perusteella työmaat, joille hänet on merkitty työnjohtajaksi. Myyjän tapauksessa kohde voidaan tunnistaa esimerkiksi asiakkaan osoitteen ja nimen perusteella.
✅ Puuttuvat tiedot tulevat kysyttyä
Jos soittaja ei mainitse jotakin valitulle raportille tarvittavaa asiaa, agentti kysyy siitä erikseen. Näin raportti ei jää pelkäksi vapaamuotoiseksi puhelumuistiinpanoksi vaan se varmistaa että prosessi toimii.
✅ Yksi tapa tehdä erilaisia raportteja
Puhelun kautta voidaan laatia myynnin kartoituslomake, työmaapäiväkirja, viikkotarkastus tai vaikka TR-mittaus. Agentin kysymykset mukautuvat valittuun raporttityyppiin.
Mitä Puhelinraportti-Agentilla tavoitellaan?
Puhelinraportti-Agentin tavoitteena on helpottaa prosessin mukaista ja säännöllistä dokumentointia sekä erityisesti saada havainnot talteen mahdollisimman lähellä tapahtumahetkeä. Se vähentää käsin kirjoittamista ja auttaa varmistamaan, että kaikki raportille tarvittavat tiedot kysytään ennen dokumentin tallentamista. Raportointi voidaan tehdä liikkeessä jolloin siihen ei tarvitse varata erikseen työaikaa.
Agentin toimintaperiaate
Aktivointi
Agentti toimii Easoftin AI Agenttialustassa ja aktivoituu, kun työntekijä soittaa sille määritettyyn numeroon. Raportin tekeminen alkaa soittajan ja kohteen tunnistamisella.
Esimerkki Puhelinraportti-Agentin toiminnasta
- Soitto agentille: Työntekijä soittaa ja kertoo haluavansa tehdä tietyn raportin.
- Työmaan tunnistus: Agentti hakee puhelinnumeron perusteella avoimet tilaukset, joille soittaja on merkitty työnjohtajaksi. Se kertoo vaihtoehdoista tilausnumeron ja toimitusosoitteen, ja soittaja valitsee oikean työmaan. Jos soittaja toimii sijaisena eikä kohde löydy omalta listalta, agentti voi hakea kaikki avoimet työmaat.
- Raportin valinta: Soittaja valitsee, tekeekö hän myynnin kartoitusraportin, työmaapäiväkirjan, viikkotarkastuksen vai TR-mittauksen.
- Tietojen keruu: Soittaja kertoo havainnot omin sanoin. Agentti tunnistaa, mitä tietoja valitulle raportille on jo saatu, ja kysyy puuttuvat asiat.
- Dokumentin muodostaminen: Agentti muotoilee puhutut tiedot selkeiksi vastauksiksi valitun raportin kenttiin ja tallentaa dokumentin oikealle työmaalle.
Tiedon haku ja tallennus
Agentti hakee työmaan tunnistamista varten Easoft ERP:stä soittajan puhelinnumeroon liittyvät tilaukset sekä niiden tilausnumerot ja osoitteet. Haku voidaan laajentaa myös avoimiin tarjouksiin tai tilauksiin. Raportin vastaukset tallennetaan valitun kohteen dokumentille.
Työmaan tapahtumat on helpointa kertoa silloin, kun ne ovat vielä mielessä. Puhelinraportti-Agentti muuttaa keskustelun rakenteiseksi raportiksi ja auttaa muistamaan myös ne tiedot, jotka muuten saattaisivat jäädä kirjaamatta.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.