Poikkeama-Agentti
Etusivu / Easoft AI / Ominaisuudet /
Poikkeama-Agentti
Poikkeama-Agentti seuraa, etenevätkö myynnin, työmaiden ja laskutuksen sovitut vaiheet ajallaan. Se huomaa puuttuvat kirjaukset ja raportit, muistuttaa oikeaa henkilöä ja kokoaa avoimet poikkeamat yhteiseen näkymään.
Easoft Poikkeama-Agentti pitää työt liikkeessä
Tarjous odottaa lähettämistä, työmaalta puuttuu tunteja tai valmis työ on vielä laskuttamatta. Yksittäinen puute voi jäädä kiireessä huomaamatta, mutta seuraukset näkyvät viiveinä, ylimääräisenä selvittelynä ja hitaampana kassankiertona.
Poikkeama-Agentti tarkistaa sovitut asiat Easoftin tiedoista ja nostaa esiin tilanteet, jotka vaativat toimenpiteitä. Työntekijä saa muistutuksen omasta puuttuvasta kirjauksestaan. Työstä tai myynnistä vastaavat henkilöt näkevät yhdestä näkymästä, missä prosessin vaiheessa poikkeamia on ja kenelle ne kuuluvat.
Miksi Poikkeama-Agentti?
Poikkeama-Agentin tavoitteena on varmistaa, että yrityksen sovitut toimintatavat toteutuvat myynnistä työmaan kautta laskutukseen. Se auttaa pitämään asiakastiedot, työmaakirjaukset ja laskutuksen ajan tasalla sekä vähentää tilanteita, joissa seuraava työvaihe viivästyy puuttuvan tiedon vuoksi.
✅ Vähemmän unohtuneita kirjauksia
Agentti muistuttaa esimerkiksi puuttuvista tuntikirjauksista, työmaapäiväkirjoista ja raporteista silloin, kun ne ovat ajankohtaisia.
✅ Nopeammin laskutukseen
Valmistuneet mutta laskuttamattomat työt sekä puuttuvat laskutustiedot tulevat näkyviin heti eikä vasta sitten kun laskuja pitäisi aloitaa tekemään.
✅ Selkeä näkymä työnjohdolle
Poikkeamanäkymä näyttää myöhässä olevat asiat sekä muut poikkeamat myynnissä, työmailla ja laskutuksessa. Näin työnjohto voi puuttua toistuviin ongelmiin ja auttaa siellä, missä työ on pysähtynyt.
✅ Vähemmän käsin tehtävää seurantaa
Agentti tekee säännölliset tarkistukset ja lähettää muistutukset. Ihmiset voivat keskittyä haasteellisempien ja erityisosaamista vaativien asioiden hoitamiseen listojen kokoamisen sijaan.
Agentin toimintaperiaate
Aktivointi
Agentti toimii Easoftin AI Agenttialustassa ja seuraa Easoft ERP:iin sekä tarvittaessa Easoft DOCS:iin kirjattuja tietoja. Tarkistettavat asiat, määräajat, vastuuhenkilöt ja muistutuskanavat määritellään yrityksen prosessien mukaan. Agentti tekee tarkistuksia sovitulla aikataululla tai tietyn tapahtuman, kuten työn valmistumismerkinnän, jälkeen.
Esimerkkejä Agentin toiminnasta
- Myynti: Agentti tarkistaa onko tarjouspyyntö käsitelty, tarjous lähetetty ja sovitut jatkotoimet kirjattu.
- Työmaat: Agentti seuraa löytyvätkö työltä vaaditut tuntikirjaukset, ostojen kohdistukset, työmaapäiväkirjat ja muut sovitut raportit.
- Laskutus: Agentti tunnistaa valmiiksi merkityt mutta laskuttamattomat työt sekä kohteet, joiden laskutus odottaa puuttuvia kirjauksia.
- Muistutus: Kun sovittu määräaika ylittyy tai tieto puuttuu, agentti lähettää vastuuhenkilölle selkeän muistutuksen siitä, mitä pitää täydentää.
- Seuranta: Avoin poikkeama näkyy poikkeamanäkymässä, kunnes asia on korjattu tai käsitelty. Tarvittaessa työnjohto saa yhteenvedon edelleen avoimista asioista.
Tiedon haku ja poikkeamista viestiminen
Agentti hakee tarkistuksiin tarvittavat tiedot Easoft ERP:n tarjouksista, tilauksista, työmaakirjauksista ja laskutuksesta sekä sovituista Easoft DOCS -raporteista. Poikkeamanäkymään kootaan poikkeaman tyyppi, siihen liittyvä kohde, vastuuhenkilö ja käsittelyn tila. Muistutukset voidaan lähettää esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä yritykselle määritellyn käytännön mukaan.
Kun puuttuva tieto huomataan ajoissa, työ pääsee etenemään seuraavaan vaiheeseen. Poikkeama-Agentti auttaa työntekijää muistamaan omat kirjauksensa ja antaa työnjohdolle kokonaiskuvan siitä, mikä vielä odottaa hoitamista.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.