Puhelinvastaaja-Agentti
Etusivu / Easoft AI / Ominaisuudet /
Puhelinvastaaja-Agentti
Puhelin-Agentti vastaa asiakkaiden puheluihin, selvittää yhteydenoton syyn ja vie tarvittavat tiedot oikealle henkilölle tai suoraan Easoft ERP:iin. Se voi ottaa vastaan esimerkiksi huoltopyyntöjä, vikailmoituksia, tilauksia ja muuttoilmoituksia myös silloin, kun asiakaspalvelu ei ehdi vastata.
Easoft Puhelin-Agentti vastaa, kysyy ja kirjaa asiat eteenpäin
Asiakas soittaa, koska tarvitsee apua. Kyse voi olla kiireellisestä viasta, uudesta tilauksesta, muuttoilmoituksesta tai avaimiin liittyvästä kysymyksestä. Jos puheluun ei ehditä vastata, asian käsittely viivästyy ja työntekijä joutuu myöhemmin selvittämään tiedot uudelleen.
Puhelin-Agentti keskustelee soittajan kanssa, esittää tarvittavat lisäkysymykset ja kokoaa vastauksista selkeän yhteenvedon. Yrityksen määrittelemän toimintatavan mukaan se voi välittää asian asiakaspalveluun, ilmoittaa kiireellisestä viasta päivystäjälle tai luoda alustavan tilauksen Easoft ERP:iin tarkistettavaksi.
Sama agentti voidaan määritellä palvelemaan useita erilaisia puheluita. Huoltopyynnössä tarvitaan kohteen osoite ja vian kuvaus, muuttoilmoituksessa taas muuttajan tiedot ja muuttopäivä. Agentti kysyy tilanteeseen kuuluvat tiedot jo ensimmäisen yhteydenoton aikana ekä unohda mitä pitää kysyä.
✅ Asiakas saa vastauksen myös ruuhka-aikana
Puhelin-Agentti voi vastaanottaa puheluita ympäri vuorokauden. Asiakkaan ei tarvitse odottaa takaisinsoittoa vain saadakseen ilmoituksensa perille.
✅ Huoltopyynnöt pääsevät nopeammin eteenpäin
Agentti selvittää, mitä on tapahtunut, missä kohteessa ja kuinka kiireelliseltä tilanne vaikuttaa. Tiedot voidaan välittää oikealle tiimille tai päivystäjälle yrityksen ohjeiden mukaan.
✅ Tilauksista jäävät olennaiset tiedot talteen
Asiakkaan yhteystiedot, tilauksen sisältö ja muut sovitut tiedot kootaan yhteen. Selkeästä tilauksesta agentti voi tehdä alustavan kirjauksen Easoft ERP:iin työntekijän tarkistettavaksi.
✅ Asiakaspalvelulle jää enemmän aikaa vaativiin tilanteisiin
Toistuvat yhteydenotot ja perustietojen kerääminen voidaan hoitaa automaattisesti. Työntekijä saa käsiteltäväkseen koosteen ja voi jatkaa siitä, mihin puhelu päättyi.
Mikä tavoitteeksi Puhelin-Agentille?
Puhelin-Agentin tavoitteena on varmistaa, että asiakkaan asia tulee vastaanotetuksi, ymmärretyksi ja ohjatuksi eteenpäin jokaisessa puhelussa. Se nopeuttaa tarjouspyyntöjen ja tilausten käsittelyä sekä vähentää aikaa, joka kuluu vastaamattomien puheluiden selvittelyyn ja tietojen kirjaamiseen käsin.
Puhelin-Agentin toimintaperiaate
Aktivointi
Agentti toimii Easoftin AI Agenttialustassa ja aktivoituu, kun asiakas soittaa sille määritettyyn puhelinnumeroon. Puhelut voidaan ohjata agentille joko suoraan, erillisen puhelinvaihteen valinnan perusteella tai asiakaspalvelun aukioloaikojen ulkopuolella. Käyttötapa sovitaan yrityksen toimintamallin mukaan.
Agentin toiminta
- Puhelun vastaanotto: Agentti tervehtii soittajaa ja selvittää yhteydenoton syyn.
- Tarkentavat kysymykset: Agentti kysyy asian käsittelyyn tarvittavat tiedot, kuten nimen, yhteystiedot, kohteen osoitteen ja tilanteen kuvauksen.
- Asian tunnistaminen: Agentti erottaa esimerkiksi huoltopyynnön, vikailmoituksen, tilauksen, tarjouksen, muuttoilmoituksen ja yleisen asiakaspalvelukysymyksen toisistaan.
- Oikea jatkotoimi: Agentti ohjaa kiireellisen asian sovitulle päivystäjälle, välittää muun yhteydenoton vastuuhenkilölle tai tekee selkeästä pyynnöstä alustavan tilauksen.
- Yhteenveto: Puhelusta syntyy tiivis kooste, jonka perusteella työntekijä näkee, mitä asiakas tarvitsee ja mitä on jo sovittu.
Tiedon haku ja tallennus
Agentti voi hyödyntää yrityksen sille antamia palveluohjeita sekä soveltuvia Easoft ERP:n asiakas- ja kohdetietoja. Puhelun perusteella muodostettu huoltopyyntö tai tilaus voidaan tallentaa Easoft ERP:iin. Muut yhteydenotot voidaan välittää esimerkiksi sähköpostitse asiakaspalveluun tai nimetylle vastuuhenkilölle. Kiireellisten asioiden ilmoitustapa määritellään erikseen.
Puheluun vastaaminen on vasta ensimmäinen vaihe. Puhelin-Agentin arvo syntyy siitä, että asiakkaan asia kirjataan ymmärrettävästi ja ohjataan heti oikeaan paikkaan jatkokäsittelyä varten.
Esittelemme toiminnallisuudet maksutta
Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.