Kuinka saada työmaat sujuvasti laskutukseen?
Sujuva projektinhallinta rakennus- ja saneeraustöissä
Projektinhallinta on moniulotteinen asia. Se kysyy ammattitaitoa ja toimivia projektinhallintatyökaluja.
Mitä ne ovat? Miten sinun yrityksesi voisi hoitaa työurakat tehokkaasti ja taloudellisesti kannattavasti? Voiko kaikkea työmaalla tapahtuvaa toimintaa ja tietoliikennettä ylipäätään hallita mielekkäästi?
Erityisen haastavaa projektinhallinta on ilman apuvälineitä, sillä projektihallinassa pitää kyetä ottamaan huomioon niin laajoja kokonaisuuksia, kuin myös yksityiskohtia.
Timo Kautto
Vesivek Oy
Mitä on projektinhallinta saneeraus- ja rakennusalalla?
Projektinhallinta koostuu suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta, lopetuksesta ja jälkiarvioinnista. Se on työn organisoimista ja hallintaa niin, että projektin lopussa voidaan todeta, että on pysytty aikataulussa, budjetissa ja että työn sisältö ja laatu ovat sitä, mitä on sovittu.
Jotta projektisi onnistuu, ota tästä talteen muistilistat asioista, jotka täytyy huolehtia eri vaiheissa.
Suunnittelu on kaiken perusta
- Valitse projektinhallintatyökalu.
- Määritelkää projektin keskeisimmille tavoitteille mittarit
- Laadi aikataulut
- Budjetoi työmäärä ja tarvittavat työntekijät.
- Selvitä tarvittavien alihankkijoiden sopimukset
- Huomioi riskit ja ota ne ennustettuun katelaskentaan mukaan
- Huolehdi, että kaikki projektin vastuuhenkilöt varmasti tietävät tavoitteensa ja mittarit
Toteutus
- Seuraan toteutumaa vs budjetti mutta hyväksy, että suunnitelmat saattavat muuttua projektin edetessä.
- Ole valmis tekemään liikkuja alkuperäisestä suunitelmasta, mutta tee laskelmat mitä muutokset aiheuttavat
Seuranta pitää osapuolet ajan tasalla
- Seuraa projektin toteutumista: Seuraa toteutuneita aikatauluja, kustannuksia ja muita tietoja projektinhallintatyökalusta
- Käytä yhtä projektinhallintajärjestelmää, johon voi dokumentoida kaikki tiedot ja toteutukset.
- Pidä tarvittavat seurantakokoukset oikeiden henkilöiden kanssa.
Lopettaminen sinetöi valmiin projektin
- Laadi sovitut loppuraportit.
- Luovuta projekti sille, joka sen on tilannut.
- Pidä päätöspalaveri.
- Kiitä kaikkia osapuolia, muista sidosryhmät, kumppanit ja omat työntekijäsi.
Jälkiarviointi tuo esiin onnistumiset ja haasteet
- Jos mahdollista, lähetä palautekysely kaikille projektin osapuolille.
- Kirjaa ylös kaikki onnistumiset ja epäonnistumiset.
- Erityisesti kirjaa ylös haasteista ja onnistumisista nousseet kehitysideat.
☝️ Projektinhallinta: Asennusalueiden kuormitus on ensiarvoisen tärkeää olla jatkuvasti tiedossa, jotta kuormaa voidaan jakaa tasaisesti
Esittelemme Easoft-toiminnaohjausjärjestelmän maksutta 15 min etädemossa – saatte hyvän kuvan siitä, miten Easoft voisi parantaa liiketoimintaanne ja miten se soveltuisi teidän tarpeisiinne.
Saisinko esitellä Easoftia?
15 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa esittelen Easoftin toiminnallisuudet ja käymme yhdessä läpi miten Easoft voisi tehostaa teidän liiketoimintaanne.
Palaverin aikana saat selkeän kuvan miten voisit parhaiten hyödyntää Easoft-toiminnanohjausjärjestelmää ja missä kohtaa voisit sen avulla selkeimmin tehostaa ja helpottaa liiketoimintaasi.
Varaa maksuton etäpalaveriaika oheisella lomakkeella tai soittamalla alta löytyvään numeroon.
Etäpalaverissa esittelen Easoftin toimintaa sinulle henkilökohtaisesti verkon välityksellä.
Varaa maksuton esittely tästä
Täytä yhteystietosi alle, niin otamme sinuun mahdollisimman nopeasti yhteyttä sopiaksemme tarkemman ajankohdan etädemolle. Etädemo on 100 % maksuton eikä sido sinua mihinkään.
Kaikki yrityksesi hallintaan tarvittavat ohjelmat yhdessä paketissa
Tarjouslaskenta
Tarkka ja nopea, yrityksesi tarpeisiin mukautuva tarjouslaskenta.
Myynninhallinta
Tarjous- ja tilaushallinta, myynnin johtamisen työkalut ja raportit.
Asiakashallinta
Asiakastietojen tallentuminen ja hallinta.
Resursointi ja aikataulutus
Työmaiden kalenterointi ja jaksotus. Töiden ja tehtävien kuittaus.
Kustannusseuranta
Reaaliaikainen kateseuranta kohteittain. Ostolaskut ja työtunnit kohdistuvat työmaille.
Raportointi
Laajat ja tarkat raportit. Myös rakentamisilmoitus: työntekijäilmoitus sekä urakkailmoitus verottajalle.
Dokumentointi
Laskutus
Laskutus joko suoraan Easoftista tai rajapinnan kautta yleisimmistä taloushallinnon ohjelmista.
Projektinhallintatyökalun keskeisimmät ominaisuudet
Missä kaikessa Easoftin projektinhallintatyökalu käytännössä on apuna? Mitä niillä tarkkaan ottaen voi tehdä? Perehdytään ohjelmiin tarkemmin seuraavaksi.
Tarjouslaskenta
Tarjouslaskentaohjelman avulla hallitset tarjous- ja tilauskantaa. Ohjelman avulla tarjousten laskeminen on nopeaa ja täsmällistä. Eri yrityksille tarjouslaskennassa on tärkeitä eri asiat, joten tämä on huomioitu Easoftissa.
Osalle yrityksistä olennaisinta on, että tarjouslaskennassa saadaan tarkat materiaali- ja aikakustannusarviot. Toisille yrityksille taas tarjouslaskennan suurin vaatimus on, että tarjous on siistin näköinen ja se saadaan nopeasti ulos ilman tarkempia kustannusarvioita. Tästä syystä tarjouslaskenta räätälöidään aina yksilöllisesti vastaamaan yrityksesi tarpeita.
Tarjouslaskentaohjelman avulla sinulla on samassa paikassa kaikki tarjoukset ja työmaat sekä niihin liittyvä dokumentointi. Lisäksi tilausten järjestely, tiedonkulku ja aikataulutukset ovat vaivattomia toteuttaa.
Resursointi ja aikataulutus
Aikataulutus ja resursointi helpottavat työmaiden hallintaa. Tähän avuksi on kehitetty oma kalenteri ja resurssipankki. Kalenterissa on helppo aikatauluttaa niin pienet kuin isotkin työmaat eri henkilöille tai ryhmille. Aikataulutusta ja koko projektinhallintaa auttaa myös se, että Easoft on jo tarjouslaskentavaiheessa laskenut arvioidun asennusajan työmaalle.
Eteen mahdollisesti tulevat aikataulumuutokset on myös vaivatonta tehdä kalenteriin. Tämän lisäksi kalenterissa voi hyvin viestiä tehdyistä muutoksista asiakkaalle tai työntekijälle. Muutokset työmaalla välittyvät reaaliaikaisesti työntekijän projektiin. Näin ollen tiedonsiirtoon ei kuluteta turhaan aikaa. Toimiva kalenteri vähentää myös työnjohtoon kuluvaa aikaa. Lisäksi työajanseuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Easoft-järjestelmän avulla sekin onnistuu.
Raportointi ja dokumentointi
Easoftissa on hyvin laajat mahdollisuudet raportoida yrityksen eri toimintoja ja tehdä projektinhallintaa. Raportit antavat erinomaiset edellytykset myynnin, asennuksen ja kannattavuuden jatkuvaan seurantaan.
Koska eri yrityksissä on hyvin moninaiset tarpeet seurata eri asioita, Easoftissa on runsaasti erilaisia raportteja. Dokumenttien tallennus on tärkeää muun muassa reklamaatiotilanteissa. Easoftin avulla voit tehdä myös täysin muokattavia raporttipohjia, kuten työmaapäiväkirjoja, kunto- ja asennusraportteja.
Laskutus
Aikaasi säästää Easoft-järjestelmän helppo tapa laskuttaa työmaat ja niihin liittyvät lisä- ja muutostyöt. Se onnistuu joko suoraan Easoftissa tai rajapinnan kautta yleisimmistä laskutus- ja taloushallinto-ohjelmista. Ostolaskut voi siirtää suoraan myyntilaskulle halutulla kateprosentilla.
Laskutus onnistuu eri tavoin: Työmaiden laskuttaminen voidaan hoitaa maksuerien mukaan, toimitettujen määrien mukaan tai koko tilaus kerralla. Myös tarvikkeiden ja lisätöiden laskutus on jouhevaa ja nopeaa, kun työntekijä tekee tarvittavat laskurivit pääkäyttäjälle tarkistettavaksi automaattisesti.
Projekti- ja kustannusseuranta
Kaikki tehdyt dokumentit ja raportit tallentuvat Easoftin pilvipalveluun. Näin ollen jälkilaskenta on helppo tehdä. Ilman automatiikkaa jälkilaskennan teko on puuttellista ja aikaavievää.
Reaaliaikainen ja tilauskohtainen kateseuranta tapahtuu Easoft-ohjelmien avulla automaattisesti. Tuntikirjaukset ja ostot kohdistuvat oikeille tilauksille. Tehtyjen tilausten alta voit muun muassa seurata eri tuotteille tai työvaiheille käytettyä aikaa. Tämä auttaa pureutumaan myöhemmin projektin eri vaiheiden kannattavuuteen.
Kun työmaa on valmis, Easoftissa tehdyt raportit auttavat myöhemmin arvioimaan työmaan kustannuksia ja katetta – ja ylipäätään koko projektin onnistumista. Jälkilaskennan avulla voit tarkastella, miten kustannukset ovat kehittyneet ja mikä kate tehdyllä työllä on.
Lue lisää työmaan projektinhallinasta
Esittelemme Easoft-toiminnaohjausjärjestelmän maksutta 15 min etädemossa – saatte hyvän kuvan siitä, miten Easoft voisi parantaa liiketoimintaanne ja miten se soveltuisi teidän tarpeisiinne.