Asiakkaat, kalusto ja ajoneuvot kartalla – näin teet kalustonhallinnasta ja työnjohdosta helppoa!

Ajoneuvot kartalla on jokaisen liikkuvaa kalustoa hallitsevan yrittäjän tavoite. Kun ajoneuvot näkyvät kartalla, tiedät varmasti, missä kalusto liikuu ja töiden suunnittelu on helpompaa. Ajoneuvopaikannus mahdollistaa myös, että sähköinen ajopäiväkirja verottajalle saadaan suoraan paikannustiedoista.

Kalustonhallinta ja töiden suunnittelu voi olla haaste yrityksissä, joissa on jatkuvasti paljon ajoneuvoja tai muuta kalustoa liikenteessä. Rakennus- ja remonttiala sekä kiertävää laitehuolto- ja myyntityötä tekevät ovat tästä tyypillisiä esimerkkejä.

Entä jos samalla kartalla olisi myös asiakkaat ja asiakastiedot? Parasta on, jos paikannuksesta saatava tieto voidaan yhdistää asiakkaiden tarpeisiin ja yrityksen hallinnon tarvitsemiin tietoihin. Tietojen yhdistäminen mahdollistaa karttapohjaisen CRM:n ja pelkistetyn ERP:n. Asiakaskäyntien suunnittelu liikkuvassa työssä on tehokkaampaa ja työajanseuranta, päivärahat ja kilometrikorvaukset hoituvat lähes automaattisesti.

Tämä artikkeli käsittelee kalustonhallinnan sekä työ- ja reittisuunnittelun haasteita, ja etsii niihin parhaita ratkaisuja. Artikkeli on suunnattu erityisesti rakennusalan toimijoille sekä kiertävää laitehuoltoa tekeville.

Jos johdat tai teet kenttämyyntiä, siirry artikkeliin: ​​Tehokkaampi kenttämyynti: Vähittäiskaupan uudet mahdollisuudet

Kalustonhallinnan haasteet: mitä kannattaa ottaa huomioon rakennus- ja remonttialan kalustonhallinnassa?

Haluatko tehdä lakisääteisestä työajanseurannasta ja ajopäiväkirjan pitämisestä helppoa? Helpottaisiko elämää, jos tietäisit missä ajoneuvot ja muu kalusto kulloinkin liikkuvat?

Rakennusalan yrityksissä kalustoa on monenlaista: autoja, pakettiautoja, peräkärryjä sekä arvokkaampia pienkoneita ja laitteita, joiden sijainnista ja käytöstä olisi hyvä olla kärryillä. Ja mitä enemmän kalustoa, sitä enemmän huolehdittavaa ja muistettavaa!

Kaluston ja töiden huono hallinta aiheuttaa usein myös ylimääräisiä kuluja.

Tunnistatko seuraavat kalustonhallintaan liittyvät haasteet?

Epäselvyys kaluston sijainnista

Rakennustyömailla kalustoa ja laitteita siirrellään paikasta toiseen. Epäselvyydet kaluston sijainnista ja kaluston tehoton käyttö ovat yleisiä lisäkulun aiheuttajia.

Kaluston käytön hallinta ja reittisuunnittelu

Erityisesti, jos työtiimit ovat kaukana toisistaan ja liikkuvat jatkuvasti, reittisuunnittelun, ajoneuvojen liikkujen ja tehokkaan käytön suunnittelu on haaste. Kalustoa saatetaan myös käyttää muihin kuin alun perin tarkoitettuihin tehtäviin.

Kaluston kunnossapito

Huollot ja korjaustarpeet aiheuttavat oman haasteensa. Huoltojen aikataulutus voi olla haastavaa kun kalusto on jatkuvassa liikkeessä. Laitteiden huoltaminen vasta niiden rikkoontuessa aiheuttaa kalliita seisokkeja, joten näiden ennaltaehkäisy olisi tärkeää.

Kaluston kustannusten hallinta

Yritysten on päätettävä, milloin on kannattavaa vuokrata kalustoa ja milloin ostaa se omaksi. Tämä päätös vaatii tarkkaa analyysiä kaluston käytön, arvonaleneman ja kustannusten näkökulmasta. Myös kaluston käyttöaste vaikuttaa kustannuksiin.

Kaluston väärinkäyttö ja hävikki

Rakennustyömailla tapahtuu usein työkalujen ja laitteiden varkauksia tai katoamisia, mikä voi aiheuttaa merkittäviä taloudellisia menetyksiä. Kaluston käyttäjien vastuun jakaminen ja valvonta voi olla hankalaa, erityisesti jos työskentelee monien urakoitsijoiden ja aliurakoitsijoiden kanssa.

Tietojärjestelmien tehoton käyttö kaluston hallinnassa

Kaluston paikannuslaite antaa reaaliaikaista tietoa kaluston tilasta ja sijainnista, mutta miten helppoa tiedon hyödyntäminen on? Jos sopivaa ohjelmaa kaluston hallintaan ei ole, pelkän paikannuslaitteen hyödyt jäävät vähäisiksi. Oikean järjestelmän valinta ja sen integrointi nykyisiin järjestelmiin voi olla haaste.

Useiden eri järjestelmien käyttö on hidasta ja monimutkaista, jos järjestelmät eivät integroidu keskenään saumattomasti. Kokonaisvaltaisen ja yrityksen tarpeisiin sopivan ratkaisun etsimiseen kannattaa joskus käyttää hieman aikaa ja vaivaa.

Tyypilliset haasteet laitehuoltoa tai kiertävää huoltotyötä tekevissä yrityksissä

Laitehuolto tai muu liikkuva huoltotyö vaatii paikasta toiseen liikkumista ja työntekijöiden itseohjautuvuutta. Työn laatuun vaikuttaa, onko tekijällälaitteen tai kohteen tiedot ja huoltohistoria helposti saatavilla.

Liikkuvien yksiköiden ja niiden työtehtävien hallinta voi myös olla haastavaa ja sisältää paljon muuttujia. Ylimääräisiä kuluja tulee herkästi muun muassa turhista ajokilometreistä ja tehottomasta ajankäytöstä.

Tunnistatko seuraavat haasteet?

Tiedon kulku ja muutosten koordinointi

Kentältä saatujen tietojen päivittäminen ja jakaminen muulle organisaatiolle on haaste työssä, jossa liikutaan. Erityisesti nopeita muutoksia tai asiakkaiden pyyntöjä sisältävän työn johtaminen voi olla haastavaa.

Parasta olisi, jos asiakastiedot ja muutokset näkyisivät reaaliajassa kaikille niitä tarvitseville. Tämä on mahdollista, mutta siihen tarvitaan oikeanlaiset järjestelmät.

Työn laadun valvonta

Kentällä työskentelevien työntekijöiden työn laadun valvonta on haaste, koska johtajilla ei ole jatkuvaa näkyvyyttä siihen, miten työ tehdään. Eri työntekijöillä voi olla erilaisia tapoja suorittaa tehtävät, mikä voi johtaa epätasalaatuiseen palveluun ja asiakastyytyväisyyden laskuun.

Tsekkilistat ja helppo dokumentointi, joka otetaan rutiiniksi, auttavat yhtenäisten toimintamallien jalkauttamisessa ja työn valvonnassa.

Aikataulujen hallinta ja reittien optimointi 

Työntekijöiden liikkumiseen käytettävien reittien optimointi on tärkeää, jotta käytetty aika ja polttoainekulut saadaan minimoitua. Jokainen ylimääräinen kilometri heikentää toiminnan kannattavuutta.

Tehokkaan aikataulujen tekeminen vie itsessään aikaa, jos työkalut eivät palvele liikkuvan työn tekijää. Äkilliset huoltotarpeet tai muut viime hetken pyynnöt myös muuttavat työntekijöiden aikatauluja äkillisesti.

Reklamaatioiden korkeat kustannukset

Kohteissa kiertely vaatii aina aikaa ja ajokilometrejä. Reklamaatiot ovat kiertävässä huoltotyössä kalliita, jos pelkän reklamaation takia ajetaan kymmeniä tai jopa satoja kilometrejä. Tehokkainta olisi, jos reklamaatiot voisi hoitaa silloin kun alueella on muutakin kulkua tai jonkun työntekijän päivä meinaa jäädä vajaaksi.

Asiakastyytyväisyys ja reagointikyky

Huoltoja tai kiertäviä remontteja tekevä yritys saattaa saada myös hälytyksiä kiireellisiin tehtäviin. Tällöin sekä yrityksen kustannustehokkuuden että asiakaspalvelun kannalta olisi tärkeää, että lähin asentaja hälytetään paikalle.

Asiakastyytyväisyyden kannalta on myös kriittistä, että huoltokäynnit eivät myöhästy ja ongelmat pystytään ratkaisemaan ensimmäisellä käynnillä. Jos töiden organisointi ontuu tai tiedot eivät välity oikein ja helposti työntekijöille, ei asiakkaiden odotuksiinkaan pystytä vastaamaan.

Kalustonhallinta paikannuslaitteiden avulla ja sen hyödyt

Yrityksissä joissa ajoneuvoja liikkuu paljon, paikannuslaitteet helpottavat elämää ja tuovat säästöjä. Kalustonhallinta helpottuu merkittävästi paikannuslaitteiden avulla, koska ne tuovat reaaliaikaista ja tarkkaa tietoa kaluston sijainnista ja käytöstä. Yrityksillä voi olla myös muuta kalustoa ajoneuvojen lisäksi – peräkärryjä tai muita arvokkaita laitteita, joiden tehokas käyttö on tärkeää. 

Mikä on paikannuslaite?

Paikannuslaite on autoon tai kalustoon kiinnitettävä laite, joka lähettää esimerkiksi GPS-signaalin avulla jatkuvasti tietoa laitteen sijainnista. Myös arvokkaisiin työkaluihin saatetaan kiinnittää paikannuslaitteita.

Paikannustietoja voidaan tarkastella niitä hyödyntävien sovellusten kuten Maplet-sovelluksen avulla. Maplet tarjoaa yrityksille paikannuslaitteita sekä sovelluksen, joka mahdollistaa ajoneuvojen reaaliaikaisen seurannan kartalla, päivittäisten reittien tarkastelun ja sähköisen ajopäiväkirjan.

Maplet-paikannuslaite autoon:

• Yleisimmin käytetty paikannuslaite autoon tai muuhun ajoneuvoon on akun napoihin liitettävä malli. Se on noin luottokortin kokoinen, 3-4 cm paksuinen laatikko, joka kiinnitetään ajoneuvoon tarrapinnalla.
• Toinen vaihtoehto on auton tupakan sytyttimeen tai auton OBD-porttiin kiinnitettävä paikannuslaite.

Mapletin muut kalustonpaikantimet:

• Peräkärryille paristokäyttöiset pienet paikannuslaitteet, joiden paristot kestävät 7-10 vuotta. Laitteet aktivoituvat automaattisesti ajoneuvon liikkuessa ja säästävät paristoa ollessaan paikallaan.
• Työkaluihin kiinnitettävät paikantimet ovat tulossa Mapletin valikoimaan! Näe helposti, missä työmaalla tai kohteessa pienemmät laitteet ja koneet sijaitsevat

Mitä hyötyä kaluston paikannuslaitteista on?

Kalustonpaikannusta voi hyödyntää monella tavalla yrityksen tarpeista riippuen. Kaluston paikantamisesta saatu hyöty voi olla moninkertainen, jos paikannustieto saadaan yhdistettyä helposti muihin kalustoon liittyviin tietoihin. Tässä 4 keskeisintä hyötyä paikannuslaitteiden käytöstä:

1. Verottajan hyväksymä ajopäiväkirja automaattisesti: Verottaja vaatii yksityisajojen erottamiseksi, että ajokilometrit tulee selvittää ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä.
   
   Kaluston paikannuslaitteet keräävät tiedon ajoista, mikä tarkoittaa, että sinulla on myös automaattinen ajopäiväkirja. Tämä vähentää paperityötä ja riskiä virheisiin. Easoft Mapletista verottajan hyväksymä ajopäiväkirja on ladattavissa suoraan Exceliin tai taloushallintoon. Lue täältä, miten ajopäiväkirja Mapletilla hoituu ja miten se otetaan käyttöön.
2. Ajoneuvot kartalla – tiedä missä porukka menee ja poista turhat kilometrit: Näe kalusto reaaliajassa kartalla. Säästä työajassa ja polttoainekustannuksista ja tee parempaa tulosta! Paikannuslaitteet helpottavat resurssien käytön suunnittelua, mikä vähentää turhia ajomatkoja. Työaika voidaan käyttää tehokkaammin siihen, mistä asiakas maksaa.
3. Turvallisuuden ja riskienhallinnan parantaminen: Paikannusjärjestelmät mahdollistavat nopean reagoinnin, jos kalusto varastetaan tai katoaa. Ajoneuvojen seurantamahdollisuus myös vähentää kaluston väärinkäyttöä.
4. Integraatiomahdollisuus muihin järjestelmiin: Paikannuslaitteiden hyödyt voi moninkertaistaa yhdistämällä sen yhteensopiviin järjestelmiin. Mapletin GPS-järjestelmä voidaan yhdistää esimerkiksi Easoft toiminnanohjausjärjestelmään, mikä mahdollistaa kalustonhallinnan tietojen saumattoman integroinnin yrityksen muihin prosesseihin, kuten myyntiin, huoltoon ja laskutukseen. Lue lisää integraation mahdollisuuksista täältä (linkitys alemmas)

Asiakkaat, kalusto ja ajoneuvot kartalla – miten Maplet-sovellus ratkaisee liikkuvan työn ja kaluston haasteet?

Easoft Maplet uudistaa liikkuvaa työtä yhdistämällä paikannustiedon kätevään sovellukseen, jossa näet samalla kertaa asiakkaat sekä haluamasi omat kohteet, kaluston ja ajoneuvot kartalla. Sovellus kerää myös kaiken tiedon yhteiselle alustalle. Maplet on suunniteltu tehostamaan kaluston hallintaa, kenttähuoltoa ja -asennuksia sekä B2B- ja B2C-myyntiä.

Voit ottaa käyttöösi joko pelkän GPS-paikannuksen ja ajopäiväkirjan tai yhdistää sen Easoft Mapletin myynnin ja huollon sekä ERP-järjestelmiin.

Koska huolto- ja asennustyön haasteet ovat eri tyyppisiä kuin myynnin, käsitellään niitä erikseen. Tässä artikkelissa keskitytään huolto- ja asennustöiden haasteiden ratkaisemiseen. Kenttämyynnin tehostamisesta voit lukea täältä.

Näin Maplet-sovellus tehostaa ja helpottaa liikkuvaa huoltotyötä:

1. Asiakkuuksien ja töiden hallinta.

• Maplet voi olla yrityksen CRM ja pelkistetty ERP karttanäkymällä. Johto ja työntekijät käyttävät samaa sovellusta, jolloin tiedonkulku on saumatonta.
• Luo tilaukset Maplet -sovelluksesta, jolloin asiakastiedot tallentuvat järjestelmään.
• Karttanäkymän ja kalenterin yhteisnäkymällä katsot helposti kenelle työ kannattaa antaa tehtäväksi.
• Kalenteroi työt ja tiedot näkyvät tämän myötä oikeille tekijöille.
• Muodosta laskut suoraan sovelluksesta, kun työntekijä merkitsee kohteen valmiiksi.

2. Töiden suorittaminen ja asiakaspalvelu.

• Työntekijän näkymällä Maplet-sovelluksesta saadaan päivittäinen työkalenteri ja ajantasaiset asiakastiedot.
• Lisää kohteisiin tehtävälomakkeita ja tsekkilistoja, joiden avulla työ on helpompi suorittaa oikein. Huoltokäynteihin on näin helpompi valmistautua ja ongelmat ratkeavat nopeammin, koska heillä on kaikki tarvittava tieto käytössään yhdellä silmäyksellä.
• Työn dokumentointi ja laskutus: Työntekijä voi dokumentoida työn kuvien kera suoraan sovelluksella ja lähettää Mapletista sähköpostin asiakkaalle kun työ on valmis.

3. Kohteet ja ajoneuvot kartalla = helppo reittisuunnittelu ja tehokas ajankäyttö

• Tiimien koordinointi ja reittisuunnittelu on tehokasta eikä asioita jää huomioimatta, kun samalla kartalla on kohteet, asiakastiedot, ajoneuvot:
  • Suodata esimerkiksi päivämäärä-, viikko- tai asentajakohtaisesti karttanäkymää ja tee kartan avulla helposti suunnitelmat. Turhat ajokilometrit ja siirtymisiin käytetty aika vähenee, mikä tarkoittaa enemmän aikaa itse töiden tekemiseen. Hoida enemmän asiakaskäyntejä saman työajan puitteissa ja paranna tuottavuutta.
  • Näe reitit ajotietoineen kartalla myös jälkeenpäin. Näe paljonko polttoaineisiin menee rahaa, paljonko tulee kilometrejä ja paljonko autossa istumisiin menee aikaa.
  • Valvo ja kehitä työntekoa helpommin ja huomaa lisäkustannuksia aiheuttavia asioita. Seuraa ajokäyttäytymistä ja luo käytänteet, joiden avulla turhat kilometrit ja ajanhukka saadaan karsittua.
• Tästä esimerkkinä eräs asiakkaamme huomasi Mapletiin kertyneiden tietojen perusteella, että yrityksen osa työntekijöistä viettää vähemmän aikaa työmailla kuin toiset. Huomattiin, että nämä eivät ennakoi ja suunnittelee tukussa käyntejä, jolloin käyntejä tulee selvästi enemmän. Huomion myötä parhaat parhaat käytänteet ja suunnitelmallinen toimintatapa jalkautettiin kaikille työntekijöille ja saatiin merkittäviä säästöjä.

4. Reagoi helposti muutoksiin ja paranna palvelua

• Löydä helposti lähin asentaja kiireellisille kohteille (esim. akuutti huollon tarve) karttanäkymän perusteella. Tämä vähentää myös seisokkeja, mikä on erityisen tärkeää konehuollossa, joissa äkilliset viat voivat aiheuttaa isoa vahinkoa tai tuotantokatkoja.
• Kaluston koordinointi sujuu paremmin. Jos huoltomies haluaa peräkärryn käyttöönsä, voit etsiä hänelle lähimmän vapaan kärryn yhdellä vilkaisulla kartasta

5. Laiterekisteri ajantasalla ja tiedot helposti saatavilla

• Laiterekisteristä näet nopeasti tiedot asiakkaidenne laitteista ja koneista kuten yleistiedot, suunnitellut tulevat tehtävät sekä haluamasi historian (esim. huoltohistoria).
• Tietojen kirjaaminen ja päivitys on helppoa. On sinusta kiinni, millaiset käytänteet luot – Maplet antaa tarvitsemasi alustan ja mahdollisuudet. Tiedot päivittyvät luontevasti osana työtehtäviä. Useimmat käyttävät täyttöön puhelinta, joka on aina taskussa. Puhelimesta työntekijä myös löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti.

6. Kirjanpito ja automaattinen ajopäiväkirja

• Jos kalustonpaikannus on käytössä, oikeat tiedot ajoista (päivämäärä, ajoneuvon lähtö- ja paalupaikat, kellonajat, ajoaika ja ajokilometrit) kertyvät sovellukseen. Tietoja on helppo tarkastella ja suodattaa tai ladata ulos sovelluksesta:
  • verottajan hyväksymä sähköinen ajopäiväkirja ladattavissa suoraan Exceliin.
  • Automaattinen palkkojen maksuun liittyvä kirjanpito (esim. päivärahan ja kilometrikorvausten perusteet).
  • Laskutusta ja tuntikirjausten tarkistamista varten näet tiedot ajasta, jonka työntekijä vietti kohteessa.
  • Työntekijä voi tehdä tuntikirjaukset helposti sovelluksesta ja tarkistaa niitä myös jälkeenpäin.
  • Yksityisajot tai oman auton käyttö eivät sekoita pakkaa, sillä liikkuja voi klikata yksityisajon päälle ja pois helposti suoraan sovelluksesta.

Asiakkaat ja ajoneuvot kartalla toiminnanohjausjärjestelmässä – Maplet-sovelluksen mahdollisuudet Easoftin käyttäjälle.

Easoft on rakennusalan liiketoiminnan kehittämiseen erikoistunut ohjelmistoyhtiö, jonka ratkaisut auttavat yrityksiä kehittymään ja tehostamaan liiketoimintaa kaikilla sen osa-alueilla aina asiakkaiden hankkimisesta ja myynnistä tuotantoon, laskutukseen ja kehitystyöhön.

Easoft ERP on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka käyttäjät voivat ottaa Mapletin käyttöön niin, että se integroituu saumattomasti Easoft ERP:iin.

ERP:n ja Mapletin yhdistämisen tuomat edut:

• Näe kartalla kaikki Easoftissa olevat kohteet. Karttanäkymälle myös Easoftin muut toiminnallisuudet.
• Kalustonseurannan avulla todelliset tiedot tuntikirjauksille: Tarkista päivän ajotiedoista todelliset työtunnit. Tuntikirjaukset on nopea tehdä ja tarvittaessa tarkistaa jälkeenpäin. Mapletista voi myös klikata helposti yksityisajon päälle ja pois, jolloin seuranta ei ole käytössä.
• Kohdista oikeat tunnit myös asiakkaan laskuille helposti tuntikirjauksen ja kartan perusteella.
• Matkat automaattisesti näkyviin Easoftin matkalaskulle: Easoft laskee automaattisesti matkakorvaukset kilometrien perusteella sekä päivärahat oikeille päiville. Lisää vain kuvaus ajojen tarkoituksesta ja tallenna. Myyjän työ vähenee ja tiedot sekä päivärahan maksuperusteet ovat aina oikein.
• Työaika automaattisina ehdotuksina päiville työtuntien kirjauksen yhteydessä. Tee tuntikirjauksesta ja niiden tarkistamisesta helppoa.
• Ajopäiväkirja verottajalle automaattisesesti
• Näe kalusto kartalla ja tehosta toimintaa – kun tiedät, missä kalusto menee, löydät helposti lähimmän peräkärryn asentajalle tai reagoit paremmin kiireellisiin huoltokeikkoihin esim. lvis-alalla.
  
  Hoidat myös reklamaatiot mahdollisimman vähillä ylimääräisillä ajokilometreilla ja ajanhukalla. Merkitse reklamaatiokohteet kartalle ja opeta asentajat (tai vastuuta työnjohto) katsomaan onko oman työmaan lähistölle merkitty jokin reklamaatiokohde, jonka voisi hoitaa päivän päätteeksi.
• Kerrytä dataa ja hyödynnä sitä tekoälyn avulla. Mitä enemmän dataa ja tietoa yrityksellä on, sitä helpompaa kehitystyö tulevaisuudessa on. Kun tieto on oikeassa muodossa, sitä enemmän voit sitä hyödyntää.
  
  Mapletin avulla saat automaattisesti paljon dataa Easoftin älykkäitä ominaisuuksia ja laskureita varten heti kun laitat GPS-laitteet autoihin. Näitä tietoja ovat mm. matkojen kestot sekä tarkat kellonajat, osoitteet, kilometrimäärät sekä tietojen suodatus ajoneuvo-, kuski- ja päiväkohtaisesti.