Dokumentointi Easoftissa – vähem­män työtä ja virheitä

Ovatko asiakkuuksien dokumentit hukassa? Saako asiakas sitä, mitä on tilannut? Eivätkö asentajat saa kirjattua sovittuja asioita oikein? Paperien pyörittäminen vie aikaa ja on vanhanaikaista, mutta sähköinen dokumentointikaan ei toimi, jos pienet präntit ja ahtaat tekstilaatikot tekevät käytöstä vaikeaa.
Varaa maksuton etädemo

Etusivu / Easoft ERP / Ominaisuudet / Dokumentointi ja pöytäkirjat

Sinun tulee hyväksyä markkinointievästeet katsoaksesi videon.

Easoft ei tee dokumentoinnista vain mahdollista – Easoft mullistaa dokumenttien käytön ja hyödyntämisen.

Tietojen kirjaaminen on tärkeää, jotta tieto kulkee oikein henkilöltä toiselle ja asiakas saa mitä tilaa. Kun kaikki käyttävät samaa järjestelmää, oikeat tiedot löytyvät aina nopeasti ja helposti. Asentaja voi esimerkiksi hakea urakkasopimuksen tiedot suoraan työmaapöytäkirjaan myyjän täyttämän dokumentin perusteella.

Easoft Docsilla jokainen dokumentoi mielellään, asiakkaat kiittävät selkeästä viestinnästä ja kaikki laskuttamista myöten sujuu oikein ja ajallaan. Ominaisuudet tukevat koko liiketoimintaa myynnistä itse asennukseen.

Dokumentointi, jos jokin, tulee olla helppoa, sillä vain helposti löytyvä, paikkansapitävä tieto on arvokasta.

Easoft Dokumentointi on avain:

  • tiedonkulkuun
  • toiminnan läpinäkyvyyteen
  • asiakastyytyväisyyteen
  • reklamaatioiden hoitoon
  • liiketoiminnan kehittämiseen

Kolme syytä valita Easoft sähköiseen dokumentointiin

Näppärä ja nopea sähköinen dokumentointi on ollut monelle asiakkaallemme yksi keskeisimmistä syistä ottaa Easoft käyttöön. Toki he valinnan tehtyään huomasivat saavansa paljon enemmän. Kun dokumentointityökalut ovat osa toiminnanohjausjärjestelmää, saat kaikkiin asiakirjoihin tietoja automaattisesti, mikä nopeuttaa täyttää:

Tieto kulkee kaikille automaattisesti

  • Tieto ja tarvittavat kuvat siirtyvät myyjiltä työn suorittajille automaattisesti ja asiakas saa mitä tilaa.
  • Johto näkee projektin etenemisen ilman viiveitä ja virheitä.
  • Jaa halutut dokumentit helposti myös kaikille sidosryhmille, kuten tilaajalle, ja saavuta hyvä luottamus.

 

Dokumentointi tulee tehtyä ja se on nopeaa

  • Hae dokumentteihin tietoja automaattisesti yrityksen, tilauksen tai asiakkaan tiedoista.
  • Valmiit dokumenttipohjat, jotka voi täyttää nopeasti kentältä – myös kännykällä.
  • Käyttöliittymä optimoitu myös mobiilisti täytettäväksi.
  • Raportit kerralla valmiiksi: työnjohdon ei tarvitse viimeistellä eikä siirrellä tietoja.

Turvallisuus ja työn laatu ovat tiedossa

  • Kuvalliset virhe- ja puuteraportit sekä turvallisuushavainnot suoraan kentältä
  • Seuraa työn laatua helposti kerättyjen dokumenttien avulla.
  • Kehitä työn turvallisuutta ja laatua helppojen tsekkilistojen avulla.

 

Dokumentointi kentällä

Jos dokumentointi ja sen välittäminen eteenpäin on työn suorittajalle haastavaa ja vie aikaa, dokumentointi jää kesken tai tehdään huonosti. Tällöin tieto yrityksen sisällä ei kulje ja tilaajakin on tyytymätön.

Easoft Docsin avulla dokumentointi on nopeaa millä tahansa laitteella ja onnistuu suoraan kentältä. Tiedot tallentuvat automaattisesti ja näkyvät oikeille henkilöille. Kuvat voi ottaa suoraan ohjelmaan täytön yhteydessä tai valita galleriasta. Kuviin voit lisätä havaintoja tai tehdä korostuksia piirostyökalulla.

Dokumenttikirjasto

Lain vaatimusten mukaiset, valmiit dokumenttipohjat palvelevat niin täyttäjää kuin dokumentin vastaanottajaa:

  • Muokkaa dokumenttipohjat käyttöönoton yhteydessä yrityksesi brändin mukaiseksi. Logot ja väritys lisäävät yrityksen uskottavuutta.
  • Pankki päivittyy jatkuvasti asiakkaiden toiveiden mukaan!

Eikö mikään pohja ole juuri sinulle sopiva? Ei hätää: voit helposti muokata pohjia, niin että ne sisältävät vain ne asiat, jotka ovat teille olennaisia. Mikäli tarvitsemasi dokumentti puuttuu kirjastosta, voit luoda sen helposti dokumenttieditorillamme.

Selaa dokumenttikirjastoa ja kokeile käyttöä ilmaiseksi. >>

Dokumenttieditori

Dokumenttieditori on oiva työkalu, mikäli tarvitsemasi dokumentti puuttuu dokumenttikirjastosta. Lisäksi kaikkia valmiita pohjia voi räätälöidä editorilla tarpeidesi ja yrityksesi ulkoasun mukaisiksi.

Dokumenttieditorilla luodut dokumenttipohjat sisältävät vain ne asiat, jotka ovat olennaisia teille, mikä palvelee sekä dokumentin täyttäjää että lukijaa. Dokumentin luomista ja täyttäjän työtä helpottaa valmiit elementit:

  • Valitse automaattisesti täyttyviä kenttiä, joihin järjestelmä hakee täytettäessä vastaukset itse (esim. asiakkaan tiedot).
  • Automaattiset laskurit laskevat esim. käytettyjen tarvikkeiden määrän.
  • Tekstikenttien lisäksi pohjiin saa monivalintoja, pudotusvalikoita, tarkastuslistoja, numerokenttiä ja kuvakenttiä. Työntekijät jaksavat tehdä dokumentoinnin oikein ja kunnolla kun luomasi dokumenttipohjan täyttäminen on helppoa!

Dokumenttien hallinta, jakaminen ja allekirjoitukset

Yksittäistä asiakkuutta varten saatetaan tehdä lukuisia dokumentteja, esimerkiksi rakennusalalla urakkasopimuksesta työmaan luovutuspöytäkirjaan. Useiden eri henkilöiden ja tahojen tulee päästä dokumenttien äärelle ja niitä allekirjoittamaan.

Dokumenttien hallinta on helppoa, jos kaikki asiakkaaseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdestä paikasta ja ovat koko ajan saatavilla:

  • Jaa kansiot tai yksittäiset dokumentit, oikeille ihmisille roolien tai tehtävänkuvan mukaan.
  • Rajoita yksittäisten dokumenttien näkyvyyttä, jotta varmistat, etteivät arkaluontoiset tiedot näy kuin niitä tarvitseville.
  • Sähköinen allekirjoitus on automaattisesti osa Easoftin dokumenttien hallintaa – halutessasi voit myös ottaa käyttöön Easoft Sign -allekirjoituksen vahvalla tunnistautumiselle.

Näin dokumenttien hallinta Easoftissa toimii:

Visuaalisuus nopeuttaa käyttöä

Vaikuta visuaaliseen ilmeeseen valitsemalla personoitu kansikuva ja lisäämällä sopiva saateteksti

Jaa useille eri henkilöille

  • työntekijä
  • aliurakoitsija
  • tilaaja

Anna rooli vastaanottajalle käytön mukaan

Roolita riippuen siitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän ja näkevän:

  • Katsoja voi lukea.
  • Kommentoija voi lukea, allekirjoittaa ja kommentoida.
  • Täyttäjä voi lukea, kommentoida, allekirjoittaa ja täyttää dokumentteja, sekä lisätä tiedostoja.

Kun jaat, lisää saateteksti vastaanottajaa varten

Aseta myös automaattisia sähköposti-ilmoituksia. Näin vastaanottaja saa tietää, kun kansioon on jaettu uusia dokumentteja.

Lisää alakansioita ja tunnisteita

Lisää järjestystä ja helpottaa dokumenttien näkyvyyden kontrollointia.

Sähköinen allekirjoitus

Nopeuttaa ja helpottaa muun muassa sopimusten tekoa.

Hallitse ja poista asiakastietoja

Asiakastietojan hallinta ei voisi olla yksinkertaisempaa! Kun kaikki tiedot on samassa kansiossa, tiedot on helppo ottaa ulos asiakkaan niin pyytäessä GDPR:n vaatimukset on helppo täyttää oikein. Voit myös poistaa kaikki tiedot parilla klikkauksella, asiakkaan niin pyytäessä.

Esittelemme toiminnallisuudet maksutta

Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.

Varaa maksuton esittely