Aikataulutus ja resurssointi – aikatauluta ja resursoi työmaat Easoftissa

Easoftin kalenterityökalut tekevät aikataulujen suunnittelusta helppoa ja tuotannon johtamisesta tehokasta. Niiden avulla isonkin asennusorganisaation hallinta on helppoa.

Etusivu / Easoft ERP / Ominaisuudet / Aikataulutus ja resursointi

Hyvän ja toimivan työkalun ansiosta työmaat valmistuvat ajallaan, asentajilla ei ole liikaa työkuormaa eikä kukaan odota tyhjänpanttina urakan valmistumisen ja uuden alkamisen välissä. Toimiva työmaiden aikataulutus ja resursointi helpottaa myös pitkän aikavälin suunnittelua.

Kaikki tiedot ja ihmiset samassa järjestelmässä

Rakennus- ja remonttialan työmaat voivat olla vaikeasti hallittavia. Rakennustyömailla muutokset ovat niin yleisiä, että työmaiden johtaminen on jatkuvaa muutoksiin reagoimista. Projektin aikataulutus ja resursointi elää muutosten mukana. On haastavaa ja aikaa vievää olla kartalla kaikista muutoksista, merkitä ne oikein sekä välittää viestejä oikeille henkilöille ajoissa. Virheitä ja sekaannuksiakin tulee tämän tästä.

Easoft toiminnanohjausjärjestelmän avulla pystytään suorittamaan kaikki operatiiviseen johtamiseen tarvittavat toiminnot. Kun käytössä on vain yksi, kaiken kattava järjestelmä, tiedot projekteista eivät pirstaloidu ja oikea tieto on koko ajan helposti saatavilla. Tällöin hajallaan olevien työmaiden kokonaishallinta on helppoa ja työnjohto huomattavasti tehokkaampaa.

Aikataulutus ja resursointi helpottuu monessa kohtaa. Urakan suunnittelu- ja aloitusvaiheessa oikeat tiedot siirtyvät automaattisesti oikeille henkilöille. Urakat voidaan budjetoida Easoftissa, seurata niitä reaaliajassa sekä ennustaa kustannuksia. Tiedot suunnitelmista ja niiden muutoksista kulkevat suoraan oikeille henkilöille myös pitkin projektia, sillä sama järjestelmä on käytössä myös asentajilla ja he näkevät viimeisimmät muutokset suoraan työmaalta puhelimiltaan.

Toisaalta johto saa tiedot tehdyistä töistä, työtunneista, materiaaleista ja ostoista reaaliajassa, sillä ne voidaan kirjata suoraan työmaalta suoraan järjestelmään. Näin muutoksiin reagoiminen on nopeampaa ja hoituu helpommin ilman jatkuvaa puhelinrallia ja käyntejä työmaalla.

Resursointi ja aikataulu vaatii asiantuntemusta ja kokemusta. Tämä kokemus kertyy yritykseen huomattavasti nopeammin eikä ole vain yhden henkilön varassa, kun tietoa projekteista kerätään järjestelmällisesti ja se on helposti käytettävissä. Easoftissa on myös automaattiset kannattavuuslaskelmat, joita voi seurata myös työmaa- tai asentajakohtaisesti. Näin asioiden syy-yhteysseurauksia on helpompi selvittää ja resursointi onnistuu tulevaisuudessa yhä paremmin!

Näin aikataulutus ja resursointi Easoftissa toimii

Kun asiakas hyväksyy tarjouslaskentatyökalulla tehdyn tarjouksen ja se merkitään tilaukseksi, urakka tulee aikataulutettavaksi tilauskalenteriin automaattisesti. Työn kesto on määritelty jo tarjousvaiheessa, tilauksen aikataulutus on nopeaa ja saumatonta. Tarvittaessa urakan eri työvaiheet voi aikatauluttaa myös erikseen.

Työmaiden aikataulutusta helpottaa se, että Easoftissa on sekä asentaja- että työmaakohtaiset kalenterit. Halutessaan kaikkien asentajien kalenterit saa näkyviin yhtä aikaa, mikä auttaa kokonaistilanteen hahmottamista ja helpottaa urakoiden aikatauluttamista. Tarvittaessa urakan voi myös pilkkoa osiin ja työvaiheet aikatauluttaa eri asentajille.

Kun työmaa aikataulutetaan asentajalle, kohteen tiedot ja dokumentit tulevat asentajan näkyville Easoftissa. Asentajat voivat käyttää Easoftin mobiilikäyttöliittymää myös omilla puhelimilla ja tarkistaa helposti viimeisimmän suunnitelman vaikka aamulla töihin lähtiessä.

Vinkkejä työmaiden aikataulutukseen

  1. Palatkaa menneeseen ja ennakoikaa tulevaa
    Ottakaa edellisestä sesongista tai toimikaudesta oppia. Perehtykää raportteihin ja käykää aikaisempia kausia läpi asentajien kanssa. Milloin on vuoden kiireisin aika? Tällä tavalla voitte valmistautua oikeilla toimenpiteillä tulevaan kiireeseen.
    Kerätkää tietoa ja dokumentoikaa kaikki tarpeellinen jatkoa varten. On hyvä, kun ei tarvitse muistella, millaisia tilauksia tulee missäkin vaiheessa ja millaiset työmaat todennäköisimmin eivät pysy aikataulussa. Tämä helpottaa sekä karkeampaa että yksityiskohtaisempaa resursointia ja aikataulutusta.
  2. Jaotelkaa työmaat
    Työmaat kannattaa jakaa sekä erilaisin tilaustyyppeihin että eri luokkiin esimerkiksi
    kiireellisyyden, koon ja tuottavuuden suhteen. Kiireellisyyden suhteen kannattaa olla yhteydessä asiakkaaseen: usein oletus on, että työ pitää hoitaa alta mahdollisimman pian. Monien asiakkaiden näkökulmasta toteutuksella ei kuitenkaan välttämättä ole kiire.
  3. Jakakaa vastuuta ja hoitakaa pois alta kaikki, minkä voi hoitaa heti
    Vastuut kannattaa jakaa ja nimetä selvästi. Tämän suhteen on olennaista pohtia, mikä on järkevää juuri teidän kannaltanne. Onko järkevämpää, että yksi henkilö huolehtii kaikkien työmaiden aikataulutuksesta? Vai onko hyvä, että tilauksen vastaanottaja aikatauluttaa kohteen heti tilauksen varmistuttua? Voi myös olla, että yrityksenne toimintaan sopii sellainen malli, että asentaja poimii omaan kalenteriinsa sopivat työmaat.
    Tärkeintä on, että jokainen tietää, mitä omalla vastuullaan on. Kaikki edellä mainitut tavat jakaa vastuuta onnistuvat Easoftin tilauskalenterin avulla.

Esittelemme toiminnallisuudet maksutta

Etädemossa esittelemme teille toiminnallisuudet ja käymme läpi miten ohjelmistomme voisivat tehostaa teidän liiketoimintaanne.

Varaa maksuton esittely

Tutustu muihin ominaisuuksiin: