Uusasiakashankinta ja asiakkuuksien hallinta rakennusalalla

Uusasiakashankinta ja asiakkuuksien hallinta on jokaisen yrityksen olemassaolon ehto. Ilman asiakkaita ei ole töitä eikä tulevaisuutta.

Asiakkuuksien hallinta rakennusalalla ei ole aivan yksinkertaista. Monille rakentamisen ja remontoinnin toimialoille tyypillistä on hitaat päätöksentekoprosessit, keskustelu useiden eri sidosryhmien kanssa, muutokset sekä kustannuspaineet. Vaikka myyntityöhön menee paljon aikaa, suurin osa tarjouksista ei koskaan mene maaliin asti.

Asiakkuuksien hallinta tarkoittaa uusasiakashankinnan lisäksi sitä, että asiakkuudet hoidetaan kunnolla loppuun asti ja olemassa olevista asiakkaista olevaa tietoa hyödynnetään jatkossa esim. markkinoinnin ja vanhoille asiakkaille tehdyn lisämyynnin muodossa. Tähän kaikkeen tarvitaan jonkun henkilön aika ja työpanos, mikä valitettavan usein muodostuu hyvän asiakashallinnan esteeksi.

Hoidatko sinä myyntiä muun työn ohessa? Oletko toistuvasti tilanteessa, että jostain pitäisi nopeasti saada uusia asiakkaita, jolloin tulee otettua vastaan yrityksen kannalta epämiellyttäviä projekteja?

Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään, miten asiakashankinta saadaan hallintaan myös tilanteessa, jossa asiakashankintaan ei ole riittävästi resursseja.

Uusasiakashankinta ja asiakastietojen ylläpito rakennusalalla – miksi siihen kannattaa panostaa?

Tyypilliset haasteet rakennusalan asiakkuuksien hallinnassa liittyvät siihen, että yrittäjä vastaa pääosin itse myynnistä, koska varaa erillisen myyntihenkilön pitämiseen ei ole. Myyntiä tehdään työn ohessa eikä sille ole varattu säännöllistä aikaa, jolloin se unohtuu. Myös asiakastietojen ylläpito muuttuu lähinnä vitsiksi.

Asiakastietojen ylläpitäminen on kuitenkin asiakashallinnan ydin. Jos asiakastiedot eivät ole ajan tasalla, on vanhojen asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen vaikeaa ja tehotonta, ja reklamaatioiden hoito takkuaa, mikä vaikuttaa yrityksen maineeseen. Valitettavan usein tilanne on kuitenkin juuri tämä.

Tästä kaikesta seuraa tilanne, missä yritys elää niin sanotusti kädestä suuhun. Yritys joutuu toistuvasti pakkomyyntitilanteeseen eli survotaan myyntiputkeen nopeasti mitä tahansa, jonka avulla saadaan ihmisille töitä ja palkat maksettua. Erityisesti pk-yrityksissä tämä on yleistä, mutta tilanne on tuttu myös isommissa yrityksissä.

Mikä on sitten se toinen vaihtoehto? Oikeilla valinnoilla ja prosesseilla liiketoiminnan kannattavuus ei ole tuurista kiinni, toiminnassa on hallinnantunne, yrityksen kassaan kertyy puskurirahaa ja saadaan tehdä sitä, mitä osataan parhaiten. 

Sekä uusasiakashankinta että olemassa olevien asiakastietojen ylläpito ja hyödyntäminen vaikuttavat yrityksessä hieman eri asioihin. Mitä näistä haluaisit itse saavuttaa?

Neljä syytä panostaa uusasiakashankintaan rakennus- ja remonttialalla:

• Kasvun mahdollisuudet. Uusasiakashankinta tarjoaa mahdollisuuden laajentaa asiakaskuntaa ja kasvattaa liiketoimintaa. Uusasiakashankinta ei rajoitu vain yhteen projektinmyyntiin, vaan se voi johtaa uusiin, pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin.
• Kilpailuedun luominen. Kilpailu on rakennus- ja remonttialalla kovaa. Panostaminen uusasiakashankintaan auttaa sinua olemaan askeleen edellä ja erottumaan kilpailijoista. Houkuttele parhaat asiakkaat juuri sinun yritykseesi.
• Verkostojen laajentaminen. Suhteiden rakentaminen uusiin asiakkaisiin on hieno mahdollisuus verkostoitua eri ammattilaisten kanssa. Näin voi avautua monenlaisia yhteistyömahdollisuuksia, mikä entisestään helpottaa oman yrityksen toimintaa. Lisäksi laajat verkostot lisäävät suosituksia, mikä edelleen helpottaa myyntiä.
• Muutoksiin vastaaminen. Rakennus- ja remonttiala muuttuu jatkuvasti uusien vaatimusten (esim. ympäristön huomioiminen) teknologioiden ja innovaatioiden myötä. Edelläkävijöille muutos on mahdollisuus. Uusien asiakkaiden hankinta auttaa pysymään ajan tasalla muutoksista ja kehittämään osaamistanne vastaamaan markkinoiden tarpeita.

Neljä syytä, miksi asiakastietojen ylläpitäminen kannattaa rakennusalalla:

1. Helpompi asiakkuuksien hoito: Kun keräät asiakkuuksista tietoa ja tiedot ovat helposti löydettävissä, pystyt hallitsemaan ja seuraamaan asiakassuhteita paremmin. Voit tallentaa esim. tärkeitä yhteystietoja, asiakasviestintää, projektitietoja ja muita asiakkaaseen liittyviä tietoja. Näin voit tarjota parempaa asiakaspalvelua ja räätälöityjä ratkaisuja asiakkaiden tarpeisiin, kontaktoida asiakasta oikeaan aikaan ja voittaa tarjouksia.
2. Tehokkaampi markkinointi: Asiakastietojen avulla voit suunnitella ja kohdentaa markkinointikampanjoita paremmin. Asiakastietojen perusteella voit lähettää kohdennettuja viestejä ja tarjouksia asiakkaille, jotka voisivat olla kiinnostuneita tietystä palvelusta tai tuotteesta. Näin voit parantaa markkinointitehokkuutta ja lisätä myyntiä. 
3. Parempi asiakasuskollisuus: Hyvin hoidetut asiakastiedot auttavat sinua ymmärtämään paremmin asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Tyytyväinen vanha asiakas on huomattavasti helpompi saada ostamaan kuin uusi. Voit reagoida nopeasti heitän tarpeisiinsa ja tarjota lisäarvoa palveluillasi. Tämä johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen ja asiakasuskollisuuteen, ja voi myös kasvattaa suositusten perusteella saatua myyntiä.
4. Auttaa kehittymään: Asiakastietojen ylläpitäminen tarjoaa mahdollisuuden seurata ja analysoida asiakaskäyttäytymistä. Voit tunnistaa trendejä, mieltymyksiä ja muutoksia asiakkaiden tarpeissa. Tämä auttaa sinua kehittämään palveluitasi ja tuotteitasi vastaamaan paremmin markkinoiden vaatimuksia.

Rakennusala on jatkuvasti muuttuva toimiala, jossa vain kilpailukykyinen yritys menestyy. Yrityksen menestyksen tärkein mittari on se, kuinka toimivia sen eri prosessit eli eri tavoitteiden (esim. myynti) eteen tehdyt toiminnot ovat.

Systemaattinen asiakashallinta tuottaa säännöllisen ja suhteellisen varman tuloksen. Ensimmäinen ja tärkein askel on siis ylipäätään löytää halu ja säännöllinen aika, jolloin uusasiakashankintaa ja asiakastietojen ylläpitoa tehdään. Se miten helppoa ja nopeaa asiakashallinta on, riippuu puolestaan käytössä olevista työkaluista.

Näin luot toimivan asiakashallintaohjelman rakennusalalla

Toimivan asiakashallintaohjelman luominen vaatii aivan aluksi vastausta kolmeen tärkeään kysymykseen:

1. Miten saadaan uusia asiakkaita säännöllisesti ja mahdollisimman helposti?
2. Miten saadaan lisämyyntiä ja suosituksia vanhoilta asiakkailta mahdollisimman helposti?
3. Miten saadaan solmittua yrityksen kannattavuutta parantavia tarjouksia?

Säännöllinen uusasiakashankinta on tärkeää jokaiselle yritykselle, sillä ilman uusia asiakkaita kasvu ei ole mahdollista, mutta myös pienyrittäjän työt loppuvat ennemmin tai myöhemmin. Kukaan vanha asiakas ei osta ikuisesti ja vain teiltä. Yrittäjän itsensä tulee löytää oikea aikasykli: tehdäänkö uusasiakashankintaa viikoittain vai kuukausittain.

Myynti vanhoille asiakkaille taas on lähtökohtaisesti yksinkertaisesti kivempaa, helpompaa ja kannattavampaa. Tyytyväinen vanha asiakas on huomattavasti helpompi saada ostamaan kuin täysin uusi asiakas. Kulttuurin täyttyy olla se, että yritys on yhteydessä asiakkaaseen eikä toisin päin. 

Asiakashankinnan kautta voidaan vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen paljon. Pidemmällä tähtäimellä asiakashankinnassa on elintärkeää päästä tilanteeseen, jossa jokainen myyty kohde tuottaa katetta yritykselle.

Mutta miten tähän päästään?

Kannattava liiketoiminnan ydin on asiakkuuksien laatu: kannattavuus pysyy hyvänä kun tehdään vain hyviä tarjouksia ja saadaan tehdä sitä, mitä osataan parhaiten.

Helpommin sanottu kuin tehty. Muutos lähtee kuitenkin yrityksen päivittäisistä toimintatavoista. Kun asiakashallinta ylipäätään on säännöllistä ja toimintatavat ovat selkeitä, ei jouduta survomaan pakon edessä myyntiputkeen mitä tahansa – on vara valita. Vielä parempaan lopputulokseen päästään kun tunnistetaan oma ydinosaaminen ja pyritään aktiivisesti keskittymään siihen.

Edelleen auki jää kuitenkin se, miten tämä kaikki pysyy säännöllisenä ja riittävän helppona muun työn ohella toteutettavaksi.

Näin toiminnanohjausjärjestelmällä selkeytetään uusasiakashankinnan prosessia

Rakennusalalla jatkuva kiire ja stressi voivat toimia selityksenä sille, miksi kehitystyötä ei tehdä ja systemaattiset toimintatavat puuttuvat. Näin on myös myyntiprosessin suhteen. On tärkeää ymmärtää, että järjestelmällisyyden puute on usein itseasiassa stressin pääsyy.

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän avulla uusasiakashankinnan prosessi ja asiakastietojen hyödyntäminen voidaan saada helpoksi rutiiniksi.

Mieti, kuinka yksinkertaiseksi useiden asioiden hoito on parhaimmillaan puhelimen eri sovellusten avulla tehty. Yhtä yksinkertaista voi olla myös yrityksen asiakkuuksien hallinta: voit hoitaa kaikki asiat ja löytää kaikki tarvitsemasi tiedot saman ohjelman kautta helposti ja nopeasti.

ERP-järjestelmän suurin hyöty on siinä, että sama ohjelma sisältää kaikki tarvittavat perustyökalut sekä myynnin tueksi että asiakkuuksien hoitamiseen alusta loppuun. Usein puhutaan myös CRM-järjestelmästä tai asiakashallintajärjestelmästä. Hyvä ERP-järjestelmä sisältää toimivan CRM-järjestelmän.

Onnistuneen asiakashallintakulttuurin perusta on se, että yritys on itse oikea-aikaisesti yhteydessä asiakkaaseen. ERP-järjestelmä auttaa sekä muistamaan tämän, hoitamaan itse asian että seuraamaan toimia jälkeenpäin.

Kun yritys esimerkiksi saa tarjouspyynnön, tarvitaan useita eri vaiheita ja keskusteluja eri tahojen kanssa ennen kuin tarjous on edennyt kaupaksi. ERP-järjestelmään voidaan mallintaa tämä koko matka tarjouspyynnöstä kauppaan. Asiakkuuden tila on aina järjestelmässä näkyvillä, jolloin oikeat henkilöt näkevät koko ajan, missä vaiheessa mikäkin asiakas on ja saa jopa muistutuksia siitä, mitä asiakkuudelle tulisi tehdä. Tämä helpottaa ja tehostaa valtavasti myynnin hallitsemista.

Easoft ERP-järjestelmä sisältää:

• liidilistan, josta voidaan hakea suoraan tietyn tyyppistä asiakaskuntaa (esim. taloyhtiöt meidän toimialueelta)
• asiakasrekisterin, josta löydetään helposti asiakkaiden tiedot ja vaihe myyntiputkessa (ei enää Excelin epätoivoista selaamista)
• CRM-työkalut, joiden avulla voidaan mm. aikatauluttaa tehtävät, tehdä muistiinpanoja ja tallentaa dokumentit yhteen ja samaan järjestelmään
• mahdollisuuden asettaa ajastettuja muistutuksia
• automaattiset laskurit, jotka suorittavat laskennan monimutkaista kokonaisuuksista nopeasti ja luotettavasti ohjelmaan syötettävien tietojen perusteella (esim. lattia- ja seinäneliöt).
• tallentuvat ja automaattisesti pdf-muotoon muokkautuvat tarjouspohjat, jotka voi lähettää asiakkaalle suoraan järjestelmästä napin painalluksella.
• tuntikirjausjärjestelmän
• työkalut, joiden avulla ohjelma laskee automaattisesti kohteiden kannattavuuden sekä kokonaisuutena että eri tekijöiden vaikutukset eriteltynä.
• on liitettävissä kirjanpitojärjestelmään.
• puhelimelle erikseen räätälöidyn version, jonka kautta voit hoitaa monia asioita myös suoraan puhelimella helposti.