Jos työmaiden hallinta takkuaa, aikataulut venyvät ja kustannukset karkaavat käsistä, et ole yksin. Moni urakoitsija painii samojen haasteiden kanssa – tiedot ovat eri paikoissa, Excelit elävät omaa elämäänsä ja kokonaiskuva puuttuu.
Tässä kohtaa nykyaikainen ERP-järjestelmä astuu kuvaan:
- ERP-järjestelmä kokoaa yhteen kaiken oleellisen: projektit ja niiden asiakirjat, työntekijät, kulut, materiaalit ja laskutuksen.
- Rakennusalalle suunniteltu ERP ei ole monimutkainen IT-hässäkkä, vaan käytännön työtä helpottava työkalu, joka tuo selkeyttä arkeen ja auttaa pitämään hommat hallinnassa.
Tämä ERP-opas urakoitsijalle avaa käytännönläheisesti, miten ohjelmisto urakkamaailmassa toimii, mitä hyötyä siitä on ja mitä asioita ERP:n valinnassa kannattaa ottaa huomioon.
Mitä ERP:in käyttö tarkoittaa urakoitsijalle?
ERP (Enterprise Resource Planning) tarkoittaa toiminnanohjausjärjestelmää. Toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa yrityksen tärkeät toiminnot sekä prosessit yhteen ohjelmaan, mikä helpottaa huomattavasti tiedon ja asioiden hallintaa.
Urakoitsijalle tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että vähintäänkin tarjouslaskenta, projektinhallinta, työmaan seuranta, työajan seuranta ja laskutus löytyvät samasta järjestelmästä. Ei enää erillisiä taulukoita tai hajanaista tietoa – kaikki pysyy hallinnassa yhdestä paikasta käsin.
ERP-järjestelmän päätavoite on säästää aikaasi ja helpottaa tiedonkulkua. Jokaisella yrityksessä on tunnukset ohjelmaan ja jokainen näkee oman roolinsa perusteella häntä koskevat asiat ja toiminnot.
Oikein käytettynä ERP yksinkertaistaa siis jokaisen työntekijän arkea, kun kaikki tarpeellinen löytyy yksien tunnusten takaa.
Uudet järjestelmät voivat herättää myös pelkoja, sillä päällekäisten tai monimutkaisten järjestelmien käyttö aiheuttaa turhaa työtä ja sekaannuksia. Nykyaikainen ERP-järjestelmä räätälöidään yrityksen tarpeisiin eikä sisällä turhia osia, jotka hidastavat käyttöä tai tekevät näkymän käyttäjälle sekavaksi.
👉 Haluatko tietää, miten Easoft ERP voi auttaa yritystäsi? Varaa maksuton esittely!
Miten ERP-järjestelmää käytetään?
Käyttöönotto
Hyvin suunniteltu ERP on urakoitsijalle nopea ottaa käyttöön. Käyttöönotossa siirretään tarvittavat tiedot järjestelmään vanhoista järjestelmistä sekä koulutetaan käyttäjät – usein pääset alkuun jo muutamassa päivässä.
ERP-järjestelmä on kiinteä osa päivittäistä arkea. Käytön aloittamisen jälkeen saadaankin käyttäjiltä nopeasti ohjelman käytöstä tietoa ja kokemuksia. Näin voidaan antaa tarvittavaa lisäkoulutusta ja tehdä tarvittaessa viilauksia ohjelman toimintoihin.
Käyttöliittymä
Hyvän ERP-järjestelmän käyttöliittymä on suunniteltu yksinkertaiseksi ja loogiseksi. Kaikki tärkeimmät toiminnot, kuten projektit, asiakastiedot, kustannukset ja työntekijät, löytyvät parilla klikkauksella.
Käyttönäkymää voidaan myös muokata käyttäjän mukaan – työmaalla työskentelevä käyttää yleensä mieluiten älypuhelinta tuntien kirjaukseen ja dokumentointiin. Mobiilikäyttöliittymä tulee olla yksinkertainen ja sen avulla tulee päästä parilla klikkauksella kirjaamaan esimerkiksi työtunnit ja muut tarvittavat lisät.
Peruskäyttö
ERP-järjestelmän avulla pyritään hoitamaan mahdollisimman pitkälle kaikki paperityö ja viestintä. ERP-järjestelmän valinnan onnistumisesta riippuu se, kuinka hyvin tämä toteutuu.
Esimerkiksi urakoitsijoille rakennettu Easoft ERP poistaa paperityön täysin ja pudottaa puheluiden määrän murto-osaan verrattuna tilanteeseen, jossa ERPiä ei ole tai käytössä ollut ohjelma ei vastaa yrityksen tarpeita.
Näin urakoitsijat käyttävät Easoft-toiminnanohjausjärjestelmän perusosia:
- Myyjät hoitavat tarjouslaskennan Easoftilla, sekä ottavat kuvat ja tarvittavat dokumentit, jotta tieto työn suorittajille tilauksen sisällöstä on mahdollisimman selkeä.
- Myyjät voivat tehdä kaupat Easoftin avulla ja ottaa myös allekirjoitukset sähköisenä.
- Tarjous muuttuu tilaukseksi kaupan tultua, jolloin tieto ja asiakirjat siirtyvät automaattisesti näkyviin niitä tarvitseville.
- Työn suorittajat dokumentoivat työn vaiheet sovitusti, sekä täyttävät tarvittavat asiakirjat ja raportit suoraan Easoftista.
- Työntekijät merkitsevät työtunnit ohjelmaan tai käyttävät leimauslaitetta työmaalle kirjautumiseen.
- Työmaan tila on reaaliajassa johdon seurattavissa Easoftista.
- Lasku muodostuu automaattisesti kun tilaus merkitään valmiiksi, sillä kaikki tiedot ovat jo ohjelmassa työtunneista käytettyihin tarvikkeisiin. Riittää että tarkistat.
- Taloushallinto saa valmiit palkka-aineistot tarkistettavaksi rajapinnan avulla.
- Urakan kannattavuutta voi seurata reaaliajassa urakan aikana sekä sen jälkeen. Myös yksittäisten tekijöiden vaikutuksia kannattavuuteen (esim. työntekijäkulut, myyjä, sijainti, jne.) on helppo selvittää suodattimien avulla.
Projektien hallinta
Projektit pysyvät aikataulussa ja budjetissa, kun näet yhdellä silmäyksellä missä mennään. Kun projektin kulku ja muutokset ovat reaaliajassa tiedossasi, voit seurata etenemistä vaiheittain ja reagoida nopeasti, jos jokin osa-alue uhkaa viivästyä.
Projektinhallintaa voi helpottaa entisestään, jos myös dokumentointi, varastonhallinta, kalustonhallinta ja aliurakoinnin hallinta ovat osa toiminnanohjausjärjestelmää.
Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, kuinka kattavasti se pystyy yrityksesi tarpeisiin vastaamaan ja toisaalta – pystytäänkö ohjelma muokkaamaan teille sopivaksi niin, ettei se sisällä turhia osia, joita ette tarvitse.
Mobiilikäyttö
Nykyaikainen ERP toimii sujuvasti myös puhelimella ja tabletilla. Työmaalla voi esimerkiksi kirjata tuntikirjauksia, tarkistaa suunnitelmat tai raportoida tilanteet heti paikan päältä.
Urakoitsija, joka hoitaa itse työteon ja laskutuksen, saattaa jopa lähettää laskun suoraan asiakkaan pihalta puhelimella; laskutus ei koskaan vie erillistä aikaa, sillä ohjelman antaman valmiin laskupohjan tiedot on helppo tarkistaa tuoreella muistilla suoraan asiakkaan pihalla.
Reaaliaikainen seuranta
Kaikki tiedot päivittyvät ERP-järjestelmän käyttäjille reaaliajassa. Näet heti, miten työmaat etenevät, mitä ne maksavat ja missä vaiheessa mikäkin projekti on.
Myös aliurakoitsijat saavat tarvittavat tiedot ja voivat kirjata tunnit esimerkiksi jaettavan linkin avulla, jolloin tietokatkoksia ei synny mihinkään suuntaan.
Reaaliaikainen kannattavuuslaskelma auttaa hahmottamaan projektin sujuvuutta ja haastekohtia sekä auttaa reagoimaa niihin nopeasti.
Integraatiot
ERP-järjestelmä voi yhdistyä esimerkiksi kirjanpitoon, palkanlaskentaan tai materiaalitoimittajiin. Näin vältetään turha tuplatyö ja tieto kulkee automaattisesti.
Miksi ERP on tärkeä urakoitsijalle?
Urakointi on työtä, joka sisältää monenlaisia muuttujia – useita eri tekijöitä samalla työmaalla, säätilan muutoksia, asiakkaiden muutostoiveita ja paljon muuta. Lisäksi kilpailu alalla on kovaa, jolloin yrityksen kannattavuuden hallinta on haastavaa.
ERP-järjestelmän avulla turha säätäminen jää pois, hallinnan tunne paranee, kannattavuudesta ollaan koko ajan kartalla ja asiat hoituvat tehokkaammin.
Ilman ERP:iä:
- Tiedot ovat hajallaan: Excelissä, sähköposteissa ja eri ohjelmissa.
- Virheiden ja viivästysten riski on iso, mikä tulee kalliiksi.
- Johdolla ei ole selkeää näkymää projekteihin ja urakkakohtaisiin kustannuksiin.
ERP:n avulla:
- Kaikki tieto on keskitetysti yhdessä paikassa ja päivittyy reaaliajassa.
- Projektit pysyvät paremmin aikataulussa ja virheet vähenevät.
- Resursseja voidaan ohjata tehokkaammin ja kustannuksia seurata tarkasti vähemmällä työllä.
Keskeiset ominaisuudet hyvälle ERP-järjestelmälle
Tarjouslaskenta ja asiakasrekisteri
Hyvä ERP-järjestelmä nopeuttaa niin laajojen kuin pienien urakoiden tarjouslaskentaa merkittävästi yhdenmukaisten tarjouspohjien, automaattisten laskureiden ja tuoterakenteiden ansiosta. Ohjelma laskee automaattisesti oikean hinnan ja allekirjoitukset voi ottaa sähköisesti. Asiakasrekisteri päivittyy automaattisesti ja myyjät näkevät omat asiakkaat.
Projektinhallinta
Kattavat projektinhallinta-ominaisuudet auttavat pitämään projektit aikataulussa ja budjetissa. Näe tärkeimmät talouden mittarit etusivulla, seuraa projektin kuluja ja ostoja sekä kannattavuutta.
Näe heti, mihin resurssit menevät ja mitä työ maksaa. Kun myös kaikki asiakirjat ja dokumentit ovat asiakkuuden alla, projektin tietojen hallinta ja viestintä sujuu saumattomasti. Myös aliurakoinnin hallinta on sitä tarvitseville tärkeä osa sujuvaa projektinhallintaa.
Työajanseuranta
Työajanseuranta osana toiminnanohjausjärjestelmää karsii minimiin palkoista ja laskutuksesta aiheutuvan työn – palkanlaskenta saa valmiin aineiston ja tehdyt tunnit siirtyvät automaattisesti ehdotukseksi laskulle. Helppokäyttöinen ja nopea kirjaustapa varmistaa, että kirjaukset eivät jää tekemättä.
Myös aliurakoitsijoiden työmaakirjausten tekeminen on huomioitava rakennusalalla. Kattavat integraatiot voivat mahdollistaa kirjausten hoitamisen myös leimauslaitteella.
Reaaliaikainen raportointi
Yrityksen johto saa ajantasaisen näkymän projektien tilanteeseen ja kannattavuuteen. Päätöksiä voi tehdä tiedon, ei arvailun pohjalta.
Mobiilikäyttö
Työmaan henkilökunta voi käyttää järjestelmää suoraan puhelimella tai tabletilla – kirjaukset, raportit ja tiedot pysyvät ajan tasalla, kun kirjaustyö ei juuri häiritse omaa ydintyötä.
Integraatiot
Hyvä ERP toimii yhteen muiden järjestelmien kanssa. Tärkeimmät rajapinnat muodostetaan kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmiin. Tämä vähentää valtavasti käsin tehtävää tiedon siirtelyä sekä näin myös virheitä.
Kuinka valita oikea ERP-järjestelmä?
Aloita alkukartoituksella: Missä kohtaa prosessit tökkivät? Onko tiedonkulussa katkoksia, aikatauluissa ongelmia tai kustannuksissa epäselvyyksiä? Mitä asioita haluaisitte laittaa kuntoon yrityksen käytännöissä ja prosesseissa?
Oikeita tai vääriä tarpeita ei ole: Perusominaisuuksien lisäksi pilvipohjaiseen ERP-järjestelmään voi olla saatavilla työkaluja asiakashankintaan, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, aliurakoitsijoiden hallintaan, varastonhallintaan, kalustonhallintaan, rahoituksen ja moneen muuhun.
Tutustu eri toimijoihin ja haasta järjestelmän toimittajia rohkeasti. Näin näet, pystyvätkö he oikeasti vastaamaan kaikkiin tarpeisiisi. Ovatko he valmiita mahdollisesti kehittämään ohjelmaa toivomaasi suuntaan, vai saako toiveiden esittäminen heidät vain ohjaamaan keskustelun pois tarpeistasi. Älä tyydy keskinkertaiseen, sillä mahdollisuuksia on!
Hyvän ERP-järjestelmän kriteerit
- Toimialakohtaisuus: Onko järjestelmä tehty rakennusalan tarpeisiin?
- Helppokäyttöisyys: Onko henkilöstön helppo oppia käyttämään sitä?
- Skaalautuvuus: Toimiiko järjestelmä myös, kun yrityksesi kasvaa?
- Dynaamisuus: Kuunnellaanko toiveitasi? Kehitetäänkö järjestelmää aktiivisesti?
- Tuki ja koulutus: Saatko apua ja opastusta, kun sitä tarvitset?
Easoft ERP täyttää nämä kaikki – rakennusalan ammattilaisten suunnittelema ohjelma räätälöidään yrityksesi tarpeisiin, on selkeä käyttää ja tukee kasvua.
👉 Haluatko nähdä, kuinka helposti Easoft ERP voidaan ottaa käyttöön? Varaa maksuton esittely täältä.
Easoft ERP urakoitsijalle
Easoft ERP on suunniteltu alusta asti rakennusalan tarpeisiin. Asiakkaamme ovat aina vaikuttuneita ohjelman helppokäyttöisyydestä ja siitä, kuinka paljon Easoft oikeasti urakoitsijan päivittäistä arkea helpottaa.
Aikaa säästyy aivan mielettömästi! Alkuun laskinkin, että viikonloppusin saatto mennä se kuus, seitsemän, kahdeksan tuntia samoihin hommiin, mitkä nyt saa tehtyä 20 minuutissa.
– Teemu Cederqvist, Herosähkö
Suositusten kautta tultiin siihen lopputulokseen, että Easoft on meille paras ratkaisu.
– Konsta Peltokorpi, Väriset
Parasta Easoft-järjestelmässä on se, että tiedot löytyvät helposti yhdestä paikasta ja laskutus onnistuu heti, kun työ on tehty, ilman viivettä.
– Sanna Kauhanen, PT-Energia poraus
Kolme syytä, miksi Easoft ERP on urakoitsijalle varmin valinta:
- Kokonaisvaltainen, rakennusalalle räätälöity ohjelma: Kaikki oleellinen tarjouslaskennasta työmaiden hallintaan yhdessä paikassa.
- Helppokäyttöinen ja puhelimelle optimoitu: Intuitiivinen käyttöliittymä toimii sujuvasti myös puhelimella – työmaan ja toimiston yhteistyö sujuu koko ajan.
- Näkyviä tuloksia sadoilta rakennusalan asiakkailta: Asiakkaamme raportoivat merkittäviä ajansäästöjä, parempaa kustannustehokkuutta ja vähemmän virheitä.
Easoft tekee arjesta selkeää ja hallittua – yhdellä järjestelmällä.
👉 Katso tai lue, miksi asiakkaamme valitsivat Easoftin ja miten järjestelmä heitä auttaa päivittäin.
Paljon asiakaskokemuksia eri toimialoilta!
Usein kysyttyjä kysymyksiä ERP-järjestelmistä
Kuinka kauan järjestelmän käyttöönotto kestää?
Easoft ERP:n käyttöönotto suunnitellaan yrityksesi tarpeiden mukaan. Käyttöönottoprosessiin vaikuttaa yrityksenne henkilöstön määrä ja yrityksen tarpeet. Usein järjestelmä on käytössä jo muutamassa päivässä ja saamme kiitosta asiakkailta käyttöönoton sujuvuudesta.
Mikä on ERP-järjestelmän kustannus?
Hintaan vaikuttavat yrityksen koko ja tarpeet. Easoft tarjoaa selkeän hinnoittelun ilman piilokuluja – maksat vain niistä ohjelmiston osista, mitä tarvitset.
Onko ERP oikea ratkaisu pienemmille urakointiyrityksille?
Kyllä. Easoft ERP on skaalautuva, eli se toimii erinomaisesti myös pienille yrityksille. Moni asiakkaamme on aloittanut pienestä ja kasvanut järjestelmän mukana.
