Sähköisessä dokumentoinnissa helppokäyttöisyys on avainasemassa
Sähköinenkään dokumentointi ei ole oikotie onneen, jos käyttöliittymä on huono ja dokumentin täyttäminen haastavaa. PDF-tiedostot pienine präntteineen ja ahtaine tekstilaatikoineen tekevät dokumentin täyttämisestä turhauttavaa ja turhan vaikeaa.
Toiminnanohjausjärjestelmään integroidun dokumentointiohjelman avulla dokumentointi tapahtuu kuin itsestään. Kaikki tarvittava tieto tulee kirjattua ylös, eikä yksikään olennainen tieto unohdu. Dokumentointi onnistuu millä tahansa laitteella, eikä vaikeiden lomakepohjien kanssa tarvitse taistella.
Integraatio vähentää työmäärää, helpottaa tiedon jakamista ja ehkäisee virheitä
Kun Easoft Docs on integroitu Easoft ERP -toiminnanohjausjärjestelmään, täytettävälle dokumentille voi hakea tietoja automaattisesti yrityksen, tilauksen tai asiakkaan tiedoista.
Kun myyjä täyttää dokumenttinsa huolellisesti tilausvaiheessa, asentaja voi hakea urakkasopimuksen tiedot työmaapöytäkirjaan. Näin paitsi vältytään ylimääräiseltä työltä myös varmistetaan, että työ on sitä, mitä tilatessa on luvattu ja sovittu.
On sekä asiakkaan että urakoitsijan etu, että työ tulee tehtyä sovittuna ajankohtana ja sovitulla tavalla. Mikäli sovittua ei kirjata huolellisesti ylös, on vaarana, että väärinymmärryksiä tapahtuu, jotain olennaista unohtuu tai tieto ei kulje esimerkiksi myyjältä asentajalle.
