Dokumentointi Easoftissa – vähemmän työtä ja virheitä

Easoft Docs sähköinen dokumentointi tekee lomakkeiden täyttämisestä ja työn dokumentoinnista helppoa ja laadukasta. Toimiva dokumentointi säästää työaikaa, parantaa laatua ja helpottaa laadunvalvontaa.

Etusivu / Ominaisuudet / Dokumentointi ja pöytäkirjat

Sähköisessä dokumentoinnissa helppokäyttöisyys on avainasemassa

Sähköinenkään dokumentointi ei ole oikotie onneen, jos käyttöliittymä on huono ja dokumentin täyttäminen haastavaa. PDF-tiedostot pienine präntteineen ja ahtaine tekstilaatikoineen tekevät dokumentin täyttämisestä turhauttavaa ja turhan vaikeaa.

Toiminnanohjausjärjestelmään integroidun dokumentointiohjelman avulla dokumentointi tapahtuu kuin itsestään. Kaikki tarvittava tieto tulee kirjattua ylös, eikä yksikään olennainen tieto unohdu. Dokumentointi onnistuu millä tahansa laitteella, eikä vaikeiden lomakepohjien kanssa tarvitse taistella.

Integraatio vähentää työmäärää, helpottaa tiedon jakamista ja ehkäisee virheitä

Kun Easoft Docs on integroitu Easoft ERP -toiminnanohjausjärjestelmään, täytettävälle dokumentille voi hakea tietoja automaattisesti yrityksen, tilauksen tai asiakkaan tiedoista.

Kun myyjä täyttää dokumenttinsa huolellisesti tilausvaiheessa, asentaja voi hakea urakkasopimuksen tiedot työmaapöytäkirjaan. Näin paitsi vältytään ylimääräiseltä työltä myös varmistetaan, että työ on sitä, mitä tilatessa on luvattu ja sovittu.

On sekä asiakkaan että urakoitsijan etu, että työ tulee tehtyä sovittuna ajankohtana ja sovitulla tavalla. Mikäli sovittua ei kirjata huolellisesti ylös, on vaarana, että väärinymmärryksiä tapahtuu, jotain olennaista unohtuu tai tieto ei kulje esimerkiksi myyjältä asentajalle.

Dokumentointi käytännössä

Easoft Docsia käytettäessä täytettävä dokumentti valitaan yrityksenne dokumenttipankista. Pankissa on dokumentteja, jotka olette poimineet valmiista dokumenttikirjastostamme tai luoneet helposti itse tarpeidenne mukaan dokumenttieditorilla. Kaikki dokumentit voi muokata oman yrityksen ulkoasun mukaisiksi.

Varsinainen dokumentin täyttäminen on yksinkertaista. Mitään erillistä sovellusta ei tarvita, ja täyttäminen onnistuu helposti millä tahansa laitteella. Täyttönäkymä on kuitenkin optimoitu mobiilikäyttöön: painikkeet ovat riittävän suuria, ja kaikki toiminnot onnistuvat helposti puhelimella.

Dokumentti täyttyy kuin itsestään, kun täyttäjä vastaa sen kysymyksiin ja liittää kuvia kohteesta ohjeiden mukaan

Dokumentti ohjaa täyttäjäänsä, minkä ansiosta kaikki tarpeellinen tulee dokumentoitua tietyllä tavalla. Näin dokumentointi yhdenmukaistaa myynti- ja asennusprosesseja sekä helpottaa laadunvalvontaa. Dokumenttipohjaan voidaan tehdä automaattisia laskelmia tai muita kohtia, jotka automaattisesti tarkastavat syötetyt tiedot – näin vältytään turhilta virheiltä asennuskohteissa tai tarkistuslistoja täytettäessä.

Dokumentin tallentaminen ja jakaminen

Mikäli dokumentti pitää allekirjoittaa, se onnistuu sähköisesti joko paikallisesti tai vahvalla tunnistautumisella. Tässäkään tapauksessa asiakirjoja ei tarvitse tulostella, skannailla ja postitella erikseen.

Valmis dokumentti tallentuu järjestelmään automaattisesti oikean asiakkaan alle, mistä sen löytää tarvittaessa helposti jälkikäteen. Tallennettuun dokumenttiin voi halutessaan lisätä tunnisteita, mikä helpottaa dokumenttien hallintaa. Valmiin dokumentin voi myös jakaa suoraan esimerkiksi sähköpostilla tai WhatsAppilla.

Tarkemmin toiminnanohjausjärjestelmäämme täysin sulautuvan Easoft Docs -dokumentointisovelluksen ominaisuuksiin pääset tutustumaan täältä.

Esittelemme Easoftin toiminnan maksutta

Etädemossa esittelemme teille Easoftin toiminnallisuudet ja käymme läpi miten Easoft voisi tehostaa teidän liiketoimintaanne.