Kannattaako urakoiden tiedonkulkuun panostaa? Miten ERP-järjestelmän avulla rakennusalan projektit saadaan sujuvammiksi ja kannattavammiksi? Tämä artikkeli käsittelee aitojen arjen esimerkkien avulla sitä, miten remonttialan urakka epäonnistuu tiedonkulun haasteiden takia ja miten ongelmat selätetään ERP-järjestelmän avulla.
Kaipaatko vinkkejä yleisesti rakentamisen projektinhallintaan? Kannattaa tutustua myös seuraaviin artikkeleihin:
- Rakentamisen projektinhallinta ja henkilöstön resursointi ovat urakoitsijan kipupisteitä
- Rakennusalan projektinhallintatyökalut – onko niistä hyötyä?
Millaisia tiedonkulun haasteita rakennus- ja remonttialan projekteihin tyypillisesti liittyy, ja miksi hyvään tiedonkulkuun kannattaa panostaa?
Epävarma, virheellinen ja viiveellä tapahtuva tiedonkulku haastaa päivittäin rakennus- ja remonttialan projekteja. Tämä aiheuttaa yrityksissä ongelmia projektien aikana ja myös niiden jälkeen. Vaikutukset eivät jää yrityksen sisälle, vaan tiedonkulkuun liittyvät epäselvyydet haastavat myös asiakastyytyväisyyttä.
Useat tiedonkulun haasteet johtuvat perinteisistä toimintatavoista, mutta myös nykyajan teknologia voi pahimmillaan vain sekoittaa pakkaa.
Aina ongelmien ei edes tunnisteta johtuvan tiedonkulun haasteista – toisinaan taas ongelman ydin tunnistetaan, mutta yrityksessä ei ole tehokkaita keinoja sen ratkaisemiseksi.
Mutta mitä ongelmia puutteellinen tiedonkulku oikeastaan aiheuttaa?
Seuraavan remonttialan urakasta kertovan esimerkin avulla käydään läpi tyypillisiä tiedonkulun sudenkuoppia. Mitkä haasteista ovat sinulle tuttuja?
Erään keittiöremontteja tekevän yrityksen asiakas on näreissään, sillä yrityksen toiminta vaikuttaa epäilyttävältä. Luvataan kyllä monenlaista, mutta sovituista asioista pitää soitella perään ja asennuksen aikana tulee ylimääräisiä kuluja, joista ei asiakkaan mielestä oltu sovittu. Asiakas Googlettaa yrityksestä lisätietoa ja ajautuu keskustelupalstalle, josta löytyy negatiivisia kokemuksia muiltakin.
Mitä tapahtui?
Keittiöremonttiyrityksessä jokainen tekee työtään täydestä sydämestä, omalla tontillaan. Yrityksen suunnittelija arkistoi tiedot töistään ja kohteista Google Driveen tai Drop Boxiin. Myyjä kirjoittaa suunnittelijalta saamansa tiedot itselleen muistikirjaan kun lähtee asiakastapaamisiin. Tämä muistikirja tukenaan hän tekee myyntiä. Toisinaan tulee kuitenkin inhimillisiä virheitä, eikä myyjän muistikirjatieto vastaa täysin suunnittelijian tietoja.
Myyjä tekee asiakkaalle tarjouksen ja tarvitsee tarjoukseen hinnoittelua varten katetietoja. Myyjä kaivaa katetietoja tai kyselee niitä yrityksen johdolta. Hinnat ovat ehtineet kuitenkin jo muuttua ennen kuin hinta tavoittaa myyjän.
Myyjä saa kohteen kaupaksi ja asiakkaalle haetaan rahoitusta. Myyjä kirjoittaa asiakkaan henkilötietoja paperiselle lomakkeelle, josta kopioi ne toimistolla järjestelmään. Toimistolla hän ei kuitenkaan löydä lomaketta mistään ja säikähtää. Henkilötiedot eivät saisi päätyä vääriin käsiin. Onneksi paperi lopulta löytyy auton penkin alta.
Kun kauppa on sovittu, myyjä lähettää asentajalle tiedot kohteesta. Kaikki tieto ei kuitenkaan siirry asentajalle asti, sillä sähköpostin välityksellä on sovittu jälkeen päin vielä pieniä muutoksia ja asiakas on tinkinyt kaupan päällisiksi uuden mikron, jonka asentajan luvataan toimittavan remontin yhteydessä.
Asentaja tekee työnsä, mutta jossain vaiheessa asiakas huomaa, ettei kaikki ole aivan kohdillaan. Oltiin nimen omaan sovittu, että tiskipöydän tasoon ei sittenkään tule pientä sivuallasta vaan pelkästään yksi iso.
Asentaja ei vaivaudu ottamaan myyjään edes yhteyttä. Hän on tottunut tämän kaltaisiin tiedonkulun kömmähdyksiin ja hoitaa asian omatoimisesti. Samalla jää kuitenkin saamatta myyjältä tieto kaupanpäällisestä.
Saatuaan asennuksen valmiiksi, asentaja kirjoittaa työmaadokumentin ja lähtee. Asiakas ei sattunut olemaan paikalla, joten asiakas ei saa käyttöönottopöytäkirjaa. Työmaadokumentti puolestaan jää asentajan autoon lojumaan eikä laskua ei voi lähettää asiakkaalle ennen kuin paperi löytää perille.
Laskutuksessa ei ole tietoa asiakkaan työtunneista. Lisäksi asentaja on tehnyt lisätyönä ylimääräisiä muutoksia (muutamien keittiön osien paikkaa vaihdettiin, mikä vaati hieman muutoksia myös laatoituksiin).
Kun lasku saadaan vihdoin lähetettyä asiakas ei ole valmis maksamaan lisätöistä, koska hänen mielestään lisätöistä ei sovittu lisähintaa. Luvattua mikroakaan ei ole kuulunut, vaikka asentaja on jo häipynyt talosta.
Yrityksen vastuuhenkilö yrittää sovitella asiaa, soitellen asiakkaan, myyjän ja asentajan kanssa. Lopulta hän käy vielä paikan päällä itse. Tämä aiheuttaa yritykselle turhia työtunteja ja lisäkuluja.
Jos tällaisen projektin lopuksi yritetään miettiä sen kannattavuutta, ei projektin todellisia kustannuksia ole oikein mistään saatavilla (vain materiaalit laskulla, joka tuli tarvikkeista). Kaikki tieto täytyy kerätä manuaalisesti eri paikoista ja sitten on vielä kaikki ylimääräinen säätö, jonka ajatteleminenkin harmittaa. Kannattavuuslaskelma jää tekemättä.
Ei muuta kuin etiäpäin ja uutta projektia kohti, jotta saadaan palkat maksettua edes työntekijöille.
Vaikutukset eivät jää yrityksen sisälle, vaan tiedonkulkuun liittyvät epäselvyydet haastavat myös asiakastyytyväisyyttä.
Tämä tarina on surkuhupaisa, mutta vähän liiankin tunnistettava. Epäonnistunut tiedonkulku vie rutkasti ylimääräistä aikaa monelta ihmiseltä, vaikuttaa joka päivä yrityksessä tapahtuvien virheiden sekä työntekijöiden turhautumisen määrään, projektien kannattavuuteen, asiakkaiden tyytyväisyyteen sekä moneen muuhun.
Päivittäisen säädön lisäksi tiedonkulku vaikuttaa pahimmillaan koko yrityksen olemassaoloon. Yrityksessä voi tulla tiukkoja aikoja, jolloin joudutaan tehdä kiireessä yrityksen tulevaisuuteen vaikuttavia, isompia päätöksiä.
Nämä päätökset voivat pahimmillaan viedä vain huonompaan suuntaan koska yrityksellä ei ole oikeaa tietoa, joihin päätökset perustaa. Täytyy turvautua mutu-tuntumaan, joka ei lähellekään aina pidä paikkansa.
Kiinnostaisiko maksuton etädemo?
Etädemossa esittelemme teille Easoftin toiminnallisuudet ja käymme läpi miten Easoft voisi tehostaa liiketoimintaanne.
Tunnistatko kuusi yleisintä tiedonkulkuun liittyvää haastetta rakennusalalla:
- Tieto sirpaloituu ja on hajallaan. Rakennushankkeisiin liittyy paljon eri tyyppistä tietoa kuten suunnitelmia, asiakirjoja, laskelmia ja kuvia. Hankkeissa on myös monta osapuolta: suunnittelijat, urakoitsijat, projektinjohtajat ja tilaajat työskentelevät kaikki eri paikoissa ja osin eri tietojärjestelmiä hyödyntäen. Tiedot voi olla tallennettu eri muotoon ja eri järjestelmiin. Näin tietoja on vaikea yhteensovittaa ja muodostaa kokonaiskuvaa. Lisäksi projektiin liittyvän tiedon siirtely järjestelmästä toiseen vie aikaa sekä aiheuttaa virheitä.
- Manuaalinen tiedonkäsittely. Monilla rakennusalan yrityksillä on edelleen käsin hoidettavia prosesseja kuten paperisten asiakirjojen käyttöä. Tämä hidastaa merkittävästi tiedonkulkua ja lisää virheitä.
- Tiedon keruu ja hyödyntäminen on epäselvää. Työmaita yritetään dokumentoida, mutta dokumentit ovat monessa eri paikassa ja dokumentointi on puutteellista tai sekavaa. Näin dokumentteja on vaikea hyödyntää ja löytää esim. reklamaatiotilanteissa tai laadun seurannassa.
- Muutokset ja tiedonkulku. Rakennushankkeissa tulee usein viivästyksiä ja suunnitelman muutoksia. Kaikki osapuolet eivät aina saa tietoa muutoksista ajoissa, mikä aiheuttaa lisää ongelmia. Rakennushankkeen eri osapuolilla voi olla erilaisia järjestelmiä, työkaluja ja tietotarpeita, mikä vaikeuttaa tehokasta tiedonvaihtoa.
- Vanhentunut teknologia: Vaikka rakennusalalla käytetään paljon teknologiaa, teknologian jatkuva kehitys aiheuttaa haasteita. Uusia ohjelmia otetaan käyttöön ja ne voivat olla osin päällekkäisiä vanhojen kanssa. Tällöin kukaan ei kohta enää ole kartalla siitä, mitä pitää kirjata mihinkin tai tehdään päällekkäisiä kirjauksia. Tämä vie aikaa ja aiheuttaa myös virheitä ja väärinkäsityksiä.
- Tietoturva: Rakennusala käsittelee paljon arkaluonteista tietoa, kuten suunnitelmia, budjetteja, asiakastietoja ja sopimuksia. Vääriä papereita ja tietoja ei saisi päätyä väärään paikkaan.
Miten ERP-järjestelmä auttaa tiedonkulussa?
ERP-järjestelmää mainostetaan monen ongelman ratkaisuksi. Mutta voiko ERP-järjestelmä oikeasti muuttaa tiedonkulkua niin paljon, että se niin sanotusti näkyy jossain? Eikö yksi järjestelmä lisää tee vain asioita monimutkaisemmaksi?
ERP-järjestelmä todella poistaa pääosan inhimillisistä virheistä ja selkiyttää tiedonkulkua. Tämä voidaan luvata siksi, koska toiminnanohjausjärjestelmä on alusta, jonka kautta kaikki työntekijät saavat ja tallentavat kaiken tiedon. Itse asiassa ERP-järjestelmä myös poistaa kaikki päällekkäisyydet kunhan se otetaan oikein käyttöön.
ERP-järjestelmä on suunniteltu myös projektinhallintaan, joten sen kautta voi jakaa tietoja, tiedostoja ja dokumentteja, sekä kommunikoida tehtävistä, aikatauluista ja resursseista. Tiedonjakoa voi myös automatisoida. Näin tietoja ei itse asiassa tarvitse enää siirrellä tai lähetellä (muuta kuin asiakkaalle ja senkin voi tehdä suoraan järjestelmästä).
Parhaat työkalut mahdollistavat tietojen kirjaamisen helposti myös puhelimella suoraan työmaalta. Näin päästään eroon tietojen siirtämisestä paperilta tai eri järjestelmien sisällä ja virheet saadaan minimoitua. Kun dokumentointi on helppoa, se tulee myös tehtyä ja tärkeät tiedot ovat aina saatavilla.
Kun kaikki käyttävät samaa työkalua kaikissa toiminnoissa, kommunikointi on selkeää ja siihen voi luottaa. Järjestelmä tarjoaa valmiit puitteet, jonka sisällä ei tarvitse miettiä, mistä löydän tarvitsemani tiedot, mihin uudet tiedot tallennan ja kenelle ne lähetän.
ERP-järjestelmän kautta tarjoukset voidaan tehdä tietokoneella tai vaikka tabletilla suoraan asiakkaalla. Aikatauluihin ja hintoihin voi luottaa, sillä ne ovat aina reaaliajassa kaikille nähtävissä. Lue halutessasi helposta tarjouslaskennasta lisää täältä.
Myös rahoitusta varten tiedot voi kirjoittaa suoraan järjestelmään, jolloin henkilötiedot ovat varmasti turvassa.
Millaisia toimenpiteitä Easoft ERP:issä voi tehdä, jotta tiedonkulku sujuu kaikkien osapuolten välillä ja projekti etenee mutkattomasti?
Käydäänpä vielä äskeinen keittiöremonttiyrityksen tarina läpi Easoft toiminnanohjausjärjestelmää käyttäen.
Erään keittiöremontteja tekevän yrityksen asiakas on ihmeissään, sillä yrityksen toiminta on niin sujuvaa ja selkeää. Täytyy kyllä antaa kiitosta: asiakastyytyväisyyskysely kilahtaakin sopivasti puhelimeen. Tähän menee alle 5 minuuttia – luvataan. Ja lupaus pitää, niin kuin kaikki muukin tähän mennessä.
Mitä tapahtui?
Keittiöremonttiyrityksessä jokainen tekee työtään täydestä sydämestä. Easoft ERP on auki jokaisen koneella tai puhelimella, sillä sen kautta tieto kulkee puolin ja toisin. Yrityksen suunnittelijalle tulee ilmoitus: myyjä on kirjannut asiakastietoihin viime hetken muutoksen, joten tarvitaan asentajalle uudet piirustukset. Suunnittelija liittää päivitetyn dokumentin Easoft ERP:iin asiakkaan tietoihin.
Myyjä on asiakkaalla, klikkailee Easoft ERP tablettisovelluksella tarjoukseen tarvittavan määrän urakan sisältäviä tarvikkeita: katelaskelmat on automatisoitu, joten myyjän tarvitsee vain seurata ohjelman antamia tietoja oman provision määrästä ja siitä, että kohde pysyy riittävästi plussan puolella.
Myyjä saa sovittua kohteen kaupaksi. Ennen kaupan allekirjoitusta asiakkaalle haetaan rahoitusta OP:n rahoituspalvelusta. Myyjä kirjoittaa asiakkaan tiedot sähköiseen lomakepohjaan ja asiakas kirjoittaa sähköisen allekirjoituksen. Rahoituspäätös hyväksytään ja kauppa allekirjoitetaan myös saman tien järjestelmän kautta.
Asentajalle kilahtaa merkki omaan puhelimeen: seuraavan kohteen tiedot ovat saapuneet. Kohta kilahtaa uudestaan: asiakastietoihin on lisätty huomio, että asiakas saa kaupanpäällisiksi uuden mikron, jonka asentajan luvataan toimittavan remontin yhteydessä. Hoituu.
Asentaja katsoo puhelimesta työtarvikelistan, kerää oikeat tavarat kyytiin ja lähtee työmaalle. Mikro ja oikea allas ovat mukana luonnollisesti, sillä ne näkyvät Easoft ERP -sovelluksen tarvikelistasta.
Työmaalla ollessaan asentaja klikkaa puhelimen kautta itsensä töihin ja pois, joten työtunnit tallentuvat automaattisesti projektin tietoihiin. Ylimääräiset muutokset asentaja kirjasi järjestelmään asiakkaan kanssa ja otti saman tien uuteen tarjoukseen allekirjoituksen puhelimeensa. Dokumentista käy ilmi sovitut työt ja tuntihinta töistä.
Saatuaan asennuksen valmiiksi, asentaja täyttää käyttöönottopöytäkirjan ja työmaadokumentin Easoft ERP:n kautta. Tämä on helppoa ja nopeaa, sillä työn voi tehdä puhelinsovelluksella, hyödyntäen osin monivalintoja ja valmiita vastauspohjia. Valmis käyttöönottopöytäkirja lähtee automaattisesti asiakkaan sähköpostiin. Työmaadokumentti puolestaan tallentuu järjestelmään ja laskutus saa välittömästi ilmoituksen dokumentista. Lasku voidaan lähettää.
Yrityksen vastuuhenkilö saa ilmoituksen uuden työmaan valmistumisesta ja laskun lähettämisestä. ERP-järjestelmä näyttää vihreää: projekti on ollut kannattava. Tarkemman analyysin vilkaistuaan vastuuhenkilö toteaa, että asentajan työtuntien osalta kate oli erityisen hyvä tällä kertaa. Asentaja on tehnyt hyvää työtä. Sovitut lisätyöt olivat erityisen tuottoisia, koska asentaja sopi niistä paikan päällä, ylimääräisiä reissuja ei tarvinnut niiden takia tehdä ja asentaja sai tehtyä ne saman päivän aikana.
Ei muuta kuin etiäpäin ja uutta projektia kohti!
