Toiminnanohjausjärjestelmä otetaan eri yrityksissä käyttöön hyvin erilaisista lähtökohdista. Käyttöönottoprosessi voi herättää myös kysymyksiä: Miten ERP-järjestelmän käyttöönotto onnistuisi mahdollisimman hyvin? Miten kannattaa edetä ja pystyvätkö kouluttajat ottamaan juuri meidän yrityksen tarpeet huomioon?
Näihin ja moneen muuhun kysymykseen saat vastauksen lukemalla tämän artikkelin, jossa avaamme selkeästi käyttöönoton vaiheet sekä sen, miten ja miksi käyttöönottoon kannattaa panostaa.
Miksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon kannattaa panostaa?
Tominnanohjausjärjestelmän eli “erpin” tarkoitus on tehdä yrityksen johtaminen sekä jokaisen työntekijän päivittäinen työ helpoksi, vähentää virheitä, päällekkäistä viestintää, varmistuspuheluita sekä turhaa ja niin turhauttavaa oikean tiedon etsimistä.
Toiminnanohjausjärjestelmissä on eroja, mutta esimerkiksi Easoft ERP-järjestelmä korvaa käytännössä muut järjestelmät, kuten Excelin, tarjouslaskentaohjelmiston ja CRM:n. Easoft tarjoaa siis alustan, jolla pystyy aidosti alusta loppuun asti hoitamaan kaiken operatiivisen johtamisen. Samalla alusta toimii työkaluna ruohonjuuritasolla jokaisella yrityksen työntekijällä myynnistä tuntikirjanpitoon.
Jos haluat, että ERP-järjestelmä todella antaa teille kaiken tämän ja paljon muuta, on ohjelman sovittava yrityksen tarpeisiin ja sen käyttöönottoon panostettava.
Varmista siis, että järjestelmästä löytyy tarvittavat työkalut ja integraatiot, ja että ohjelma sopii teidän alalle. Vinkkejä ja lisätietoa rakennusalan ERP-järjestelmän valinnasta saat täältä.
Sopivan toiminnanohjausjärjestelmän löydyttyä kyse on vain siitä, kuinka hyvin sinä ja ERP-ohjelmistoa tarjoava yritys panostavat siihen, että ohjelmisto saadaan heti tehokkaasti käyttöön koko yritykseen.
Muutokseen heittäytyminen voi osalle ihmisistä tuntua vähän kipeältä ja jopa pelottavalta. Uuden systeemin jalkautuminen läpi yrityksen on kuitenkin erittäin tärkeää, sillä kehitystä ei tapahdu kunnolla ellei osata luopua vanhasta.
Tehokas ja käyttäjiä osallistava käyttöönottoprosessi antaa käyttäjille nopeasti valaisevia kokemuksia siitä, kuinka paljon uusi työkalu ja toimintamallit helpottavat arkea. Tämän jälkeen paluusta vanhaan tuskin unelmoi kukaan.
Onnistuneen käyttöönoton seurauksena uudesta ohjelmasta otetaan alusta asti kaikki hyöty irti ja yrityksen liiketoiminta pääsee heti kehittymään.
Miten ERP-järjestelmän käyttöönotto onnistuu?
ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii jonkin verran aikaa ja paneutumista. On tietysti tärkeää, että ERP-ohjelmaa tarjoava yritys sitoutuu auttamaan teitä ohjelman käyttöönotossa, mutta yhtä tärkeää on se, että yrityksen oma johto on täysillä mukana ja varaa työhön riittävät resurssit.
Ohjelman jalkauttaminen lähtee siis yritysjohdosta. Kun päätös uuteen järjestelmään sitoutumisesta on tehty, on päättäväisesti siirryttävä siihen, sitouduttava käyttöönottoon ja päästettävä irti vanhoista toimintamalleista ja kirjauksista, jotka ovat päällekkäisiä uusien kanssa.
ERP-järjestelmän käyttöönoton ei tarvitse olla vaikeaa, mutta hyvä pohjatyö palkitsee kaikki. Käyttöönotton tueksi annetaan Easoftilla aina valmis koulutuspaketti, joka sisältää riittävän määrän yhteissuunnittelua ERP-ammattilaisten kanssa sekä henkilökohtaista koulutusta.
Luottamus kouluttajaan on tärkeää. Jos luottamusta ei löydy, kannattaa tämä tuoda reilusti esiin varhaisessa vaiheessa, jolloin voidaan yrittää löytää tilanteeseen ratkaisu ja vältytään molempien ajan tuhlaamiselta.
Paras tilanne on, kun ohjelman jokapäiväiset hyödyt saadaan heti kirkastettua yhdessä kouluttajan kanssa kaikille käyttäjille. Jokaisen yrityksen työntekijän motivaatio käyttää ohjelmaa vaikuttaa siihen, kuinka merkittäviä hyötyjä ohjelmasta saadaan.
Easoft ERP-järjestelmän käyttöönotto
Oletko miettinyt Easoftin toiminnanohjausjärjestelmää? Haluaisitko tietää mitä käyttöönottoprosessi Easoftilla sisältää?
Haastattelin Easoftin käyttöönottoasiantuntjiaa Ilari Taskilaa. Lue alta hänen kuvaamat askelmerkit tehokkaaseen käyttöönottoon, niin tiedät mitä saat ja mitä prosessi teidän yritykseltä vaatii. Lue myös asiakkaidemme kokemuksia käyttöönotosta.
- Minkä verran Easoftin henkilökunta auttaa yritystä käyttöönoton aikana?
Meillä prosessi mukautetaan aina asiakkaan tarpeisiin. Perussetti sisältää aloituspalaverin ja neljä koulutusta. Mitä isompi yritys, sitä enemmän koulutuksia ja tapaamisia on. Sanoisin, että palavereita on enintään 10, mutta yleensä vähemmän.
Easoft kouluttaa asiakasyrityksen pääkäyttäjät, joita joillakin yrityksillä on vain yksi, toisilla kahdesta jopa kymmeniin. Yleensä peruskäyttäjien (esim. putkiasentaja) kouluttamiseen ei tarvita Easoftin tarjoamaa koulutusta, vaan asiakasyrityksen omat pääkäyttäjät pystyvät hoitamaan tämän.
- Mistä Easoftin käyttöönottokoulutus on saanut kiitosta?
Easoftin käyttöönottajat on ammattitaitoisia ja ovat kaikki itse olleet Easoftin aktiivisia käyttäjiä. He siis tietävät mistä puhuvat.
Lisäksi Easoftilla on selkeä malli, johon asiakas ohjataan. Tällöin asiakas joutuu oikeasti miettimään onnistuneen käytön kannalta tärkeät asiat läpi ennen kuin alkaa käyttämään ohjelmaa. Ohjelman käyttöaste ja hyöty on näin paljon parempi kuin ilman selkeää käyttöönottoprosessia.
- Mitä käyttöönottoprosessissa käytännössä tapahtuu?
Easoft ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessissa on seuraavat askelmerkit:
- Aloituspalaveri: Easoftin käyttöönottaja ja asiakas käyvät läpi asiakasyrityksen tarpeet, toiveet, ajatukset ja muut huomiot. Myyjä ja käyttöönottaja ovat jo käyneet tätä ennen läpi asiakkaan tiedot, jotta asiakasyrityksen tarpeet ovat mahdollisimman hyvin käyttönottajalla tiedossa jo etukäteen. Aloituspalaverissa tarkennetaan kuitenkin yksityiskohtia, joiden avulla päästään itse työhön.
- Käyttöönottaja rakentaa ohjelman aloituspalaverin perusteella.
- Pääkäyttäjäkoulutus: katsotaan koko ohjelma läpi asiakasyrityksen omaa prosessia mukaillen eli miten heidän yrityksessä edetään tarjouksesta aina laskutukseen saakka. Samalla testataan, että rajapinnat integroitujen ohjelmien kanssa toimivat.
Koulutus viedään läpi niin, että asiakas itse käyttää ohjelmaa kouluttajan tukemana. Näin käyttäjät pääsevät heti sisälle ohjelmaan niin hyvin, että voivat parhaimmillaan siirtyä saman tien käyttämään ohjelmaa. Kun käyttäjät saavat myös kokemuksen siitä, miten ohjelma on rakennettu, nousee paremmin mieleen sellaisia tarpeita tai kysymyksiä, mitä ei aiemmin ole huomattu. Koulutuksen aikana tehdäänkin usein vielä muutoksia esimerkiksi asetuksiin tai tarjouslaskentatapaan. - Uusi koulutus kahden viikon päästä. Asiakas käyttää kahden viikon ajan ohjelmaa tai parhammillaan ottaa sen jo täysin käyttöön. Asiakas voi myös opettaa omat työntekijät tekemään ohjelmalla tuntikirjaukset, sillä tämän kouluttaminen ei yleensä vaadi Easoftin ammattilaista tueksi.
Ensimmäistä jatkopalaveria varten pääkäyttäjän tulee laatia kysymyslista siitä, mitä asioita on kahden viikon aikana tullut vastaan. Tyypilliset kysymykset liittyvät siihen, miten jonkun asian hoitaminen onnistuu tai mitä ohjelmassa voisi vielä säätää. Kysymysten pohjalta lisäkoulutus kohdennetaan asiakkaan tarpeisiin ja tehdään tarvittavia säätöjä ohjelmaan. - Viimeistään tässä vaiheessa asiakkaan tulee ottaa ohjelma myös työntekijöille käyttöön.
- Seurantakoulutus kahden kuukauden kuluttua. Nyt ohjelmaa ollaan jo käytetty paljon, joten koulutuksessa voidaan keskittyä perusasioiden sijaan “pro tippeihin”, joilla saadaan paras hyöty irti ohjelmasta. Myös uusia kysymyksiä on voinut tulla vielä tänä aikana, jotka luonnollisesti käsitellään tässä koulutuksessa.
Koko käyttöönottoprosessin jälkeenkin Easoftin tiimi on yritysten tukena kaikissa tilanteissa. Meille voi aina soittaa ja pyytää apua tai vaikka muokkauksia ohjelmaan tarpeiden muuttuessa.
