Rakennusprojektin kustannustehokkuus tarkoittaa projektin vetämistä mahdollisimman vähillä kustannuksilla kuitenkin siten, että tavoitteet täyttyvät ja asiakas on tyytyväinen. Kustannustehokkuus on siis todellisuudessa tasapainoilua tavoitteiden, laadun, kustannusten ja aikataulun suhteen.
Tiedätkö oikeasti, onko rakennusprojekti kustannustehokas ja kannattava?
Tämän artikkelin sisältö:
Kustannustehokkuus perustuu tiedolla johtamiseen
Rakennusprojektin kustannustehokkuus on varmasti kaikkien mielestä tavoiteltava ja tärkeä asia. Valitettavan usein törmää kuitenkin siihen, että projektin todelliset kustannukset ja kannattavuus ei ole kenenkään tiedossa.
Miten voisikaan olla, jos yrityksessä esimerkiksi käytetään useita, osin päällekäisiä järjestelmiä yrityksen johtamiseen? Tällöin tieto pirstaloituu moneen eri paikkaan, lopputulos on sekava, eikä kenelläkään ole helposti hallussa tietoja, joiden avulla nähdään urakoiden kannattavuus ja siihen vaikuttaneet tekijät.
Rakennusalalla on vielä melko tyypillistä, että urakoiden suunnitteluun ja johtamiseen käytetään useita järjestelmiä, joiden välillä tietoa pitää siirrellä järjestelmästä toiseen. Myös informaatiota pitää jatkuvasti välittää henkilöltä toiselle.
Tämä ei varsinaisesti tee projektinhallintaa helpoksi. Päin vastoin – se vie valtavasti monen eri henkilön aikaa, lisää projektin aikana tapahtuvia virheitä ja väärinymmärryksiä, ja tekee urakoiden johtamisesta ylipäätään haastavaa.
Voisiko päästä helpommallakin? Voidaanko virheet välttää ja olla varmoja joka hetki siitä, missä kustannusten, laadun ja tavoitteiden suhteen mennään?
Sujuva projekti – tyytyväinen asiakas ja kannattava projekti
Sujuvan projektin keskiössä on se, että asiat ovat hallinnassa ja tiedetään alusta loppuun asti mitä tehdään ja miten. Tämä koskee myös haastavia tilanteita ja “yllätyksiä”, joita rakennusalalla tuntuu riittävän.
Yllätykset ja virheet vähenevät kummasti, jos tiedetään alusta loppuun asti mitä tehdään ja käytössä on tavoitteisiin sopivat työkalut. Kun työskentely on sujuvaa ja projektit pysyvät aikataulussa, kannattavuus paranee ja myös asiakkaat ovat tyytyväisempiä.
Ennen kehitystyötä ja työkalujen valintaa täytyy kuitenkin tunnistaa, mitkä ovat avaintekijät, joihin vaikuttamalla kustannustehokkuus paranee. Käytönnössä sujuva ja kannattava projekti koostuu viidestä osa-alueesta.
Lue alta, mikä kunkin osa-alueen merkitys on ja mitkä asiat tulee tehdä oikein, jotta projekti onnistuu ja on kannattava.
Kustannustehokkaan rakentamisen viisi kulmakiveä:
1. Suunnittelu
Suunnittelun virheet kostautuvat moneen kertaan rakennusprojektin edetessä. Ne ovat yksi suurimpia syitä niin sanotuille yllättäville lisäkustannuksille, jotka heikentävät rakennusprojektin kannattavuutta.
Suunnittelun ytimessä on selkeä tavoite sekä toimiva vuorovaikutus eri osapuolten välillä. Tiivis ammattilaisten yhteistyö suunnitteluvaiheessa varmistaa sen, että vältytään myöhemmiltä ristiriidoilta ja yllättäviltä muutoksilta, jotka aiheuttavat viivästyksiä, lisätöitä ja -kustannuksia.
Suunnittelutyö koskee myös resurssienhallintaa ja aikataulutusta. Aikatauluongelmat ovat iso syy sille, miksi rakennusprojektien loppupuolella päädytään hätäisiin päätöksiin, huonoihin sopimuksiin, rakennusvirheisiin ja jopa onnettomuuksiin. Tarkka, mutta realistinen aikataulu on siksi tärkeä.
On tärkeää ymmärtää, että kustannuksiin vaikuttaminen tapahtuu pääosin juuri suunnitteluvaiheessa. Kun rakennusprojekti etenee suunnitelmista työn tekoon ja sitä kautta näkyvään tulokseen, kustannuksiin vaikuttamisen mahdollisuus pienenee koko ajan.
2. Riskien hallinta
Rakentamisen riskienhallinta tarkoittaa toimenpiteitä ja strategioita, joiden avulla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja lievitetään riskejä, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti rakennusprojektiin. Näin työ etenee suunnitellusti ja vältytään ikäviltä yllätyksiltä.
Riskien hallinnan tavoite on minimoida epävarmuudet ja vaikuttaa etukäteen asioihin, jotka voivat aiheuttaa aikataulun ja budjetin ylityksiä tai heikentää laatua.
Riskien hallinnassa on selkeät vaiheet, joiden mukaan edetään:
- Riskien tunnistaminen. Aluksi kartoitetaan mahdolliset riskit laajasti. Riskejä tulee arvioida taloudellisesta, aikataulullisesta, teknisestä, ympäristö-, ja hallinnollisesta näkökulmasta. eri tyyppisten riskien tunnistamista. Riskien tunnistaminen vaatii usein tiivistä yhteistyötä projektitiimin, sidosryhmien ja asiantuntijoiden kanssa.
- Riskien arviointi: Kunkin tunnistetun riskin vakavuusaste ja todennäköisyys arvioidaan. Arvioinnin perusteella järjestetään riskit sen mukaan, mitkä ovat merkittävimpiä ja vaativat erityistoimenpiteitä.
- Riskien hallintastrategioiden luominen: Kehitetään strategioita riskien hallitsemiseksi (esim. riskien välttäminen, vähentäminen, siirtäminen tai hyväksyminen). Jokin riski voidaan esimerkiksi poistaa kokonaan muuttamalla suunnitelmaa, jotta riskiltä vältytään, toiseen riskiin voidaan varautua siten, että sen vaikutukset eivät ole niin suuret.
- Seuranta ja hallinta: Projektin aikana riskien tilannetta seurataan säännöllisesti, ja tarvittaessa toteutetaan toimenpiteitä riskien hallitsemiseksi. Toimenpiteitä ovat esimerkiksi budjetin uudelleenarviointi, aikataulun muutokset tai varasuunnitelman aktviointi.
- Viestintä ja dokumentointi: Riskienhallintatoimenpiteet ja niiden vaikutukset on tärkeä kommunikoida selkeästi koko projektitiimille ja sidosryhmille. Lisäksi riskienhallintaprosessi on dokumentoitava huolellisesti, jotta voidaan tarvittaessa tarkastella päätöksiä ja toimenpiteitä jälkikäteen. Näin riskienhallinta kehittyy projektien myötä entisestään.
Riskien hallintaan saat lisää vinkkejä täältä! >>
3. Sopimuksien teko
Rakennusprojektissa voi olla sopimuksia moneen suuntaan, kuten sopimus asiakkaan kanssa ja sopimukset aliurakoitsijoiden kanssa. Sopimuksen teko on kustannustehokkaan rakennusprojektin yksi kulmakivi: väärään sopimukseen sitoutuminen tai epäselvyyksiä sisältävä sopimus ajavat äkkiä yrityksen taloudelliseen ahdinkoon ja ristiriitoihin urakan aikana.
Ennen sopimuksen tekoa, selvitä tarkasti, mitä tarpeita ja vaatimuksia projektilla on. Projektin tavoitteet, budjetti, aikataulu ja tekniset vaatimukset tulee olla selvästi tiedossa. Tiedosta myös eri toteutusmuotoihin liittyvät vastuut ja velvollisuudet.
Varmista, että molempien sopimuksen osapuolien vastuut ja velvollisuudet on selkeästi kirjattu sopimuspaperiin. Sopimukseen tulee myös sisältyä tarvittavat hankinnat sekä määrittää aikataulut.
4. Projektin hallinta
Projektin hallinta tarkoittaa yleisesti kaikkien niiden prosessien hallintaa, joista urakan läpivienti koostuu. Siksi projektinhallinta on osin päällekkäinen muiden kustannustehokkaan rakentamisen kulmakivien kanssa.
Lyhyesti tiivistettynä projektin hallinta on niin kokonaisuuden, projektin laajuuden, aikataulujen, kustannusten, resurssien, henkilöstön, viestinnän, riskien kuin laadun hallintaa.
Hallinnassa tiedon sujuva hyödyntäminen ja siirtyminen selkeät toimintatavat sekä viestintä ovat keskiössä. Siksi oikeat henkilöt ja nykyaikaiset työkalut rakennusprojektien hallintaan ovat se merkittävin kannattavan urakan sekä tyytyväisen asiakkaan tae.
Tutkimusten mukaan projektinhallinta on yksi tärkeimpiä osa-alueita menestyvän yrityksen toiminnassa. Tämä koskee niin pieniä kuin suuria yrityksiä.
Projektinhallinta on niin laaja ja tärkeä kokonaisuus, että olemme kirjoittaneet siitä ihan oman artikkelin, jonka voit lukea täältä.
5. Laadunvalvonta ja ohjaus
Laadunvalvonnan ja ohjauksen tavoite on varmistaa, että rakennusprojekti toteutuu tavoitteiden mukaisesti, riittävän laadukkaasti ja pysyy budjetissaan.
Hyvä valvonta ennaltaehkäisee takuukorjauksia ja ristiriitoja. Kun olet kartalla siitä, mitä työmaalla tapahtuu, pystyt ennakoimaan muutostyöt jo urakan aikana, ja näin sopimaan niiden laskutuksesta tilaajalta hyvissä ajoin.
Laadunvalvonta voi pahimmillaan myös kääntyä itseään vastaan vieden turhaan resursseja ja aiheuttaen viivästyksiä. Kohdista siis valvonta budjetti huomioiden ja niihin asioihin, joihin oikeasti pystytään vaikuttamaan.
Keskeisimpiä valvonnan kohteita ovat:
- Virheiden ja ongelmien havaitseminen erityisesti rakentamisen alkuvaiheissa: Mitä aiemmin virheet ja ongelmat havaitaan, sen parempi. Korjaaminen ja muutokset rakennusprojektin alkuvaiheissa aiheuttaa vähemmän lisäkustannuksia ja viivästyksiä kuin myöhemmin projektin aikana.
- Alihankkijoiden suoriutuminen: Laadunvalvonta auttaa pitämään alihankkijat vastuussa työnsä laadusta. Tämä voi johtaa siihen, että alihankkijat pyrkivät suorittamaan tehtävänsä parhaalla mahdollisella tavalla, jolloin lisäkustannuksilta ja aikataulun ylityksiltä vältytään.
Valvonnan pohjalta työmaan ohjaaminen on ennakoivaa ja tarpeisiin vastaavaa viestintää ja käytäntöjen jalkauttamista. Ohjauksen tavoite on varmistaa, että työmaalla edistetään haluttuja tavoitteita oikeaan aikaan.
Näin Easoft ERP varmistaa sujuvan projektin ja parantaa kustannustehokkuutta
Easoft ERP on rakennusalalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä, joka antaa kaiken kokoisille rakennusalan yrityksille mahdollisuuden helpottaa ja tehostaa projektinhallintaa merkittävästi. Asiakkaamme ovat todenneet muun muassa seuraavaa:
- ”On ihanaa kun asiat on järjestyksessä.”
- ”Nyt kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja laskutus on helppoa.”
- ”Joustavuus teki vaikutuksen. Järjestelmän pystyi räätälöimään juuri omia tarpeita vastaavaksi ja nyt yhdellä järjestelmällä voidaan hoitaa kaikki tarvittavat asiat.”
- ”Helppo käyttää ja nopea.”
- ”Kokonaisuus asiakashankinnasta laskutukseen nyt hallinnassa!”
- ”Helpottaa, kun voi kirjata kaiken suoraan työmaalta puhelimella”
- ”Easoft on vastannut useampiin tarpeisiin kuin ajattelimme.”
Kustannustehokkuuteen Easoft vaikuttaa jo sitä kautta, että Easoftia käyttämällä säästetään monen henkilön työtunteja merkittävästi. Useassa yrityksessä ollaankin saatu siirtää osa työntekijöistä muihin tehtäviin pian Easoftin käyttöönoton jälkeen.
Kiinnostaisiko maksuton etädemo?
Etädemossa esittelemme teille Easoftin toiminnallisuudet ja käymme läpi miten Easoft voisi tehostaa liiketoimintaanne.
Mistä tämä kaikki säästö sitten tulee?
Jos kuvittelit, ettei rakennus- ja remonttihankkeiden eri palasten yhteenliittäminen, tehtävienhallinta ja aikataulun seuranta voi koskaan olla täysin hallinnassa, juuri tämä on se suurin muutos, minkä Easoft tuo rakennusalan yrityksille.
Projektien hallintaa helpottaa valtavasti jo se, että johtamiseen tarvittavia järjestelmiä on vain yksi. Lisäksi toimintaympäristö on kokonaisvaltainen ja rakennetaan jokaiselle yritykselle heidän tarpeidensa mukaan. Tämän ansiosta kaikki toiminnot, dokumentointi ja viestintä voidaan tehdä samalla järjestelmällä, jolloin myös kaikki tieto löytyy samasta paikasta.
Työmaallakin käytetään samaa järjestelmää. Jos mietitään vaikka työmaiden dokumentointia ja päivittäistä kirjaustyötä, Easoftissa kaikki tiedot tehdyistä töistä, työtunneista, materiaaleista ja ostoista voidaan kirjata suoraan työmaalta. Käytössä on helppokäyttöinen puhelinsovellus, joten kirjaustyö ei jää koskaan kiinni siitä, ettei laite olisi hollilla.
Lisäksi kaikki dokumentit ja kuvat voidaan lisätä helposti projektin tietoihin. Näin päällekkäiset kirjaukset, tiedon siirto, epäselvyydet ja hukkuvat tiedot ovat menneisyyttä. Sovellukseen kirjattu tieto näkyy reaaliajassa kaikille, joita tieto koskee.
Johtamista helpottaa entisestään se, että nyt tietoa on helppo koostaa ja vertailla. Kaikki päätökset ja toiminta sekä kehitystyö on helppo perustaa tietoon, jonka voi luottaa olevan reaaliaikaista.
Monia ennen käsipelillä kirjattavia toimintoja on myös automatisoitu ja tekoälyn kehityksen myötä automaatiomahdollisuuksia tulee koko ajan lisää. Järjestelmä tekee jo esimerkiksi itse kannattavuuslaskelmia ja viestintää sekä asiakastyytyväisyyskyselyitä.
Suunnittelutyön taas tekee helpoksi se, että ohjelmalla voidaan paitsi budjetoida urakat, seurata niitä reaaliajassa ja ennustaa kustannuksia. Urakoiden kannattavuutta voidaan helposti mitata sekä kokonaisuutena että ottaen huomioon eri tekijöiden vaikutukset kannattavuuteen.
Aikataulutus ja sen pitäminen helpottuu, sillä samaan Easoft ERPillä voit myös luoda aikataulut, automaattisia muistutuksia sekä seurata tapahtumia, tunnistaa viivästykset ja päivittää aikatauluja uudelleen. Tapahtumia pystyy seuraamaan reaaliajassa tietokoneelta tai puhelimelta. Ohjelman käyttöönoton ansiosta johtaja pystyy käytännössä hallitsemaan useampia projekteja yhtä aikaa.
Easoft ERPin avulla myös riskien hallinta on helpompaa. Ohjelma auttaa projektinjohtajaa tunnistamaan, seuraamaan ja hallitsemaan riskejä, sillä taas kerran – kaikki tieto on reaaliajassa nähtävillä, jopa koostettuna tai automaattihälytyksen avulla silmille tullen. Ja kun muutoksia tehdään, tieto muutoksista saavuttaa saman tien oikeat henkilöt.
Easoft toiminnanohjausjärjestelmän avulla saadaan riskienhallinta ja turvallisuustoimet rutiiniksi sekä pysytään kärryillä niiden vaikuttavuudesta. Näin työmaalla tapahtuvat vahingot ja onnettomuudet voidaan minimoida.
