ERP-järjestelmä minimoi virheet rakennusprojektissa – parempi lopputulos ja tyytyväisempi asiakas

Virheet rakennus- tai remonttiprojektin budjetoinnissa tai muussa kriittisessä vaiheessa aiheuttavat pienimmilläänkin kannattamaton urakan ja tyytymättömän asiakkaan. Pahimmillaan ison kohteen budjetointi voi johtaa pienen yrityksen konkurssiin.

Onko olemassa varmoja keinoja välttää virheet ja olla varma tyytyväisestä asiakkaasta, joka suosittelee yritystä myös muille?

Tämän artikkelin sisältö:

Virheet rakennus- ja remonttialalla tulevat kalliiksi: tunnista ja vältä virheet oikeilla käytänteillä ja työkaluilla

Rakennus- ja remonttialalla on paljon muuttujia ja liikkuvia osia, joten se on altis ala myös virheille. Valitettavasti virheet vaikuttavat usein projektien aikatauluihin, lopputulokseen ja lopulta kannattavuuteen ja asiakastyytyväisyyteen. Siksi rakennusprojektin virheet tulevat usein myös turhan kalliiksi.

Hyvä projektinhallinta, suunnittelu, ennakointi ja laadunvalvonta poistavat pääosan virheistä sekä auttavat pienentämään virheiden vaikutuksia. Mutta mitä tämä käytännössä tarkoittaa? Miten projektinhallinnassa voi onnistua ja riittävätkö siihen omat resurssit ja nykyinen henkilökunta?

Yleensä kyllä, mutta projektinhallinta vaatii ennenkaikkea oikeat työkalut sekä ymmärryksen siitä, mitä virheitä omalla toimialalla ja omassa yrityksessä yleensä tehdään.

Käydään seuraavaksi läpi merkittävimmät rakennus- ja remonttialan urakoissa esiintyvät virheet. Nämä virheet tulee pystyä minimoimaan, jos haluaa yrityksen menestyvän pidemmällä aikavälillä. Tunnistatko ne, jotka näkyvät teidän yrityksessä?

Millaisia virheitä rakennusprojektien aikana tyypillisesti tehdään ja mistä ne useimmiten johtuvat?

Rakennusalan projekteissa virhe voi riippua joko itsestä, yrityksen toimintamalleista tai muista tekijöistä. Samalla kun yritetään tunnistaa tyypillisiä virheitä, on tärkeää tunnistaa, mistä tai kenestä virhe johtuu ja etsiä keinot vaikuttaa jokaiseen virheeseen.

Laiska ajattelu voi johtaa siihen, että virheitä kyllä huomataan, mutta ajatellaan, ettei niihin voi vaikuttaa. Vaikka tunnistat virheen johtuvan ulkopuolisista tekijöistä, jokaiseen tilanteeseen voi varautua, jolloin virheen vaikutus urakan kannattavuuteen ja esimerkiksi asiakastyytyväisyyteen pienenee. Usein yksi virhe johtaa toiseen ja kolmanteen, joten ketju olisi saatava poikki mahdollisimman varhain.

Haluatko välttää tyypillisimmät rakennusprojektin virheet? Lue seuraava lista, tunnista virheet ja niiden yhteydet toisiinsa. Tämän jälkeen autamme sinua pääsemään virheistä eroon.

10 tyypillisintä virhettä rakennus- ja remonttialan urakoissa

1. Suunnitteluvirheet
   
   Suunnitteluvirheillä on kattava vaikutus koko projektin läpivientiin. Suunnitteluvirheet johtavat yleensä lisätöihin ja muutoksiin sekä vaikeuttavat työmaan hallintaa. Nämä tietysti johtavat aikataulun viivästymiseen ja lisäkustannuksiin. Myös turvallisuusriskit työmaalla voivat lisääntyä, jolloin virhe pahimmillaan aiheuttaa tapaturmia ja vammoja sekä sairauspoissaoloja työmaan aikana.
   
   Suunnitteluvirhe voi myös vaikuttaa projektin laatuun ja johtaa huonompaan lopputulokseen. Joskus tarvitaan välttämättä korjaavia toimenpiteitä tyydyttävän lopputuloksen saavuttamiseksi. Jos asiakas ei saa haluamaansa lopputulosta tai projekti viivästyy, vaikuttaa suunnitteluvirhe lopulta myös asiakastyytyväisyyteen.
   
   Vakavat suunnitteluvirheet johtavat joskus myös suunnittelijoiden ja urakoitsijan, tai urakoitsijan ja asiakkaan riitaantumiseen.
   
   Suunnitteluvirheet johtuvat tyypillisesti joko suunnittelutyön epätarkkuudesta, kokemattomuudesta, puutteellisista teknisistä tiedoista ja muista tiedonkulun haasteista.
   
2. Virheet budjetoinnissa
   
   Virheellinen budjetointi aiheuttaa luonnollisesti riskin budjetin ylittymisestä. Tällä on kuitenkin myös muita jälkiseuraamuksia. Taloudelliset vaikeudet projektin eri vaiheissa voivat johtaa viivästyksiin, laadun heikkenemiseen ja aiheuttaa lisäkustannuksia entisestään ylimääräisten resurssien, korjausten, muutosten tai lainakustannusten takia. Budjetoinnin virheet aiheuttavat merkittäviä riskejä yritykselle, johtaen jopa niin pahoihin taloudellisiin vaikeuksiin, ettei yritys siitä selviä.
   
   Jos taas projektia yritetään muokata niin, että bubjetin ylitys olisi mahdollisimman vähäinen, on riskinä, että lopputuloksen laatu, asiakastyytyväisyys ja yrityksen maine kärsii.
   
   Virheet budjetoinnissa voivat johtua mm. kustannusarvioiden epätarkkuudesta tai epärealistisuudesta. Rakennus- ja remonttiala on herkkä budjetoinnin virheille, sillä kova kilpailu ohjaa ajatusmalliin, jossa kaikki ylimääräiset eurot yritetään karsia pois jo tarjouslaskentavaiheessa. Kun urakka yritetään voittaa “hinnalla millä hyvänsä”, realiteetit voivat unohtua eikä haluta tai muisteta huomioida jo budjetointivaiheessa erilaisia riskejä, joita esimerkiksi hintojen muutokset tuovat.
   
3. Heikko tiedonkulku ja dokumentointi
   
   Heikko tiedonkulku ja dokumentointi haastavat päivittäin rakennusalan yritysten toimintaa ja voivat olla monien muiden virheiden pohjalla, vaikkei sitä aina huomata. Epävarma, virheellinen ja viiveellä tapahtuva tiedonkulku ja puutteellinen dokumentointi tai dokumenttien epäselvä säilytystapa aiheuttaa lukuisia ongelmia sekä projektin aikana että niiden jälkeen.
   
   Puutteellinen dokumentointi voi aiheuttaa ristiriitoja myös viranomaisten kanssa. Epäselvyyksiä laki- ja viranomaismääräysten kanssa tulee usein silloin kun tieto ei kulje yrityksen sisällä, asioita ei ole dokumentoitu asianmukaisesti tai dokumentit on hukattu.
   
   Yrityksen sisällä heikon tiedonkulun seurauksia ovat muun muassa turhat työtunnit, epävarmuus, omasta ja toisten työstä, aikatauluviivästykset ja virheet. Tämä voi heijastua myös ulospäin asiakkaille ja kumppaneille. Dokumentointiin ja tiedonkulkuun liittyvät haasteet ovatkin yleinen syy ristiriitojen kärjistymiseen rakennusprojektin eri osapuolten välillä.
   
   Hyvä viestintä ja dokumentointi auttavat ratkaisemaan sopimusrikkomuksiin liittyviä kysymyksiä ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi ongelmiksi. Projektin aikana muutoksiin kannattaa reagoida ajoissa ja viestiä niistä heti eteenpäin. Läpinäkyvä ja ennakoiva toiminta auttaa säilyttämään sovun myös haastetilanteissa.
   
   Jos viestintään ja dokumentointiin ei ole riittävän helpot, rakennusalan arkeen sopivat työkalut ja käytänteet, tiedonkulku sakkaa toistuvasti. Tiedonkulkua voi siis parantaa ja dokumentoinnin tehdä helpoksi oikeilla työkaluilla. Samalla tämä, kuten kaikki muutokset, vaatii kuitenkin yrityksen toimintakulttuurin päivittämistä.
   
   Jos tunnistat tiedonkulun ja dokumentoinnin haasteeksi tai koet sen aiheuttavan liikaa työkuormaa, lue tiedonkulkuun liiittyvien haasteiden selättämisestä lisää täältä.
   
4. Projektinjohtoon liittyvät ongelmat
   
   Heikko projektinjohto on asia, joka voi johtaa moniin muihin virheisiin ja ongelmiin. Epäjärjestys, toistuvat viivästykset, kommunikaatio-ongelmat ja resurssien tehoton käyttö ovat hälytysmerkkejä, jotka voivat kieliä huonosta johtamisesta. Näiden myötä tulee myös usein muita virheitä kuten työturvallisuusrikkomuksia ja laatuongelmia.
   
   Projektinjohdon heikkoudet eivät aina johdu henkilöistä, vaan esimerkiksi liiallisesta työkuormasta tai huonoista järjestelmistä, joiden takia projektien johtaminen on hankalaa ja sisältää paljon päällekkäistä työtä.
   
   Projektinhallintaan keskittyvä artikkelimme auttaa tunnistamaan resursoinnin ja johtamisen kipupisteet ja löytämään keinot niiden selättämiseen.
   
5. Viivästykset
   
   Viivästykset aiheuttavat pääsääntöisesti lisäkustannuksia yritykselle sekä voivat vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen ja yrityksen maineeseen. Viivästykset voivat myös aiheuttaa lisäongelmia, kuten lisäkustannuksia, vaikeuksia projektinhallinnassa tai työvoiman resursoinnissa.
   
   Viivästykset ovat ongelma, joka voi olla seurausta muista yrityksen tekemistä virheistä (kuten bubjetointi- tai suunnitteluvirhe) tai liittyä huonoon tiedonkulkuun, aikataulun hallintaan ja yleisesti projektinjohtoon. Lisäksi ulkoiset tekijät voivat aiheuttaa viivästyksiä. Tällaisia ovat esimerkiksi sääolosuhteet, toimittajien viivästykset tai työvoiman puute. Ulkoisiin tekijöihin voi vaikuttaa ennakoimalla muutoksia ja resursoimalla oikein.
   
   Viivästysten syy tulee aina pyriä tunnistamaan, jotta viivästyksiä voidaan estää.
   
6. Laatuongelmat
   
   Myös laatuongelmat voivat olla seurausta muista ongelmista. Usein laatuongelmat liittyvät huonoon tiedonkulkuun, huonoon työntekijöiden koulutukseen, työntekijän liialliseen vastuuseen tai huolimattomuuteen tai heikkoon valvontaan.
   
   Myös kustannuspaineet voivat aiheuttaa tilanteen, jossa kustannuksia karsitaan kestämättömällä tavalla laadusta tinkimällä.
   
7. Virheelliset materiaalit
   
   Virheelliset materiaalit tai materiaalien puute aiheuttaa monenlaisia lisäriskejä urakan onnistumiselle. Materiaaleihin liittyvät virheet voivat johtua heikosta projektinjohdosta tai tiedonkulusta. Lisäksi epäonnistunut tavarantoimittajan valinta sekä huonosti tehty sopimus tai sopimusehdot voivat johtaa virheellisiin materaaleihin.
   
   Käytännössä on kaksi epämieluisaa skenaariota, johon virheellinen materiaali yleensä johtaa:
   
   1) Urakassa käytetään virheellistä materiaalia, jonka puutteet heikentävät rakenteiden kestävyyttä tai toimivuutta. Heikko tai sopimaton materiaali voi myös aiheuttaa onnettomuuksia tai vaaratilanteita. Lopulta asiakas on tyytymätön ja tekee reklamaation.
   2) Virheellinen materiaali pyritään korvaamaan oikealla materiaalilla. Tämä voi kuitenkin olla haasteellista ja aiheuttaa lisäkustannuksia sekä viivästyksiä projektiin.
   
8. Sopimuksiin liittyvät virheet
   
   Sopimusrikkomukset ja riidat sopimusehtojen täyttymisestä ovat erittäin haitallisia yritykselle. Sopimuksiin liittyviä virheitä voidaan tehdä niin omien yhteistyökumppaneiden ja toimittajien sekä asiakkaan suhteen.
   
   Sopimuksiin liittyviä virheitä voi tulla joko siten, että itse rikkoo sopimusta tai niin, että on solminut sopimuksen alun perin huonosti. Sopimusrikkomukset liittyvät usein aikataulun viivästymiseen, laaturikkomuksiin tai heikkoon tiedonkulkuun.
   
   Sopimuksen teko on oma taitolajinsa, joka vaati ammattitaitoa. Rikkomusten välttämiseksi ja niiden vaikutusten minimoimiseksi sopimukset on laadittava paitsi huolellisesti ja myös kirjattava asiat ylös selkeästi. Lisäksi sopimus tulee käydä huolellisesti yhdessä läpi, että molemmat osapuolet ymmärtävät varmasti, mihin ovat ryhtymässä.
   
   Varmimmin vältytään virheiltä, jos yritys käyttää aina samaa, kerran huolellisesti luotua sopimuspohjaa.
   
9. Virheet ympäristö- ja turvallisuusasioissa
   
   Ympäristö- ja turvallisuusasioissa on mahdollista tehdä paljon virheitä, jotka tulevat yritykselle kalliiksi. Ympäristön suojelemiseen ja turvallisuuteen liittyy paitsi lainsäädännöllisiä vaatimuksia, myös velvoite asioiden korjaamisesta virheiden sattuessa. Jos yritys huolimattomalla jätteiden käsittelyllä saastuttaa ympäristöä, tulee jälkien korjaaminen usein huomattavan kalliiksi.
   
   Ympäristö- ja turvallisuusasioista huolehtiminen on ymmärrettävä ottaa huomioon budjetissa. Esimerkiksi vanhemmissa rakennuksissa tehtävä remontti voi tulla yllättävän kalliiksi, jos rakenteet sisältävätkin asbestia tai muita vaarallisia aineita, joiden käsittelyyn on tarkat säännökset.
   
   Rakennustyömaiden turvallisuus on asia, joka vaatii jatkuvaa huomiointia ja valvontaa. Huolimaton suunnittelu tai johtaminen turvallisuusasioiden näkökulmasta lisää työntekijöiden onnettomuuksia, sairastumisia ja lyhyt- ja pitkäaikaisia terveyshaittoja. Heikko työturvallisuus lisää näin sairauspoissaoloja ja muita kustannuksia sekä vaikuttaa yrityksen maineeseen työntekijämarkkinoilla.
   
   Lue työturvallisuudesta lisää artikkelistamme:
   Työn turvallisuussuunnitelma urakoitsijalle – tavoitteena nolla työtapaturmaa
   
10. Lainsäädännön tai viranomaismääräysten laiminlyönti:
    
    Rakennusalan työnantajalla ja vastuuhenkilöillä on lukuisia lakisääteisiä velvollisuuksia ja määräyksiä. Urakoitsijan tulee olla tietoinen paitsi kansallisista, myös paikallisista ja alueellisista määräyksistä, noudattaa niitä ja dokumentoida sellaiset tiedot ja tapahtumat, joista voi tulla viranomaisten taholta kysyttävää.
    
    Keskeisimmät jokaista urakkaa koskevat lakisääteiset velvollisuudet liittyvät tavalla tai toisella työturvallisuuteen. Myös muut henkilöstöön liittyvät velvoitteet kuten työsopimus ja sen noudattaminen sekä vakuutukset täytyy tietysti muistaa hoitaa.
    
    Myös rakennuslupien hankkiminen ennen työn alkamista, väärien rakennusmateriaalien tai -menetelmien käyttö, laaturikkomukset sekä ympäristösuojelumääräysten laiminlyönti ovat virheitä, joita rakennusalalla tehdään.
    
    Määräysten rikkominen on valitettavan yleistä. Syitä viranomaismääräysten rikkomiseen ovat muun muassa puutteellinen tieto määräyksistä, välinpitämättömyys sekä puutteellinen dokumentointi.
    
    Määräysten noudattaminen tuntuu usein vaikealta ja turhalta työltä, joka estää “oikeaa työtä”. Rikkomusten seuraukset voivat kuitenkin yllättää.
    
    Viranomaismääräysten rikkominen tai puutteellinen dokumentointi voi johtaa vaikeuksiin viranomaislupien saamisessa ja rahoituksen saannissa. Pahimmillaan rikkeet johtavat sakkoihin, muihin rangaistuksiin, vahingonkorvauksiin, oikeusprosesseihin ja tietysti maineen vahingoittumiseen.

Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä auttaa minimoimaan rakennusprojektien virheet

Jos nyt tunnistat virheitä, joita teidän yrityksessä tapahtuu, olet oikealla tiellä. Virheiden välttäminen vaatii kuitenkin selkeitä muutoksia toiminnassa, sillä virheet ovat aina seurausta sitä edeltävistä tapahtumista.

Toiminnanohjausjärjestelmä on työkalu, joka ohjaa kaikkea yrityksen toimintaa. Siksi toiminnanohjausjärjestelmä voi parhaimmillaan mullistaa yrityksen tehokkuuden ja toimintavarmuuden urakoiden läpiviemisessä.

Jos et ole varma, miten virheitä helposti vähentäisit, toiminnanohjausjärjestelmä tai sen päivittäminen on todennäköisesti ratkaisu, jonka vaikuttavuus on aivan omalla tasollaan yksittäisten toimenpiteiden rinnalla.

Toiminnanohjausjärjestelmän tehokkuus perustuu yksinkertaistettuna siihen, että kaikki yrityksen toiminnot – myös viestintä ja dokumentointi – saadaan saman järjestelmän alle. Kattava, rakennusalalle sopiva toiminnanohjausjärjestelmä on rakennettu siten, että sen käyttö ohjaa tekemään asioita oikein. Näin yrityksen johtaminen ja virheiden välttäminen kaikissa vaiheissa on jokaiselle työntekijälle helppoa.

Miten Easoft ERP tukee rakennusprojektin sujuvuutta?

Easoft ERP on rakennusalalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä, joka kokoaa kaiken urakoissa tarvittavan tiedon, laskennan, dokumentit ja jopa viestinnän samaan paikkaan. Tämä taas helpottaa huomattavasti projektin suunnittelua, seurantaa ja toteutusta. Easoft ERP tekee näin myös virheiden minimoimisen osaksi toimintakulttuuria.

Konkreettisia esimerkkejä siitä, miten Easoft toiminnanohjausjärjestelmä auttaa minimoimaan rakennusprojektin virheet:

• Päällekkäisyydet poistuvat ja tieto on ajan tasalla: Kaikki yrityksen työntekijät ja johtoporras käyttävät samaa järjestelmää, jolloin kaikki tieto kerääntyy samaan paikkaan. Kirjaukset voidan tehdä suoraan työmaalla, jolloin mitään ei jää muistin varaan. Tieto kulkee reaaliajassa henkilöltä toiselle ja dokumentoituu automaattisesti oikeaan paikkaan. Tietojen etsimiseen eikä päällekäisiin kirjauksiin ei mene enää aikaa.
• Tiedot pysyvät tallessa ja turvassa: Kun kaikki projektin tieto kerätään ja tallennetaan samaan paikkaan, pystytään välttämään tietojen hukkaaminen. Tiedot ovat myös aina ajan tasalla. Arkaluontoiset tiedotkaan eivät päädy vääriin paikkoihin, sillä nekin voidaan kirjata jopa puhelimella suoraan yhteen, luotettavaan tietokantaan.
• Parempi suunnittelu ja resursointi: Resurssit ja niiden saatavuus on tallennettu samaan järjestelmään kuin kaikki muukin projektien data. Tämä auttaa optimoimaan työvoiman ja materiaalien käyttöä projekteissa ja vähentämään hukkaa. Vaikka projekteja on useita päällekkäin samaan aikaan,  järjestelmän ottaa automaattisesti huomioon resurssien saatavuuden sekä monet muut suunnittelua helpottavat tekijät. Myös materiaalien saatavuus sekä hinnat järjestelmä ottaa automaattisesti huomioon kaikessa, mihin ne vaikuttavat.
• Tehokas budjetointi ja kustannusseuranta: Resurssien hallintaan ja aikataulutukseen räätälöidyt työkalut auttavat suunnittelijoita tekemään realistisia aiikatauluja ja budjetteja. Kustannuksia voidaan myös seurata reaaliaikaisesti ja asettaa automaattisia varoituksia budjetin ennustetusta tai toteutuneesta ylittymisestä. Näin budjettiin liittyvät haasteet voidaan kokonaan välttää tai reagoida niihin ajoissa.
• Helpompi työturvallisuuden johto ja valvonta: Työntekijät voivat tarkistaa ja täyttää suoraan puhelimella riskienhallintaa koskevia dokumentteja: kirjatut asiat tallentuvat automaattisesti ja näkyvät heti oikeille henkilöille. Myös riskienhallintaan luodut käytänteet jakautuvat helpommin kun kaikki käyttävät samaa, helppokäyttöistä  järjestelmää.
• Tietoon perustuva kehitystyö: Johtamisen, budjetoinnin, suunnittelun, työturvallisuuden ja monien muiden osa-alueiden kehittäminen on Easoft ERP -järjestelmällä helppoa. Tämä on mahdollista, koska kehittämiseen tarvittavia tietoja ei tarvitse etsiä enää. Järjestelmä antaa kaikkeen kehitykseen luotettavaa ja ajantasaista dataa, ja datasta voidaan helposti koostaa raportteja ja analyysejä esimeriksi projektin edistymisestä, kustannuksista tai laadusta. Vastuuhenkilöiden on helppo tehdä tietoon perustuvia, laadukkaita päätöksiä ja reagoimaan nopeasti ongelmiin.