Toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmä voi tehostaa monen yrityksen toimintaa ja tehdä siitä tuottavampaa sekä työstä mukavampaa. Mutta miten se tapahtuu, ja mikä ERP itseasiassa on? Pitäisikö jokaisella yrityksellä olla toiminnanohjausjärjestelmä ja miten omiin tarpeisiin löytää sopivimman?
Tässä artikkelissa avaamme:
ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa nimensä mukaisesti yrityksen tai organisaation toimintaa, kokoamalla eri toiminnot yhteen. Se on yrityksen resurssien ja toiminnan suunnitteluun sekä hallintaan kehitetty järjestelmä, joka voi sisältää useita erilaisia toimintoja, yrityksen toiminnasta ja tarpeesta riippuen. Näitä voivat olla esimerkiksi myynti, tuotannonohjaus, asennusten kalenterointi, varastonhallinta ja palkanlaskenta.
ERP-järjestelmä tehostaa yrityksen toimintaa ja tekee arjesta sujuvampaa. Toiminnanohjausjärjestelmä parantaa tiedonkulkua, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa ja kaikille reaaliaikaisesti saatavilla. Yrityksen eri osastot tai toiminnot pysyvät ajan tasalla ja kaikki tietävät mitä projektiin tai tiettyyn työhön liittyen on jo tehty ja mitä on vielä tehtävä. Myös päätöksenteko nopeutuu, kun ajantasainen tieto on saatavilla reaaliaikaisesti.
ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmän hyötyjä:
- Tiedonkulku paranee, kun kaikki toiminnot ja tiedot saadaan yhteen paikkaan
- Virheiden mahdollisuus pienenee, kun reaaliaikainen tieto on kaikkien saatavilla
- Prosessit yksinkertaistuvat ja työ tehostuu – turhia työvaiheita saattaa jäädä jopa pois
- Asiakastyytyväisyys paranee, kun prosessit selkiytyvät, työ on sujuvampaa, tieto kulkee ja virheet minimoidaan
- Työ on tuottavampaa, laadukkaampaa ja mukavampaa!
Pitääkö jokaisella yrityksellä olla ERP-järjestelmä?
ERP-järjestelmä ei ole yritykselle pakollinen, mutta moni yritys hyötyy siitä huomattavasti. Toiminnanohjausjärjestelmä selkeyttää prosesseja, sujuvoittaa arkea ja voi jopa jättää joitain turhia työvaiheita pois. Pitkällä tähtäimellä ERP voi säästää rahaa, tehostaa toimintaa ja tehdä työnteosta mukavampaa, sekä parhaimmillaan tukee myös toiminnan kehittämistä.
Toiminnanohjausjärjestelmä voi helpottaa myös erilaisten lakisääteisten velvoitteiden hoitamista. Laki asettaa yritykselle velvoitteita esimerkiksi asiakastietojen asianmukaiseen ja tietoturvalliseen säilytykseen sekä työntekijätietojen käsittelyyn liittyen. Hyvä ERP-järjestelmä tarjoaa helppokäyttöiset ja tietoturvalliset prosessit myös henkilötietojen käsittelyyn. Toiminnanohjausjärjestelmä luo mahdollisuudet myös työajanseurantaan, joka sekin on lakisääteisesti velvoitettu työnantajan vastuisiin.
Millaiselle yritykselle tai mihin tilanteeseen ERP on erityisen hyödyllinen?
Toiminnanohjausjärjestelmä selkeyttää ja sujuvoittaa toimintaa erityisesti silloin, kun kokonaisuuteen liittyy paljon liikkuvia osia ja työn toteuttajia. Tämä on tyypillistä esimerkiksi erilaisia projekteja toteuttavilla yrityksillä, kuten rakennus-, remontti- ja urakointialalla. Projektin onnistumisen kannalta on kriittisen tärkeää, että jokainen osapuoli tietää, mitä on sovittu ja missä projektin kanssa mennään.
Myös mahdollisista muutoksista tai esimerkiksi poikkeavista toimitusaikatauluista tiedon on kuljettava saumattomasti kaikille osapuolille. Jos kokonaisuus ei ole hallussa tai tieto ei kulje, on riski, että jotain työvaiheita unohtuu tai ne tehdään myöhässä. Pahimmillaan tällaiset kertautuvat projektin kuluessa, aikataulut venyvät ja joudutaan selvittelemään mahdollisia virheitä.
Lue myös vinkit rakennusalan ERP-järjestelmän valintaan!
Kiinnostaisiko maksuton etädemo?
Etädemossa esittelemme teille Easoftin toiminnallisuudet ja käymme läpi miten Easoft voisi tehostaa liiketoimintaanne.
Miten valita sopiva ERP-järjestelmä omiin tarpeisiin?
Tärkeintä on varmistaa, että toiminnanohjausjärjestelmä palvelee mahdollisimman hyvin juuri oman yrityksen tarpeita ja tukee toimintaa tehokkaasti. Kannattaa miettiä, mihin järjestelmää ensisijaisesti tarvitaan ja korostuuko jokin tietty toiminto.
Onko järjestelmä mahdollista räätälöidä omien tarpeiden mukaan tai onko järjestelmä integroitavissa muihin toiminnan kannalta tärkeisiin ohjelmiin? Jos järjestelmässä käsitellään esimerkiksi henkilötietoja, on tärkeää varmistaa myös järjestelmän tietoturva.
- Varmista, että ERP palvelee mahdollisimman hyvin yrityksenne tarpeita
- Korostuuko jokin tietty toiminto?
- Onko järjestelmä mahdollista räätälöidä omiin tarpeisiin?
- Onnistuuko integraatio muihin tärkeisiin järjestelmiin ja mitä integraation ylläpito maksaa?
- Käsitelläänkö järjestelmässä henkilötietoja?
- Miten tietoturva on hoidettu?
- Miten käyttöönotto hoituu ja millaisen tuen järjestelmän toimittaja tarjoaa?
Markkinoilla on tarjolla lukuisia ERP-järjestelmiä ja kannattaakin panostaa valinnassa siihen, että haetaan ratkaisu, joka soveltuu mahdollisimman hyvin omaan toimintaan. Voi olla järkevää valita järjestelmä, joka on suunniteltu omalle toimialalle.
Toiminnanohjausjärjestelmää valitessa kannattaa miettiä, että se soveltuu aidosti yrityksen arkeen ja että jokaisen on helppo käyttää sitä tavanomaisen työnsä ohessa. Monissa tehtävissä työ tapahtuu muualla kuin tietokoneen äärellä ja silloin on tärkeää, että tarvittavat merkinnät järjestelmään voidaan tehdä heti, esimerkiksi mobiilikäyttöisellä ERP-järjestelmällä.
Haluatko lisää vinkkejä urakoinnin ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän valintaan? Lataa ilmainen opas!
Miten toiminnanohjausjärjestelmä otetaan käyttöön?
ERP-järjestelmää valitessa kannattaa myös selvittää, millainen prosessi käyttöönotto on. Millaisen koulutuksen ja tuen järjestelmän toimittaja tarjoaa – paitsi käyttöönottoon, myös jatkossa, esimerkiksi ongelmatilanteiden sattuessa? On hyvä varmistaa, että järjestelmän käyttöön on saatavilla tarvittava koulutus ja tuki, jotta järjestelmästä saadaan kaikki sen tarjoama hyöty irti.
Lue, millainen on Easoft ERP:in käyttöönottoprosessi!
ERP voi tukea myös asiakastyytyväisyyden kehittämistä
Toiminnanohjausjärjestelmä paitsi tekee arjesta sujuvampaa, helpottaa tiedonkulkua, minimoi virheiden mahdollisuuden ja selkeyttää prosesseja, samalla myös parantaa asiakastyytyväisyyttä. Kaikki edellä mainittu edesauttaa, että työ voidaan tehdä mahdollisimman sujuvasti ja sovitussa aikataulussa pysytään.
Toiminnanohjausjärjestelmä luo hyvän pohjan sille, että asiakasta voidaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla, ja tukee parhaimmillaan asiakastyytyväisyyden kehittämistä. ERP-järjestelmään voidaan myös liittää automatisoitu asiakastyytyväisyyskysely, jolloin saadaan systemaattisesti selvitettyä, mitä asiakkaat todella yrityksen palvelusta ajattelevat.
ERP on siis parhaimmillaan työkalu yritystoiminnan kokonaisvaltaiseen kehittämiseen ja tekee työskentelystä tehokkaampaa, tuottavampaa ja mukavampaa.
Easoft ERP on helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti rakennusalan tarpeisiin. Se toimii myös mobiilissa ja sujuvoittaa arkea työmailla. Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä tai varaa maksuton esittely Easoft ERP -järjestelmästä!
