Rakennusalan projektinhallintatyökalut – onko niistä hyötyä?

Rakennusalan projektinhallinta on urakoiden suunnittelua, toteutuksen johtamista, seurantaa, projektin päättämistä ja jälkiarviointia. Työ tulisi pystyä organisoimaan siten, että projektin päätyttyä on pysytty aikataulussa ja budjetissa. Myös työn laatu ja sisältö tulisi olla sitä, mitä on sovittu.

Projektinhallinta ei rakennus- ja saneerausalalla ole pikkujuttu. Onnistunut urakka vaatii taitavaa johtamista ja organisointia. Mitä isommista urakoista on kyse, sitä isompi haaste on saada pysymään homma hanskassa.

Projektinhallintatyökaluja tarjotaan lääkkeeksi hallinnan saavuttamiseen ja moneen muuhun. Mutta kannattaako projektinhallintaan todella panostaa?

Onko projektinhallintatyökaluista oikeasti hyötyä? Maksaako investointi itsensä takaisin?

Entä millainen yritys projektinhallintatyökaluista hyötyy ja millainen työkalu kannattaa valita?

Jos haluat vastauksia näihin kysymyksiin, jatka lukemista!

Jos taas kaipaat kokonaisuutena tukea projektinhallintaan, lue myös aiemmin julkaistut artikkelimme:

• Rakentamisen projektinhallinta ja henkilöstön resursointi ovat urakoitsijan kipupisteitä
• Projektinhallinta rakennus- ja saneerausalalla

Miksi hyvään projektinhallintaan kannattaa panostaa rakennusalalla?

Rakennusalan yrityksissä koetaan melko yleisesti, että projektinhallinta on iso haaste. Usein tuntuu olevan täysi arvoitus, onko urakka lopulta kannattava vai ei. 

Näin ei pitäisi olla, sillä kannattavan liiketoiminnan edellytys on se, ettei työtä tarvitse tehdä koko ajan kädestä suuhun, ja toiminnassa on ennakoitavuutta. Tämä vähentää sekä yrittäjän että työntekijöiden stressiä. Projektinhallinta vaikuttaa näin sekä henkilöstön hyvinvointiin että tuottavuuteen.

Epäröitkö, missä vaiheessa tai minkä verran resursseja rakennusalalla kannattaa projektinhallintaan käyttää?

Kokemuksemme perusteella yritykset säästävät pääsääntöisesti useita henkilötyövuosia puhdasta rahaa uusimalla projektinhallintaan liittyvät käytännöt ja ottamalla oikeat työkalut käyttöön.

Kun työskentely on sujuvaa ja projektit pysyvät aikataulussa, myös asiakkaat ovat tyytyväisempiä.

Yrityksiin tehdyt tutkimukset projektinhallinnan merkityksestä osoittavat, että projektinhallinta on yksi tärkeimpiä osa alueita menestyvän yrityksen toiminnassa. Tämä koskee niin pieniä kuin suuria yrityksiä.

Miten projektinhallintatyökaluilla voidaan helpottaa yrityksen arjen hallintaa?

Jos otat uuden työkalun käyttöön, haluat sen ratkaisevan jokapäiväisen arjen haasteita. Mutta mikä urakoiden hallitsemisesta itse asiassa tekee haasteellista?

Yritysten projektinhallinnan kipupisteet vaihtelevat ja jokaisen yrityksen on tunnistettava omansa. Tunnistatko sinä seuraavat kolme yleistä haastetta?

• Selvät toimintatavat puuttuvat.
• Tiedonjako on toistuva haaste ja aiheuttaa kuormitusta ja viivästyksiä.
• Arkistointi on puutteellista, mikä kuormittaa eri henkilöitä ja aiheuttaa sekaannuksia. Tietoa tallennetaan moniin eri paikkoihin ja sitä on vaikea löytää tai hyödyntää.

Jos mennään vielä lähemmäs jokapäiväistä arkea, tunnistatko seuraavat tilanteet?

• On hyvin epävarmaa, missä kenenkin työntekijän kuuluu olla missäkin projektin vaiheessa ja miten aikataulutus onnistuu. 
• Projektiin liittyvää tietoa siirrellään järjestelmästä toiseen, mikä vie aikaa sekä aiheuttaa virheitä. 
• Työmaan dokumentit ovat monessa eri paikassa ja dokumentointi on puutteellista tai sekavaa. 
• Dokumentteja on vaikea löytää reklamaatiotilanteissa eikä laadunseurantaa oikeastaan ole. 
• Laskutukseen tarvittavat tiedot kerätään useasta eri paikasta.

Projektinhallintatyökalun tavoite on vastata muun muassa näihin haasteisiin. Projektinhallintatyökalu tarjoaa valmiit puitteet, jonka sisällä ei tarvitse miettiä, mistä löydän tarvitsemani tiedot, mihin uudet tiedot tallennan, kenelle ne lähetän ja kuinka monta puhelua tarvitsen varmistaakseni, että asiat hoituvat. 

Oma haasteensa on myös se, jos projektien johtoon liittyvä osaaminen henkilöityy voimakkaasti. Vaikka projektinhallinta vaatii aina ammattitaitoa, osaaminen ja tieto ei pitäisi jäädä pelkästään yksittäisten henkilöiden varaan, sillä tällöin yrityksen toimintakyky on hyvin haavoittuvainen.

Projektinhallintatyökalu mahdollistaa, että kaikki arvokas tieto on yrityksellä ja helposti hyödynnettävissä. Tämä mahdollistaa yrityksen johtamisen tiedolla ja tiedon välittämisen uusille henkilöille. Näin uusien henkilöiden on huomattavasti helpompi hypätä yrityksen toimintaan mukaan tuottavana yksilönä. Vaikutus näkyy yrityksen joka portaalla.

Paitsi että projektinhallintatyökalu on johtoportaan oikea käsi, se myös tehostaa ja helpottaa työntekijän arkea. Parhaimmillaan työkalu ohjaa jokaista yrityksessä työskentelevää henkilöä toimimaan siten, että kaikkien on helpompi tehdä oma osuutensa projektin eteen ja reagoida sen aikana eteen tuleviin haasteisiin ja muutoksiin.

6 keskeistä rakennus- ja remonttialan projektinhallintaohjelman hyötyä:

1. Projektin kokonaisvaltainen hallinta: Rakennus- ja remonttihankkeiden eri palasten yhteenliittäminen, tehtävienhallinta ja aikataulun seuranta on lähes mahdotonta ilman kunnollista projektinhallintaohjelmaa.
   
   Alalle kehitetty projektinhallintaohjelma tarjoaa kattavan tavan hallita projekteja alusta loppuun. Työkalu auttaa projektinjohtajia hallitsemaan resursseja ja seuraamaan projektin etenemistä, aikataulua, budjettia sekä muita keskeisiä tekijöitä. Näin varmistetaan, että projekti etenee suunnitellusti sekä pysyy aikataulussa ja budjetissa.
2. Parempi ja helpompi kommunikaatio: Kun kaikki käyttävät samaa työkalua kaikissa toiminnoissa, kommunikointi selkeytyy ja siihen voi luottaa. Projektinhallintaan suunnitellun järjestelmän kautta voi jakaa tietoja, tiedostoja ja dokumentteja, sekä kommunikoida tehtävistä, aikatauluista ja resursseista.
   
   Tiedonjakoa voi myös automatisoida. Tämä auttaa vähentämään viestinnän virheitä, parantaa yhteistyötä ja auttaa pitämään kaikki projektissa mukana olevat ajan tasalla.
3. Aikataulun ja resurssien hallinta: Rakennus- ja saneerausprojektit ovat usein aikataulultaan monimutkaisia, mutta samalla ajanhallinta on avainasemassa projektin onnistumiselle. Resurssien hallinta vaikuttaa myös aikatauluihin. Resurssit, kuten työsuoritukset ja materiaaleihin liittyvät tarpeet, tulee tunnistaa ja varata käyttöön ajoissa tai aikataulut viivästyvät.
   
   Rakennusalan projektinhallintaohjelman avulla luot aikataulut sekä seuraat ja päivität niitä. Työmaan tapahtumia pystyy seuraamaan reaaliajassa tietokoneelta tai puhelimelta. Näin projektin johtaja pystyy hallitsemaan useampia projekteja yhtä aikaa. Projektinjohtajan ja tiimin on helpompi pysyä aikataulussa, tunnistaa viivästymiset ja tehdä tarvittaessa tehokkaasti muutoksia aikatauluun.
   
   Projektinhallintatyökalu mahdollistaa myös resurssien hallinnan ja niiden käytön seurannan helposti. Näin vältetään jatkuvat ylityöt tai resurssien puute. Resurssien käyttö on tehokasta ja pystytään vähentämään hukkaa.
4. Riskienhallinta: Rakennus- ja saneerausprojekteissa on aina riskejä, kuten budjettiylityksiä, viivästyksiä ja laatuongelmia. Rakennusalan projektinhallintaohjelma auttaa projektinjohtajaa tunnistamaan, seuraamaan ja hallitsemaan riskejä. Ne auttavat myös tekemään tarvittavia muutoksia projektin suunnitelmiin ja aikatauluihin riskien minimoimiseksi tai välttämiseksi.
5. Dokumenttien hallinta: Projekteihin liittyy olennaisena osana työmaiden dokumentointi ja erilaiset pöytäkirjat ja raportit. Näiden tehokas käyttö parantaa projektien kannattavuutta ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
   
   Kunnon projektinhallintatyökalu mahdollistaa kaikenlaisen kirjaamisen samaan järjestelmään ja dokumentit myös pysyvät automaattisesti järjestyksessä.
   
   Parhaat työkalut myös mahdollistavat tietojen kirjaamisen helposti puhelimella suoraan työmaalla. Näin päästään eroon tietojen siirtämisestä paperilta tai eri järjestelmien sisällä ja virheet saadaan minimoitua. Kun dokumentointi on helppoa, se tulee myös tehtyä ja tärkeät tiedot ovat aina saatavilla.
6. Parempi turvallisuus: Projektinhallintatyökalu auttaa riskienhallinnassa. Työkalun avulla on helpompi saada riskienhallinta ja turvallisuustoimet rutiiniksi ja pysyä kärryillä niiden vaikuttavuudesta. Näin työmaalla tapahtuvat vahingot ja onnettomuudet voidaan minimoida.

Millaisia projektinhallintatyökaluja, -järjestelmiä ja -ohjelmistoja rakennusalalla on?

Tyypillinen tilanne rakennusalalla on, että yrityksessä käytetään useita, osin päällekäisiä järjestelmiä yrityksen johtamiseen.

Esimerkiksi Excel-sovellusta käytetään kustannuslaskelmiin, projektisuunnitelmiin ja laadunvarmistuspöytäkirjoihin. Toisaalta samalla saatetaan käyttää toista sovellusta projektien työvaiheiden aikataulutuksiin ja resurssisuunnitelmiin. Talouspuolella käytetään erikseen esimerkiksi projektien kuluseurantaa tukevaa palvelua ja palkanlaskentaan on eriksen oma ohjelma. Myyntipuoli taas elää aivan omaa elämäänsä.

Ongelmana on, että tieto pirstaloituu moneen eri paikkaan, niitä pitää siirrellä järjestelmästä toiseen ja informaatiota pitää erikseen välittää henkilöltä toiselle. Tämä vie valtavasti aikaa monelta eri henkilöltä yrityksessä.

Ajan haaskuun lisäksi lopputulos on sekava, eikä kenelläkään ole helposti hallussa tietoja, joiden avulla nähdään urakoiden kannattavuus ja siihen vaikuttaneet tekijät.

Projektinhallintatyökaluksi voidaan katsoa mikä tahansa ohjelmisto, jonka avulla yritetään hallita ja johtaa projektia. Myös Excelin avulla johdetaan projekteja. Eri asia on sitten, kuinka hyvin se tarkoitukseen sopii.

Jos luet uudestaan rakennusalan projektinhallintaohjelman hyödyt, niiden saavuttaminen on mahdollista ainoastaan järjestelmällä, joka on rakennettu juuri projektien hallintaa varten.

Tällöin järjestelmän ajatus on kokonaisvaltainen. Järjestelmä on rakennettu sillä ajatuksella, että sen avulla pystytään hoitamaan kaikki operatiivisen liiketoiminnan osa-alueet laskenta- ja tarjousvaiheesta aina kirjanpitoon ja palkkalaskentaan asti. Lisäksi ohjelmistoissa voi olla työkaluja kiinteistönhallintaan.

Ohjelman tulisi aidosti räätälöityä yrityksen koon mukaan, jotta se palvelee muuttuvissa tilanteissa.

Tiedon keskittyminen samaan paikkaan säästää yrityksen resursseja huomattavasti turhien työtuntien poisjäämisenä. Lisäksi projektien hallintaa helpottaa jo pelkästään se, että johtamiseen tarvittavia järjestelmiä on vain yksi – kaikki tieto löytyy samasta paikasta ja sitä on helppo koostaa ja vertailla. Parhaimmissa ohjelmistoissa monia toimintoja on myös automatisoitu.

Pienten, keskikokoisten ja suurten yritysten tarpeet ovat erilaisia. Raskas järjestelmä, joka sisältää myös yritykselle tarpeettomia osia, voi olla kallista suhteessa liiketoiminnan kokoon ja tehdä järjestelmän käytön turhan hitaaksi ja monimutkaiseksi. Järjestelmää on myös vaikeampi ottaa haltuun ja jalkauttaa työntekijöille.

Hinnoittelun kanssa on kuitenkin oltava tarkkana, sillä projektinhallintatyökalun hinta voi perustua eri asioihin kuten käyttäjämäärään, ominaisuuksiin tai liikevaihtoon. Nopeasti katsottuna halvin vaihtoehto voi tulla kalliiksi. Ohjelman tulisi aidosti räätälöityä yrityksen koon mukaan, jotta se palvelee muuttuvissa tilanteissa.

Järjestelmää valittaessa on tärkeää tunnistaa omat tarpeet ja hyvä ohjelmistoyhtiö myös auttaa yritystä tässä prosessissa. Ota rohkeasti yhteyttä eri toimijoihin ja tee päätös sen perusteella, kuka vastaa teidän tarpeisiin parhaiten, ja millaista palvelua saat.

Easoft ERP on mukautuva rakennusalan järjestelmä

Easoft toiminnanohjausjärjestelmä on projektinhallintatyökaluna kokonaisvaltainen ja mukautuva. Easoft ERP on rakennettu erityisesti rakennusalan tarpeisiin vastaten ja mukautuu kaikenkokoisille yrityksille siten, ettei hintataso tai ylimääräiset, turhat ominaisuudet ole hidastamassa käyttöönottoa.

Me Easoftilla ajattelemme, että toiminnanohjausjärjestelmän pitää helpottaa jokaisen työntekijän arkea ja olla helposti käytettävissä suoraan siellä, missä suunnitelmia, kirjauksia tai muuta “paperityötä” tehdään.

Miten Easoft ERP helpottaa projektinhallintaa?

• Samalla järjestelmällä pystytään suorittamaan kaikki paperityö, tiedon tallentaminen ja käsittely sekä rahaliikenne.
• Hajallaan olevien työmaiden kokonaishallinta on helppoa.
• Tiedot tehdyistä töistä, työtunneista, materiaaleista ja ostoista voidaan kirjata suoraan työmaalta (esim. helppokäyttöisellä puhelinsovelluksella) ja tieto näkyy reaaliajassa kaikille, joita tieto koskee.
• Urakoita koskevat dokumentit ja kuvat voidaan lisätä helposti projektin tietoihin.
• Urakoita voidaan budjetoida, seurata reaaliajassa ja ennustaa niiden kustannuksia.
• Urakoiden kannattavuutta voidaan helposti mitata sekä kokonaisuutena että eri tekijöiden vaikutuksia kannattavuuteen.
• Tietokoneen ja puhelimen näpyttely vähenee ja aikaa jää ajattelulle ja ihmisille:
  tekoälyn avulla monia toimintoja voi automatisoida vuosi vuodelta enemmän. Järjestelmä tekee jo esimerkiksi kannattavuuslaskelmia ja viestintää sekä asiakastyytyväisyyskyselyitä.