“Easoft on Erinomainen ratkaisu kaikille yrityksille, ketkä tekee keikkaluonteista työtä. Ja varsinkin, jos niihin keikkoihin liittyy se resursointi: että jos sulla on vaikka paljon henkilöitä ja paljon keikkoja ja sun pitää tavallaan jatkuvasti vähän niinku suunnitella sitä, että kuka tekee mitäkin.”
– Antti Erola, Pratos Oy
Kehitysjohtajan titteliä kantava Antti Erola vastaa kasvuhakuisen Pratos Oy:n prosessien kehityksestä. Taloyhtiöiden keikkaluonteisiin remontteihin erikoistuneessa yrityksessä tavoitellaan kasvua – siksi prosessit on oltava kunnossa:
“Se on itellä [vastuulla] semmonen osa alue, että pitää saada prosesseja iskuun, jotta voidaan tuottavasti ja kannattavasti kasvaa.”
Easoftin kalenterointi- ja resursointityökalut on kuin tehty keikkaluonteisten töiden hallintaan
Erolan mukaan keikkaluonteiset remontit ovat Pratos Oy:n toiminnan ydin:
“Me tehdään tämmösiä aika pieniä remontteja vuokrataloyhtiöille. Noin 1400 remonttia tehdään vuodessa, elikkä toistoja tulee aika paljon. Keskimäärin ne remontit on aika pieniä – semmosia sanottaisko muutaman tonnin kokoluokaltaan.”
“Kun on kyse tämmösestä keikkaluonteisesta tekemisestä, niin silloin tää Easoft on kyllä erinomainen työkalu siinä, että miten me saadaan se kaikki tuhat neljäsataa keikkaa kunniallisesti niinku hoidettua alusta loppuun, pidettyä laatu hyvänä ja kustannukset kurissa ja näin pois päin.”
Easoft on hermokeskus, jonka avulla johtaminen on helppoa ja tieto kulkee
Pratos käyttää Easoftia kattavasti. Nopeasti muuttuvat aikataulut ja työmaiden suuri määrä ovat keikkaluonteisen bisneksen haaste – Easoftin avulla hallinta säilyy alusta loppuun resursoinnista laskutukseen ja talousseurantaan:
“Vois sanoa, että Easoft on meille jopa semmonen toiminnan hermokeskus. Monestihan meillä tulee tosi nopeitakin keikkoja, mitkä joudutaan esimerkiksi kohtuu nopeastikin lähteä tekemään.”
“– se on sitten helppo homma kun laitetaan Easoftiin se tilaus välittömästi. Kun me kohistetaan se toimituskalenteriin työntekijälle, niin se on saman tien sitten työntekijälläkin nähtävissä ja se pystyy heti laittamaan esimerkiksi tunnit juoksemaan, jolloin ne kirjautuu automaattisesti sille kyseiselle tilaukselle.”
“Läpi sen prosessin, laskutukseen asti, on tosi helppo sitten hallinnoida niitä pieniäkin keikkoja. Ja kun myös kulut kohdistetaan tilauksille, niin meillä on tosi hyvä talousseuranta. Että se on tosi kätevää tehdä sitä niinku… projektien talousseurantaa.”
Eri asiakkaille on eri hinnoittelutavat, mutta Easoftin järjestelmän avulla homma pysyy hanskassa ja tuotteet ovat ajan tasalla
Pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin pyrkivä Pratos rakentaa hinnoittelun taloyhtiöiden toiveiden perusteella. Easoftin avulla sekaannuksia ei tule ja tuotteet ovat aina ajantasalla:
“Meillähän on täällä [Easoftissa] silleen, että jokaiselle asiakkaalle on omat tuotteet ja se laskentaperuste voi olla eri. Että osalle ne hinnoitellaan vaikka seinäneliöiden mukaan, osalle ne hinnoitellaan huoneistoalan mukaan.”
“Se on tosi selkeää, kun meillä on ne kaikki tuotteet aina ajantasalla täällä järjestelmässä. Kun me laskutetaan, niin voit aina olla varma, että tää on ajantasalla olevaa tietoa.”
Projekteihin liittyvä viestinvaihto tapahtuu Easoftin kautta reaaliajassa
Pratoksella työntekijät kirjaavat tarvikkeet tietynlaisissa tilauksissa suoraan järjestelmään. Muutenkin kaikki projekteihin liittyvä viestinvaihto menee täysin Easoftin kautta:
“Kun kaikki käyttää sitä, niin se ajankohtainen tieto on koko ajan kaikkien saatavilla… ja kuitenkin kun projekteissa työskentelee eri ihmisiä, niin on tärkeää, että se tieto on ajantasaisesti kaikkien saatavilla.”
“Easoft auttaa kyllä projekteissa alusta loppuun siinä, että pysyy hanskassa se kaikki tekeminen.”
“Se on tosi hieno, kun me joka työstä tehdään se raportti: Infotaan siinä, että mitä siellä on tehty ja on saatu kyllä hyvää palautetta siitä.”
Palvelubisneksessä hyvän asiakaskokemuksen luominen tuo lisää töitä
Erola huomauttaa, ettei Pratos ole vain tee remontteja, vaan bisnes perustuu ennen kaikkea hyvään palveluun:
“Sen lisäksi että tämä on remonttibisnestä, niin tää on myös palvelubisnestä. Että kun me palvellaan asiakasta hyvin, niin meille tulee jatkuvasti lisää töitä.”
Easoft Docs dokumentointityökalu varmistaa hyvän asiakaskokemuksen
Erola pitää Easoftin dokumenttityökalua erittäin tärkeänä hyvän asiakaskokemuksen luomisessa:
“Meillä on käytössä myös Easoftin Docs ja se on erinomainen työkalu. Varsinkin kun lähdetään uusia asiakkuuksia hoitamaan, me tehdään jokaisesta remontista raportti Docsilla, jossa me kuvataan se mitä me on siellä kohteessa tehty.”
“Me otetaan valokuvat kohteesta ja me laitetaan suoraan pdf:nä se asiakkaalle raportti. Se on tosi hieno, kun me joka työstä tehdään se raportti: Infotaan siinä, että mitä siellä on tehty ja on saatu kyllä hyvää palautetta siitä. Asiakas tykkää siitä, että se helposti ja kätevästi sähköpostista vaan katsoo pdf:n, että okei, homma hoidettu ja näkee valokuvat siitä.”
Pitkäkestoisten asiakassuhteiden luomisessa alku on tärkeä:
“Koska asiakassuhteet on pitkäkestoisia, niin asiakas voi varmistua siitä heti alusta lähtien, että remontit tehdään niinku asiallisesti. Laatu on hyvää ja se hyvä palvelu poikii sitten se tavallaan meille lisää töitä. Sitä myöten niistä asiakassuhteista tulee sitten tämmösiä pysyviä ja pitkäikäisiä.
Easoftin tukipalvelu saa kiitosta, mutta Erola nostaa esiin yritysten oman vastuun järjestelmien hyödyntämisessä
“Easoftin tuki vastaa ongelmatilanteisiin tosi hyvin. Kun sinne ottaa yhteyttä niin siellä vastataan ja jos ei vastata niin soitetaan kohta takaisin ja kaikkiin ongelmiin saa ratkaisun.”
Easoftin tuki saa Erolalta kiitosta. Kehitysjohtaja on kuitenkin pohtinut yritysten menestyksen avaimia syvällisemmin:
“Mun mielestä se on vähän niin, että joka firmassa kuka käyttää Easoftia pitäis olla semmonen, joka vähän niinku pääkäyttäjäroolissa ikäänkuin vastaa siitä – joka tuntee sen liiketoiminnan ja tuntee sen ohjelman, jotta se osaa ikään kuin yhdistää ne asiat.”
“Kun olet siinä syvällä, niin ymmärrät myös, että mihin sitä voit käyttää – mihin se niinku taipuu.”
Erola korostaa, että Easoft on “vain alusta”, vaikka hyvä alusta onkin:
“Easoft on alusta siihen, että prosessit voidaan virittää viimeisen päälle timanttiseksi ja näin. Kuitenkin se yrityksen liiketoimintaan liittyvä, tavallaan se ydinosaaminenhan on siellä firmassa!”
Juuri prosessien luomiseen ja hiomiseen Easoft on Erolan mukaan kuitenkin oikea työkalu:
“Kun yritys kehittää niitä omia prosessejaan, Easoft antaa kyllä hyvän tuen siihen ja vastaa niihin ongelmakohtien ratkaisemiseen.”
Toiminnanohjausjärjestelmän valinta oli luontevaa hyvien kokemusten vuoksi
Pratoksella ei ole ehtinyt olla muuta toiminnanohjausjärjestelmää käytössä ennen Easoftia:
“Ennen kuin otettiin Easoft käyttöön, niin meillä oli käytännössä tämmöiset työtilauslaput mitä pidettiin seinällä ja sieltä sitten otettiin aina tekijöille viikon tilaukset ja annettiin tilaukset kouraan, että tässä tämän viikon hommat.”
“Mentiin eteenpäin niin otettiin Excel käyttöön ja Exceliin sitten kirjattiin työt periaatteessa vastaavasti kuin niihin työtilauslapuille, mutta se ei sitten kuitenkaan ihan riittävällä tasolla palvellut tätä toimintaa. Ja kun toiminta kasvoi, niin sitten tarvi ottaa tämmöinen kehittyneempi järjestelmä käyttöön ja sitten päädyttiin Easoftiin.”
Talon sisältä löytyi kokemusta Easoftin käytöstä aiemmassa työpaikassa. Hyvät kokemukset helpottivat valintaa.
Kolmen vuoden kokemuksen perusteella Erola suosittelee lämpimästi järjestelmää myös muille keikkaluonteisia töitä tekeville yrityksille:
“Se on nyt kolmisen vuotta palvellut meitä kyllä hyvin. Tämmöiseen keikkaluonteiseen työhön voi kyllä suositella!”
