Näin projektin resursointi onnistuu varmasti

Voiko projektin resursointi onnistua niin, että:

• työntekijöille on töitä
• tekijöitä on oikea määrä oikeassa paikassa
• työmaa ei viivästy puuttuvien koneiden takia?

Projektin resursointi on monelle yritykselle akileen kantapää, jonka selättäminen tuntuu jopa mahdottomalta. Sitä se ei kuitenkaan ole.

Oikeilla toimenpiteillä ja työkaluilla voit hallita resursoinnin niin hyvin, että projektit ovat varmasti kannattavia ja työntekijät ja asiakkaat tyytyväisempiä.

Resursointi on kiinteästi yhteydessä projektin hallintaan, mikä myös on usein haaste.
Laajemmin projektin hallintaan saat vinkkejä artikkeleistamme:

Rakentamisen projektinhallinta ja henkilöstön resursointi ovat urakoitsijan kipupisteitä

Rakennusalan projektinhallintatyökalut – onko niistä hyötyä?

Tämän artikkelin sisältö:

• Kolme syytä, miksi projektin resursointi voi mennä pieleen
• Näin jätät pieleen menneet projektit historiaan
• Mitä tietoa urakoista pitää kerätä ja miten niitä hyödynnetään tulevaa resursointia varten?
• Miten Easoft muuttaa projektin resursointia?

Kolme syytä, miksi projektin resursointi voi mennä pieleen:

1. Liian suurpiirteinen suunnittelu: Virheitä tulee työmäärän ja aikataulujen arvioinnissa sekä henkilöstön osaamisen arvioinnissa. Usein arviot ovat liian optimistisia tai niissä ei ole huomioitu erilaisia muutoksia ja riskejä aiheuttavia tekijöitä.
2. Johtamisen haasteet: johtajan tärkeimpiä tehtäviä rakennusalalla on olla kartalla riittävällä tasolla kaikesta ja luoda puitteet muiden onnistumiselle. Hyvä johtaja on yrityksen yksi arvokkaimpia resursseja.
   
   Vaikka johtamisen taito saa suorastaan myyttisiä mittasuhteita keskusteluissa, riippuu johtaminen myös merkittävästi työkaluista, joita urakoiden hallintaan käytetään. Huonoilla tai väärillä työkaluilla operatiivinen johtaminen on yksinkertaisesti hidasta, hankalaa ja epäluotettavaa.
   
   Harva meistä on superihminen, joka kykenee toimimaan muistin ja puhelimen varassa luotettavasti ja tehokkaasti. Rakennus- ja remonttialan työmaat voivat olla vaikeasti hallittavia, varsinkin jos urakat ovat laajoja tai niitä on paljon päällekkäin. Siksi myös resursointi Excelillä tai vain tiettyjä projektin osia sisältävällä ohjelmalla (esim. työmaiden aikataulutus -ohjelma) on haaste.
3. Huono tiedonkulku ja tiedon hyödyntäminen. Jos kaikki resursointiin vaikuttava tieto ei ole helposti samassa paikassa, tiedonkulku on jatkuva haaste. Kaikki muutokset pitää päivittää ja informoida moneen kertaan eri suuntiin ja usein syntyy mustia aukkoja: joku ei vain saa oikeaa tietoa ajoissa.
   
   Lisäksi kokemuksista kertyvää tietoa ei ole selkeästi missään, jolloin sitä ei hyödynnetä tulevien projektien suunnittelussa – homma on yksinkertaisesti liian työlästä ja aikaa vievää.
   
   Olisiko siis aika päivittää yhtenäiseen, nykyaikaiseen järjestelmään, jossa kaikki tieto löytyy samasta paikasta?

Tieto ja sen hyödyntäminen on kehityksen ydin.

Näin jätät pieleen menneet projektit historiaan

Ratkaisu resursoinnin yleisimpiin ongelmiin on kattava toiminnanohjausjärjestelmä, jota yrityksen kaikilla osa-alueilla työskentelevät henkilöt käyttävät johdosta asentajiin ja myyjiin.

Tällöin järjestelmä kerää kaiken tiedon projekteista tarjouksen tekemisestä laskutukseen ja työntekijöiden tunteihin.

Mitä paremmin kaikki tieto on samassa paikassa, sitä paremmin ja helpommin kaikilla on aina oikea ja uusin tieto käytössä. Lisäksi tekoäly suorittaa kiihtyvällä vauhdilla aikaa vieviä prosesseja kuten yksityiskohtaisia, eri tekijät huomioon ottavia kannattavuuslaskelmia. Näin kokemuksista kertyvää tietoa saadaan automaattisesti. Ainoa asia, mitä tekoäly tarvitsee on tieto, joka kerääntyy automaattisesti, jos vain oikeanlainen järjestelmä on käytössä.

Järjestelmä yksin ei tietysti ratkaise kaikkea, vaan iso muutos tulee siitä, että samalla päivitetään yrityksen toimintatavat. Lue alta vinkkejä resursoinnin kehittämiseen, kuten tiedon keruuseen ja ennakoivaan resursointiin.

Mitä tietoa urakoista pitää kerätä ja miten niitä hyödynnetään tulevaa resursointia varten?

Edellisestä sesongista ja toimikaudesta kerätty tieto on kirjaimellisesti rahan arvoista, joten tietojen järjestelmällinen keruu ja dokumentointi on ensimmäinen askel onnistuneeseen resursointiin. Perehtykää siis raportteihin ja käykää aikaisempia kausia läpi asentajien kanssa. Jos haluat, että dokumentointi ja tiedon hyödyntäminen on helppoa, kannattaa perehtyä rakennusalan projektinhallintatyökaluihin.

Seuraava lista auttaa sinua keräämään oikeita tietoja. Sovella listaa omaan toimialaan ja kerää parhaat vinkit juuri sinun yritykseesi!

Selvitettäviä asioita projektin resursointia varten:

• Milloin on vuoden kiireisin aika? Tietoa tarvitaan, jotta voitte miettiä oikeat toimenpiteet, joilla olette valmistautuneet tulevaan kiireeseen.
• Millaisia tilauksia tulee yleensä mihinkin aikaan vuodesta?
• Millaiset työmaat eivät yleensä pysy aikataulussa? Mistä aikataulun viivästykset ovat johtuneet?
• Mitä materiaaleja menee eniten mihinkin aikaan vuodesta? Minkä materiaalien saatavuudessa on ollut ongelmia?

Kun näihin kysymyksiin on saatu vastaukset, tehkää kaikki sellaiset toimenpiteet ennakkoon, mitä voi tehdä ennen kuin kiireinen aika koittaa.

Ennakkoon tehtävät, resursointia helpottavat asiat:

• Jaa työmaat erilaisiin tilaustyyppeihin ja luokkiin esimerkiksi koon, tuottavuuden ja kiireellisyyden suhteen. Kaikkea työtä ei tarvitse hoitaa heti. Edes asiakkaiden näkökulmasta toteutuksella ei aina ole kiire, kunhan tieto aikatauluista kulkee.
• Jaa ja nimeä vastuut selvästi. Vastuuseen liittyvä viestintä on suomalaisissa yrityksissä iso ongelma. Jokaiselle työntekijälle pitäisi pystyä muutamassa lauseessa tiivistämään hänen tärkein tavoitteensa ja tehtävät, joista hän on vastuussa. “Kaikki hoitaa vähän kaikkea” -toiminta ei ole järkevää eikä tehokasta.
• Aikataulutuksen rakentaminen on hyvä miettiä etukäteen. Onko järkevää, että yksi henkilö huolehtii kaikkien töiden aikataulutuksesta? Vai hoitaako kenties tilauksen vastaanottaja aikataulutuksen heti tilauksen varmistuttua? Ehkä teille sopiikin parhaiten, että asentaja poimii omaan kalenteriinsa sopivat työmaat? Tärkeintä on, että systeemi on selkeä ja jokainen tietää vastuunsa.
• Tee karkea resursointi hyvissä ajoin. Jos asioita myydään kauas, tulee usein myytyä liikaa tietylle ajanjaksolle, jolloin hommia ei saada tehtyä ajoissa ja asiakkaiden tyytyväisyys laskee. Tee karkea resursointi ja aseta myyjille kuukausittainen myyntikatto: rekrytoi myös työvoima hyvissä ajoin tämän mukaan ja tee tarkempi kalenteri myöhemmin.
• Aseta kerroin, joka estää ylioptimistisen resursoinnin. Jos johdetaan oikeasti isoja työmaita, tulee myös huomioida etukäteen sairastumisista ja muista tekijöistä johtuvat muutokset, sillä kun porukkaa on paljon niitä tulee aina. Hyvä ohje on resursoida henkilöstön työtunnit 75-80 prosenttisesti. Tällöin todellinen toteuma lähentelee 100 prosenttia.

Miten Easoft muuttaa projektin resursointia?

Jos luit edelliset kohdat tarkasti, olet saanut monta hyvää vinkkiä resursointiin. Saatoit kuitenkin miettiä: “Miten tämä käytännössä tehdään?”

Vastaus on Easoft toiminnanohjausjärjestelmän avulla.

Easoft sisältää kaikki ne toiminnot, joiden avulla tässä artikkelissa läpi käydyt haasteet eivät enään ole ongelma.

Itse resursointi, työmaiden johtaminen ja tiedonkulku on helppoa Easoftiilla, mutta lisäksi kehitystyö muuttuu – ei vain mahdolliseksi – vaan jopa helpoksi. Easoftin avulla tiedon luokittelu ja hyödyntäminen on helppoa ja ohjelma tekee esimerkiksi kannattavuuslaskelmat automaattisesti. Sinun tehtäväksesi jää jalkauttaa järjestelmä yrityksesi kaikille työntekijöille ja siinäkin me autamme.

Seuraavien esimerkkien avulla saat käytännön kuvauksen siitä, miten resursointi kahdessa eri tyyppisessä yrityksessä muuttui.

Miten resursointi kehittyi yrityksestä, jolla on paljon lyhyitä työmaita ja työ on kausityötä?

Yrityksen liikevaihto koostuu pääosin kattojen huolloista ja remonteista. Kesäkausi on kiireisintä aikaa ja tällöin on myös paljon kausityöntekijöitä.

Joka kesäinen ongelma on se, että myynti ja henkilöstön määrä ei kohtaa ja työmaat viivästyvät paitsi tämän, myös sään vaihteluiden takia.

Kiireen ja jatkuvien muutosten keskellä työmaiden johtaminen on hankalaa. Viestit eivät kulje tai ovat keskenään ristiriitaisia. Asiakastyytyväisyydestä ei ole mitään hajua, mutta keskustelupalstoilla kirjoitetaan jo huijareista ja huonosta laadusta.

Tällaisella yrityksellä ensimmäinen resursointia koskeva haaste on, että palvelua myydään kauas: talvella tehdään iso osa tulevan kesän kaupasta. Tällöin tulee herkästi jo valmiiksi ylibuukkausta.

Jos vielä säät eivät suosi (yleensä eivät…), työmaat viivästyvät ja voi olla jopa hankala saada hoidettua kaikki myydyt työt kesäkauden aikana. Kun vielä osa työntekijöistä on melko kokemattomia, tilanne voi mennä todella haastavaksi. Kiire ja sekasorto vaikuttavat laatuun ja näkyvät muutenkin asiakkaalle monella tavalla.

Henkilöstön alustava resursointi tulisikin aloittaa jo myyntivaiheessa. Easoftin kalenterityökalulla pystyt tekemään karkean resursoinnin etukäteen, niin että se ohjaa myös myyntiä.

Jokainen kauppa asettuu kalenteriin sen oletuksen perusteella, paljonko asentajia on töissä, ja kesäkuun käytettävät työpäivät vähenevät ohjelmasta. Tällöin pystyt myös asettamaan myyjille myyntikaton: kun kalenteri on kesäkuun suhteen täynnä, sinne ei enää myydä. Tarkempi kalenterointi sen suhteen, kuka menee mihinkin työmaalle, tehdään vasta viikkoa ennen töiden aloitusta.

Easoftin kalenterityökalu on muutenkin monipuolinen ja sisältää juuri sellaisia ominaisuuksia, jotka vastaavat resursoinnin haasteeseen nopeita muutoksia sisältävässä urakassa.

Kun esimerkiksi työmaa aikataulutetaan asentajalle, kohteen tiedot ja dokumentit tulevat automaattisesti asentajan näkyville Easoft–mobiilisovellukseen. Kalenteri päivittyy asentajalle sitä mukaa kun kalenteriin tehdään muutoksia. Johdon kannalta kokonaisuuden hahmottamista helpottaa se, että kaikkien asentajien kalenterit saa halutessaan näkyviin yhtä aikaa.

Miten resursointi muuttui yrityksestä, joka tekee pitkiä projekteja?

Uusrakentamista tekevässä yrityksessä projektit kestävät kauan. Tällöin eri työvaiheille varataan usein viikot, joiden aikana työvaihe on tarkoitus hoitaa (esim. suunnittelu, maatyöt, perustustyöt, jne.) Jokaiselle työvaiheelle varataan tällöin myös resurssit. 

Kun työmaat aikataulutetaan, varataan samalla resursseja tietyltä henkilöiltä työn tekemiseen. On todella yleinen haaste, että työkalua resursointiin ei ole vaan kaikki asiat ovat jonkun päässä tai paperikalenterissa.

Rakennustyömailla muutokset ovat niin yleisiä, että työmaiden johtaminen on jatkuvaa muutoksiin reagoimista. On enemmän sääntö kuin poikkeus että aikataulut venyvät.

On todella aikaa vievää ja haastavaa muistaa ja olla kartalla kaikista muutoksista, pyyhkiä niitä oikeista paikoista ja kirjoittaa uudet asiat ylös sekä välittää viestejä oikeille henkilöille ajoissa. Käytännössä siis virheitä ja sekannuksia sekä viivästyksiä tulee jo tämän takia. 

Muutoksiin reagoiminen ja niistä viestintä tulisi olla helppoa eikä saisi viedä kenenkään työaikaa kohtuuttomasti. Easoftia käytettäessä mitään muutoksia ei tarvitse pitää muistin varassa eikä merkitä moneen paikkaan. Muokkaukset on helppo tehdä ja tieto kulkee jopa automaattisesti.

Tämä on mahdollista siksi, että kaikki käyttävät samaa työkalua eri asioihin (esim. resursointi, dokumentointi, myynti, viestintä, tuntikirjaukset) joka portaassa ja eri työvaiheissa. Easoftissa esimerkiksi asentajien tehtävät ja aikataulut päivittyvät automaattisesti kun jokin muutos tehdään. Näin asentajan voi siirtää vaikka seuraavalle aamulle eri tehtävään tai paikkaan ilman erillistä soittoa.

Easoft toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen ja suunniteltu erityisesti rakennusalalle. Sitä myös kehitetään jatkuvasti rakennusalan asiantuntijoiden avulla. Siksi se on niin suosittu. Jokainen ohjelman käyttäjä voi myös itse vaikuttaa siihen, millainen juuri heidän ohjelmasta rakennetaan.

Easoft-toiminnanohjausjärjestelmän avulla:

• Operatiivinen johtaminen on helpompaa, urakkaa voidaan hallita alusta loppuun asti yhden järjestelmän avulla.
• Yksi henkilö pystyy hoitamaan useampia työmaita ja hajallaan olevien työmaiden hallinta on paljon helpompaa.
• Urakoita voidaan budjetoida, seurata reaaliajassa ja ennustaa niiden kustannuksia.
• Urakoiden kannattavuutta voidaan helposti mitata sekä kokonaisuutena että tarkastaen eri tekijöiden vaikutuksia kannattavuuteen.
• Pystytään lisäämään helposti myös urakoita koskevat dokumentit ja kuvat projektin tietoihin.
• Tieto kulkee suoraan oikeille henkilöille, sillä järjestelmä on helposti käytössä kaikilla – myös asentajilla työmaalla älypuhelimen kautta.
• Tiedot töistä ja niiden valmiusasteesta, työtunneista, ostoista ja materiaaleista voidaan kirjata suoraan työmaalta ja tieto näkyy heti kaikille, joita tieto koskee.