Lyhyesti:
- Modernin toiminnanohjausjärjestelmän tunnistaa avoimista rajapinnoista, muokattavuudesta, reaaliaikaisesta tiedosta, arkea helpottavista tekoälyagenteista ja helppokäyttöisestä käyttöliittymästä.
- Moderni ERP on koodattu nykyaikaisella teknologialla, mikä tekee siitä helppokäyttöisen. ERP:n on kuitenkin oltava riittävän suuri, sillä liian suppeasta järjestelmästä ei ole hyötyä käyttäjälle.
- Modernin ERP:n sisällä toimivat agentit poimivat tarjouspyynnön sähköpostista, aikatauluttavat huoltokohteita, muistuttavat kirjaamattomista tunneista ja koostavat raportin työmaan kirjauksista ja kuvista.
- Yritykset, jotka eivät hyödynnä modernia ERP:tä toimintansa ohjaamisessa, jäävät jälkeen teknologisessa kehityksessä. Modernin ERP:n ja teknologian valinneet saavat puolestaan merkittävää kilpailuetua: parempaa tietoa, kilpailukykyä ja katetta pienemmällä määrällä työvoimaa.
Mikä tekee toiminnanohjausjärjestelmästä modernin?
Moderni ei tarkoita ERP:ien eli toiminnanohjausjärjestelmien tapauksessa vain uutuutta. ERP:stä tekevät modernin sen mahdollistamat konfiguroinnit, datan hyödyntäminen sekä agenttinen tekoäly, joka helpottaa työtä sekä poistaa aikaa vieviä rutiinitehtäviä niin työmaalla kuin johdon työpöydällä.
Easoftin myyntijohtaja Juhana Kilpeläinen havainnollistaa ERP:ien kehitystä kuvaamalla järjestelmien kehitystä sukupolvesta toiseen:
- Ensimmäiset ERP:t olivat yritysten itse koodaamia ja omilla palvelimillaan pyörittämiä. Näistä 1900-luvun loppupuoliskolla kehitetyistä järjestelmistä puuttuvat monet nykypäivänä tarvittavista toiminnoista.
- Toisen sukupolven ERP:t siirtyivät pilveen omaan suljettuun ympäristöönsä, mikä mahdollisti järjestelmien käytön myös pienemmissä organisaatioissa. Monet yritykset ovat edelleen riippuvaisia toisen sukupolven järjestelmistä.
- Kolmannen sukupolven ERP:t toimivat avoimessa ympäristössä pilvessä. Rajapinnat ja kooditeknologiat laajentavat integraatiomahdollisuuksia yrityksen omiin työkaluihin ja dataan.
- Neljäs sukupolvi tuo tekoälypohjaiset agentit osaksi ERP:itä, mikä vapauttaa aikaa rutiinityöstä ja helpottaa datan hyödyntämistä liiketoiminnassa.
Kenelle moderni ERP on rakennettu?
Toiminnanohjausjärjestelmältä vaaditut ominaisuudet ovat hyvin erilaiset riippuen siitä, rakennetaanko moottoritietä vai tehdäänkö taloyhtiön remonttia.
Isot infra- ja kerrostalohankkeet ovat oma maailmansa, jossa pääurakoitsijan järjestelmä ohjaa kokonaisuutta. Iso työmaa koostuu myös monista pienemmistä urakoitsijoista, joiden arki näyttää hyvin erilaiselta eri puolilla samaa työmaata. Siksi myös toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi taipua erilaisten rakennusalan yritysten tarpeisiin.
Easoft ERP on rakennettu erityisesti remontointiin, alihankintaan, talotekniikkaan, sähkö- ja putkiasennuksiin, lattia- ja kattotöihin sekä huoltoliiketoimintaan.
Lataa maksuton toiminnanohjausjärjestelmän valintaopas rakennus- ja remonttialan liiketoimintaan →
Mitä ERP:n tekoälyagentit tekevät jo nyt?
Hurjimpien tulevaisuudenvisioiden toteutumista saa vielä odottaa, mutta tekoälyagentit hoitavat jo nyt monia rutiinitehtäviä sekä helpottavat valtavien kokonaisuuksien hallitsemista.
Easoftin suosituimpiin tekoälyagentteihin kuuluvat muun muassa:
- Tarjous-Agentti poimii tarjouspyynnön sähköpostista tai verkkosivulta, täyttää asiakastiedot ja tekee alustavan tarjouksen. Myyjä tarkistaa ja lähettää.
- CRM-Agentti koostaa kymmenien tuhansien asiakkaiden joukosta, keneen kannattaa olla seuraavaksi yhteydessä.
- Sähköpostista tilaukseksi -Agentti automatisoi tilausten ja tarjouspyyntöjen käsittelyn ja luo automaattisesti oikeanlaisen tilauksen tai tarjouksen.
- Resursointi-Agentti rakentaa suunnitelman sopimustietojen pohjalta ja huolehtii, että jokainen huolto tulee tehdyksi.
- Tuntikirjausten muistuttaja -Agentti muistuttaa esimerkiksi kirjaamattomista tunneista tai työmaan puutteellisesta dokumentaatiosta.
- Raportointi-Agentti koostaa valokuvista ja kirjauksista raportin ja lähettää sen asiakkaalle.
- Työmaapäiväkirja-Agentti automatisoi työmaapäiväkirjan ja kokoaa päivän työvaiheet, työntekijät, kustannukset, kaluston, kuvat ja havainnot yhdeksi valmiiksi raportiksi.
Easoft ERP:n tekoälyominaisuudet on integroitu järjestelmään, joten niiden hyödyntäminen ei vaadi erityistaitoja.
Haluatko nähdä, miltä tekoälyagentit näyttävät käytännössä? Tutustu Easoft AI:hin →
ERP tarvitsee dataa
Modernin toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt korostuvat, kun käyttäjällä on riittävästi laadukasta dataa.
Siinä missä ihmisellä kuluisi jopa päiviä valtavien datamassojen läpikäymiseen, tekoälypohjaiset agentit voivat analysoida saman tiedon vain minuuteissa. Päätökset voidaan perustaa oikeaan tietoon, kun data on määrämuotoista ja tekoälyn tulkittavissa.
Esimerkki: Hinnoittelu on voinut perustua aikaisemmin valistuneisiin arvauksiin projektin laajuudesta. Jos ERP:ssä on tarpeeksi historiallista dataa aikaisemmista vastaavista projekteista, agentti voi käydä läpi kaiken tämän tiedon ja antaa realistisen arvion tarjouksesta.
Ketkä ovat kehityksen voittajia ja häviäjiä?
Agenttipohjainen teknologia on tehnyt 2020-luvulla valtavia harppauksia, eikä kehitys tule pysähtymään. Siksi yrityksillä on riski jäädä jälkeen, jos ne jatkavat vanhojen järjestelmien käyttöä.
”Jos tässä vaiheessa tekee valinnan, että jää kiinni vanhaan teknologiaan, niin uudenaikaisen järjestelmän valinneet kilpailijat tulevat saamaan todella ison kilpailuedun”, Easoftin Juhana Kilpeläinen varoittaa.
Modernissa järjestelmässä virtuaalinen työvoima rakentuu ERP:n sisälle, mikä on paljon vaikeampaa vanhanaikaisissa järjestelmissä. Ja mitä pidemmälle agenttien kehitys etenee, sitä suuremmaksi edelläkävijöiden ja kehityksen kelkasta pudonneiden välimatka kasvaa.
”Nyt on kriittinen hetki valita ERP-toimittaja, jonka järjestelmän pohjalla on nykyaikainen teknologia, jotta siitä saa kaikki tekoälynkin hyödyt.”
Toiminnanohjausjärjestelmien tulevaisuus
Entä miltä toiminnanohjausjärjestelmien tulevaisuus näyttää ja millaisia toiminnallisuuksia käyttäjät voivat odottaa ERP:ien viidenneltä sukupolvelta?
”Meidän tulevaisuudenvisioissamme ei puhuta enää tekoälyagenteista, vaan virtuaalisesta työvoimasta. Tulevaisuudessa agenttien tekeminen on kehittynyt niin pitkälle, että ohjelman sisällä onkin jo sihteeri, joka tekee töitä ja hoitaa automaattisesti laskutusta, palkanlaskentaa ja muita tehtäviä sekä keskustelee käyttäjien kanssa”, Kilpeläinen kertoo.
Järjestelmien kehittyessä puhutaan yksittäisten ohjelmien sijaan ekosysteemistä. Tulevaisuuden työmaalla tai remonttikohteessa järjestelmän sisäinen agentti voi esimerkiksi tunnistaa kirjaamatta jääneet tunnit ja muistuttaa asiasta viestitse.
”Agenttien kehitys voi mennä siihen suuntaan, että ihmiset käyttävät toiminnanohjausjärjestelmiä vähemmän ja käyttöliittymien tarve pienenee, koska agentit auttavat ja tekevät asioita käyttäjien puolesta.”
Eikä kyse ole kaukaisesta tulevaisuudesta. Virtuaalista työvoimaa muistuttava agenttipohjainen teknologia voi olla todellisuutta jo vuosikymmenen loppuun mennessä.
Entä jos vibe-koodaan oman ERP:ni?
Tekoälyn myötä myös itse tekemisen trendi on nousussa, kun lähes kuka tahansa voi laittaa koodaamiseen erikoistuneen kielimallin hommiin. Joten miksei rakentaisi itse myös omaa toiminnanohjausjärjestelmää?
”Näen, että firmat alkavat rakentaa itse softia. He kuitenkin tulevat törmäämään ongelmaan, kun itse tehdyt softat eivät toimikaan luotettavasti. Esimerkiksi tietoturvapäivityksien hoitaminen ei onnistu pitkällä aikavälillä.”
Uusia toiminnanohjausjärjestelmiä syntyy jatkuvasti, ja monet niistä lupaavat jotain uutta ja mullistavaa. ERP:t ovat kuitenkin todella suuria ohjelmistoja, joissa on valtavasti konfiguroitavaa. Tämä tekee käyttäjän tarpeisiin vastaamisesta hankalaa, jos taustalla ei ole kokemusta eri toimialojen asiakkaista ja siitä, mitä he tarvitsevat toiminnanohjausjärjestelmältä.
Asiakkaat käyttävät vain pintakerrosta toiminnanohjausjärjestelmästä eivätkä siksi aina ymmärrä, mitä kaikkea taustalla tapahtuu. ERP:n rakentaminen ei tapahdukaan hetkessä: Easoftin kooditiimi on työskennellyt jo 15 vuotta toiminnanohjausjärjestelmämme parissa. Lisäksi meillä on vuosien kokemus rakennusalan yrityksistä sekä kattavat integraatiot rakennusalalla tarvittaviin järjestelmiin.
Älä jää jälkeen ERP:ien kehityksestä
Edellisen sukupolven toiminnanohjausjärjestelmissä pysyminen tarkoittaa, että yrityksesi ei pääse osaksi uuden teknologian mahdollistamia hyötyjä. Samaan aikaan modernin ERP:n valinneet kilpailijat tehostavat arkeaan valjastamalla tekoälyn ja datan edukseen.
”Tällä hetkellä on tärkeintä ymmärtää, onko teidän nykyinen teknologianne riittävän modernia tekoälyn hyödyntämiseen.”
Easoft AI yhdistää perinteisen ERP:n ja modernin tekoälyn sekä tuo yrityksellesi konkreettisia hyötyjä heti käyttöönotosta alkaen. Alusta on rakennettu ripeätahtisen rakentamisen, remontoinnin ja huollon arkeen.
Usein kysyttyä toiminnanohjausjärjestelmistä
Mikä tekee toiminnanohjausjärjestelmästä modernin?
Moderni järjestelmä toimii avoimessa pilviympäristössä, sen rajapinnat mahdollistavat yhteydet muihin ohjelmiin, tieto päivittyy reaaliajassa ja ERP:n sisällä toimivat tekoälyagentit tekevät osan työstä käyttäjän puolesta.
Mitä eroa on vanhalla ja modernilla ERP-järjestelmällä?
Uusi järjestelmä voi olla teknisesti moderni mutta toiminnallisesti liian kevyt. Vanhoissa järjestelmissä rajapinnat ovat puutteelliset, joten integraatioita on vaikea rakentaa eikä tekoälyagentteja saa kytkettyä järjestelmään.
Mitä tekoälyagentti tekee toiminnanohjausjärjestelmässä?
Agentti käyttää järjestelmää käyttäjän puolesta ja tulkitsee dataa. Tekoäly voi poimia tarjouspyynnön sähköpostista ja tehdä alustavan tarjouksen, aikatauluttaa huoltokäynnit sopimustietojen pohjalta, muistuttaa työntekijää kirjaamattomista tunneista tai koostaa raportin asiakkaalle.
Mitä dataa tekoälyagentit tarvitsevat toimiakseen?
Agentit hyödyntävät järjestelmään kirjattua tietoa, kuten tarjoushistoriaa, tuntikirjauksia, dokumentteja ja kohdetietoja. Jos kirjaukset jäävät tekemättä tai tieto on hajallaan eri ohjelmissa, hyödyt jäävät saamatta.
Milloin järjestelmä kannattaa vaihtaa?
Silloin kun nykyinen estää kehittymisen eli tietoa ei saa ulos, integraatiot eivät onnistu tai järjestelmään ei voi liittää uusia toiminnallisuuksia. Kysy toimittajalta, järjestelmän tekoälyominaisuuksista.
