Miten valitaan paras rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä?

11.06.2024 | Blogi

Etusivu / Blogi / Miten valitaan paras rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä?

Haluatko tietää, mikä on paras rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä? No tietysti meidän järjestelmämme eli Easoft ERP.

Älä säikähdä. Oikeasti en aio keskittyä kehumaan kuinka ylivertainen järjestelmämme on, vaan vastata yllä olevaan kysymykseen – ja myös muihin kysymyksiin, joita rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän valintaan liittyy.

Ehkä löydät myös kysymyksiä, joita et ole hoksannut kysyä, mutta joita itse asiassa kannattaisi kysyä.

Jos et ole varma, mikä toiminnanohjausjärjestelmä edes on tai miksi joku haluaa sellaisen, lue ensin tämä lyhyt kappale. Jos tiedät, hyppää seuraavaan otsikkoon tai sisällysluettelon kautta haluamaasi alaotsikkoon.

TÄMÄN ARTIKKELIN SISÄLTÖ:

Toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmän valinta tulee usein ajankohtaiseksi, kun halutaan jollain tapaa kehittää ja sujuvoittaa toimintaa. ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on nimensä mukaan työkalu, joka ohjaa yrityksen toimintaa ja kokoaa eri toiminnot yhteen. Näitä ovat esimerkiksi myynti, tuotanto, asennus, varastonhallinta ja palkanlaskenta.

Toiminnanohjausjärjestelmän on tarkoitus tehdä työstä tehokkaampaa, tuottavampaa ja turvallisempaa.

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä taas on vastaava järjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti rakennusalan tarpeita ajatellen. Markkinoilla on saatavilla valtava määrä erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä ja tärkeää olisikin löytää sellainen, joka palvelee aidosti oman yrityksen tarpeita. Järjestelmän toimittajan tulisi ymmärtää käyttäjän toimintaympäristöä ja siihen liittyviä haasteita. Siksi onkin järkevää valita järjestelmä, joka on suunniteltu omalle toimialalle.

Mitä hyötyä ERP-järjestelmästä on?

Jos todella haluat tietää, mikä on paras ERP-järjestelmä, sinun tulee tietää, mitä järjestelmältä haluat. Toisin sanoen kysy: Mitä hyötyä ERP-järjestelmästä meille pitää olla? Mitä ongelmia haluat toiminnanohjausjärjestelmän avulla ratkaista? Mitkä asiat yrityksen pyörittämisestä, tiedon kulusta ja sen hyödyntämisestä sinä tai työntekijäsi haluaisit saada sujumaan sormia napsauttamalla. Toisin kuin nyt.

Tämä on erittäin tärkeää. Sillä jos et tiedä tätä, sinulle voidaan myydä mitä vain ja olet tyytyväinen. Ainakin kunnes huomaat, että maksat liikaa siitä, että et saanut riittävän hyviä ratkaisuja ongelmiin, jotka halusit ratkaista.

En sano tätä uudestaan: ERP-järjestelmä voi ratkaista uskomattoman paljon ongelmia. Myös ongelmia, joihin et tiennyt löytyvän ratkaisua tai joiden luulit ”kuuluvan asiaan”. Mutta valinta ja käyttöönotto pitää tehdä oikein.

Eräs meidän asiakkaamme totesi Easoftin tuoneen heille kustannussäästöjä ”todennäköisesti niin paljon, että sitä on vaikea arvioida”. Kuvaavaa on myös se, että heillä kolmen tärkeimmän avainhenkilön aikaa vapautui 20-30 prosenttia Easoftin käyttöönoton myötä.

Mieti nyt tätä: jopa kolmasosa avainhenkilön työajasta! Kuinka paljon lisäarvoa he saivatkaan tuotettua tällä kaikella vapautuvalla ajalla?

Mutta se ei ole tässä vaiheessa pääasia. Vaan se, miten sinä teet oikean valinnan teille sopivan järjestelmän valinnassa.

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä ja sen hyödyt

Asennusliiketoiminnassa eli esimerkiksi saneeraus-, remontti-, rakennus- ja urakointialalla toiminnanohjausjärjestelmälle on suuri tarve. Usein kunnon järjestelmiä ei ole edes käytössä tai jos on, ne ovat vanhanaikaisia tai niitä on useita. Useat, osin päällekäiset järjestelmät pahimmillaan vain lisäävät työtä.

Rakennusalalla liikkuvia osia ja kokonaisuuden toteuttajia on tyypillisesti useita: yksi myy, toinen organisoi ja koordinoi, kolmas toteuttaa ja neljäs laskuttaa sekä maksaa palkat. Jos kokonaisuus ei ole hallussa, on suuri riski, että joitain työvaiheita tehdään useaan kertaan, päällekkäin, myöhässä tai jotain unohtuu. Rakennus- ja remonttiala on muutenkin muutoksia ja yllätyksiä täynnä, joten myös pienyrittäjillä järjestelmä auttaa kokonaisuuden hallinnassa ja hallitussa kasvussa.

Moni alan toimija hyötyy siis ERP-järjestelmästä paljon. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä yksinkertaistaa ihan kaikkea toimintaa, jättää turhia työvaiheita pois ja tekee tiedonkulun varmemmaksi. Myös lakisääteiset velvollisuudet tulee hoidettua oikein, ja tietoja käsitellään ja säilytetään asianmukaisesti.

”Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä paitsi yksinkertaistaa prosesseja, myös tukee toiminnan kehittämistä.”

Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä paitsi yksinkertaistaa prosesseja, myös tukee toiminnan kehittämistä. Hyvä järjestelmä voi tarjota reaaliaikaista tietoa yrityksen tilanteesta ja toiminnasta. Tämä auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä. Toimintaa viedään varmemmin oikeaan suuntaan, kun päätökset perustuvat todelliseen dataan eikä mututuntumaan.

Myös asiakastyytyväisyyttä voidaan parantaa, kun projektin seuranta on selkeämpää ja projektin kaikki vaiheet sujuvat saumattomasti. Asiakkaalle voidaan tuottaa raportteja ja dokumentaatiota, ja selkeät prosessit vähentävät virheitä sekä varmistavat projektin sujuvuuden.

Toiminnanohjausjärjestelmän hyötyjä on hyvin vaikea kuvata lyhyesti, sillä niitä on niin paljon ja ne vaikuttavat hyvin moninaisesti yritykseen. ERP-järjestelmän hyödyt ei ole tämän artikkelin pääkysymys, vaikka onkin tärkeää järjestelmän valinnan kannalta. Siirrytään kuitenkin ytimeen – eli miten valitset parhaan EPR-järjestelmän rakennusalalla?

Lue halutessasi lisää rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä hyödyistä >>

Miten valita paras rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä?

Kuten sanottua, valintaa tehdessä on tärkeää kirkastaa, mihin järjestelmää ensisijaisesti tarvitsee. Korostuuko jokin tietty toiminto? Entä onko järjestelmä mahdollista räätälöidä omien tarpeiden mukaan? On myös hyvä käydä läpi, onko käytössä jo joitain keskeisiä ohjelmia, jotka on integroitava järjestelmään. Usein toiminnanohjausjärjestelmässä käsitellään myös asiakastietoja tai esimerkiksi palkanlaskentaan liittyviä tietoja – on siis huomioitava myös järjestelmän turvallisuus ja tietoturva.

Mieti ERP-järjestelmää valitessa ainakin:

  • Mihin järjestelmää ensisijaisesti tarvitaan?
  • Onko järjestelmä räätälöitävissä tarpeisiinne?
  • Mitä ohjelmia on jo käytössä, ovatko ne integroitavissa järjestelmään?
  • Onko järjestelmää helppo käyttää työmaaympäristössä?
  • Saatko tarvittaessa nopean tuen järjestelmän käyttöön – myös ongelmatilanteen yllättäessä?
  • Saatko järjestelmästä raportteja ja dataa, jotka auttavat kehittämään toimintaa?
  • Miten järjestelmän tietoturva on varmistettu?
  • Varmista, että saat järjestelmän toimittajalta tarvittavan koulutuksen ja tuen järjestelmän käyttöön.

Joskus voi olla vaikeaa muotoilla sanoiksi sitä, mitä konkreettisesti tarvitsee. Hyvä järjestelmätoimittaja osaa kysyä oikeat kysymykset ja keskustella käyttäjän tarpeista niin, että paras mahdollinen ratkaisu löydetään yhdessä. Kilpailuta siis eri toimijoita ja kuuntele siis rehellisesti itseäsi keskusteluita käydessä.

Haluatko lisää vinkkejä remontoinnin, saneerauksen, rakentamisen ja urakoinnin alojen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan? >> Lataa ilmainen opas!

Huomaa myös tämä! Vaikka toiminnanohjausjärjestelmät itsessään ovat monimutkaisia, ei sen pitäisi näkyä käyttäjälle. Järjestelmän käytön tulisi olla helppoa ja aidosti sujuvoittaa arkea. Varmista, että järjestelmä taipuu saumattomasti yrityksenne arkeen. Rakennusalalla voi olla järkevää panostaa järjestelmään, joka toimii sujuvasti myös mobiilissa, ja tarvittavat merkinnät tai toiminnot on helppo hoitaa heti työmaalla.
Lue lisää mobiilikäyttöisen ERP-järjestelmän hyödyistä >>

Käytännössä ERP-järjestelmän valinnan perusteina on siis järjestelmän sisältämät ominaisuudet, mutta myös käytettävyys. Intuitiivisesti toimiva, helposti työntekijöille jalkautettava järjestelmä otetaan heti tehokkaasti käyttöön ja sen tuomista muutoksista iloitaan.

ERP-järjestelmän käyttöönotolla ja toimittajan tuella on väliä

Mitä ominaisuuksia rakennusalan ERP-järjestelmässä tulee olla?

Rakennusalalla tietyt ominaisuudet ovat kultaakin kalliimpia. Esittelen nyt lyhyesti muutaman keskeisen ominaisuuden ja niiden hyödyt rakennusalan toimijoille. Nämä ominaisuudet löytyvät ainakin Easoft ERPistä, joka on hyvin kokonaisvaltainen, mutta helppokäyttöinen rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä. Osa ominaisuuksista löytyy myös muilta toimijoilta, tosin ei välttämättä juuri sellaisenaan.

  • Aikataulutus ja resursointi
    Aikataulujen suunnittelu voi olla myös helppoa ja tuotannon johtaminen tehokasta. Hyvällä kalenterityökalulla isonkin asennusorganisaation hallinta on helppoa. Lue lisää
  • Asiakashankinta
    Hyötyisitkö alustasta, jonka avulla asiakas ja yrittäjä löytävät toisensa? Vähän niin kuin Air BNB:ssä. Asiakas voi jättää palveluun työpyyntöjä, jotka tulevat automaattisesti näkyviin yrittäjän toiminnanohjausjärjestelmään.
    Lue lisää
  • Asiakashallinta (CRM)
    Helppokäyttöinen CRM sisältää myyntiputken, asiakasrekisterin ja tehtävienhallinnan. Tällä työkalulla kaikki tärkeä asiakkuuksiin liittyvä tieto löytyy nopeasti samasta paikasta. Lue lisää
  • Asiakastyytyväisyystutkimus
    Easoft ERPin yksi erityisominaisuus on ZEF-kumppanuuden mahdollistama valmis työkalu asiakastyytyväisyyden tutkimiseen. Kysely lähtee automaattisesti asiakkaalle tekstiviestinä kun tilaus on merkitty valmiiksi. Lue lisää
  • Dokumentointi ja pöytäkirjat
    Lomakkeiden täyttäminen ja työsuoritusten kuvaaminen voi olla myös helppoa ja laadukasta. Tämän mahdollistaa sähköinen dokumentointi. Säästää työaikaa, helpottaa laadunvalvontaa ja parantaa laatua. Lue lisää
  • OP-rahoitus
    Easoft – OP -integraation avulla rahoitusprosessi voidaan hoitaa kokonaisuudessaan Easoftissa aina hakemuksesta laskutukseen asti. Lue lisää
  • Laskutus
    Laskuttaminen voi olla myös vaivatonta hyvällä laskutustyökalulla Laskut lähetetään ohjelmasta suoraan asiakkaalle tai kytketään ohjelma kirjanpito-ohjelmaan. Lue lisää
  • Liiketoiminnan mittarit
    Easoft toiminnanohjausjärjestelmässä on monipuoliset liiketoiminnan mittarit sekä kattava raportointi. Liiketoiminnan tärkeiden tunnuslukujen seuraaminen on helppoa ja sitä jopa automaattista. Lue lisää
  • Ostolaskujen käsittely
    Helpottaisiko työtaakkaa, jos ostolaskut voisi kohdistaa osittain tai kokonaan suoraan tilaukselle? Laskut voidaan myös tarkistaa, hyväksyä ja maksaa suoraan älypuhelimella.
    Lue lisää
  • Sähköinen allekirjoitus
    Easoftissa on sisäänrakennettuna sähköinen allekirjoitus -työkalu, jossa käytetään vahvaa tunnistautumista. Näin voit allekirjoittaa kaikki sopimukset ja lomakkeet suoraan sieltä, mihin haluat niiden tallentuvan.
    Lue lisää
  • Palkka-aineisto
    Automatisoi palkkojen seuranta kuukausi-, provisio-, tunti- ja urakkapalkoissa, vähentäen manuaalista työtä. Easoftista saadaan kirjanpitäjälle valmis palkka-aineisto, joka tekee palkanlaskennasta yksinkertaista ja tarkkaa.
    Lue lisää
  • Tuoterakenteet
    Easoftin valmiit tuoterakenteet ja laskurit tekevät tarjouslaskennasta sekä nopeaa ja luotettavaa. Tämä ominaisuus helpottaa myös hinnoitteluprosessia ja muistamisen hallintaa.
    Lue lisää
  • Projektinhallinta
    Projektinhallintatyökalu helpottaa ja nopeuttaa huomattavasti resurssienhallintaa ja -valvontaa. Easoftin avulla voit hallita koko projektin yhdestä näkymästä, seurata projektin taloutta, tuntikirjauksia ja dokumentaatiota sekä hallita laskutusta ja aliurakoitsijoita.
    Lue lisää
  • Varastonhallinta
    Easoftin varastonhallintajärjestelmän avulla voit seurata varastosaldoja, tapahtumia, varaston arvoa ja tehdä tilauksia. Järjestelmä luo automaattisesti ostoehdotukset tuotteille, jotka ovat loppumassa.
    Lue lisää
  • Tarjouslaskenta
    Tarjouslaskenta on yrityksen kannattavuuden perusta. Monipuolinen tarjouslaskentatyökalu tekee tarjousten laatimisesta on tarkkaa, nopeaa ja määrämuotoista.
    Lue lisää
  • Verottajailmoitukset
    Entä jos toiminnanohjausjärjestelmässä olisi valmiit työkalut työntekijä- ja urakkailmoitusten tekemiseen? Easoftin avulla verottajailmoitusten antaminen muuttuu nopeaksi ja helpoksi.
    Lue lisää
  • Tehtävienhallinta
    Tehtävienhallinnassa voit luoda tehtäviä asiakaskortille ja tilauksille. Voit myös halutessasi automatisoida työn. Näet aina ohjelman etusivulta koosteen vastuullasi olevista tehtävistä ja voit kuitata ne hoidetuksi.
    Lue lisää
  • Työajanseuranta
    Työajanseuranta tuntien ja korvausten kirjaamiseen voi olla osana toiminnanohjausjärjestelmää. Työajanseuranta mahdollistaa helpomman läpimenoaikojen ja työntekijöiden tuottavuuden seurannan. Easoft tarjoaa myös helppokäyttöisen mobiilityökalun tuntikirjauksiin.
    Lue lisää

Minkä tahansa uuden tavan opettelu tai uuteen järjestelmään siirtyminen vaatii aikaa ja totuttelua. Selvitä toiminnanohjausjärjestelmää valitessa millainen prosessi järjestelmän käyttöönotto on ja millaisen koulutuksen järjestelmän toimittaja tarjoaa. Entä millaista tukea on tarjolla käytön aikana, esimerkiksi ongelmatilanteiden sattuessa?

Mistään järjestelmästä ei ole hyötyä, jos sitä ei osata hyödyntää. Kun järjestelmän käytön oppii ja ymmärtää sen kaikki mahdollisuudet, saa ERP-järjestelmästä paljon hyötyä sujuvaan arkeen sekä toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Easoft on helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka on suunniteltu vastaamaan nimenomaan remontoinnin, saneerauksen, rakentamisen ja urakoinnin alojen erityistarpeisiin. Se on helppokäyttöinen ja sujuvoittaa arkea työmailla. Järjestelmästä saadaan helposti dataa ja raportteja myös toiminnan kehittämisen tueksi.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä tai varaa maksuton esittely Easoft ERP -järjestelmästä!

Easoft Oy / Toiminnanohjausjärjestelmän valinta asennusliiketoimintaan - mitä ottaa huomioon?

OPAS TOIMINNANOHJAUS­JÄRJESTELMÄN VALINTAAN

Lataa maksuton opas!

Kirjoitimme oppaan siitä, mitä tulee ottaa huomioon toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa asennusliiketoimintaan. Laitoimme oppaan jakoon maksutta, lataa siis omasi ja vältä yleisimmät virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa!